Você sabe o que é um gerenciador de processos e como ele pode ajudar seu escritório? Essa ferramenta é indispensável para quem atua no mercado jurídico, pois torna possível ter acesso e organizar seus casos de maneira mais simples.
E para te mostrar o quanto um gerenciador pode ser útil para o seu escritório, preparamos este artigo. Aqui você vai aprender mais sobre essa ferramenta e o quanto ela pode ser benéfica para o seu fluxo de trabalho. Boa leitura!
O que é um gerenciador de processos e qual sua importância?
O gerenciador de processos é uma ferramenta que permite otimizar o funcionamento do seu escritório. Isso porque ele torna possível organizar melhor os casos, facilitando a visualização de informações importantes para atender ao cliente.
Por meio da tecnologia, é possível contar com sistemas que automatizam uma série de tarefas habituais nos escritórios. Dessa forma, os advogados ficam com mais tempo livre para dar atenção ao caso em si, aumentando a qualidade do serviço.
Logo, a importância de se contar com um gerenciador de processos está diretamente ligada à qualidade do que é oferecido pelo seu escritório. Além disso, pela automatização de procedimentos, tudo é feito de maneira mais rápida, economizando tempo da equipe.
O que um gerenciador de processos precisa ter?
É muito interessante que um gerenciador de processos conte com algumas funcionalidades extras para garantir um bom funcionamento de maneira geral. Abaixo, vamos listar duas que são indispensáveis para garantir um melhor fluxo de trabalho no escritório. Confira!
1. Gestão financeira
Contar com uma ferramenta que torna possível melhorar a gestão financeira do escritório é essencial. O sistema ADVBOX, por exemplo, torna possível visualizar informações importantes dessa área, para facilitar a sua tomada de decisão.
De toda forma, utilizar Business Intelligence para otimizar o controle financeiro do escritório é essencial. A tecnologia é capaz de facilitar o papel dos gestores de maneira considerável, para garantir o melhor tratamento possível para os seus recursos.
2. Gestão de produtividade
Um bom gerenciador de processos também precisa ajudar o escritório a analisar a produtividade da equipe. Com um sistema de pontuação por tarefas, para que cada um receba pontos de maneira justa, é possível fazer um bom controle dessas informações.
O taskscore ADVBOX, por exemplo, torna possível controlar a produtividade da equipe por meio de um sistema de pontuação por tarefa. Dessa forma, conforme o grau de dificuldade e tempo gasto, o colaborador recebe os pontos pelo serviço, garantindo uma pontuação justa e reconhecimento.
Quando devo usar um gerenciador de processos?
Abaixo, vamos listar algumas situações onde o gerenciador de processos pode ser útil para o seu escritório. Dessa forma, você garante o melhor uso da ferramenta, além de, é claro, ajudar no funcionamento do seu estabelecimento como um todo. Confira!
1. Demanda alta
A demanda alta é positiva para o escritório do ponto de vista financeiro, porém, também pode ser um problema. Isso porque, se não tiver as ferramentas certas ao seu lado, isso pode acabar comprometendo o seu funcionamento de forma geral.
Isso porque, com o número alto de pedidos, muitas vezes, a sua equipe não tem condições de atender a todos com qualidade. Com isso, o grau de insatisfação tende a crescer, o que faz com que o escritório obtenha uma má reputação no mercado.
Nesse tipo de contexto, o ideal é ter um gerenciador de processos ao seu lado, para melhorar seu fluxo de trabalho. Facilitar a visualização de dados, e automatizar tarefas, pode ajudar a manter o grau de qualidade mesmo com um volume alto de tarefas.
2. Equipe sobrecarregada
Se a sua equipe estiver sobrecarregada, também é um bom momento para contar com um gerenciador de processos. Notar sinais, e estar sempre em contato com todos os colaboradores é essencial para identificar essas situações.
Muitas vezes causadas pela alta demanda, uma equipe sobrecarregada deixa de render aquilo que pode. Isso causa a queda da qualidade, problemas de estresse, clima tenso entre a equipe, e, consequentemente, problemas para o escritório.
Além disso, um espaço de trabalho assim pode acabar colaborando para o desenvolvimento da Síndrome de Burnout. Isso tornaria necessário afastar o colaborador e, em casos mais extremos, ter que lidar com ações judiciais contra o próprio escritório.
3. Fluxo de trabalho
Se você está tendo problemas de fluxo de trabalho, é o momento perfeito para contar com um gerenciador de processos. É comum que isso aconteça em escritórios que ainda não contam com procedimentos automatizados com tecnologia.
Isso porque, um colaborador pode precisar de um documento que está em posse de outro, por exemplo. Esse tipo de problema não existe quando tudo está inserido no gerenciador de processos e a informação pode ser obtida facilmente por todos.
Em todo caso, a otimização do fluxo de trabalho no escritório é um dos pontos fortes de se contar com um gerenciador de processos. Se o seu negócio está enfrentando problemas do tipo, esse pode ser o momento perfeito para mudar.
4. Crescimento do escritório
Se o objetivo é promover o crescimento do seu escritório, esse pode ser o momento de ter um gerenciador de processos. Isso porque, com a ampliação da sua atuação, controlar tudo por planilha pode acabar se tornando um grande desafio.
Para evitar erros, um gerenciador que organiza tudo de maneira automatizada pode ser um poderoso aliado. Isso torna seu escritório escalável e dá mais tempo para que os advogados se concentrem em prestar um serviço de qualidade.
Um software jurídico é indispensável para esses contextos, com a advocacia digital sendo o básico para ter mais destaque no mercado. A oportunidade de crescimento não pode ser desperdiçada, mas você precisa ter as ferramentas certas ao seu lado para que ela seja aproveitada.
5. Automatizar tarefas
Se o seu escritório precisa automatizar tarefas para ganhar tempo e se tornar mais produtivo, o gerenciador de processos é essencial. Hoje, para o escritório se tornar escalável, a automatização é o básico a se ter ao seu lado.
Tornar alguns procedimentos automáticos, para poupar tempo da equipe, e diminuir os erros, é muito vantajoso para o escritório. A automatização de tarefas, inclusive, está diretamente ligada com os outros pontos que destacamos aqui.
De toda forma, o uso de tecnologia ajuda a promover uma redução de custos interessante para o escritório. Não precisar refazer trabalho, e garantir informações de qualidade, uma hora ou outra, acaba se convertendo em dinheiro.
Por que fazer o controle de processos pelo gerenciador?
Como vimos, contar com um gerenciador de processos ajuda o seu escritório a otimizar uma série de procedimentos. E para isso, você pode contar com o sistema ADVBOX, o melhor software jurídico do mercado, com uma série de funcionalidades.
Por meio do gerenciador de processos ADVBOX, você pode contar com o seguinte no seu escritório:
- Documentos digitalizados, facilitando o acesso da sua equipe e também do cliente;
- Possibilidade de colaborar remotamente, compartilhando documentos entre a equipe, e tudo isso de maneira digital e veloz;
- Maior segurança ao tratar de documentos, utilizando criptografia para garantir a confidencialidade das informações;
- Poder contar com modelos prontos, que podem ser personalizados de acordo com as suas necessidades.
Um gerenciador de processos como o software jurídico ADVBOX ajuda a melhorar o funcionamento do seu escritório. E para usufruir de mais praticidade no gerenciamento de processos, aproveite para testar a nossa ferramenta e ter melhores resultados!
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