Questões relacionadas à produtividade e organização do tempo têm sido cada vez mais comentadas nos últimos anos e, no meio jurídico, não é diferente. Sendo assim, fazer uma boa gestão de tempo na advocacia é primordial por inúmeros fatores.
Por isso, ter uma boa organização do tempo que você passa no escritório é decisivo para trabalhar de maneira mais eficiente e, como consequência, ter mais produtividade e tempo para se dedicar também à vida pessoal.
Isso porque quando há falhas na gestão de tempo na advocacia, os profissionais colocam em risco sua qualidade de vida, o tempo com a família, momentos de lazer e, não menos importante, as próprias entregas no trabalho.
Estamos o tempo todo conectados e recebendo estímulos por toda a parte que podem nos tirar do foco para entregar algo que é importante, como mensagens no WhatsApp, e-mails, notificações em redes sociais, etc.
Todos esses fatores podem se tornar vilões quando o assunto é gestão de tempo na advocacia.
Por isso, se você sente que pode ter muito mais produtividade e assertividade nas suas entregas, continue a leitura desse post no blog. Nele vamos trazer dicas sobre:
- Como fazer a gestão de tempo na advocacia;
- Importância de contar com ferramentas para auxiliar na gestão de tempo;
- Relação entre definição de processos e gestão de tempo;
- Organização das tarefas diárias;
- Evitar a procrastinação.
Vamos juntos para uma melhor gestão de tempo na advocacia?
Como fazer a gestão de tempo na advocacia?
Talvez essa seja a principal pergunta que você está se fazendo depois de ler a introdução deste post. Afinal, essa é uma profissão com pouca rotina e, por isso, a gestão de tempo na advocacia pode ser um desafio.
Sim, é desafiador, mas é possível alcançar melhores índices de produtividade ao adotar algumas práticas de gestão de tempo.
Desde o início da pandemia, muitos profissionais da advocacia começaram a trabalhar home office e isso representou um grande desafio, afinal, questões pessoais e profissionais se interligaram de maneira ainda mais importante.
É por isso que, nunca foi fundamental falar e pensar sobre a gestão de tempo na advocacia. E, para começar, um importante passo é ter clareza sobre a importância das atividades que você realiza no seu dia a dia.
Aliás, o autor Christian Barbosa, especialista em gestão de tempo e autor do livro “Tríade do Tempo” orienta que as pessoas façam a seguinte divisão das suas tarefas:
- Tarefas importantes: aquelas que são significativas para nossa vida ou trabalho. Elas estão relacionadas aos objetivos e sonhos que desejamos alcançar.
- Tarefas urgentes: aquelas não previstas. Surgem de última hora e normalmente são um fator de estresse.
- Tarefas circunstanciais: são aquelas desnecessárias, onde apenas jogamos nosso tempo fora, de maneira inútil. Não agregam valor nem à nossa vida pessoal, nem à profissional.
Segundo o autor, deveríamos dedicar 70% do tempo às tarefas importantes, 20% às urgentes e 10% às circunstanciais.
Tipos de tarefas
Sendo assim, esse é um bom primeiro passo para conseguir caminhar para uma boa gestão de tempo na advocacia.
Isso porque sabemos que muitas vezes as tarefas urgentes acabam tomando uma boa parte dos nossos dias, como clientes que ligam fora de hora e surgem com alguma emergência, por exemplo.
Mas você pode tentar evitar que esses pedidos urgentes tornem-se frequentes. Uma dica é, por exemplo, estabelecer horários do dia em que eles podem entrar em contato.
Por isso, estabeleça também o meio de comunicação que será usado para os pedidos fora de hora: e-mail, WhatsApp, ligação… qual funciona melhor para a sua rotina?
Ao determinar esses pontos iniciais nas trocas com os clientes, você já reduz muito o número de tarefas urgentes para conseguir se dedicar às importantes.
Quais são as etapas do processo de gestão de tempo?
Estabelecer uma rotina é um passo importante para que a sua gestão de tempo na advocacia aconteça da melhor forma.
Ao identificar o que funciona melhor para o seu dia a dia, você consegue fazer uma boa divisão entre as questões relacionadas à sua vida pessoal e também à profissional.
Equilíbrio na rotina do escritório
Sendo assim, lembre-se que é fundamental ter um equilíbrio entre as rotinas relacionadas ao escritório com os momentos da vida pessoal.
Excesso de trabalho está longe de significar alta produtividade e uma gestão de tempo eficiente. Normalmente esse cenário está conectado à sobrecarga dos profissionais.
Por isso, a recomendação de especialistas em gestão de tempo é que se organize uma rotina que contemple os dois lados de forma saudável.
Por exemplo, sabe-se que atividades físicas, além de auxiliarem a manter o corpo saudável, também são essenciais para uma boa saúde mental.
