Vídeo descritivo sobre Estrutura Organizacional em escritórios de advocacia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.
Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…
O que é Estrutura Organizacional?
Todos sabem que sem organização nada vai pra frente. No entanto, mesmo sabendo, a maioria das pessoas vive desorganizada e as vezes nem percebe tal fato.
É raro haver uma estrutura organizacional nos escritórios de advocacia. A maioria convive com regras não escritas e acordos verbais sobre o modo de trabalho.
Sendo assim, quem mais sofre são os novos colaboradores que lutam para tentar entender o que está acontecendo, mas no fundo vivem momentos de desespero nos primeiros meses de trabalho.
É verdade que até certo ponto isso pode funcionar. Entretanto, é verdade também que chega a um ponto que o escritório empaca e os donos, apesar de falarem que “deste tamanho está bom para mim”, no fundo sabem que é medo de crescer.
A notícia boa é que este artigo irá ser o seu ponto inicial de perder esse medo. Nele você irá descobrir 3 coisas:
- Quais são os modelos de estrutura organizacional que existem;
- Como ter uma estrutura organizacional pode fazer seu escritório render mais;
- Qual é a melhor estrutura para implementar no seu escritório.
Como se caracteriza a Administração Industrial e Geral?
Em 1916 um senhor bem intencionado de barba e bigode publicou um livro que impactou toda Europa, Estados Unidos e, mais tarde, o Oriente.
O nome dele é Henry Fayol e o livro se chama “Administração Industrial e Geral”. O livro é curto e muito bom de ler, pois a medida que você vai lendo vai percebendo que Fayol queria transformar todas as indústrias e empresas do mundo em um modelo militar de organização, um pequeno exército.
Apesar de não ter vivido para ver, ele conseguiu.
O livro é básico de toda faculdade de administração no mundo e, como não havia outro modelo na época, seu modelo foi muito melhor que nada.
As empresas absorveram o chamado “Comando e Controle” com uma rapidez impressionante. Fazia sentido, tendo em vista que naquela época 80% da população da Europa não tinha mais de 4 anos de estudo.
Qual é a teoria de Fayol?
O modelo de Fayol se baseia em um organograma com 1 grande chefe no topo de uma pirâmide onde abaixo dele tenham os sub chefes. Ainda, abaixo destes, os operários. Todos organizados em departamentos independentes e sem autonomia.
Em um escritório de advocacia, esse modelo corresponde a um sócio gerente no topo subordinando gerentes de departamento que os demais advogados sêniores e plenos que subordinam os advogados júniores.
Em geral, no Departamento de Direito Civil, Penal, Tributário, Trabalhista, entre outros, “os de baixo” por assim dizer, recebem ordens “dos de cima” e não tem direito de questionar ou não se atrevem.
É uma organização de hierarquia vertical, baseada em forte disciplina, subordinação e autoridade de comando. A autoridade é centralizada no topo e há uma unidade de direção, só um líder comanda um departamento.
Modelo Funcional
Além disso, não há possibilidade de uma ordem ou orientação vir de algum subordinado. Isso se chama Modelo Funcional ou Gestão Vertical.
No entanto, isso fazia sentido em 1916 e fez por muito tempo. Mas o mundo mudou, as formas de aprendizagem são muitas, as novas tecnologias são rápidas e o conhecimento é volátil.
Isso favorece e empodera os mais jovens que seguem estudando, ainda mais no Direito que toda hora recebe atualizações.
O que é Gestão Horizontal?
É por este motivo que a Gestão Horizontal vem ganhando cada vez mais espaço no mundo do trabalho.
Em uma estrutura horizontal a autoridade é compartilhada e ela é situacional, ou seja, quando se tratam de temas que o sócio administrador deve saber e decidir, ele tem a preferência. Por outro lado, em um tema de Direito Tributário, por exemplo, são os tributaristas que tem autoridade.
O mesmo acontece com o responsável financeiro, o Controller e até mesmo os estagiários.
Na estrutura organizacional horizontal, ao invés de uma pirâmide, a organização se dá por círculos e papéis.
