Um dos principais pontos que precisam ser avaliados para que a equipe jurídica de um escritório de advocacia seja capaz de realizar seu trabalho de forma satisfatória é a rotina da controladoria.
Afinal, o trabalho desse setor é essencial para a execução dos serviços pela Banca.
Dessa forma, ter um fluxo de trabalho otimizado é essencial e é a única forma de garantir que o restante do time jurídico será capaz de executar suas funções com qualidade.
Mas você sabe o que envolve o dia a dia desse setor?
A rotina da controladoria inclui a verificação de processos de clientes, conferência de prazos, gerenciamento de conflitos, análise de documentos, reuniões com clientes, administração de contas, e também a preparação de relatórios para os clientes.
Além disso, a controladoria jurídica é responsável pelo gerenciamento das finanças do escritório, incluindo a elaboração de orçamentos, a gestão de custos, a folha de pagamento, a preparação de relatórios financeiros e a gestão de contas a receber.
Esta área também desenvolve e implementa estratégias de marketing e gerenciamento de relacionamento com o cliente e é responsável por estabelecer procedimentos de segurança, gerenciar a documentação do escritório e garantir que as leis e os regulamentos sejam seguidos.
Por fim, a controladoria jurídica também tem a responsabilidade de gerenciar as atividades cotidianas do escritório, como controle de estoque, compras, aluguel, contratação de funcionários e fornecedores.
Siga a leitura do artigo para saber mais sobre a rotina da controladoria jurídica e como isso pode influenciar no oferecimento de serviços de qualidade!
Quais as etapas da controladoria?
Entre as diversas responsabilidades que compõem a rotina da controladoria, uma das mais importantes é o acompanhamento dos processos que estão sob responsabilidade do escritório.
Isto é, ela é responsável por garantir que as operações sejam realizadas de acordo com a legislação vigente, gerenciar os processos, acompanhar o cumprimento dos prazos legais e contribuir para uma gestão eficaz do escritório.
Acompanhe a seguir as etapas que esse setor deve cumprir para garantir a qualidade da produção jurídica!
1. Avaliação dos processos
A primeira etapa da controladoria jurídica é examinar os processos existentes e determinar se eles estão sendo realizados de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.
Neste estágio, é necessário avaliar se os processos estão sendo conduzidos dentro dos limites da legalidade e se eles estão sendo realizados de acordo com as expectativas dos clientes.
2. Atualização de processos
A segunda etapa é atualizar os processos toda vez que houver modificação nos regulamentos e/ou diretrizes em vigor para garantir que eles permaneçam adequados.
É importante verificar constantemente se as regras e procedimentos estão sendo seguidos e se há alguma falha que precisa de atualização para sua correção.
3. Monitoramento dos processos
A terceira etapa é monitorar os processos existentes para garantir que seu andamento está de acordo com o esperado e que os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos.
Em caso de qualquer discrepância é necessário tomar medidas para corrigir o problema.
4. Resolução de problemas
A quarta etapa está diretamente vinculada à anterior e pode ser muitas vezes confundida com ela. Trata-se da resolução de problemas que possam surgir ao longo dos processos.
Contudo, a resolução de problemas é a sequência do monitoramento e é muito mais ampla que a anterior.
Assim, ela envolve a identificação de problemas, a tomada de decisões para solucioná-los e a execução das medidas corretivas necessárias.
5. Avaliação dos resultados
A última etapa da rotina da controladoria jurídica é avaliar os resultados dos processos para verificar se eles atendem às expectativas e estão fornecendo o crescimento esperado.
É importante avaliar se os processos estão sendo conduzidos de acordo com as expectativas dos clientes e se são benéficos para o escritório e o auxilia a atingir suas metas.
Ao incluir as etapas acima descritas na rotina da controladoria, os profissionais responsáveis garantem o sucesso da atuação e a qualidade dos serviços oferecidos.
Entretanto, também é importante que o gestor saiba como o trabalho realizado pela equipe da controladoria é exercido.
Como são realizados os trabalhos da controladoria?
O trabalho da controladoria se baseia na execução de diversas atividades que visam garantir a eficiência e a eficácia da atividade do escritório de advocacia.
Ou seja, a rotina da controladoria garante a otimização do fluxo de trabalho, a qualidade do produção jurídica e a gestão dos recursos financeiros e contábeis do escritório.
Acompanhe a seguir quais são as principais atividades executadas por esse setor tão importante para o bom funcionamento de qualquer Banca jurídica.
1. Elaboração de relatórios financeiros
Uma das principais atividades da controladoria é a elaboração de relatórios financeiros, que permitem ao escritório monitorar seus resultados financeiros, bem como identificar potenciais problemas.
2. Análise de desempenho
A controladoria também analisa o desempenho do escritório, avaliando o desempenho dos diversos setores e apontando possíveis falhas de operação.
3. Controle do fluxo de trabalho
Outra atividade importante na rotina da controladoria é a elaboração de planos de ação para a equipe jurídica. Este plano de ação permite que o escritório alcance seus objetivos e metas estabelecidos no que diz respeito a prazos judiciais e qualidade da produção.
4. Auditoria
A controladoria também realiza auditorias internas e externas para garantir que todos os procedimentos realizados internamente estão em conformidade com as normas legais, as boas práticas do mercado jurídico e com as métricas estabelecidas anteriormente.
5. Gestão de riscos
Por fim, a controladoria também é responsável pela identificação e gerenciamento de riscos , uma vez que estes podem ter um grande impacto na atuação do escritório.
Portanto, após verificar todas as informações apresentadas, podemos concluir que manter a rotina da controladoria alinhada e eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer Banca jurídica.
Afinal, é ela que vai garantir que a produção da equipe seja otimizada e gere os frutos esperados.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
Alta produtividade na advocacia
Como criar o setor comercial do seu escritório de advocacia? Confira 7 dicas!
Software Jurídico: 16 critérios fundamentais para encontrar o melhor!
O que é a Controladoria Jurídica e como funciona
Escritórios com filiais, correspondentes e parceiros fixos
