Toda gestor que deseja ter um escritório promissor e organizado precisa apostar em uma boa estratégia de gestão de escritórios. Já imaginou um escritório de advocacia sem um bom gerenciamento dos processos internos, das finanças, das pessoas ou qualquer outra questão que necessite de atenção?
É certo que o caos estaria formado. Por isso ter uma boa gestão é essencial para projetar o crescimento do seu negócio e é preciso realizá-la com toda a atenção possível. Certamente que, sem isso, as chances de falhar e nem mesmo saber o porquê são imensas.
Sendo assim, aproveite para entender tudo sobre gestão e saiba como manter o seu escritório de advocacia controlado e produtivo!
O que é gestão de escritórios?
Gestão é o ato de gerenciar pessoas, processos, estratégias e finanças de um negócio. Dessa forma, a gestão de escritórios de advocacia é a aplicação desses processos no meio jurídico. Mas a gestão e a cultura do escritório devem estar alinhados.
Os responsáveis por garantir isso são os gestores. Ou seja, é deles o trabalho de definir as metas e o caminho que deve ser trilhado para atingi-las. Além disso, o gestor precisa identificar os aspectos que precisam ser melhorados ou resolvidos dentro da companhia para alcançar o objetivo desejado.
Para isso o gestor deve desenvolver habilidades que servirão como ferramentas para lidar com suas responsabilidades. Assim sendo, esse profissional deve ter pensamento estratégico, visão analítica, uma boa noção de liderança e ser capaz de fazer análise precisa dos indicadores.
Podemos dizer, então, que a gestão tem o papel de controle. Ela deve ser utilizada para manter a organização funcionando conforme o esperado. Ou seja, sempre buscando meios para mantê-la produtiva, eficiente e alinhada com os objetivos propostos.
Como gerenciar um escritório?
A gestão é primordial para o funcionamento da companhia como um todo, sendo responsável tanto pelos processos administrativos, quanto das pessoas.
Acima de tudo, a principal função da gestão de escritórios é promover o funcionamento adequado da organização garantindo produtividade, eficiência e presença forte no mercado, sem que deixe de estar sempre voltada para seus objetivos.
Quais são os passos para uma boa gestão de escritório?
Uma boa gestão é aquela que consegue resolver os problemas do escritório de forma eficiente. Em outras palavras, ela deve ser capaz de encontrar soluções construtivas e que contribuam para o crescimento saudável da companhia.
Além disso, a qualidade de vida dos colaboradores também é sinal de uma boa gestão. Desse modo, uma equipe motivada e que se sinta valorizada é sempre a melhor estratégia de crescimento, seja em uma grande escritório ou um pequeno escritório de advocacia
Como funcionam os grandes escritórios de advocacia?
A característica compartilhada entre todos os grandes escritórios de advocacia é a realização de uma boa gestão. Isso é indispensável, independente da área do Direito de atuação.
Afinal, já parou para imaginar como seria um negócio sem um gerenciamento adequado de suas estratégias, do seu pessoal e das suas finanças? Seria como dirigir com os olhos fechados, você até sabe o que está fazendo, mas não sabe para onde está indo. A probabilidade de falência seria muito elevada.
Uma companhia que não tem esse controle no seu dia a dia fica sem noção do que precisa ser corrigido em um momento de crise, ou o que a originou, quais aspectos o escritório precisa melhorar, ou até mesmo eliminar, para garantir sua viabilidade financeira ou se os resultados que obteve são mesmo satisfatórios.
A gestão é importante justamente para isso: manter o escritório em ordem e funcionando conforme o esperado, alinhando-a com os seus objetivos.
Isso não é diferente nos escritórios de advocacia. É fundamental, nesse tipo de negócio, gerenciar não apenas os processos judiciais e os prazos, mas também as pessoas, as finanças, o marketing, o setor comercial e demais setores que constituem o escritório.
