Atualmente, muitos escritórios de advocacia utilizam o arquivo digital de documentos, pois consiste em algo mais seguro e deixa o trabalho mais otimizado. A presença de documentos físicos pode gerar diversos transtornos, como perda de dinheiro e falta de produtividade dos colaboradores.
Dessa forma, é necessário que se destaque que diversos benefícios se geram ao digitalizar a papelada do escritório e trabalhar com arquivos digitais. Saiba que os clientes e funcionários ficaram satisfeitos, tendo em vista que você conseguirá oferecer um serviço mais eficiente e ágil.
A seguir, você saberá o que é arquivo digital de documentos, como fazê-lo, quais as vantagens e como a ADVBOX pode ajudá-lo. Continue a leitura e saiba mais!
O que é documento ou arquivo digital?
O termo arquivo digital de documentos consiste em uma solução no qual uma empresa armazena seus documentos com segurança. Sendo que não se arquivam eles em um ambiente eletrônico, como um software.
Atualmente, o arquivamento de documentos é algo imprescindível para os escritórios de advocacia, pois não corre o risco de perder informações importantes a respeito de algum cliente e processo.
Nesse contexto, o ambiente de trabalho se torna mais eficiente e organizado. Na prática, os advogados lidam com diversos documentos, ao tê-los registrados em uma pasta no computador, fica mais fácil e simples lidar com a demanda.
Isso acontece porque fica mais fácil encontrar as informações necessárias para a atividade. Além do mais, com o arquivamento digital dos documentos, você reduz gastos, atua de forma sustentável e produtiva.
Como fazer um arquivo digital de documentos?
Para conseguir aproveitar as vantagens proporcionadas pelo arquivamento digital de documentos, é fundamental saber realizar o processo.
Dessa forma, é importante ressaltar que a transformação digital está melhorando de forma considerável o dia a dia dos profissionais. Salvar os dados dos clientes é primordial para o sucesso da companhia. Confira como realizar o arquivamento!
1. Tenha uma boa estrutura de organização
É preciso saber organizar os arquivos digitais e nomear o local onde eles ficarão armazenados. O local de armazenamento deve ser funcional e intuitivo, ou seja, cada pasta de subpasta deve apresentar nomes de fácil leitura e que façam sentido para o trabalho.
Ter arquivos bem estruturados ajuda em todo o gerenciamento do escritório, pois proporciona os seguintes benefícios diversos benefícios para os profissionais. A digitalização permite que:
- Se distribuam os dados corretamente;
- Consiga encontrar informações de maneira precisa;
- Encontre-se os processos de forma rápida.
Dessa forma, é preciso mencionar a respeito dos softwares da ADVBOX, uma vez que os documentos do seu escritório e dos seus clientes ficam bem organizados e gerenciados por um plataforma completa e intuitiva.
2. Faça backups
Perder documentos não é interessante. Para que essa situação não aconteça e não afete o seu escritório, realize backups periódicos. Logo, é válido criar cópias dos dados mais importantes.
Para evitar maiores contratempos, é preciso que se respeite a integridade dos documentos durante o backup, isto é, não se pode alterar nenhum arquivo quando copiado para um novo ambiente.
Além do mais, é fundamental evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso aos backups. Quando o processo é bem realizado, o escritório reduz as chances de prejuízos e eventuais problemas com os clientes.
3. Monitore os arquivos
Para garantir o máximo de segurança dos arquivos e para deixar a infraestrutura do seu escritório otimizada, é preciso monitorar os documentos. Dessa forma, verifique as seguintes informações:
- Quem acessa as pastas;
- Quais os horários;
- Qual o tipo de operação realizada.
Com as ferramentas oferecidas pela ADVBOX você consegue ter acesso a todas as informações necessárias e não tem dores de cabeça. Isso porque as ferramentas ajudam a reduzir gastos e a melhorar a integração entre os profissionais. Além disso, evita gargalos, perdas e o advogado atua com qualidade.
4. Realize uma limpeza
No ambiente digital também é preciso realizar uma limpeza dos documentos que não são úteis. Caso não seja realizada, o sistema pode ficar menos organizado e você pode ter dificuldade para acessar dados importantes.
Então, quanto mais bagunçados os dados estiverem, maior será o tempo para o advogado encontrar um processo ou um dado de algum cliente. Portanto, é indicado realizar uma limpeza no sistema pelo menos uma vez por semana, para que sejam retirados dados que servem para o escritório.
Logo, é preciso ressaltar que a ADVBOX conta com um time de colaboradores preparados para auxiliar você e ajudar o desenvolvimento do seu escritório de advocacia no mercado. Contar com uma infraestrutura de tecnologia é um um importante diferencial.
Quais as vantagens de fazer um arquivamento digital?
Diversas são as vantagens proporcionadas pela digitalização de documentos no ambiente corporativo, já que eles deixam o trabalho mais otimizado e reduz as chances de perdas e retrabalhos. Confira as vantagens proporcionadas pelo arquivamento digital!
1. Segurança
A utilização de arquivos digitais é fundamental para quem lida com informações pessoais dos clientes, como CPF, endereço e entre outras. Assim, é obrigação da empresa garantir que eles estejam protegidos. Os escritórios precisam cumprir com a Lei de Proteção Geral dos Dados (LGPD).
Se a organização não apresentar local físico para armazenar os registros jurídicos com o máximo de segurança, é necessário que eles sejam digitalizados. É permitido que qualquer documento seja armazenado, por exemplo, notas, escrituras e contratos.
2. Sustentável
A digitalização não ajuda apenas seu escritório, mas também o meio ambiente. Com ele não será mais necessária elevada quantidade de papéis para imprimir os processos. Além do mais, a empresa não produzirá resíduos que poderão provocar diversos danos aos recursos naturais.
Investir em arquivos digitais é uma forma de tornar seu empreendimento mais sustentável e de atuar conforme as necessidades do meio ambiente. Quando um escritório reduz a utilização de papel, ele diminui também o desperdício.
3. Acessível
A digitalização dos documentos deixa os dados mais acessíveis para os colaboradores. Com um software interno, por exemplo, os funcionários com permissão poderão acessar os arquivos digitais sem maiores problemas.
Com a presença do software da ADVBOX a busca de arquivos se torna mais rápida e simples, como realizar uma pesquisa no Google. Para achar o documento necessário, digitar o nome e, logo em seguida, você tem acesso.
4. Armazenamento na nuvem
Quando você tem um eficiente software para armazenar os documentos do escritório, não é mais preciso um espaço físico. Ao contar com as soluções da ADVBOX, os dados são armazenados na nuvem e você poderá acessar de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.
Nesse panorama, você consegue realizar suas obrigações de onde estiver e não fica com pendências. Se precisar viajar, poderá ir sem maiores problemas, uma vez que terá acesso a todos os dados do escritório.
Portanto, o arquivo digital de documentos apresenta diversas vantagens para o escritório e para o advogado. Lembre-se que com um eficiente software da ADVBOX você consegue deixar todos os arquivos armazenados e de forma segura.
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