Realizar a gestão de produtividade no seu escritório de advocacia é fundamental. Além de ajudar a entender o quão produtivo o negócio está, pode contribuir para auxiliar os gestores a encontrarem maneiras de melhorar ainda mais o desempenho de todos.
Manter o escritório competitivo no mercado é fundamental para conseguir se destacar em um mercado onde cada vez mais advogados surgem.
Por isso, aprenda a fazer a gestão de produtividade no seu escritório para deixá-lo forte perante a concorrência e conseguir manter os bons resultados.
O que é gestão de produtividade?
Em poucas palavras, podemos classificar a gestão de produtividade como um conjunto de práticas que visa administrar e monitorar os elementos que influenciam na produtividade dentro de uma companhia.
Tais elementos podem ser, por exemplo, as metas estabelecidas no planejamento estratégico, os processos internos, gestão de tarefas, fluxos de trabalho, gestão das equipes, dentre outros.
Esse tipo de monitoramento verifica quais são os aspectos positivos que funcionam e quais devem ser monitorados de modo a trazer melhorias.
A gestão de produtividade é dividida em quatro pontos. Veja quais são eles abaixo.
1. Medição
A primeira fase da gestão de produtividade é a mensuração dos indicadores, ou KPIs. Dessa forma, é preciso realizar uma análise com base nos KPIs do negócio, bem como outros índices.
Diversos podem ser os critérios de avaliação que o seu escritório pode escolher. Cada advocacia é única e pode ter critérios diferenciados. Veja alguns exemplos que você pode utilizar:
- Produção por período: calcular o quanto foi produzido em um determinado período (hora/dia, semana,etc) por uma equipe;
- Entregas no prazo: entender a quantidade de tarefas que foram feitas dentro do prazo ajuda a entender o desempenho da equipe, a capacidade de cumprir prazos e o funcionamento dos processos.
Além desses dois, existem outros que podem fazer sentido, basta analisar a especificidade do negócio para definir os mais indicados para o escritório.
2. Análise
Após estudar os indicadores escolhidos, o passo seguinte é transformar os números em informações relevantes que informam o cenário em que o escritório se encontra. Tal análise deve ser baseada nos dados e métricas coletadas e precisa facilitar a comparação de informações para saber se houve crescimento ou redução da produtividade.
Tenha em mente que é preciso cautela nesse procedimento, de modo a evitar impressões incorretas.
3. Planejamento
Logo após o passo anterior, o gestor precisa avaliar e encontrar soluções para melhorar o desempenho e obter melhores resultados.
Uma maneira de trocar ideias e conseguir sugestões seria realizando uma reunião de planejamento. Assim, pode ser possível repensar estratégias e alinhar as equipes e tarefas em torno de um único propósito.
4. Execução
Por fim, a última etapa da gestão de produtividade é a aplicação das propostas criadas em conjunto com os líderes e os trabalhadores. As novas metas e objetivos exigem uma reformulação dos indicadores, para que o acompanhamento seja contínuo.
Dessa forma, é preciso monitorar essas novas implementações para entender os resultados e saber se as mudanças realmente trouxeram melhorias, tanto no desempenho dos colaboradores quanto nas entregas.
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Qual é a importância da produtividade?
Primeiramente, é preciso entender a importância da produtividade, tanto para os trabalhadores quanto para o escritório. Trata-se de um fator essencial para garantir eficiência na realização de tarefas.
Dessa forma, a equipe consegue entregar as demandas com mais agilidade, sem perder a qualidade e ainda, em maior quantidade. Isso possibilita alcançar as metas e conseguir melhores resultados.
Além disso, uma equipe produtiva consegue contribuir com a redução de custos e recursos. Isso porque ela pode evitar perdas, visto que trabalha de forma mais consciente.
Como resultado, o escritório consegue ter um diferencial competitivo, destacando-se no mercado, o que contribui também para atrair e reter talentos e diminuir a rotatividade.
Da mesma forma, trabalhadores produtivos, por apresentarem bom desempenho, conseguem ser mais motivados e comprometidos com o seu trabalho.
Diante disso, a gestão de produtividade é importante justamente para manter o negócio funcionando de forma eficaz, garantindo eficiência nos processos e o bom desempenho das pessoas. Portanto, contribui para que o escritório mantenha-se em crescimento e alcance os seus objetivos.
Como a gestão de produtividade influencia no escritório?
A gestão de produtividade tem ligação direta com os resultados do escritório de advocacia. Inclusive, ela é tão importante que vai além da análise dos resultados financeiros.
