Processo de controladoria pode parecer um nome complexo, mas não se assuste ou pense em fugir. Afinal, conhece-lo é de grande necessidade para o bom funcionamento de um escritório.
Em um escritório de sucesso, a controladoria é uma das atividades mais importantes em termos financeiros e organizacionais. Ou seja, suas atividades garantem operações eficientes ao monitorar as finanças e facilitar as decisões estratégicas.
Assim, todo escritório com objetivo de sucesso precisa de metas a serem alcançadas, e um bom empreendedor sabe que para alcançar essas metas é necessário planejamento.
Nesse sentido, é importante destacar que a controladoria desempenha um papel fundamental no planejamento.
Isso porque fornece informações confiáveis e relevantes aos tomadores de decisão sobre diversas áreas da Banca jurídica. Dessa forma, ela facilita o processo decisório e contribui para uma gestão eficiente e bem-sucedida.
Neste artigo, você vai entender mais sobre como o processo de controladoria pode ajudar a maximizar seus lucros e reduzir riscos.
Assim, sua implementação tem como objetivo trabalhar nas especificidades internas da organização, como planejamento, gestão, análises e relatórios.
Como organizar o financeiro de um escritório de advocacia?
O planejamento financeiro é indispensável quando se trata de gerenciar um negócio de modo eficaz.
Ele é responsável por desenvolver o orçamento, as projeções financeiras e planos estratégicos de longo prazo. Assim, assegura-se que se use os recursos corretamente e de maneira eficiente.
Desse modo, é necessário que se projete um plano detalhado, com descrição dos gastos previstos e as receitas esperadas por um determinado tempo. Nesse caso, as informações devem ser realistas e o mais precisas possível, considerando todos os custos fixos e variáveis.
A projeção financeira permitirá a identificação antecipada de problemas potenciais e que se tome decisões de correção a tempo.
Isso porque esse método permite a previsão da situação financeira futura conforme os dados apontados e as tendências do mercado.
Por outro lado, os planos estratégicos de longo prazo facilitam a visão geral da direção futura.
Esses planos devem abranger os próximos anos e incluir metas financeiras precisas e detalhadas, auxiliando também na identificação de oportunidades de crescimento e pontos de melhoria, bem como estratégias para se manter no mercado.
Esse conjunto de ações envolve a criação de um planejamento financeiro com um orçamento realista e bem estruturado.
Dessa forma, é possível garantir que a organização seja efetiva e, consequentemente, funcione como parte do processo para alcançar as metas e objetivos traçados a longo prazo.
Confira a seguir de forma mais detalhada!
1. Contabilidade
Dentro do processo de controladoria a contabilidade tem um papel fundamental, já que será a responsável por realizar os registros e classificações de todas as transações financeiras do escritório.
Assim, ela se caracteriza como uma função indispensável que permitirá o controle do desempenho financeiro, identificando possíveis problemas, implantando correções e auxiliando nas decisões financeiras estratégicas.
2. Registro e classificação de transações financeiras
É preciso que se registre todas as transações financeiras do escritório de forma detalhada, desde as mínimas entradas ou saídas, com informações sobre custos e ganhos, garantindo precisão nas informações contábeis.
3. Elaboração de Demonstrações Financeiras
Além disso, são necessários relatórios com informações financeiras de forma resumida e objetiva. Assim, pode-se analisar cuidadosamente e identificar possíveis riscos financeiros, melhorias e avaliar a capacidade da banca de cumprir suas obrigações financeiras.
Nesse Processo é possível ver algumas tarefas importantes, como:
- Balanço Patrimonial: Mostra a situação financeira em um determinado tempo, apresentando os ativos, passivos e patrimônio líquido;
- Demonstração de Resultados: Apresenta o desempenho contábil do negócio em um período específico, demonstrando a receita total, o custo dos produtos ou serviços vendidos, as despesas operacionais e o lucro ou prejuízo líquido;
- Demonstração de Fluxo de Caixa: Comunica as entradas e saídas de dinheiro em um certo período. Isso é necessário para avaliar a liquidez e identificar tendências de fluxo de caixa.
