Atualmente, é impossível ignorar a relevância de ferramentas digitais para melhorar a comunicação e a eficiência no ambiente de trabalho.
No setor jurídico, isso não é diferente. O WhatsApp Business para advogados se destaca como uma das soluções para otimizar o contato com clientes e organizar as demandas do escritório de forma ágil.
Além de ser a plataforma de mensagens mais utilizada no Brasil, o WhatsApp Business oferece funcionalidades exclusivas que facilitam a rotina dos advogados, melhorando o atendimento e a gestão dos clientes.
Como posso divulgar meu trabalho de advogado?
A divulgação dos serviços advocatícios deve ser realizada com cautela, sempre respeitando o Código de Ética da OAB. A Ordem dos Advogados do Brasil permite que advogados promovam seus serviços de forma limitada e ética, sem apelar para a mercantilização da profissão.
Isso significa que é possível divulgar seus serviços, contanto que a publicidade não seja invasiva, massiva ou abusiva, como em malas diretas ou spams.
Apesar das restrições, existem diversas formas de promover o trabalho de um advogado de maneira ética e eficaz, sendo o WhatsApp uma das ferramentas nessa estratégia. Além disso, redes sociais, blogs jurídicos e e-mails podem ser utilizadas para atrair novos clientes e fortalecer a presença online.
Ao divulgar o trabalho, mantenha a formalidade e a discrição, evitando propaganda exagerada ou ofertas comerciais. Os advogados podem utilizar as ferramentas para se comunicar com clientes de maneira profissional, sempre focando na educação do público e no compartilhamento de conteúdos informativos.
Advogado pode oferecer serviços por WhatsApp?
Não, os advogados não podem oferecer serviços pelo WhatsApp devido a algumas restrições impostas pela OAB. O aplicativo deve ser utilizado principalmente para comunicação e esclarecimentos, e não para consultorias jurídicas gratuitas ou publicidade.
Dessa forma, o WhatsApp Business para advogados oferece uma oportunidade para gerenciar o relacionamento com clientes. No entanto, o advogado deve ter cuidado ao oferecer seus serviços por meio do aplicativo. Segundo o Código de Ética da OAB, é proibido oferecer consultoria jurídica gratuita pelo WhatsApp ou qualquer outra plataforma digital.
Além disso, o uso de propaganda explícita, como anúncios de serviços com descontos ou promoção de pacotes jurídicos, é terminantemente proibido. A plataforma deve ser utilizada como um canal de comunicação, organização e atendimento, e não como uma ferramenta para práticas mercantilistas.
Quais as regras éticas da OAB para WhatsApp?
O uso do WhatsApp para advogados é permitido, mas deve seguir rigorosamente o Código de Ética da OAB, que proíbe consultoria gratuita, propaganda invasiva e mercantilização dos serviços jurídicos.
A OAB tem regras específicas para o uso de aplicativos de mensagens como o WhatsApp Business para advogados. Entre as principais diretrizes estão a proibição de oferecer consultoria gratuita por meio do aplicativo e a proibição do uso de publicidade que caracterize a mercantilização da profissão.
Isso inclui enviar mensagens em massa com promoções de serviços jurídicos ou descontos em processos.
Portanto, o advogado deve usar o WhatsApp de forma discreta e ética, focando no atendimento de dúvidas gerais e no agendamento de consultas presenciais ou online para discussões mais aprofundadas.
Quais as versões do WhatsApp?
O WhatsApp oferece três versões principais: o WhatsApp Messenger, o WhatsApp Business e o WhatsApp Business API, cada uma com funcionalidades voltadas para públicos diferentes. Para advogados, o WhatsApp Business é o mais recomendado, por oferecer recursos voltados para o atendimento profissional.
Cada versão do WhatsApp possui funcionalidades específicas, e é importante que advogados escolham a versão que melhor atenda às suas necessidades. Veja as características de cada uma abaixo.
WhatsApp Messenger
O WhatsApp Messenger é a versão mais comum do aplicativo, amplamente utilizada por usuários em geral para comunicações pessoais.
Embora muitos advogados utilizem o WhatsApp Messenger para conversar com seus clientes, essa versão do aplicativo não oferece funcionalidades específicas para o gerenciamento de contatos ou automação de mensagens.
