A Live #FomeDeSaber teve como tema principal: Controladoria Jurídica para Contencioso de Massa.
Qual a parte mais importante da Controladoria Jurídica?
Iniciamos a nossa Roda de Conversa com Alan Torquato, convidado especial, relatando que a controlaria jurídica em escritórios de nível nacional que atuam em diversas áreas do Direito exige sinergia entre a equipe e também entre os sistemas.
É essencial que os colaboradores tenham treinamentos e saibam como utilizar esses sistemas.
O que é a parametrização do sistema?
Parametrização de sistemas é um conjunto completo de coordenadas efetivas ou graus de liberdade do sistema.
Danielle Alves, convidada especial, conta a importância da parametrização dos sistemas.
Isso porque sem sistemas parametrizados não é possível ter relatórios. E esse é um ponto importante da controladoria jurídica: oferecer para as gestões de cada área do Direito atuante como estruturar as suas carteiras de processos.
Isso vale para operações com os advogados e também de retorno para os clientes.
Dessa forma, a controladoria jurídica traz qualidade ao serviço, tendo dentre as suas funções a gestão de dados e informações e também servindo como um planejamento estratégico nas operações.
Organização da equipe de Controladoria Jurídica
Danielle relata que para a organização de uma equipe de Controllers Jurídicos é necessário o mapeamento de todos os processos de todas as áreas que o escritório de advocacia atua.
Esse mapeamento irá constatar as necessidades de cada área, tanto para o relacionamento com o cliente, quanto para as diversas fases processuais.
A partir disso, deve se identificar os padrões e, após, monta-se a equipe da controladoria jurídica.
Duplicação da Controladoria Jurídica
Danielle relata que caso esse mapeamento não seja feito, é comum que a controladoria jurídica seja duplicada.
Isto é, a equipe com mais colaboradores que necessita, podendo até prejudicar a organização do escritório.
É adequado que a controladoria jurídica seja um sistema único de informação.
Regionalização da Controladoria Jurídica
Danielle acredita que o mais benéfico seja uma única controladoria jurídica.
Contudo, existe a possibilidade de dentro da operação terem equipes focadas em uma ou mais áreas do Direito que sejam semelhantes.
Isso porque trabalhar com áreas do Direito que sejam completamente distintas dificulta o trabalho da controladoria jurídica.
Exemplo: a contagem de prazo da área tributária é diferente da área cível, assim como ambas são distintas da área trabalhista.
Estrutura de equipe de Controladoria Jurídica
Alan comenta que no escritório onde atua, Nelson Wilians & Advogados Associados, existe uma controladoria jurídica para cada tarefa de andamentos processuais.
Funciona da seguinte forma: existe uma controladoria jurídica para cadastro, outra para encerramento, para publicações, pautas, protocolos, e assim em diante.
Cada tarefa é delegada para um setor específico de controladoria jurídica, separando as responsabilidades de cada equipe.
Sistemas e rotinas da Controladoria Jurídica para contencioso de massa
Alan conta que um bom software jurídico de gestão é essencial para a controladoria jurídica para escritórios com contencioso de massa.
Além disso, o software jurídico deve conter todos os serviços necessários que um escritório de advocacia possa precisar, como agenda, intimações, prazos fatais, financeiro, entre outras.
Por exemplo: não adianta o software jurídico ter sistema de agendamento de prazos e leitura de publicações, mas não permita a extração de relatórios.
Outrossim, Alan acredita que é essencial ter uma plataforma de treinamentos, considerando que os sistemas dos tribunais do Brasil são distintos e tem atualizações seguidamente.
Dessa forma, é necessário que toda equipe esteja familiarizada com esses sistemas para não prejudicar o andamento das tarefas do escritório.
Danielle tem a mesma visão que Alan quanto aos sistemas e rotinas da controladoria jurídica para contencioso de massa. Acredita que o software jurídico de gestão é o primeiro ponto essencial.
Ademais, a jurimetria, considerando que a experiência que o advogado tem em determinado assunto é o diferencial para os clientes, podendo trazer estratégias.
Pensando em back office, Danielle considera a captura de informações e a importação direta dentro do software jurídico essencial para a rotina dos escritórios, acelerando as tarefas.
Quais os desafios da tecnologia?
Alan menciona que a maior dificuldade são os diversos sistemas dos tribunais do Brasil. Acredita que essa é a maior dor de todos os escritórios que atuam com essas páginas diariamente.
Além do mais, conta a dificuldade dessas páginas diante dos acessos simultâneos, onde quem acessa não tem como provar aos tribunais que não é uma invasão e sim um grande número de acessos diariamente, tendo em vista a quantidade de processos que os escritórios possuem.
Danielle tem a mesma linha de raciocínio que Alan, acreditando que a maior dificuldade é esta dos acessos às páginas dos tribunais.
Ademais, a diversificação das páginas dos tribunais, quando poderia haver uma unificação destas.
Por último, Danielle relata que outra dificuldade é o uso do token.
Isso porque o token deve ser de uso do escritório e não apenas de cada sócio. Todavia, existem sócios que tem receio de deixar o seu token no escritório, considerando os dados e informações que nele constam.
Qual a importância da integração de sistemas?
Alan conta que a integração de sistemas é muito positiva.
Quando os dados e informações são separados, no momento em que é necessário fazer uma unificação disto, um problema é gerado. Afinal, cada um é extraído de uma forma.
Alan relata que no Nelson Wilians & Advogados Associados, a integração de sistemas existe e funciona muito bem.
Danielle também indica que os sistemas sejam unificados. Afinal, o índice de retrabalho pode ser grande quando os escritórios tem vários sistemas e, além disso, concorda que a junção dessas informações é de grande dificuldade.
É importante que todas as áreas do escritório de advocacia sejam unificadas. Isso evita grande quantidade de emails diários, podendo fazer a comunicação diretamente pelo software jurídico, onde tudo fica registrado.
#FomeDeSaber
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