Isso porque, quando bem aplicada, é possível aprimorar os resultados em diversos setores e aspectos, como na economia de recursos, no aumento da produtividade das equipes, na qualidade das tarefas, no maior engajamento dos colaboradores, dentre outros aspectos.
Consequentemente, os clientes podem perceber que houve melhora na prestação dos serviços jurídicos.
Qual o objetivo da gestão de produtividade?
A gestão de produtividade tem diversos objetivos. Dentre eles, o principal é justamente contribuir para que o escritório melhore os seus resultados. Isso porque, ao melhorar a produtividade das equipes e dos processos internos, os resultados, tanto nas entregas quanto no financeiro, por exemplo, também aumentam.
Quer saber mais sobre como melhorar a produtividade no escritório? Confira outras indicações de leitura abaixo:
- O minimalismo no trabalho e as suas contribuições para a produtividade no escritório
- 9 livros sobre produtividade que você precisa conhecer
- Produtividade no trabalho remoto: garanta um bom desempenho com essas dicas práticas!
O que torna a sua equipe menos produtiva?
A falta de produtividade é um problema que tanto os gestores quanto os colaboradores devem perceber. Inclusive, é papel do gestor verificar esse aspecto e pensar em maneiras de reverter o cenário rapidamente, antes que os problemas com a improdutividade se agravem.
Diversos são os motivos que podem deixar as equipes improdutivas. Dentre as principais causas, estão:
- Excesso de trabalho;
- Aumento do tempo de espera ou entrega das tarefas;
- Excesso de processos, quando há etapas ou procedimentos desnecessários ou muito complexos, dificultando o trabalho do colaborador;
- Retrabalho, quando o trabalhador precisa refazer tarefas ou procedimentos;
- Estresse ocasionado pela falta de organização e carga excessiva de trabalho;
- Falta de motivação e estímulo, dentre outros.
Esses são apenas alguns fatores que causam a falta de produtividade em uma equipe. Os líderes e colaboradores podem perceber isso durante a rotina de trabalho, mesmo de forma remota.
Por isso, se o gestor perceber algum desses sinais, é importante ficar atento e conversar com a equipe para resolver de imediato esse percalço.
Caso os colaboradores percebam isso em sua própria rotina, é importante agir imediatamente para evitar estresse, acúmulo de trabalho e desorganização. Se perceber que os colegas apresentam algum dos problemas mencionados, é interessante também avisá-los para que tomem as melhores medidas e se organizem.
Quais são os impactos da gestão de produtividade no escritório?
A gestão de produtividade traz diversos benefícios para o seu escritório. Veja abaixo algumas considerações.
Contribui para o crescimento do lucro
Assim como em qualquer empresa, os líderes dos escritórios de advocacia querem ver o negócio prosperar e trazer lucro. A gestão de produtividade, por ajudar a aumentar a capacidade produtiva das equipes e melhorar o desempenho dos processos, contribui para que o negócio consiga economizar recursos e aumentar o fluxo de caixa.
Isso porque, escritórios produtivos são competitivos e por isso, conseguem fazer crescer a cartela de clientes.
Ajuda a fortalecer a marca no mercado
Da mesma forma que o escritório consegue se posicionar e ser competitivo, a gestão de produtividade ajuda a fortalecer a marca no mercado.
As companhias, independente do setor em que atuam, que são competitivas e investem em posicionamento de mercado, conseguem demonstrar ao público e aos concorrentes que possuem uma marca forte. Assim, atraem mais clientes e até, a admiração dos “rivais”.
Contribui para construir uma equipe forte
A gestão de produtividade traz inúmeros benefícios para as equipes. Além de contribuir para aumentar o desempenho delas, os colaboradores passam a trabalhar de forma mais eficiente, com foco e energia no que realmente é importante para alcançar as metas.
Trabalhadores com alto desempenho se sentem mais úteis e terminam suas atividades com a sensação de dever cumprido. Assim, conseguem se manter motivados.
Aumenta a satisfação dos clientes
Quando um escritório é produtivo, os clientes percebem. Isso porque os profissionais conseguem realizar os serviços jurídicos com mais agilidade e qualidade, bem como atendê-los com qualidade, sem deixá-los muito tempo esperando.
Logo, a satisfação dos clientes aumenta, o que contribui também para o marketing boca-a-boca positivo.
Quais os métodos de gestão de produtividade?
