Cada vez mais a advocacia exige que os negócios jurídicos tenham organização, controle e produtividade. É nesse cenário que aparece a necessidade de fazer um controle de fluxo de trabalho.
Se você nunca ouviu falar sobre esse conceito, não se preocupe! Neste conteúdo vamos abordá-lo em detalhes e tirar todas as suas dúvidas.
Em resumo, acompanhar fluxos de trabalho faz parte de uma visão de gestão de negócios que é decisiva para que o seu escritório torne-se mais produtivo e focado na resolução das tarefas.
Sabe-se que um dos problemas mais graves registrados por escritórios de advocacia está relacionado à perda de processos, principalmente quando o assunto se conecta aos prazos.
Por essa razão, um controle de fluxo de trabalho é tão importante. Com um acompanhamento por parte das lideranças do escritório, torna-se mais efetivo o aumento de produtividade e, como consequência, as melhores entregas por parte da equipe.
O reflexo deste trabalho se dá em diversos pontos. O primeiro refere-se ao time interno, que sente-se valorizado ao perceber que suas entregas estão acontecendo e sendo reconhecidas.
O segundo ponto se conecta à experiência do cliente. Imagine que as pessoas que contratam o seu escritório são impactadas negativamente por prazos que se perdem, como no exemplo do início deste texto.
Se esse problema é eliminado a partir da organização, a percepção de valor do escritório muda completamente.
É por isso que esse texto foi produzido pensando em auxiliar você, que é líder de um negócio na área jurídica, a colocar em prática um controle de fluxo de trabalho.
Tome nota das nossas dicas e comece agora mesmo uma verdadeira revolução na produtividade do escritório.
Vamos juntos?
Como fazer o controle de fluxo de trabalho?
De maneira geral, o controle de fluxo de trabalho trata especificamente dos processos que vão conduzir a atuação de cada profissional dentro do escritório de advocacia.
Desenhar e estabelecer esses processos é imprescindível para o bom andamento do negócio. Isso porque eles vão conduzir a maneira pela qual cada advogado deve atuar.
Ter esses padrões vai auxiliar sempre que um novo integrante chegar à equipe. Afinal, ao criar os processos previamente, você reduz custos e tempo de treinamento das pessoas.
Ao chegarem ao time, elas precisarão estudar os fluxos de trabalho durante a sua recepção ao escritório. Dúvidas pontuais serão sanadas, mas o trabalho mais elaborado já estará pronto.
É muito importante que cada uma das etapas seja detalhada no processo de controle de fluxo de trabalho. Isso significa que você precisa descrever, com precisão, informações como:
- Quais as pessoas que são envolvidas em cada uma das etapas;
- Quem responde para cada uma das atividades descritas;
- Prazos e metas que devem ser alcançados.
Sobre esse último tópico, é importante destacar que o seu fluxo de trabalho deve estar totalmente conectado às metas e objetivos do escritório. E estas devem ser realistas e adequadas à realidade que o negócio vive.
Isso é importante porque, muitas vezes, metas que não estão conectadas com o que poderá ser entregue podem frustrar as equipes. E esse fato pode, de certa maneira, colocar em risco o andamento do controle de fluxo de trabalho na advocacia.
Importante! Se o seu escritório ainda não tem documentado os objetivos e não tem clareza a respeito deles, é essencial que esse planejamento aconteça de forma prioritária.
Ou seja, antes de criar fluxos de trabalho, aprove o planejamento geral do escritório de advocacia.
Quais são as etapas para otimizar um fluxo de trabalho?
Agora vamos para a parte prática! Colocar em ação o controle de fluxo de trabalho para o seu escritório de advocacia.
Essa tarefa é muito importante e é essencial que a comunicação seja o principal meio para transmissão dos conhecimentos. Afinal, todos os integrantes da equipe precisam estar conectados ao mesmo fluxo e não podem sobrar dúvidas a respeito dele.
Aliás, dependendo da estrutura do seu escritório de advocacia, essa tarefa pode ficar sob a responsabilidade do setor de controladoria.
De maneira geral, os profissionais que fazem parte da controladoria estão conectados a todas as áreas do negócio. E, dentro do controle de fluxo de trabalho, todos os profissionais – do atendimento ao financeiro – precisam ser contemplados.
Não existe uma regra para elaborar o fluxo de trabalho. Tudo vai depender das necessidades do escritório. O essencial é que ele seja colocado em prática e atenda às expectativas.