4. Relatórios Contábeis
É a preparação de relatórios, como o livro diário, o livro razão e o livro caixa.
Eles servem para o controle contábil, pois com eles verifica-se a consistência das transações financeiras registradas e também identifica-se possíveis erros ou fraudes.
Assim, se elabora isso de acordo com normas contábeis e regulamentações governamentais, o que os torna confiáveis e transparentes em relação às informações financeiras.
5. Gestão de riscos
O processo de gestão de risco desempenha uma função essencial, ele envolve identificar, analisar e diminuir os seus riscos financeiros.
Dessa forma, consegue-se minimizar o impacto desses riscos, proteger os recursos financeiros e assegurar a continuidade do negócio.
Para fazer a identificação desses riscos financeiros, é feita uma análise detalhada do ambiente interno e externo, avaliando os riscos financeiros, estratégicos, operacionais, legais e reputacionais.
Além disso, envolve outros setores nesse processo, como finanças, contabilidade, jurídico, recursos humanos e produção.
Com base na análise, pode-se avaliar as possibilidades de ocorrência do risco e como seria seu impacto, tendo como consequência definir ações visando diminuí-los.
Essas ações trabalham com a definição de políticas e procedimentos internos, além de implementar o controle financeiro e estabelecer planos de contingência.
O acompanhamento desses processos pode garantir a eficácia dessas ações, para serem ajustadas sempre que necessário.
O uso dessas ferramentas e técnicas faz uma grande diferença contra os impactos negativos sobre o desempenho, contribuindo para sua sustentabilidade financeira.
6. Análise de desempenho
Sendo uma das atividades mais importantes da controladoria em um escritório, a avaliação e monitoramento tem a função de avaliar e monitorar o desempenho financeiro em relação às metas e objetivos estabelecidos previamente.
Para essa análise, utiliza-se indicadores financeiros que apontam como está a saúde financeira e ajudam a identificar os pontos de melhoria da mesma.
Os indicadores financeiros mais comuns são:
- Liquidez: tem como objetivo medir a capacidade de fazer o pagamento de suas dívidas imediatas;
- Rentabilidade: é o índice que mede o potencial do negócio de gerar lucro em relação aos seus investimentos;
- Endividamento: é a medida que confere o nível de endividamento em relação aos seus ativos e patrimônio líquido;
- Atividade: mede a eficiência no uso de seus recursos para gerar receita. Seu cálculo é feito por meio da relação entre o valor das vendas e o valor dos ativos.
Para garantir a saúde financeira do escritório e tomar decisões de forma estratégica, é imprescindível realizar a análise de desempenho.
Através dessa análise, é possível detectar desvios em relação às metas e objetivos, permitindo o planejamento de ações que corrijam esses desvios.
O ideal é que esse método seja feito de forma regular, para que o escritório caminhe na direção certa e sem grandes crises.
7. Gestão de Caixa
Um escritório com um bom funcionamento também pensa em seu sucesso financeiro, que se trata do monitoramento constante do fluxo de caixa da banca jurídica e da gestão de suas necessidades de liquidez.
Esse fluxo de caixa representa a entrada e saída do dinheiro em um determinado período, sendo válido para assegurar que ela tenha dinheiro suficiente para pagamentos e investimentos.
No gerenciamento do caixa, o controle efetivo dos movimentos identifica as fontes de receita e despesas, prevendo os valores futuros a serem recebidos e pagos.
Outra parte dessa gestão é verificar o dinheiro disponível para cumprimento das obrigações financeiras, envolvendo o pagamento de contas, o estoque de produtos, se houver, e o ciclo de recebimento dos clientes, além de outros cálculos que podem afetar o caixa do escritório.