Os métodos de gestão de produtividade foram criados para auxiliar pessoas a organizarem melhor o tempo e realizarem as suas tarefas. Existem diversos métodos. Alguns dos mais conhecidos são: KanBan, Pomodoro, Don’t break the chain, dentre outros.
Muitos deles podem ajudar na definição de prioridades e na organização das tarefas. Aproveite e conheça alguns deles no vídeo abaixo!
Como fazer a gestão de produtividade na prática?
Após entender como a gestão de produtividade funciona, é preciso entender como aplicá-la na prática. Veja abaixo algumas dicas para implementá-la no escritório!
Estabeleça metas
A princípio, é óbvio que não tem como gerenciar e analisar a produtividade de um negócio sem estabelecer metas. Por isso, esse deve ser o primeiro passo. Além de estabelecer metas por setores ou equipes, é possível também criar metas individuais.
Contudo, lembre-se de ser realista! Criar metas absurdas e irreais apenas deixarão os colaboradores frustrados e ansiosos.
Mantenha uma comunicação clara
Os membros da equipe precisam entender de forma clara o que o gestor diz. Por isso, tenha certeza de que a sua comunicação é eficiente e todos consigam conversar facilmente, tanto entre eles quanto com o gestor.
Afaste as distrações
Para garantir a produtividade da equipe, é fundamental avaliar os aspectos que podem tirar a concentração dela durante o trabalho. Por exemplo, se o seu escritório utiliza mais de uma ferramenta para se comunicar, o ideal é centralizar a comunicação de todos em um único local.
Dentre as distrações mais comuns, estão as redes sociais. Porém, o próprio escritório pode utilizar sistemas e softwares que mais distraem que ajudam. Logo, é importante verificar o que pode eliminar, tornando ainda mais simples o trabalho de todos.
Ofereça oportunidades de desenvolvimento
Oferecer treinamentos, cursos e workshops, por exemplo, pode ser uma maneira inteligente de reter talentos, engajar os colaboradores e aprimorar o trabalho deles. Entenda que, quanto mais conhecimento e expertise os trabalhadores tiverem, melhor será a qualidade do trabalho e o desempenho deles.
Utilize boas tecnologias
A tecnologia é fundamental para manter as equipes produtivas e a realização das tarefas com qualidade. Por isso, certifique se o seu escritório utiliza boas ferramentas, bem como um software jurídico completo que permita realizar diversas funções.
Além de facilitar a execução de muitas atividades, você pode automatizar tarefas repetitivas e manuais, garantindo ainda mais produtividade para os membros da equipe.
Elimine o que não importa
Da mesma maneira que se deve eliminar distrações, é importante excluir tudo o que não é importante. A produtividade só acontece quando não há excessos e existe o estabelecimento de prioridades.
Sendo assim, é importante eliminar processos e tarefas que não são nem importantes e nem urgentes. Além disso, os colaboradores devem entender em quais atividades e funções devem focar, trabalhando sempre no que for de maior prioridade para o menos importante.
Se existir tarefas que, embora não sejam urgentes, mas sejam necessárias, avalie a possibilidade de delegar a outro profissional.
Cuidado com a positividade tóxica
No desafio de realizar a gestão de produtividade, é comum que muitos gestores adotem uma postura quase voltada para o coaching motivacional. Nesses casos, muitos podem adotar medidas de positividade tóxica, mesmo sem intenção, para manter a produtividade da equipe.
Isso apenas prejudica o bem-estar das pessoas. Por isso, evite, por exemplo, discursos motivacionais ou workshops com esse mesmo intuito para conseguir deixá-los mais produtivos. Mudança de mentalidade não é o bastante para melhorar a produtividade de um negócio. É preciso realizar mudanças na estrutura também. Lembre-se disso.
Monitore
Quando se estabelece metas, escolhe os indicadores e estabelece os processos para que todos comecem a trabalhar, o trabalho não para nesse momento. Tudo o que for implementado precisa de monitoramento.
Dessa forma, realize avaliações para verificar o desempenho das equipes e dos processos, dentre outros aspectos. Esse monitoramento é fundamental para entender se as decisões tomadas foram positivas ou se existem aspectos que precisam de melhorias.
Implemente melhorias
A gestão de produtividade exige um trabalho contínuo, que é cíclico. Ou seja, o gestor terá sempre que analisar os resultados para implementar melhorias.
Em conclusão, você pode perceber que realizar a gestão de produtividade trará diversos benefícios para o escritório. Por isso, não a ignore! Comece a aplicá-la para conseguir melhorar os resultados!
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