Assim, uma dica, nesse caso, é colocar na agenda a prática de atividades físicas. Para muitos profissionais, ao organizar uma rotina na agenda, fica muito mais fácil visualizar o que deve ser feito no dia.
Não importa se você usa uma agenda de papel ou recursos como o Google Agenda. Estabeleça como prioridade organizar a sua semana (ou mês) incluindo não apenas as tarefas relacionadas ao trabalho.
Este é um erro que muitos profissionais cometem: incluem na agenda apenas os compromissos de trabalho. Com isso, não visualizam os espaços de tempo para momentos de lazer.
A gestão de tempo na advocacia precisa ser feita com equilíbrio. E estabelecer uma rotina que inclua todos esses pontos é primordial para começar.
Como usar o seu tempo?
Essa é uma pergunta que talvez você se faça: como usar o tempo? E agora o que vamos falar é sobre fugir da procrastinação.
Muitas vezes algumas tarefas repetitivas – pequenas ou grandes – acabam sendo deixadas de lado. Porém, essas pequenas atividades de rotina podem se tornar um problema na gestão de tempo na advocacia.
Por exemplo, uma simples conferência de prazos no site de um tribunal ou uma petição que deveria ter sido organizada, podem se tornar grandes problemas se você procrastinar.
Imagine que você deixou essas atividades pequenas de lado e, quando o prazo estava quase estourando, você abriu o site e ele estava fora do ar.
O que não deveria se tornar uma emergência, se tornou um problema muito mais grave que você precisará resolver.
Por isso, tente resolver questões fáceis logo no início do seu dia. Você terá a impressão de ter sido muito mais produtivo ao colocar como concluídas as tarefas na sua agenda.
Mas lembre-se que a procrastinação é da natureza humana e ela vai acontecer! Não se culpe se você não for totalmente produtivo em um dia de trabalho.
O que não deveria acontecer é ter longos períodos de baixa produtividade e alta procrastinação.
Como usar o tempo de forma inteligente?
Agora que já falamos sobre dividir o tempo entre tarefas importantes, urgentes e circunstanciais, vamos entender como ferramentas podem ser essenciais na gestão do tempo na advocacia.
Se o seu escritório de advocacia não conta com um software para auxiliar na gestão das tarefas e organização da empresa, provavelmente você está gastando tempo de maneira desnecessária.
Assim, um software jurídico permite que você faça a gestão do escritório de maneira inteligente, deixando tempo suficiente para as tarefas importantes.
Afinal, são as tarefas importantes que vão fazer o seu escritório voar ainda mais longe.
Clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com inúmeras facilidades que garantem mais produtividade para o dia a dia das equipes de advogados.
Sistema de Pontuação por Tarefas
O sistema Taskscore, de gestão de tarefas, garante uma importante visão de gestão de tempo na advocacia.
Ao aplicar a metodologia exclusiva da ADVBOX, você tem uma visão completa de todas as tarefas que precisam ser executadas, com prazos e pontuação de acordo com a prioridade.
Com uma visão global é possível visualizar as atividades, administrar de forma mais inteligente o tempo e, como consequência, ter mais produtividade.
Na metodologia é possível metrificar as atividades de acordo com:
- Tempo de duração da execução da tarefa;
- Complexidade da tarefa, avaliando o nível de dificuldade.
Se você quer conferir a funcionalidade da ADVBOX no dia a dia do seu escritório para compreender como o Taskscore pode ser decisivo para a gestão do tempo na advocacia, teste gratuitamente por 7 dias.
Outro benefício que está diretamente conectado com a gestão de tempo na advocacia é a possibilidade de eliminar processos manuais.
Ao contar com um software de advocacia, você ganha tempo pesquisando informações sobre os processos.
Clientes ADVBOX recebem dados sobre o andamento dos processos de maneira automatizada, o que garante agilidade na tomada de decisão e acompanhamento dos casos dos clientes.
Lembre-se que, ao contratar uma ferramenta jurídica, você deve se certificar que ela seja de uso simples e prático.
Ferramentas complexas podem prejudicar a sua produtividade. É por isso que você deve testar as funcionalidades e entender se elas fazem sentido para o seu dia a dia.
Quais são os princípios da gestão do tempo?
A última etapa dessa nossa conversa sobre gestão de tempo na advocacia fala sobre processos. Ter processos definidos está entre os princípios da gestão do tempo.
Não importa o tamanho do seu escritório de advocacia. Se você não tem processos definidos, provavelmente vai perder um tempo importante no seu dia a dia.
Ao padronizar atividades, você torna o fluxo de trabalho mais assertivo, elimina boa parte do tempo ocioso e evita muitos retrabalhos.
Documente os processos e revisite sempre que for necessário para entender se atualizações precisam ser feitas.
E não esqueça que, para contar com uma boa gestão de tempo na advocacia, a ADVBOX é a parceira ideal para a sua organização.
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