A partir das análises, pode-se adotar medidas que otimizem o uso do caixa, como negociações de pagamento, melhor controle de estoque para reduzir excessos e até mesmo descontos para clientes que pagam com antecedência.
Essa gestão do caixa vai permitir que a banca acerte mais em suas decisões financeiras, baseando-se nas informações obtidas. Isso contribui para que o escritório obtenha um melhor sucesso financeiro, com garantia de sustentabilidade e crescimento do negócio.
8. Auditoria interna
Como parte do processo de controladoria, a auditoria interna consiste em um conjunto de procedimentos que visam verificar os controles internos.
Ela tem o intuito de identificar os aspectos mais relevantes para manter a qualidade do trabalho na organização e otimizar a gestão de processos.
A partir disso, é possível validar se o funcionamento das atividades está ocorrendo de maneira adequada ou se necessita de aprimoramentos.
Uma das finalidades da auditoria interna é prevenir ou detectar fraudes, erros e irregularidades, examinando a integridade, eficácia e adequação dos controles internos e dos dados financeiros, contábeis e operacionais.
Ao avaliar esses aspectos, a auditoria interna busca garantir que os processos internos estejam conforme normas e regulamentações, além de identificar possíveis melhorias.
A função é uma ferramenta essencial para simplificar tarefas e eliminar desperdícios nos processos, possibilitando um controle interno constante.
Dessa maneira, o auditor é responsável por cuidar de todas as fases dos processos que possam ser úteis para a administração.
Além disso, trabalha de forma específica para aprimorar as atividades do negócio e contribuir para um escritório mais enxuto, transparente e com ótimas perspectivas de melhoria contínua.
9. Relatórios financeiros
Os relatórios financeiros não são simples documentos que podem ser ignorados.
Eles fazem parte de etapas importantes do escritório, considerando que sua precisão pode levar a decisões acertadas ou erradas.
Os relatórios contêm informações de muita relevância, como receitas, despesas, fluxo de caixa, balanço patrimonial e outros indicadores financeiros.
Seu principal objetivo é repassar informações para a gestão do negócio, tornando crucial que elas sejam claras e precisas.
Com essas referências, as decisões são mais assertivas, como saber o momento para algum corte de custo, o melhor investimento para fazer ou conduzir medidas que visam aumento de lucro, levando a ter uma gestão inteligente e funcional.
Além disso, quaisquer erros nos relatórios financeiros devem ser evitados, pois podem causar danos para a saúde financeira e até mesmo se tornar um crime se houver falsa demonstração de resultados a órgãos de fiscalização.
10. Conclusão
“Nem a quantidade produzida, nem o lucro são, por si só, uma medida adequada do desempenho da gerência e do empreendimento”
Peter Drucker, escritor e especialista em administração
Com essa citação analisamos que toda a gerência é a validação para o sucesso de um escritório
, por mais que pareça lucrativa aos olhos, apenas com os processos de controladoria pode-se averiguar o seu funcionamento e aprimoramento.
Para exemplificar ainda mais a importância dessa gestão vamos citar um empreendimento que deixou faltar na sua controladoria.
As lojas Arapuã foi criada em 1957, e décadas atrás teve um grande destaque entre as maiores redes varejistas do Brasil.
Entretanto, no final de 1998 a empresa começou a passar por dificuldades financeiras até chegar no decreto de falência.
Entre os motivos para levar a isso, destaca se a falta do controle de despesas de maneira eficiente, já que o mesmo chegou a alcançar bilhões e poucos anos depois passou para uma dívida de 700 milhões de reais.
Diante das informações, podemos entender que os processos citados estão interligados e todos são essenciais para uma gestão financeira eficiente.
A controladoria fica responsável por garantir que esses processos sejam executados com eficácia, realizando-os e fornecendo informações confiáveis para a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, vale lembrar que a implementação desses processos levará o escritório a maximizar os lucros e reduzir os riscos, o que contribuirá para o sucesso financeiro a longo prazo.
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