Ou seja, sem a devida atenção a todos esses aspectos o escritório encontrará dificuldades de crescimento e provavelmente terá um tempo de vida muito curto.
Qual é a diferença entre administrador e gestor?
Muitos podem acreditar que gestão e administração são sinônimos. Embora contem com muitas semelhanças e intersecções, é possível diferenciá-las.
A saber, a administração engloba funções de planejamento, liderança, controle e decisões. Desse modo, as técnicas e os conhecimentos administrativos são utilizados nos aspectos técnicos.
Ela é essencial para toda o escritório, mas pode focar mais em processos determinados ou um departamento específico.
Por outro lado, a gestão consiste em gerenciar e estimular. Isto é, ela busca cumprir os objetivos pré-estabelecidos em uma organização e para isso deve deter uma visão realista do negócio para obter os resultados esperados.
Nesse sentido, a gestão está mais ligada ao acompanhamento de metas e análises, dentre outros aspectos.
Quais são os tipos de gestão?
A gestão pode tomar formas diferenciadas e cuidar de setores distintos dentro de uma companhia. Veja abaixo os tipos de gestão mais comuns e que precisam ser conhecidas por todo gestor e dono do escritório caso desejem impulsionar o crescimento do seu negócio.
1. Gestão de escritórios com foco empresarial
A gestão empresarial envolve análise, administração e coordenação de processos, pessoas e demais questões do cotidiano empresarial. Em outras palavras, ela é a mais “geral” de todas, englobando todos os outros tipos de gestão.
Essa modalidade exige do gestor capacidade de liderança, organização, comunicação e pensamento estratégico.
2. Gestão de escritórios com foco no financeiro
A gestão financeira tem como foco o gerenciamento de processos ligados às finanças do negócio, como fluxo de caixa, investimentos, orçamento, despesas, transações financeiras, dentre outras.
Nesse tipo de gerenciamento, primordialmente o responsável precisa avaliar as receitas e as despesas para planejar um controle eficiente delas, possibilitando um crescimento financeiramente saudável da companhia ao longo do tempo.
3. Gestão de escritórios com foco em pessoas
A gestão de pessoas é essencial para o sucesso de um escritório. Afinal, em última instância, são elas que fazem um negócio ser bem sucedido ou não. Nesse tipo de gestão, é fundamental ter uma visão que permita a montagem de uma boa equipe de colaboradores com habilidades e perfis alinhados com a organização.
Gerir pessoas também envolve saber delegar tarefas e dar poder e autonomia aos trabalhadores para que eles tomem suas próprias decisões.
4. Gestão de escritórios com foco comercial
A gestão comercial ou de vendas está muito relacionada à área de marketing de uma companhia. Quando bem feita é capaz de desenvolver estratégias para aproximar o cliente da marca e se realizada de forma alinhada com as metas do marketing consegue atrair mais oportunidades para a companhia.
Sobre a importância do setor comercial em escritórios de advocacia, confira esse artigo em que listamos diversas dicas para sua implementação:
5. Gestão de escritórios com foco no tempo
A gestão de tempo tem como intuito controlar as tarefas atribuídas aos colaboradores e avaliar a produtividade deles. Ou seja, o objetivo é verificar se eles conseguem atingir bons resultados em um tempo hábil.
Ela contribui para evitar desperdícios de tempo, aumentando a produtividade de todos e aprimorando o tempo de entrega de atividades. dessa forma, ela deve estar alinhada com a gestão de pessoas.
A saber, uma estratégia que vem sendo muito utilizada na gestão de tempo é a pontuação por tarefas. Com ela é possível delegar funções aos colaboradores sem gerar sobrecarga de trabalho e garantindo a alta produtividade da equipe.
6. Gestão de escritórios com foco em processos
A gestão de processos tem o escopo de analisar as atividades e os processos internos que ocorrem no escritório, desde o início até a sua finalização.
