É um fato que cada vez mais os negócios jurídicos têm a necessidade de tornarem-se mais estratégicos e, por consequência, necessitam de dados para tomar decisões. O que muitos não sabem é que, para que isso aconteça, um CRM para escritórios de advocacia é essencial.
Aliás, CRM é a sigla para Customer Relationship Management. Em português podemos traduzir para Gestão do Relacionamento com o Cliente. Em resumo, trata-se de realizar ações de gestão 360° do escritório de advocacia, considerando todos os pontos de contato com os clientes.
Por meio de uma ferramenta de CRM, todo o trabalho de acompanhamento dos clientes acontece a partir de um único ambiente. Com dados centralizados, torna-se muito mais efetivo manter a proximidade e realizar um atendimento de excelência.
No entanto, ainda há negócios jurídicos que têm dúvidas sobre como usar o CRM para escritórios de advocacia. De forma geral, as dúvidas aparecem sobre as maneiras que os advogados podem se beneficiar ao utilizar a inteligência das ferramentas.
Por essa razão, neste post vamos destacar de que maneira o CRM pode ser decisivo para o escritório, garantindo mais informações relevantes, atingindo as estratégias determinadas pelo negócio.
Continue lendo esse post para descobrir:
- Como escolher o melhor CRM para escritórios de advocacia
- De que maneira o sistema funciona na prática
- Quais os benefícios para os clientes do escritório
O que é CRM na advocacia?
Aliás, o CRM para escritórios de advocacia permite a construção do relacionamento com os clientes. E isso começa com o primeiro contato de uma pessoa com o negócio jurídico.
Por exemplo, se o seu escritório de advocacia produz conteúdos para um blog e redes sociais. Esses materiais impactam possíveis clientes que podem procurar o escritório para tirar dúvidas ou iniciar um processo de contratação dos serviços.
Se o negócio jurídico tem um CRM ativo, esse relacionamento começa instantaneamente. Ou seja, o futuro cliente que acessou determinado conteúdo já começa a ser mapeado e as informações a respeito do comportamento dele são analisadas.
Na prática, esse tipo de ação baseada na inteligência de ferramentas de CRM permite que o escritório faça uma análise a respeito de quais conteúdos estão chamando mais atenção dos possíveis clientes para o escritório.
Com um dado como esse em mãos, a equipe de marketing do escritório consegue elaborar planejamentos de conteúdos que vão aproximar ainda mais os futuros clientes do escritório. Ou seja, o CRM para escritórios de advocacia permite que uma análise muito consistente seja feita.
A partir dessa informação, pode-se complementar o conteúdo e oferecer mais materiais a respeito do tema. Engajando assim o cliente para dar os próximos passos com o escritório.
É possível que você já tenha ouvido a respeito da conexão entre vendas e marketing. E o CRM para escritórios de advocacia atua desde esse primeiro momento.
Advogados que ainda não compreendem como acontece um ciclo de vendas e contratações dentro de um escritório, possivelmente estão perdendo clientes.
Por essa razão que, se o seu negócio jurídico quer dar passos importantes para se diferenciar no mercado, o CRM é indispensável.
1. Como aprimorar a relação com os clientes usando o CRM para escritórios de advocacia
Nos blocos de texto anteriores destacamos sobre como os primeiros momentos de um possível cliente podem ser decisivos para o fechamento de um contrato com o escritório.
Sabendo disso, vamos continuar o caminho de um cliente a partir da visão do uso de CRM para escritórios de advocacia.
Aliás, como mencionamos, o relacionamento é a palavra-chave do uso de um CRM. E ele vem conectado à importância da organização da gestão.
Por essa razão, o escritório deve registrar no CRM todos os passos do cliente dentro do escritório. Quanto mais dados, mais profunda essa relação se torna e mais efetivo é o relacionamento.
Um bom primeiro passo é fazer uma avaliação detalhada sobre a situação de cada um dos clientes do escritório. Use os dados do CRM para avaliar quais os pontos positivos e quais os pontos de atenção.
Entenda quais são os desafios que o escritório enfrenta. Por exemplo, é possível, a partir das informações do CRM, saber quais os principais motivos de cancelamento de contratos ou razões para que os contratos não sejam fechados.
Com essas informações, uma análise da situação atual do escritório permitirá que as lideranças tenham mais segurança para tomar decisões e mudar os planos relacionados ao andamento do negócio.
