Sabemos que para muitos advogados os temas que possuem relação com a gestão empresarial são vistos como complexos, desinteressantes e até mesmo desgastantes para se lidar no dia a dia.
Por isso, neste post vamos tentar fugir do óbvio.
Falar das dificuldades encontradas na advocacia nos limitando apenas às matérias jurídicas seria muito repetitivo. Afinal, não há ninguém melhor do que os próprios advogados para conhecerem as muitas dificuldades enfrentadas cotidianamente no setor jurídico.
Ademais, a proposta nesse artigo é falar sobre como é possível aumentar a colaboração e facilitar aquilo que consideramos um dos maiores contratempos encarados por advogados no exercício de sua carreira: o exercício da gestão empresarial nos escritórios de advocacia.
Como utilizar a gestão empresarial no escritório de advocacia?
Para quem não está inserido na área, ter conhecimentos específicos sobre gestão empresarial pode ser um verdadeiro desafio. Isso fica evidente principalmente quando chega o momento tão esperado em que o advogado vai montar o seu escritório de advocacia.
Aliás, quando dizemos “montar” não estamos nos referindo nem de longe à escolha do lugar, do mobiliário ou de outras tantas decisões estruturais.
O que estamos querendo falar aqui é sobre a parte gerencial do seu escritório, aquela que está ligada à gestão empresarial. Como é possível montar um negócio com mais segurança, deixando para trás as escolhas erradas que podem render anos de preocupação e investimentos equivocados?
Esses questionamentos se mostram mais intensos e evidentes principalmente em dois momentos específicos: Em primeiro lugar, na hora de abrir o escritório de forma propriamente dita e, em segundo lugar, no momento de expandir seu negócio e gerenciar uma equipe grande.
Como a gestão empresarial afeta a formação da equipe do escritório?
E por falar em formação do time, é importante que desde o início do seu escritório, a sua gestão empresarial também considere pontos importantes com relação a esse tema.
Entre esses pontos, destacamos a importância da manutenção da cultura organizacional do escritório, e além disso também formas de manter a sua equipe motivada. Com isso é possível evitar o aumento do turnover e permite que você mantenha os talentos atuando na sua operação.
Agora, vamos às dicas que reunimos por meio de diversas análises estratégicas e do acompanhamento da gestão empresarial aplicada no negócio e nos escritórios dos nossos principais clientes.
Quais os benefícios da gestão empresarial?
No momento de abrir um escritório de advocacia, muitas vezes os advogados esquecem que esse também é um negócio, assim como qualquer outro.
E, como já comentamos no início desse texto, é comum faltar conhecimento específico e estratégico para esses profissionais sobre como uma empresa deve ser conduzida, algo que vai muito além do conhecimento jurídico, também muito valioso, mas insuficiente para essa situação.
É fundamental que o advogado que decide abrir seu próprio escritório tenha noções práticas e efetivas sobre como ter um negócio mais eficiente e que inove no que diz respeito ao assunto gestão empresarial.
E se o advogado não conhece gestão empresarial?
Pode ser que o advogado não tenha todas as habilidades necessárias de gestão empresarial e, até mesmo, que não tenha tempo no momento para adquirir e desenvolver novas práticas. Mas é importante ter em mente que elas serão decisivas para o sucesso do seu escritório.
Se esse for o seu caso, a principal indicação que podemos lhe conceder é que você encontre uma outra pessoa que tenha esses conhecimentos que lhe faltam para ser sua sócia. Esse é um ponto decisivo, afinal, alguém deve ter um olhar treinado e apurado no que tange à gestão empresarial.
Preste atenção a isso, pois será muito importante contar com esse conhecimento prático desde o início para que o seu escritório tenha benefícios como:
- Processos estruturados e definidos de trabalho;
- Metas a longo, médio e curto prazos bem estipuladas;
- Uma visão estratégica de todas as áreas da empresa, indo do financeiro até os recursos humanos.
Esses são apenas três pontos dentre os principais que seu escritório terá como benefícios se desde o princípio você se preocupar com a gestão empresarial, não a deixando relegada a uma preocupação de segundo escalão.
Qual a importância da gestão em uma organização?