Para isso o responsável deve entender todos os procedimentos da companhia e saber estruturá-los de modo a melhorar a rotina dos colaboradores e a eficiência da companhia.
Dessa forma, é possível otimizar o tempo, economizar recursos e diminuir os prazos de entrega, reduzindo o desperdício e o retrabalho.
7. Gestão de escritórios com foco no marketing
A gestão de marketing é fundamental para todo tipo de negócio, independente do setor de atuação ou do tamanho do escritório. Esse gerenciamento é responsável pelas pesquisas de público-alvo e do desenvolvimento dos melhores métodos para impactá-lo.
Ou seja, o setor de marketing é responsável pelas estratégias para atrair clientes, aumentar a visibilidade da escritório e da relação cliente-companhia.
8. Gestão de escritórios com foco em projetos
A gestão de projetos cuida de planos e ações que serão implementadas em um escritório. Tendo em vista que é daí que nascerão os e que eles precisam ser gerenciados para serem corretamente aplicados.
O gestor de projetos, a partir dos objetivos traçados e dos recursos disponíveis, elabora as etapas e os encarregados para implementar o que o escritório almeja.
Pensando na realidade dos escritórios de advocacia foi desenvolvida a gestão jurídica, que leva em conta as especificidades dessa área e busca as melhores possibilidades para lidar com elas.
Aproveite para entender sobre esse tema vendo o vídeo abaixo:
O que é necessário em um escritório?
Ter uma gestão bem estruturada em uma companhia é primordial. Ou seja, considere-a obrigatória. Demonstrar alguns benefícios dela pode contribuir para um melhor entendimento de sua importância. Veja abaixo!
1. Melhora a organização da companhia
Uma gestão eficiente melhora a otimização da companhia inteira. Desse modo, o ambiente de trabalho se mantém em ordem, permitindo aos colaboradores compreenderem melhor suas funções dentro do escritório.
Isso se dá por ficar mais claro a todos como se organizam os processos da companhia e quais suas responsabilidade e funções nesse quadro.
2. Reduz custos e equívocos
A gestão evita desperdícios de tempo e recursos financeiros, pois permite uma visão clara do que é preciso fazer e quais os materiais necessários para cada ação.
3. Melhora a produtividade
Com uma gestão bem realizada a produtividade do escritório melhora de forma significativa, pois ela é capaz de aprimorar processos e oferecer ferramentas que melhoram a rotina empresarial. De fato, gestões que focam mais no resultado do que nas horas trabalhadas têm conseguido aumentar consideravelmente os resultados da companhia.
4. Possibilita ter uma visão futura dos resultados
Um gerenciamento de processos eficiente permite analisar resultados, identificar os erros e acertos da companhia e avaliar o que precisa ser feito para alcançar as metas estabelecidas.
Ou seja, um gestor que realiza um acompanhamento eficiente consegue fazer previsões mais concretas sobre o futuro e traçar metas para manter o escritório no caminho desejado.
5. Auxilia a tomada de decisões
Uma gestão bem feita auxilia na tomada de decisões futuras, visto que permite analisar dados do que ocorre no presente e comparar com o passado. A saber, isso é facilitado com a utilização de estratégias de business intelligence (BI).
Com essas técnicas é possível tomar decisões concretas e evitar as suposições. Uma gestão alinhada ao BI será essencial para o sucesso do seu escritório ou escritório em pouco tempo, visto que é um das principais tendências atualmente. Por isso, uma das habilidades mais importantes em gestores deve ser a capacidade de rápida adaptação.
Confira também:
- Jurimetria small data – business intelligence – os dados do seu escritório
- Como a inteligência de negócios se tornou uma aliada de escritórios de advocacia
6. Melhora a qualidade do trabalho
O trabalho dos colaboradores se torna mais eficiente. Uma boa gestão deve melhorar a qualidade das condições de trabalho, bem como aprimorar a forma que os profissionais atuam dentro do escritório.
