Como calcular produtividade no escritório de advocacia?

Como calcular produtividade no escritório de advocacia?

Você já se perguntou por que alguns profissionais ou escritórios parecem produzir muito mais com os mesmos recursos que outros? A resposta quase sempre passa por uma palavra-chave: produtividade. 

No entanto, saber como calcular a produtividade é tão importante quanto o ato em si, é onde passa a sair do achismo e entrar na estratégia. Ser produtivo não é só fazer mais em menos tempo, é entender o que realmente gera impacto e como medir isso de forma inteligente. 

Acompanhe no texto como fazer isso para melhorar o desempenho do escritório.

O que é produtividade?

Produtividade é uma métrica que mostra a relação entre o que se produz e os recursos utilizados para produzir, como tempo, pessoas, dinheiro ou ferramentas. 

No contexto jurídico, por exemplo, pode significar quantos processos um advogado consegue movimentar em um determinado período, ou quantas tarefas uma controladoria consegue validar por dia. Realizar mais entregas utilizando menos recursos é sinal de alto desempenho.

Qual a diferença entre produtividade e eficiência? 

A principal diferença é que produtividade mede quanto você entrega e eficiência mede como isso é feito. Isso porque a produtividade está ligada ao volume, por exemplo, quantos processos foram finalizados, quantas petições foram escritas, quantas tarefas foram concluídas.

Por outro lado, eficiência analisa o uso dos recursos, quanto tempo, esforço ou dinheiro foi necessário para fazer essas entregas. Alguém pode ser altamente produtivo, mas pouco funcional (entrega muito, mas com retrabalho ou alto custo). E o inverso também pode acontecer, quando se é eficiente, mas com pouco rendimento (faz com excelência, mas entrega pouco).

No cenário ideal, os dois caminham juntos. Alta produtividade com eficiência nos procedimentos, significa produzir mais, com qualidade, e utilizando bem o tempo e os recursos disponíveis.

O que não pode ser considerado produtividade?

Por mais que algumas pessoas confundam, trabalhar mais horas ou passar o dia todo produzindo não é considerado produtividade. Isso porque essas ações transmitem a sensação de “estar rendendo”, mas muitas vezes apenas mascaram a falta de planejamento, foco e gestão da rotina. Veja abaixo mais sobre isso:

“Produtividade é trabalhar mais horas”

Trabalhar mais horas não significa produzir mais. Na verdade, isso pode ser sinal de que algo está errado: excesso de atividades manuais, má delegação, ausência de processos ou falta de organização.

A produtividade está ligada ao impacto por hora trabalhada, não à quantidade de horas em si. Um profissional que resolve tudo o que importa em 6 horas tem mais resultado do que outro que leva 12 para fazer o mesmo, mesmo que esteja trabalhando metade do tempo.

“Produtividade é ficar a todo instante produzindo” 

A verdadeira produtividade envolve ritmo, foco e inteligência. Ela inclui pausas estratégicas, momentos para análise, planejamento e até descanso. Sem isso, o risco é cair no piloto automático, cometer erros e gerar retrabalho.

Um bom desempenho saudável é sustentável. Isso significa saber quando acelerar e quando parar, porque produzir sem parar até gera volume, mas dificilmente gera qualidade e constância.

Quais são os indicadores de produtividade?

Medir produtividade vai muito além de contar tarefas concluídas. Para ter uma visão real do desempenho, é necessário acompanhar indicadores que mostram quantidade, consistência e retorno. Leia mais sobre abaixo:

Capacidade de produção

Este é o parâmetro mais direto: quantas ações um profissional ou equipe consegue fazer dentro de um período específico. No jurídico, por exemplo, isso significa:

• Quantas petições foram finalizadas por semana;
• Quantas intimações foram tratadas pela controladoria;
• Quantas audiências ou atendimentos foram realizados.

No entanto, a capacidade de produção não analisa o nível de excelência do que foi realizado, por isso, precisa ser acompanhada de outros indicadores. Um alto volume sem ganho efetivo pode significar apenas correções constantes ou sobrecargas.

Nível de qualidade

Essa referência avalia se o que foi produzido atende aos padrões esperados, com o menor índice possível de erros, correções ou retrabalho. Alguns exemplos práticos:

• Percentual de atividades que não precisam de revisão;
• Número de petições devolvidas pela coordenação para ajustes;
• Satisfação do cliente interno ou externo com o serviço entregue.

Produtividade real combina volume com qualidade. Quando um time mantém alta performance com poucas correções ou refações, isso mostra maturidade e excelência.