Agora que você já sabe quais são os objetivos em se ter a gestão empresarial bem organizada no seu escritório de advocacia, vamos falar sobre a importância de contar com essa estrutura.
Mas antes de nos aprofundarmos no assunto é importante entender como as empresas e escritórios jurídicos normalmente começam sua trajetória no mercado.
A grande maioria dos advogados iniciantes trabalham ou sozinhos ou apenas com uma secretária ou um estagiário. Isso pode acontecer por diversas razões que vão desde as condições financeiras, que não costumam ser favoráveis, até dificuldades de gestão ou encontro de talentos qualificados.
O advogado que trabalha sozinho precisa pensar em gestão empresarial?
Você se engana se pensa que por estar trabalhando sozinho não vai ser preciso se preocupar com as questões relacionadas à gestão empresarial do seu escritório. Esse é um erro muito comum e que deve ser evitado, pois pode ser fatal.
Lembre-se sempre que os processos relacionados à gestão empresarial devem existir desde o início do seu escritório, independente de qual for o seu tamanho.
Contar com essa visão ampla e voltada à gestão empresarial desde cedo, vai lhe preparar para que, no momento em que seu time crescer, você tenha foco e saiba como conduzir o seu escritório em diversos pontos estratégicos, tais como:
- Controle de prazos;
- Status e andamento dos processos;
- Comunicação com os clientes;
- Estratégias de marketing jurídico;
- Rotinas internas do escritório.
Esses são só alguns dos pontos nos quais uma boa gestão empresarial irá atuar para auxiliar seu escritório a obter ainda mais sucesso.
O que é necessário para uma boa gestão empresarial?
Agora vamos entrar em uma etapa um pouco mais técnica e prática sobre o tema da gestão empresarial. Vamos buscar entender juntos o que é necessário para que esse processo ocorra de forma satisfatória.
De maneira geral, o suporte de um software especializado e que tenha recursos pensados especificamente para a área jurídica é o caminho correto para auxiliar os seus processos de gestão empresarial.
Com um bom software, como é o caso da ADVBOX, agendamentos, atribuição de tarefas, prazos, lembretes e acompanhamento de produtividade tornarão a gestão extremamente simples e eficiente. Caso se interesse, já comentamos aqui no blog sobre como o teamwork entre atendimento e advogado pode aumentar a sua produtividade.
É possível trabalhar sozinho e aplicar a gestão empresarial?
As dicas que trouxemos ao longo desse texto são essenciais para todo advogado que deseja conhecer a melhor forma para montar um escritório de advocacia de maneira satisfatória.
Porém, se a dificuldade surgir por trabalhar sozinho e precisar dar conta de tudo isso, a organização particular e o cuidado com a própria produtividade podem se mostrar um grande desafio.
Afinal de contas, nesses casos, o advogado é líder de si próprio. Cabe a ele planejar, executar, coordenar e realizar todas as tarefas necessárias para a realização de seu trabalho. Nesse caso, o profissional precisará ter muita disciplina para ser produtivo sem se sobrecarregar.
Para essas situações, percebemos que os indicadores de produtividade que são proporcionados pela tecnologia digital são excelentes ferramentas, pois permitem a visualização do processo como um todo, dando a verdadeira noção sobre sua carga de trabalho.
Como os indicadores de produtividade auxiliam na organização pessoal?
Além disso tudo, essas técnicas mantém registradas as tarefas futuras, o que diminui o estresse pois cobra menos da memória pessoal, deixando o pensamento livre para coisas mais complexas ou que já passaram.
Ou seja, mostra em detalhes o quanto se produziu e traz satisfação e sensação de dever cumprido. Para isso, o ideal é sempre ter uma agenda organizada, de forma a evitar que o advogado não precise ficar se preocupando em lembrar de tudo que precisa fazer.
Além disso, ao contar com recursos de tecnologia, o advogado pode contar “pontos” de produtividade a cada tarefa, o que também colabora para a sensação de cumprimento dos objetivos.
Depois de algum tempo, é possível até mesmo criar comparativos para enxergar com mais facilidade o quanto se evoluiu. Outro ponto que se beneficia por meio do uso da tecnologia é que ela permite identificar rapidamente quando algo está prejudicando a produtividade.
