Aqui na ADVBOX, acreditamos que algumas práticas são essenciais para estimular o advogado a transformar seu trabalho em algo mais prazeroso e menos estressante.
Vislumbramos possibilidades que até alguns anos atrás eram impensáveis, como poder trabalhar de uma praia paradisíaca ou aumentar a produtividade e mesmo assim ter tempo de sobra para a família. Ou, quem sabe, as duas coisas ao mesmo tempo.
Porém, não basta sonhar fora da caixa, é preciso pensar também. Para concretizar essas expectativas, só praticando a advocacia de uma maneira diferente é possível desfrutar de uma rotina diferente.
O primeiro grande passo, e talvez mais importante para ocorrer a transformação da estrutura da advocacia, é a setorização das funções do escritório através da fragmentação do serviço jurídico. Nela, um processo não “pertence” a um único advogado.
Em uma lógica de “propriedade” de processos, todo o trabalho será seu e você precisará de incontáveis processos para alcançar o padrão de vida sonhado, além de provavelmente não poder desfrutar dele, pois estará ocupado demais dando conta dos processos “só seus”.
Após dividir o trabalho em setores entre a equipe, é importante buscar soluções criativas para melhorar o fluxo de cada área de trabalho dentro do escritório. Após esses fluxos, busca-se entender onde estão as dificuldades e, a partir deles, solucionar os problemas.
Essa é uma das principais estratégias utilizadas por nossos clientes para pensar diferente.
Sugerimos alguns setores que consideramos mais importantes para o desenvolvimento de uma nova advocacia.
1. Marketing
O marketing não é só propaganda. Ele passa pelo percentual de cobrança de honorários, formas de atendimento aos clientes, alcance geográfico desse atendimento, definição dos tipos de ações que o seu escritório irá atender e, claro, a comunicação do seu escritório.
Importante: As estratégias de comunicação devem estar de acordo com a missão, visão e valores do seu escritório e não descumprir o código de ética da OAB.
2. Fechamento
Ter pessoas responsáveis e especializadas no fechamento dos contratos é fundamental. São pessoas com um perfil comunicativo e empático. Elas devem compreender o caso com profundidade e propor soluções adequadas para o cliente, sempre falando em uma linguagem compreensível.
Importante: O fechamento não é uma venda. É um atendimento inicial. O setor será responsável por mapear as necessidades dos clientes que vierem até o seu escritório ou solicitarem seu atendimento. Essa equipe explicará as soluções cabíveis.
3. Atendimento
O atendimento difere do fechamento pois se trata da etapa pós-distribuição da ação. Esse setor é responsável por informar os clientes da distribuição do processo, das principais movimentações, da solicitação de documentos e datas importantes, como audiências e perícias.
Importante: Fale a língua do cliente. Ele provavelmente não vai entender o que é “processo distribuído”, mas certamente entende o que significa “entramos com seu processo na justiça”.
4. Financeiro e RH
Isso é fundamental sob diversos aspectos. A parte financeira deve ter pelo menos uma pessoa totalmente atenta, pois imprevistos acontecem. Desde problemas com pagamentos das contas do escritório até o recebimento de honorários podem ser complicados. Já o RH se fará essencial assim que você começar a aumentar a equipe.
Importante: Guardar recibos, contracheques e variantes é fundamental para assegurar tranquilidade em possíveis conflitos posteriores.
5. Back office
O backoffice é o setor do advogado, em que as pessoas exercem a atividade mais tradicional. Aqui são estudados os casos dos clientes com profundidade, desenvolvidas petições e recursos, dado andamento no processo, realizadas audiências e outras atividades referentes ao trabalho do advogado.
Importante: Se especializar é o segredo para o sucesso do setor de backoffice. Tenha uma equipe com conhecimento profundo das causas que você pretende atender e a mantenha sempre atualizada.
6. Gestão de Parcerias
Para crescer é preciso contar com parceiros. Vocês podem trocar atividades de setores – fechamento, atendimento, marketing, backoffice – da maneira que melhor favorecê-los. Porém, é fundamental ter alguém responsável pelo relacionamento com esses parceiros, estimulando a troca e o crescimento de ambos.
Importante: Crie um programa de parcerias com níveis de relacionamento e ofereça benefícios, como treinamentos e consultorias.
7. Tecnologias
À medida em que seu escritório crescer, a demanda por soluções tecnológicas irá aumentar. Outros setores influenciarão na escolha das plataformas adequadas de acordo com suas necessidades. Gestão de equipe, gestão eletrônica de documentos, distribuição de tarefas, gestão de processos e controle financeiro são ferramentas básicas.
Porém, com a setorização, elas se tornarão tão básicas quanto a necessidade de digitalizar documentos. Por isso, ter um suporte tecnológico especializado, fora ou dentro do escritório, é fundamental.
Importante: Busque soluções que cumpram de maneira mais completa as necessidades de todos os setores. Automação de relacionamento com clientes, medida de produtividade e business intelligence são algumas funcionalidades para se prestar atenção.
8. Conclusão
Esses são os setores que consideramos mais importantes para começar a transformar o seu trabalho como advogado e alcançar sonhos antes quase impensáveis pela maioria dos advogados.
Lembramos que é essencial setorizar, especializar, desenhar o processo e melhorar as etapas que apresentam problemas. O pensar fora da caixa vem dessa análise, pois ela permite ver o que em um contexto tradicional do exercício da advocacia não seria possível.
Você está esperando o que para fazer uma advocacia melhor? Inicie hoje essa mudança!