2. Organização da gestão do escritório
Se todas as informações podem ser concentradas em um único ambiente, a organização é uma consequência. Se o seu negócio tem um CRM para escritórios jurídicos, equipes como a controladoria ganham autonomia e facilidade para definir processos e estruturar as demandas.
Aliás, a contratação de um CRM beneficia o controller e o time de controladoria de diversas formas.
Por exemplo, se o controller precisa reportar à diretoria como está a situação dos principais clientes, o relatório é facilmente produzido a partir da ferramenta. Com os dados em mãos, a análise acontece com muita segurança.
Além desse tipo de análise, o time consegue analisar os KPIs (Indicadores de Performance) determinados pelo escritório com muito mais eficiência. Por exemplo:
- Documentação por motivos de perda de clientes;
- Mapa de vendas;
- Áreas mais rentáveis para o escritório;
- Segmentação da carteira de clientes;
- Notificações a respeito de atividades que precisam ser realizadas.
Aliás, o acompanhamento de atividades e calendário de compromissos do escritório também pode fazer parte dos dados incluídos no CRM.
No entanto, essa etapa também faz parte da organização e garante muito mais segurança para que nenhum prazo seja perdido ou compromissos importantes com o cliente passem sem resposta.
Por exemplo, todos esses pontos se conectam com a necessidade de levar a melhor experiência aos clientes, colocando-os no centro das decisões, com foco em gerar os melhores resultados.
Quais são os softwares de CRM?
Depois de conhecer muitas das vantagens de contar com CRM para escritórios de advocacia, talvez a dúvida seja: por onde começar?
Aliás, no melhor dos cenários, o CRM deveria fazer parte da estratégia do escritório desde o dia n° 1 de atendimento. Isso porque, as informações relevantes para o negócio começam ainda na etapa de planejamento do negócio.
No entanto, mesmo que você já esteja atuando há algum tempo, é possível que essa visão de relacionamento e gestão ainda não faça parte da rotina. Por isso, agora é a hora de dar os primeiros passos!
Portanto, a escolha do CRM precisa ser feita com cuidado e com atenção a diversos critérios. Há muitas opções no mercado, porém, isso não significa que todas atendem às demandas do seu escritório jurídico.
Por isso, entenda quais são os recursos do CRM e se eles atendem integralmente ao que você e sua equipe precisam. Aliás, priorizar ferramentas desenvolvidas para o meio jurídico é uma das maneiras de tornar-se mais assertivo na contratação.
A ADVBOX, por exemplo, oferece o CRM na versão Elite dos seus planos. Com a ferramenta, o escritório tem à disposição métricas precisas a respeito de desempenho da área de marketing e da prospecção.
O quadro apresenta índices de negociações abertas e contratos fechados. Tudo isso com visão mês a mês.
Além do mais, há uma visão completa a respeito da origem de cada um dos interessados em contratar o escritório e onde existem mais oportunidades de crescimento na região de atuação do negócio.
1. Antecipe-se às necessidades dos clientes
O CRM para escritórios jurídicos permite que a inteligência da ferramenta antecipe necessidades dos clientes. A análise de histórico, de comportamento e priorizações faz com que os advogados possam tornar o atendimento aos clientes ativo.
No lugar de esperar que o cliente procure o escritório para saber o andamento dos processos, o CRM pode auxiliar no envio de mensagens automatizadas. Essa simples automação garante horas de produtividade para a equipe.
Isso porque, ao informar os clientes com antecedência sobre o que acontece a respeito do processo, reuniões de atualização podem ser evitadas. Assim, o advogado ganha tempo para se concentrar nas defesas e produções.
Além disso, o escritório pode mapear o comportamento dos clientes e entender quais os conteúdos a respeito de advocacia que mais interessam e produzir materiais direcionados a cada perfil de cliente.
Outro ponto importante de usar um CRM de maneira adequada está em ter todos os dados dos clientes em um único banco. Mensagens de aniversário do cliente, por exemplo, podem ser enviadas.
Essa ação – que parece muito simples – mostra o cuidado que o escritório e seus advogados têm com o cliente e comprova a importância que é dada a cada uma das pessoas que contratam os serviços.
Colocar em prática o uso de um CRM para escritórios jurídicos torna o negócio muito mais competitivo em relação à concorrência. O uso de ferramentas inteligentes para dar apoio à gestão dos escritórios é uma realidade e adiar a implantação pode deixar o escritório para trás.
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Entenda como um software jurídico pode ser decisivo para conquistar mais clientes e ampliar a atuação do escritório a partir de análises inteligentes.