Retorno sobre o investimento (ROI) 

Esse indicador mostra se o que está sendo feito gera retorno compatível com os recursos, a dedicação e esforço investidos. É onde rendimento e estratégia se encontram. Exemplos de ROI na prática:

• Um sistema que automatiza intimações libera a equipe para funções mais complexas. O ROI é o tempo e custo poupado com aumento de performance;
• Um advogado que fecha mais contratos ao usar um modelo de atendimento padronizado gera um ROI maior por hora trabalhada.

O ROI ajuda a decidir o que manter, melhorar ou abandonar. Afinal, fazer muito sem retorno é só desgaste disfarçado.

O que é medição de produtividade?  

Medição de produtividade é o processo de transformar esforço em números. É quando você deixa de “achar que está indo bem” para comprovar com dados o que está funcionando (ou não) dentro da rotina. Na prática, significa acompanhar indicadores claros que mostram:

• Quanto está sendo produzido;
• Com que frequência;
• Em quanto tempo;
• Com qual nível de excelência;
• E qual o impacto final disso para o negócio.

Por exemplo, se uma equipe jurídica movimenta 30 ações por semana, mas 40% dessas movimentações precisam ser refeitas, há uma falsa sensação de resultados. Sem medir, parece bom. Medindo, você enxerga o desperdício.

Como calcular produtividade e eficiência no escritório?

Um escritório pode ter 5 ou 100 funcionários, mas, para saber se ele está sendo eficiente como deveria, é necessário calcular a produtividade da equipe e do colaborador individualmente. Não se trata apenas de medir volume, mas de avaliar como o tempo e os recursos estão sendo usados para gerar resultados.

Vamos ver na prática:

Exemplo de como calcular a produtividade de um colaborador

Imagine que um advogado produziu 20 petições em 5 dias úteis.

A fórmula é simples: Produtividade = Total de entregas / Tempo

• Produtividade = 20 petições / 5 dias = 4 petições por dia

Agora, digamos que esse mesmo advogado teve que refazer 5 petições por erro ou baixa qualidade. A entrega “real” cai.

• Entregas efetivas = 15
• Produtividade ajustada = 15 petições úteis / 5 dias = 3 petições por dia

Isso mostra a importância de incluir qualidade e retrabalho na análise. Sem isso, você pode estar superestimando a performance.

Exemplo de como calcular a produtividade de uma equipe jurídica 

Agora pense em uma controladoria com 4 pessoas que, juntas, validaram 200 intimações em 1 semana (5 dias úteis).

• Produtividade da equipe = Total de entregas / (Número de pessoas × Dias)
• Produtividade = 200 / (4 × 5) = 10 intimações por pessoa/dia

Para analisar eficiência, você cruza esse dado com:

• Tempo médio por validação;
• Número de erros encontrados;
• Custo/hora de cada colaborador.

Se o time produziu muito, mas com alto índice de retrabalho ou demora excessiva por tarefa, a eficiência pode ser baixa, mesmo com boa performance.

Qual é a importância de calcular a produtividade?

A importância principal de calcular a produtividade é passar a enxergar com clareza o que está funcionando, onde estão os gargalos e onde vale a pena investir. Sem esse controle, decisões são tomadas no achismo, o que pode custar caro, principalmente em escritórios com alto volume de demandas e prazos críticos.

Veja os principais motivos pelos quais essa medição é indispensável:

Ajuda a entender o desempenho dos setores

Quando você acompanha o desempenho de forma segmentada por área, por time ou por função, começa a ver quem está entregando acima, dentro ou abaixo da média. Exemplos práticos:

• O time de atendimento está sobrecarregado e entregando menos?
• O contencioso está produzindo muito, mas com alto índice de retrabalho?
• A controladoria está validando as atividades dentro dos prazos?

Esses dados mostram o que antes era invisível. Você entende onde estão os pontos fortes e fracos e pode agir de forma precisa, sem penalizar quem está performando bem ou proteger ineficiências sem saber.

Contribui para corrigir falhas

Ao acompanhar os resultados com indicadores claros, você identifica:

• Tarefas que estão levando mais horas do que deveriam;
• Processos repetitivos que poderiam ser automatizados;
• Retrabalho causado por falta de padronização ou comunicação.

Com essas informações, a gestão para de correr atrás do prejuízo e começa a agir antes que os problemas virem crises. Em vez de só remediar atrasos ou corrigir erros depois que o cliente reclama, o escritório consegue ajustar o fluxo, treinar quem precisa e evitar que os mesmos problemas se repitam.

Ajuda a implementar melhorias 

Quando você sabe como cada parte do escritório está performando, consegue fazer mudanças com base em dados e não em suposições. Exemplos:

• Descobriu que a duração média de atendimento é alta? Hora de revisar o roteiro ou redistribuir a carga;
• Viu que a produtividade da equipe subiu após um treinamento? Pode replicar esse modelo para outras áreas;
• Notou que demandas simples estão demorando demais? Hora de padronizar ou delegar para outro perfil.