Afinal, é importante reforçar que a organização deve ser a base para a elaboração do fluxo. Como resultado final, espera-se alcançar resultados como:
- Reduzir erros e falhas em processos;
- Diminuir o desperdício de tempo das equipes;
- Aumentar a produtividade entre os profissionais;
- Ter mais transparência no fluxo de informações, sem concentrar decisões e atividades em uma única pessoa;
- Contar com mais cooperação do time;
- Crescer a percepção dos clientes com relação à organização do negócio.
Em resumo, esses são apenas alguns dos pontos elencados. No entanto, outros objetivos podem ser listados pela sua equipe. Mas lembre-se que estes devem também estar priorizados no planejamento geral do escritório.
O que são ferramentas de fluxo?
Para que o controle de fluxo de trabalho aconteça, ferramentas são essenciais. Inúmeras são as ferramentas tecnológicas que podem auxiliar no desenho dos fluxos.
Aliás, o início do trabalho pode se dar em ferramentas como o Miro, um sistema que permite a criação de fluxos de trabalho. A vantagem é que ele pode ser usado de maneira compartilhada.
No entanto, essa ferramenta vai ajudar no momento de esquematizar o processo. Para colocá-lo em prática, nossa recomendação é que você conte com um software jurídico que vai permitir a integração de todas as áreas do escritório.
De – quase – nada adianta você ter cada setor do seu negócio levando informações para ferramentas diferentes. Aliás, é essencial que as áreas se conversem em um mesmo sistema.
Em resumo, essa medida garante, principalmente, facilidade no controle de fluxo de trabalho e também na visualização das informações.
Imagine a sua vida como gestor do escritório tendo que abrir dois ou mais sistemas todos os dias para compreender se as informações estão sendo transmitidas de forma correta, cumprindo o fluxo de trabalho.
Essa atividade não seria em nada produtiva, além de causar problemas sérios com relação ao cruzamento de dados. No entanto, as chances de erros de análises são altíssimas nesses casos.
É por isso que contar com um software jurídico, desenvolvido especificamente para escritórios de advocacia, é essencial para que o seu controle de fluxo de trabalho dê certo.
Como criar um workflow de trabalho?
A resposta para essa pergunta é: tenha uma metodologia para a distribuição das tarefas. Por exemplo, clientes da ADVBOX contam com o TaskScore, um método exclusivo para divisão de tarefas.
Afinal, por meio dele os gestores e responsáveis pela controladoria do escritório fazem o controle do fluxo de trabalho em tempo real. As tarefas de cada um dos profissionais são cadastradas no sistema.
A partir do cadastro, cada advogado e membro da equipe sabe exatamente o que deve ser feito, considerando prioridade, prazos e urgências na demanda. As tarefas recebem pontuações específicas e estas podem ser utilizadas para reconhecer e premiar os profissionais.
Imagine que, a partir deste cenário, você como gestor não precisa se preocupar em acompanhar individualmente cada integrante da equipe.
As tarefas são distribuídas e a sua execução pode ser vista em tempo real. Ou seja, você só precisa acionar o advogado em caso de dúvidas ou se perceber que algum prazo pode não ser cumprido a tempo.
Além disso, como a metodologia inclui pontuação para cada tarefa, os profissionais podem receber prêmios a partir do acúmulo de pontos. Isso auxilia a gestão para o caso de premiar pessoas que estão cumprindo o fluxo de trabalho conforme o esperado.
Benefícios práticos do controle de fluxo de trabalho
O reflexo de aplicar uma metodologia como o TaskScore no controle de fluxo de trabalho permite que todo o planejamento do escritório seja acompanhado de maneira clara.
Dessa forma, você, como gestor, pode confirmar se tudo o que está sendo realizado está cumprindo o planejamento estabelecido pelo escritório.
Outro benefício está na percepção dos clientes. Com o acompanhamento tão próximo das demandas, os riscos de perder prazos ou enviar processos com erros reduzem significativamente.
Ou seja, todos os lados ganham com um controle de fluxo de trabalho adequado. No entanto, é essencial destacar que, assim como todos os processos, os fluxos também devem ser ajustados sempre que necessário.
O objetivo, como já mencionamos anteriormente, é que o controle de fluxo de trabalho acompanhe as necessidades e planejamento do negócio.
Aliás, para colocar em prática o fluxo de trabalho, o seu escritório de advocacia pode começar com a contratação da melhor ferramenta.
A ADVBOX oferece um teste gratuito durante 7 dias da ferramenta. Aproveite para incluir a tecnologia na organização de todo o seu escritório e entenda na prática os benefícios.
Com o software jurídico todas as áreas do negócio permanecem conectadas, facilitando e otimizando o dia a dia de todos os profissionais, com destaque para líderes, sócios e gestores.
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