Os círculos são correspondentes a setores e cada um tem suas responsabilidades junto à organização, são semiautônomos e tem graus de poder para se auto gerenciar.
Ademais, na maioria das vezes existe uma dupla liderança.
Quais são os 2 tipos de liderança?
Aqui na ADVBOX nós chamamos de Líder Operacional e Treinador os papéis de liderança dos círculos. Esses papéis são energizados por cada pessoa pelo prazo de 1 ano e, ao final, pode energizar por mais 1 ano, mas optando sempre pela alternância de poder.
Além dos papéis de liderança, temos os papéis operacionais, como o papel de advogado comercial, extrajudicial, audiencialistas, etc, além dos assistentes jurídicos, secretária, Controller, atendimento ao cliente, entre outros.
A comunicação é multilateral, sendo que qualquer pessoa pode se comunicar com os colaboradores de outros círculos, podendo dar a sua opinião, atribuir tarefas para os líderes e demais colegas e, até mesmo, levantar propostas para outros círculos que não participa.
Quais são os tipos de estruturas organizacionais?
Além desses dois modelos já ditos anteriormente, existem:
Estrutura divisional, que cria divisões na empresa para atender melhor cada produto ou serviço ou para atender tipos de clientes ou regiões geográficas.
Estrutura matricial, que implementa uma camada de projetos na empresa os projetos que possuem um líder diferente do líder do setor, gerando uma dupla liderança com objetivos diferentes.
Estrutura em rede, que funciona com teias e células onde a estrutura é invertida, pois toda inteligência vem da base para cima e essa estrutura é infinitamente plana, ótima para ganhar escala. Ademais, ela pode ser em Teia de Aranha Aglomerada, em Raios de Sol ou em Rede Neural.
Como ter uma estrutura organizacional pode fazer o escritório render mais?
A setorização permite que as pessoas aprendam mais rápido o que tem que fazer. Estudos mostram que quase 90% das pessoas prefere fazer o que dizem para elas e raríssimas pessoas são criativas e preferem criar novos procedimentos, inovar e adaptar o próprio trabalho.
Se você é um bom gestor, é provável que está entre os 10% que criam. No entanto, isso no início impede de perceber que as outras pessoas estão esperando que você diga exatamente o que é que elas tem que fazer, como tem que fazer e em que grau de qualidade precisam entregar.
Assim sendo, sem uma estrutura, o gestor chega e todos os dias precisa distribuir as tarefas, dizer o que cada um tem que fazer e, caso não faça isso, a maioria das pessoas irá ficar esperando.
Quem possui uma estrutura pronta, não precisa mais perder tempo com isso.
As pessoas sabem as suas responsabilidades e agem com iniciativa própria, gerando muito mais resultados para o seu escritório, ainda mais se você turbinar essa estrutura com a Pontuação por Tarefas, que é sistema que falamos muito aqui no nosso blog.
Implementar uma estrutura organizacional com regras claras é um salto de qualidade na gestão. Com isso, você define muito bem as responsabilidade de cada um e pode metrificar e cobrar metas de desempenho, além de que, de quebra, irá resolver:
- A dificuldade de delegar;
- A baixa produtividade;
- A desmotivação dos melhores colaboradores;
- A necessidade de microgerenciamento.
Qual é o melhor método organizacional para implementar no escritório?
Todos estes modelos são validados, objetos de estudo em doutorados de universidades pelo mundo.
Sendo assim, a setorização e a implantação de uma estrutura organizacional são fundamentais para você deitar a cabeça no travesseiro e dormir sem preocupação.
Além de permitir crescer com controle, implementar um modelo no seu escritório vai te dar mais receita e o mais importante: paz de espírito.
No entanto, não adianta ficar na inércia. Abra a sua agenda agora e marque o dia para iniciar a implementação da estrutura organizacional no seu escritório.
Vale salientar que aqui na ADVBOX nós temos uma consultoria de gestão para nossos clientes, eventualmente podemos abrir a contratação também para não clientes.
Estrutura Organizacional de Escritórios de Advocacia
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