Organizar o escritório de advocacia como uma empresa gera vantagens competitivas de alto nível no mercado de atuação. Ou seja, trata-se de uma importante iniciativa para os profissionais alcançarem uma produção maior e aumentar a produtividade em equipe.
Assim, melhorar a organização gera melhores resultados para o trabalho individual e para a produtividade de trabalho em equipe.
Ou seja, quando o escritório de advocacia está bem organizado ele consegue oferecer mais transparência para o mercado de atuação, confiabilidade para o seu cliente e melhor ambiente de trabalho.
Com o objetivo de obter crescimento a médio e longo prazo, esse tipo de organização pode e deve contar com automatização de dados, BI (Business Intelligence), marketing para advogado e toda tecnologia jurídica e operacional dedicada.
Como deve ser a organização de um escritório?
Quando nos referimos à organização devemos ter atenção ao ambiente de trabalho em seu contexto físico e virtual.
Desse modo, podemos abranger o planejamento dedicado à produtividade total do profissional e buscar implementar iniciativas que ajudem a aumentar a produtividade em equipe.
Ou seja, é fundamental ter visão de médio e longo prazo para adotar o melhor planejamento. A seguir apresentamos dicas essenciais para orientar a consolidação do melhor projeto de gestão de trabalho advocatício no tocante à sua organização.
1. Gestão do espaço físico
O espaço físico deve organizado de modo a facilitar o trabalho na rotina diária, com o objetivo de reduzir distrações e eliminar riscos de procrastinação.
Assim, ao reduzir a bagunça e demais tipos de bloqueios físicos, o ambiente bem orientado será melhor para a atuação das equipes de colaboradores, para os gestores da área de advocacia e para melhor receber o cliente.
Nesse sentido, a busca deve ser a de organizar um escritório otimizado desde a recepção até a sala principal de reunião. Em outras palavras, quando o ambiente é bem organizado ele propicia foco e produtividade.
2. Gestão corporativa de clientes
O escritório de advocacia precisa ter pleno controle da carteira de clientes e de seus respectivos contratos. Afinal, esse é um dos fatores que mais impacta na gestão da qualidade e produtividade.
Ao adotar procedimentos e tecnologias de dados adequados ao escritório de advocacia consegue controlar melhor a sua carteira de clientes e gerir todos os contratos com o perfeito cumprimento de prazos.
Além disso, o escritório pode identificar os diferentes perfis de clientes que poderá atender e gerir elevando, ao mesmo tempo, a sua capacidade produtiva e de qualidade de entrega.
Por outro lado, todo escritório de advocacia deve desenvolver meios de prospectar clientes com a definição de personas (cliente idealizado).
Ademais, é necessário realizar a identificação de demandas de mercado de forma alinhada às especializações de serviços que a empresa pode oferecer como solução a ser entregue ao cliente final.
Em suma, a empresa de advocacia saberá como aumentar clientes em sua carteira de atendimento.
3. Gestão financeira
Para organizar o escritório de advocacia muito além do modelo de escritório boutique é importante implementar o conceito de escritório otimizado alinhado com as melhores tecnologias de controle de dados, de custos e de geração de receita.
Perante o crescimento do fluxo de clientes, a autogestão financeira exige análise de dados para gestão do negócio. Ou seja, essa análise deve abranger monitoramento e controle constante de todos os valores envolvidos no fluxo de entrada e saída de recursos.
Assim, o escritório em seu processo de gestão precisa realizar o melhor planejamento financeiro possível, registrar todos os dados de entrada e saída de capital e de recursos financeiros e jamais confundir contas pessoais com as contas da empresa.
4. Organização da equipe
Além das orientações anteriores, é fundamental que o escritório invista em liderança e gestão de equipes.
Dessa maneira, tanto a liderança corporativa quanto a liderança para a gestão operacional devem ser iniciativas sempre presentes nos esforços do escritório como um todo.
Outro fator inerente a esse tipo de esforço é o investimento na comunicação interna, seja ela presencial ou online, sendo observada como parte fundamental da gestão remota e direta das equipes de colaboradores.
5. Gestão de processos
O gestor do escritório de advocacia deve contar com meios e sistemas digitais de organização. Assim, deve considerar essa atividade como parte de um projeto de gerenciamento de processos de sua empresa.
Afinal, sabemos que, diariamente, o escritório de advocacia pode acumular grande quantidade informações.
Desde documentos até ações processuais e outros tipos de dados, dependem de comunicação assertiva, procedimentos para fechamento de contrato de advocacia e pleno controle sobre os diferentes tipos de atendimento ao cliente.
Em outras palavras, o escritório de advocacia sempre precisará contratar serviços tecnológicos de automatização e registro de dados nas nuvens e de sistemas de registros e distribuição de documentos de forma online e integrada.
Consequentemente, o escritório contará com um melhor controle de todos os processos e demais tipos de documentos processuais.
Assim, ele é capaz de identificar com mais agilidade a equipe ou o advogado responsável por cada processo, tendo pleno controle sobre prazos e cronogramas.
6. Gestão de tempo
Para escritório ser mais competitiva no mercado ele precisa gerir melhor o seu tempo de atuação e de atendimento ao cliente.
Ao adotar melhores práticas de iniciativas com a finalidade de gerir o tempo existente e estabelecido é crucial. Dessa forma, o escritório conseguirá aprimorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade em equipe.
Ter pleno controle sobre os prazos de cada processo, das atividades operacionais e de acompanhamento do andamento de cada compromisso permite geração de diferencial competitivo, eficiência e melhor atendimento ao cliente.
7. Software de sistema jurídico
É fundamental, dentre as principais iniciativas de organizar o escritório de advocacia, adotar o uso de software jurídico e de sistemas de compartilhamento de dados.
Trata-se de uma solução de alta performance que ajuda o profissional de advocacia a ganhar tempo, reduzir custos e aprimorar a orientação das principais atividades jurídicas, administrativas e comerciais junto ao cliente e seus parceiros de trabalho.
8. Dica bônus: marketing jurídico
A partir do momento em que o escritório de advocacia alcança a plenitude em seu processo de planejamento, execução e entrega de qualidade ao cliente seguindo os passos da teoria de valor qualitativa, é indicado investir no marketing jurídico.
Respeitando sempre as normas e as regras da OAB, o marketing pode se fazer presente na abordagem com o cliente, no posicionamento da empresa na área de atuação e na criação da marca da empresa.
9. Conclusão
Nos tempos atuais, é fundamental organizar escritórios de advocacia tendo em mente a necessidade de orientar e automatizar as atividades diárias que fazem parte da rotina da empresa.
Dentre os principais objetivos devemos destacar a busca por aumentar a produtividade em equipe, pela melhoria no fluxo de trabalho e no controle de processos, bem como a gestão de prazos de modo operacional, qualitativo e profissional.
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