Medir o rendimento permite identificar exatamente onde o time está travando, onde há desperdício de tempo e o que realmente está gerando resultado. 

Como aumentar a produtividade da equipe?

Uma boa produtividade é consequência de estrutura, foco e boas decisões. No entanto, alguns fatores podem melhorar essa questão, como tecnologia, capacitação, boa comunicação e gestão de tarefas. Veja como na prática:

Invista em tecnologia

Escritórios modernos adotam sistemas de gestão, automações e até inteligência artificial para organizar, distribuir e acompanhar o trabalho em tempo real. Veja o que isso muda na prática:

• Automação de tarefas repetitivas (como distribuição de intimações ou agendamentos);
• Padronização de fluxos, o que reduz erros e retrabalho;
• Centralização da informação, facilitando o acesso de toda a equipe;
• Acompanhamento de prazos e desempenho com dados concretos.

Um exemplo claro é o uso de plataformas como ADVBOX, que não apenas organizam as tarefas, mas ainda permitem atribuir responsabilidades, monitorar prazos e aplicar o método Taskscore ou seja, produtividade com inteligência.

Invista em capacitação

Não adianta exigir resultados se os colaboradores não têm clareza do que estão fazendo ou como fazer melhor.

Treinamentos práticos, atualizações sobre mudanças na legislação, desenvolvimento de soft skills e capacitação em ferramentas são importantes.

Quanto mais preparada a equipe, menos dúvidas, menos erros e mais agilidade. Capacitar é investir em autonomia e qualidade do que é realizado.

Elimine processos inúteis

“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito” – Peter F. Drucker 

Todo escritório carrega etapas que existem “porque sempre foram assim”. Mas muitas vezes, são exatamente esses processos que consomem a jornada, travam fluxos e tiram o foco do principal. Exemplos:

• Conferências duplicadas;
• Aprovadores demais em demandas simples;
• Planilhas manuais que poderiam ser substituídas por sistemas.

Faça uma varredura no fluxo de trabalho. Se não agrega valor, simplifique ou elimine.

Saiba priorizar

O rendimento está diretamente ligado à capacidade de dizer “não” ou “depois” para o que não é urgente ou importante. Usar uma matriz de prioridades (como Eisenhower ou o próprio Taskscore) ajuda a:

• Entender o que é urgente de verdade;
• Evitar que tudo vire prioridade ao mesmo tempo;
• Focar no que traz mais impacto e ganhos.

Tenha sempre uma comunicação eficiente

Boa parte das falhas de produtividade vêm de ruídos internos, como informações mal passadas, atividades mal explicadas, decisões não compartilhadas. Garanta:

• Canais de comunicação claros (sem depender só de WhatsApp ou e-mails perdidos);
• Alinhamentos rápidos e objetivos;
• Um lugar centralizado onde todos possam acompanhar tarefas e prazos (como um sistema de gestão).

Não tem como uma demanda mal explicada ser feita ou êxito.

Adote a gestão por tarefas 

Ferramentas como o Taskscore ajudam a atribuir valor às tarefas e medir desempenho, levando em conta o peso, prazo e complexidade de cada entrega. Assim, é possível avaliar o desempenho de forma justa e inteligente. Na prática, essa gestão permite:

• Acompanhar o andamento das atividades em tempo real;
• Distribuir responsabilidades com mais clareza, evitando sobrecarga ou duplicidade;
• Mensurar a performance de forma objetiva, com base no que foi realmente feito e não nas horas trabalhadas.

Quando o time sabe exatamente o que precisa fazer, para quando e com qual prioridade, o resultado aparece com muito mais consistência e menos desgaste.

Conclusão

No fim das contas, não existe produtividade sem clareza. A objetividade sobre o que está sendo feito, por quem, com que prioridade e principalmente, com que impacto no resultado final.

Mensurar o que é feito é o primeiro passo para deixar de operar de qualquer jeito e começar a decidir com base em fatos. Isso vale tanto para um escritório pequeno quanto para uma operação complexa: quando você mede, você entende. Quando entende, consegue corrigir, ajustar, melhorar.

Produtividade é uma cultura que exige estrutura, ferramentas certas, times capacitados e uma gestão que sabe onde quer chegar.

Realizar esse cálculo pode parecer um desafio no início, mas os ganhos compensam: mais controle, menos desperdício e um time que sabe exatamente onde focar para gerar impacto.

E se você quer trazer mais produtividade real para o seu escritório, faça o teste gratuito da ADVBOX. Com o método Taskscore, gestão por tarefas e automações jurídicas inteligentes, você transforma esforço em resultado com dados, clareza e eficiência.