7. Aumenta a competitividade no mercado
Um gerenciamento eficiente é capaz de aumentar a competitividade da companhia no mercado. Isso porque a gestão permite manter o escritório forte e bem posicionada perante a concorrência.
Quais são as metodologias de gestão?
Existem diversas metodologias de gestão que vêm sendo aprimoradas com o tempo, auxiliando o escritório a gerenciar sua rotina de forma eficaz. Elas são aplicadas conforme o modelo de negócio e as necessidades de cada organização.
As metodologias podem ser muito diferentes entre si e existem diversas delas. Veja abaixo algumas das mais conhecidas.
1. PDCA
O PDCA (Plan – Do – Check – Act) é uma metodologia de solução de problemas desenvolvida após a Primeira Guerra Mundial por William Edwards Deming.
Seu intuito é fazer com que o gestor planeje modificações, execute suas alternativas, realize testes e adapte a proposta para repetir os resultados positivos ou melhorar os negativos.
2. Metodologias ágeis
Empresas de TI costumam adotar essas metodologias. Atualmente, elas são muito difundidas em diversos nichos. O objetivo delas é modificar a abordagem dos processos por uma mais interativa e dinâmica.
Assim, as etapas são realizadas e aplicadas. Após estarem em funcionamento, vão sendo melhoradas para que o resultado pretendido seja atingido.
3. GDP
O Gerenciamento pelas diretrizes (GDP) pode ser interessante para mapear aspectos que impactam nos resultados e sobrevivência da organização. Essa metodologia proporciona uma visão estratégica e se baseia em análises prévias para verificar processos internos em andamento. Ela pode auxiliar no aprimoramento de processos e projetos.
4. DMAIC
O DMAIC é uma estratégia que permite visualizar as etapas de projetos buscando melhorá-los. Essa alternativa pode ser útil para guiar a equipe de gestão na procura por soluções e melhorar o que foi implantado.
Quais são as áreas de gestão?
Além dos tipos de gestão e das metodologias que podem ser adotadas, os escritórios podem considerar modelos distintos de gestão. Existem muitos modelos de gestão e é preciso considerar qual atenda melhor as características do seu negócio.
Veja abaixo alguns dos modelos mais conhecidos.
1. Gestão democrática
A gestão democrática é aquela em que todos os colaboradores podem participar dos processos de tomada de decisão, contribuindo com sugestões sobre o que deve ser feito ou não.
Esse modelo fomenta o engajamento e uma maior participação de todos. O líder deve saber se comunicar muito bem, gerenciar as pessoas e lidar com conflitos, visto que visões divergentes podem gerar atritos, prejudicando o clima organizacional das equipes.
2. Gestão centralizadora
É o oposto da anterior. Nesse modelo, as decisões se concentram exclusivamente no líder. Desse modo, há pouco espaço para os liderados mostrarem seus pontos de vista, o que pode ser prejudicial para a inovação e a criatividade.
Embora seja um modelo antiquado e considerado ultrapassado para muitos, ele ainda é bastante utilizado.
O que é necessário em um escritório?
Escritórios de advocacia não podem ser vistos como meros estabelecimentos de prestação de serviços. Pelo contrário, são escritórios com suas particularidades próprias e complexidades compartilhadas com outros tipos de organizações.
Ou seja, escritórios possuem processos internos, pessoas para serem gerenciadas, setores que precisam de controle e tarefas que precisam ser realizadaspara que o negócio continue funcionando de forma eficiente.
Logo, erra aquele que pensa que o que deve ser gerenciado são apenas os processos judiciais e os prazos processuais.
É primordial que líderes de escritórios tratem seus estabelecimentos como empresas e tenham uma visão de negócios. Desse modo, é possível aprimorá-lo e torná-lo escalável e lucrativo, bem como competitivo e forte no mercado.