Para advogados que desejam um atendimento mais organizado e profissional, o uso do WhatsApp Business é altamente recomendado, uma vez que essa versão oferece ferramentas mais robustas para negócios.
WhatsApp Business
O WhatsApp Business é uma versão voltada para pequenas e médias empresas, oferecendo recursos como perfil comercial, respostas automáticas e organização de contatos.
Essa versão é a mais indicada para advogados que buscam uma forma mais profissional de se comunicar com seus clientes. Além de permitir a criação de um perfil comercial com informações detalhadas sobre o escritório, o WhatsApp Business oferece funcionalidades como etiquetas para organização de clientes, mensagens automáticas e agendamento de respostas.
Esses recursos otimizam o tempo do advogado, permitindo que ele foque em atividades mais importantes enquanto mantém um bom relacionamento com os clientes.
WhatsApp Business API
A API do WhatsApp Business é voltada para grandes empresas que necessitam de automação avançada e integração com sistemas de gestão de clientes.
Embora a WhatsApp Business API seja mais adequada para grandes escritórios de advocacia ou empresas com alto volume de comunicação, ela permite a automação e o envio de mensagens em massa de maneira regulamentada.
No entanto, para a maioria dos advogados individuais ou escritórios menores, o WhatsApp Business tradicional já oferece recursos suficientes para melhorar o atendimento e a comunicação.
Quais os recursos do WhatsApp Business para advogados?
O WhatsApp Business para advogados oferece diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia do escritório. Entre os principais recursos estão o perfil comercial, mensagens automáticas, etiquetas para organização de contatos e estatísticas de mensagens.
Assim, esses recursos ajudam a melhorar o atendimento e a manter uma comunicação profissional com os clientes. A seguir, entenda como cada um funciona.
Perfil comercial e localização
O perfil comercial permite que o advogado adicione informações importantes sobre seu escritório, como nome, e-mail, site, telefone e localização.
Dessa forma, um dos maiores benefícios do WhatsApp Business é a criação de um perfil comercial que facilita a apresentação profissional do escritório.
Além de informações básicas, como nome e descrição dos serviços, o advogado pode adicionar sua localização, o que é especialmente útil para facilitar o contato presencial quando necessário. Isso passa uma imagem mais profissional e aumenta a confiança dos clientes no serviço oferecido.
Mensagem de ausência e saudação
As mensagens de ausência e saudação automáticas ajudam a manter o cliente informado quando o advogado está indisponível ou fora do horário de atendimento.
Assim, a mensagem de ausência permite que o advogado informe seus clientes sobre os horários em que não estará disponível, como fora do expediente ou durante compromissos profissionais.
Já a mensagem de saudação é enviada automaticamente para novos contatos, servindo como uma recepção formal e informando sobre como o cliente pode proceder para agendar uma consulta ou obter mais informações.
Mensagens automáticas
A automação no atendimento traz diversos benefícios e as mensagens automáticas agilizam o processo de comunicação, permitindo que o advogado responda rapidamente a perguntas comuns ou agende respostas automáticas para casos específicos.
O WhatsApp Business oferece a possibilidade de configurar respostas automáticas para perguntas frequentes.
Por exemplo, o advogado pode automatizar respostas sobre horário de atendimento, serviços oferecidos ou como proceder para agendar uma consulta. Isso economiza tempo e garante que o cliente sempre receba uma resposta imediata, mesmo quando o advogado está ocupado.
Etiquetas para mensagens
As etiquetas são uma das funcionalidades mais úteis do WhatsApp Business, permitindo organizar os contatos por categorias, como “novos clientes”, “consultas agendadas” ou “processos em andamento”.
Essa funcionalidade é especialmente útil para advogados que lidam com vários clientes simultaneamente. Ao categorizar as conversas com etiquetas, o advogado pode facilmente encontrar e priorizar atendimentos, garantindo que nenhum cliente seja esquecido ou perder um prazo importante. Assim, as etiquetas ajudam a manter o escritório organizado.