Qual a relação entre gerenciamento de equipes e a gestão empresarial?
Agora, se o seu escritório de advocacia já conta com uma equipe maior, a gestão empresarial é ainda mais importante e decisiva. Quanto mais pessoas envolvidas, maior a necessidade de reforçar questões de processos, produtividade, motivação da equipe e também a cultura da empresa.
Não são poucos os escritórios de advocacia que perdem bons profissionais porque não se preocuparam, com antecedência, com relação às questões que citamos acima. Se você já percebeu que precisa olhar para essa situação, então entenda o quanto a tecnologia pode dar o suporte que a sua empresa precisa para voar ainda mais alto. Montar uma equipe não consiste apenas na escolha de pessoas com o conhecimento acadêmico e prático para executar tarefas pré-determinadas. Quanto maiores as equipes, mais os gestores de escritórios de advocacia precisam encontrar talentos com responsabilidade e capacidade de pensar de forma estratégica o próprio trabalho.
Quais problemas podem surgir?
Com a equipe já constituída, é possível que diversos problemas apareçam. Entre eles, está a perda de prazos, pessoas jogando a responsabilidade de erros umas para as outras, baixa produtividade de alguns membros e sobrecarga de trabalho de outros.
E a maior dificuldade aqui é que estas questões aparecerão apenas em resultados e conflitos, mas não serão reveladas completamente se o gestor não estiver preparado. É por isso que é essencial manter uma agenda de tarefas individual, para que cada membro da equipe tenha pontos de produtividade atrelados a cada uma das tarefas.
Além disso, essa visão geral pode se traduzir em relatório e indicadores no final do mês.
Como essa visão ampla auxilia o escritório?
Com esse tipo de visão do trabalho dos membros das equipes de escritórios de advocacia é possível identificar em que altura do processo se encontram os problemas. Quando houver alguma inconsistência, será muito mais fácil identificar o responsável e ensiná-lo a realizar a tarefa da maneira certa.
Todos esses pontos dizem muito sobre a importância da gestão empresarial que está completamente atrelada à cultura do seu escritório.
Para complementar esse tema, vamos falar com mais detalhes sobre como você pode impulsionar a sua gestão empresarial utilizando uma metodologia que foca na motivação.
Utilize o Taskscore na sua gestão empresarial
Como mencionamos anteriormente, a sua gestão empresarial ganha outra dimensão quando o suporte vem de um recurso tecnológico.
Clientes ADVBOX, por exemplo, contam com a metodologia Taskscore. O recurso permite que gestores distribuam as tarefas relacionadas aos processos e atribuam pontos para cada uma delas. A partir dessa pontuação, cada advogado conhece em detalhes as demandas que precisam ser cumpridas e vai acumulando pontos de acordo com as suas entregas.
Esses pontos, que vêm a partir das entregas, podem ser transformados em benefícios que podem ir desde gratificações a períodos de folga ou outros recursos que estão atrelados à cultura da empresa.
O sistema permite que todos os colaboradores tenham muito mais autonomia e, consequentemente, flexibilidade de horários e entregas.
Como o taskscore ajuda a metrificar o trabalho?
Ao saber exatamente quais tarefas devem ser realizadas e a pontuação de cada uma delas, o advogado utiliza a metodologia para metrificar seu trabalho e fazer as entregas de acordo com a necessidade.
De forma geral, o método Taskscore atua diretamente na gestão empresarial nos seguintes pontos:
- Aumento de produtividade;
- Maior autonomia e autogestão de cada colaborador;
- Aumento da motivação;
- Flexibilidade de horários;
- Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
- Aumento da receita do escritório;
- Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Tenha indicadores e faça a melhor gestão
Independente de qual estágio se encontra o seu escritório, é fundamental manter registros, organizações e indicadores da produtividade.
Com esse tipo de ferramenta de gestão você terá mais liberdade para atuar em questões complexas, que exigem verdadeira dedicação e tempo.
Por exemplo, se dedicar aos processos grandes ou treinar a sua equipe sem sacrificar o seu tempo livre.
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