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
Ao longo do texto, você conseguiu ter uma visão geral sobre a gestão e a sua importância, sem necessariamente focar nos escritórios de advocacia. Também ficou evidente o que foi dito se aplica a qualquer tipo de negócio, inclusive o jurídico.
A gestão do escritório de advocacia é primordial se o profissional deseja que seu negócio continue funcionando de forma robusta e lucrativa. Do contrário, o tempo de vida do seu escritório será ínfimo, visto que não há como qualquer negócio sobreviver sem um gerenciamento eficaz.
Por isso é fundamental ter essa questão em destaque desde o início do planejamento do escritório. Diversas são as habilidades que podem e devem ser aprendidas. Além disso, é possível delegar a gestão de diversos setores para um profissional mais qualificado, se for o caso.
Ninguém consegue fazer tudo sozinho. Para ter bons resultados e um negócio de sucesso, é essencial contar com a colaboração de outras pessoas capacitadas.
Quais as funções da controladoria jurídica?
Como os escritórios de advocacia são um tipo de negócio repleto de especificidades e com necessidades únicas, é necessidade ter uma controladoria especializada. Dessa forma, a controladoria jurídica é indispensável para a gestão do escritório.
Esse setor tem funções de controle e auxilia na gestão do escritório como um todo. Suas atividades são focadas principalmente em funções operacionais e técnicas, essenciais para o andamento e organização de um escritório.
Atualmente não é possível pensar no crescimento de um escritório ou m torná-lo competitivo e produtivo sem a implementação de uma controladoria jurídica robusta.
A controladoria jurídica é fundamental para a organização do negócio e sua gestão. Com ela é possível otimizar a produtividade e os resultados do seu escritório sem que para isso seja necessário gerar sobrecarga de trabalho para os colaboradores.
Para entender mais sobre a importância desse setor, veja os conteúdos abaixo:
- Controladoria jurídica para contencioso de massa
- Como implementar a controladoria jurídica remotamente?
Qual a importância da gestão de dados?
A gestão do escritório de advocacia precisa ser baseada em dados. Empresas, no geral, geram uma quantidade massiva de dados que devem ser interpretados para entregar melhorias para o negócio.
Os dados, quando transformados em informações, contribuem para a tomada de decisões embasadas e concretas. Nada pode ser decidido no mero “achismo”.
Como é possível tomar decisões que realmente trazem benefícios para o escritório quando não se tem noção da situação atual do negócio ou do que ocorreu anteriormente?
Justamente por isso que a advocacia baseada em dados é fundamental. É nesse momento que entra o BI, uma série de estratégias que permitem uma análise eficiente desses dados para auxiliar na tomada de decisões no escritório.
Veja também: Como a gestão digital é decisiva na produtividade do escritório
O que são softwares jurídicos?
Hoje em dia é praticamente impossível fazer o gerenciamento de um escritório de advocacia sem o auxílio da tecnologia. Sinto informa, mas escritórios que resistem às inovações tecnológicas estão com os dias contados.
A gestão do escritório pode ser muito complexa. Existem diversas tarefas que, se feitas manualmente, estão sujeitas a erros. Os softwares jurídicos são peça-chave nesse quesito, pois são capazes de realizar divers dessas tarefas, otimizando o uso do tempo e a produtividade de sua equipe.
Entre tantas opções a ADVBOX se mostra o software jurídico mais completo do mercado. Através da ADVBOX é possível realizar a gestão financeira, de pessoas, dos prazos e processos judiciais, analisar a produtividade dos colaboradores, estruturar estratégias de marketing, administrar a carteira de clientes e mais um número ilimitado de possibilidades.
Além disso, a ADVBOX garantem a eficiência da sua gestão através das suas ferramentas tecnológicas. É o caso do sistema de pontuação por tarefas (Taskscore) que põe o foco na produtividade dos colaboradores, permitindo um gerenciamento que forneça mais autonomia e liberdade.
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