WhatsApp Business Search
A ferramenta de busca do WhatsApp Business permite que o advogado encontre rapidamente conversas ou contatos específicos, facilitando a gestão de várias demandas ao mesmo tempo.
Com a funcionalidade de busca, o advogado pode localizar rapidamente conversas importantes ou mensagens específicas, sem precisar perder tempo navegando por várias conversas.
Isso é extremamente útil ao se tratar de um escritório com muitos clientes, onde cada segundo conta para manter a produtividade alta.
Enquetes
As enquetes são uma ferramenta para obter feedback rápido dos clientes ou coletar informações relevantes de forma simples e eficiente.
O WhatsApp Business agora permite que advogados utilizem enquetes para fazer perguntas diretas aos clientes, facilitando o processo de coleta de informações e melhorando a comunicação.
Por exemplo, advogados podem usar enquetes para obter um feedback rápido sobre o andamento de um processo ou para decidir qual horário é melhor para uma reunião.
Conferir estatísticas das mensagens
Por fim, as estatísticas das mensagens auxiliam o advogado a monitorar o desempenho do atendimento, mostrando o número de mensagens enviadas, lidas e recebidas.
Dessa forma, essa funcionalidade permite que advogados acompanhem o desempenho de sua comunicação com os clientes. Com esses dados, é possível identificar padrões de atendimento e ajustar a estratégia de comunicação para melhorar a eficiência.
Por exemplo, se muitas mensagens estão sendo ignoradas, pode ser necessário revisar o conteúdo das respostas automáticas ou ajustar os horários de atendimento.
Quais os benefícios do WhatsApp Business para advogados?
O uso do WhatsApp Business para advogados oferece inúmeros benefícios, incluindo maior organização, facilidade no atendimento, e digitalização do escritório. Dessa forma, ao utilizar essa ferramenta, os advogados podem otimizar o relacionamento com os clientes, responder mais rapidamente e aumentar a confiança no serviço oferecido.
- Digitalização do escritório: o WhatsApp Business permite que o advogado atenda clientes de qualquer lugar. Além disso, facilita o contato com clientes que preferem o atendimento remoto.
- Facilidade no atendimento: o WhatsApp Business agiliza a comunicação e permite que os advogados respondam rapidamente a dúvidas e consultas, melhorando a experiência do cliente.
- Organização de contatos e conversas: o uso de etiquetas e outras ferramentas de organização do WhatsApp Business ajuda os advogados a manter todas as conversas e demandas bem organizadas.
- Mensagens automáticas: as mensagens automáticas permitem que o advogado responda instantaneamente a perguntas comuns, sem precisar ficar online o tempo todo.
- Imagem profissional: ao utilizar um perfil comercial no WhatsApp, o advogado passa uma imagem mais profissional para seus clientes, aumentando a confiança e credibilidade.
- Flexibilidade no atendimento: o WhatsApp Business pode ser utilizado tanto no celular quanto no desktop, permitindo que o advogado tenha mais flexibilidade no atendimento e na gestão de seu tempo.
Como configurar o WhatsApp Business para advogado?
Para configurar o WhatsApp Business para advogados, basta seguir alguns passos simples: baixe o aplicativo, registre um número exclusivo para o escritório e configure o perfil com informações comerciais. A seguir, veja como configurar corretamente e aproveitar ao máximo os recursos do aplicativo.
1. Baixar o aplicativo
O primeiro passo é baixar o WhatsApp Business na loja de aplicativos do seu celular (Google Play ou App Store). Certifique-se de que está baixando a versão “Business”, que oferece funcionalidades específicas para empresas e escritórios.
Após o download, será solicitado a registrar um número de telefone. É altamente recomendado que advogados usem um número de telefone exclusivo para o escritório, ou seja, não deve ser o mesmo usado para fins pessoais. Dessa forma, garante que as comunicações pessoais e profissionais fiquem separadas, facilitando a gestão do dia a dia e evita confusões.
2. Configurar o perfil comercial
Com o número registrado, é hora de configurar o perfil comercial. Essa etapa funciona como um “cartão de visitas” virtual do escritório, é aqui que você deve garantir que os clientes tenham todas as informações necessárias para entrar em contato.
Para isso, na configuração do perfil, insira todas as informações como:
- Nome do escritório ou advogado: escolha um nome que seja facilmente identificável e transmita profissionalismo.
- Descrição do negócio: informe o tipo de advocacia que você pratica, como Direito civil, trabalhista, penal, etc., para os clientes saberem qual é a sua especialidade.
- Endereço do escritório: facilita para clientes que desejam agendar visitas presenciais ou verificar sua localização.
- E-mail e site: adicione o e-mail oficial do escritório e, se tiver, o link do site para os clientes poderem acessar mais informações e serviços.
- Horário de funcionamento: defina seus horários de atendimento, assim os clientes sabem quando podem esperar respostas e agendamentos.
Esses detalhes são essenciais para os clientes terem fácil acesso ao seu escritório, além de passar uma imagem mais profissional e confiável. Além disso, facilita o contato, evitando que os clientes precisem fazer perguntas básicas sobre o funcionamento do escritório.
3. Definir horários de atendimento
Definir claramente os horários de atendimento no WhatsApp Business ajuda a gerenciar as expectativas dos clientes. Ao configurar essa função, você evita que clientes enviem mensagens fora do expediente esperando uma resposta imediata.
Além disso, configure a mensagem de ausência para informar quando estará disponível novamente.
Para isso, no menu de configurações, você pode definir um horário fixo de funcionamento, como, por exemplo, de segunda a sexta, das 9h às 18h. Fora desse período, você pode ativar uma mensagem de ausência automática.
Por exemplo: “Obrigado por entrar em contato. Nosso escritório está fechado no momento. Retornaremos sua mensagem no próximo dia útil.” Isso mantém o cliente informado e evita que ele se sinta ignorado, o que pode ajudar a manter uma boa relação e confiança no serviço.
4. Configurar mensagens automáticas
As mensagens automáticas auxiliam a manter a comunicação fluida. Configure saudações para novos clientes e respostas automáticas para perguntas comuns, como informações sobre serviços ou horários de funcionamento. Isso garante que os clientes recebam respostas imediatas e ajuda a otimizar seu tempo de atendimento.
Existem diferentes tipos de mensagens automáticas que você pode configurar, como veremos a seguir.
Mensagem de saudação
Essa mensagem é enviada automaticamente toda vez que um novo cliente entra em contato ou após um longo período sem interação. Por exemplo, pode configurar uma saudação como: “Olá! Obrigado por entrar em contato com o escritório de advocacia [nome do escritório]. Estamos aqui para te ajudar. Como podemos auxiliá-lo?”
Mensagem de ausência
Quando você está fora do horário de atendimento, o WhatsApp enviará automaticamente uma mensagem explicando que você retornará o contato no próximo dia útil. Isso pode ser personalizado conforme suas preferências, como: “No momento estamos fora do escritório, mas retornaremos sua mensagem o mais breve possível. Obrigado pela compreensão.”
Respostas rápidas
São úteis para perguntas frequentes, como horários, serviços ou formas de pagamento. Você pode criar atalhos para essas respostas, como digitar “/horário” e enviar automaticamente uma mensagem que explique seu horário de funcionamento. Isso reduz significativamente o tempo gasto em respostas repetitivas.
Contudo, as mensagens automáticas garantem um atendimento eficiente e deixam os clientes informados, mesmo quando você não está disponível. Para configurá-las, basta acessar o menu de “Ferramentas Comerciais” no WhatsApp Business e selecionar a opção de mensagens automáticas.
5. Organizar conversas com etiquetas
Gerenciar várias conversas simultaneamente pode ser desafiador, especialmente para advogados que lidam com vários casos ao mesmo tempo.
Felizmente, o WhatsApp Business permite organizar os contatos e conversas com etiquetas, que funcionam como categorias ou marcadores que você pode aplicar a diferentes clientes e situações.
As etiquetas podem ser personalizadas conforme suas necessidades. A seguir, estão algumas sugestões úteis para advogados:
- Novo cliente: para pessoas que entraram em contato pela primeira vez.
- Consulta agendada: para clientes que já marcaram uma reunião ou consulta.
- Processo em andamento: clientes que estão no meio de um caso jurídico.
- Documentos pendentes: para casos onde você está aguardando a entrega de documentação ou algum dado específico.
- Pagamentos: identificar clientes que estão em dia ou com pendências financeiras.
Dessa forma, além de organizar as conversas, as etiquetas facilitam priorizar os atendimentos e permitem que você acompanhe o status de cada cliente sem precisar abrir cada conversa individualmente.
6. Monitorar estatísticas
A função de estatísticas permite que você monitore o desempenho do seu atendimento. Na seção “Ferramentas Comerciais”, você poderá acessar dados importantes sobre a quantidade de mensagens enviadas, recebidas, lidas e não lidas.
Essas estatísticas ajudam a entender a eficiência do seu atendimento e a identificar possíveis problemas, como:
- Mensagens não respondidas: se muitas mensagens estão sendo ignoradas, pode ser um sinal de que você precisa melhorar a organização ou ajustar as respostas automáticas.
- Tempo de resposta: ao analisar quantas mensagens são lidas rapidamente e quais demoram para ser respondidas, você pode otimizar seu tempo e melhorar o relacionamento com os clientes.
Além disso, as estatísticas permitem medir a satisfação do cliente. Responder rapidamente e de forma eficiente ajuda a construir uma imagem positiva do escritório, aumentando a confiança dos clientes em seu trabalho.
Como abordar um cliente pelo WhatsApp como advogado?
Para abordar um cliente pelo WhatsApp, o advogado deve ser direto, educado e profissional, explicando claramente o motivo do contato desde o início. É importante manter uma linguagem formal e respeitosa, além de seguir as normas da OAB, evitando oferecer consultoria gratuita ou enviar mensagens fora do horário de atendimento.
- Seja direto e educado: inicie a conversa explicando o motivo do contato de forma clara e objetiva.
- Respeite horários e privacidade: evite enviar mensagens fora do horário de atendimento ou sem a permissão do cliente.
- Cuidado com a consultoria gratuita: responda apenas dúvidas gerais e encaminhe consultas mais complexas para reuniões formais.
Perguntas frequentes
O uso do WhatsApp Business para advogados ainda levanta diversas dúvidas, especialmente em relação às normas de conduta impostas pela OAB e à melhor forma de utilizar o aplicativo de maneira ética e eficiente.
A seguir, respondemos algumas das perguntas mais comuns sobre o tema, para esclarecer como os advogados podem usar essa ferramenta no seu dia a dia sem infringir as regras éticas da profissão e, ao mesmo tempo, aproveitar seus benefícios.
A consulta jurídica pode ser feita por WhatsApp?
Sim, desde que seja devidamente contratada e registrada, o advogado pode realizar consultas pelo WhatsApp, sempre com cuidado para não ultrapassar os limites éticos.
Advogado pode cobrar consulta por WhatsApp?
Sim, o advogado pode cobrar por consultas realizadas via WhatsApp, desde que isso seja previamente acordado com o cliente.
Advogado pode utilizar listas de transmissão no WhatsApp?
Não, a OAB proíbe o uso de listas de transmissão para propaganda massiva ou publicidade direta. O uso de mala direta ou spam é considerado antiético.
Conclusão
Em suma, o WhatsApp Business para advogados é uma ferramenta indispensável para otimizar o atendimento, melhorar a comunicação e oferecer um serviço de qualidade aos clientes. Com os recursos certos, os advogados podem tornar seu escritório mais organizado e profissional.
No entanto, é essencial que a utilização dessa ferramenta siga as regras impostas pela OAB, evitando práticas antiéticas e garantindo que o relacionamento com os clientes seja sempre transparente e respeitoso.
Além disso, para garantir uma gestão completa e eficiente do seu escritório, é fundamental contar com um sistema que integre todas as áreas do negócio. E se você busca ainda mais eficiência, a ADVBOX é a solução ideal.
A ADVBOX é um software jurídico completo, que vai além do WhatsApp, oferecendo uma plataforma de gestão para centralizar todas as atividades do seu escritório em um único sistema.
Com recursos de automação, organização de processos, controle de prazos e gestão de equipe, a ADVBOX facilita o gerenciamento do seu escritório de forma eficiente e segura.
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