Você sabe os aspectos que devem ser considerados para um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto?
A saber, na ADVBOX nós trabalhamos o apoio aos nossos clientes, olhando com atenção para três elementos chave: boa prospecção, alta produtividade e ótima qualidade.
Dessa forma, na nossa opinião, são nesses três pontos que o gestor jurídico deve colocar toda sua energia.
Pensando nisso, resolvemos escrever essas dicas para auxiliá-lo na gestão do seu escritório. São práticas testadas que se tornaram comprovadamente eficazes, pois utilizamos até os dias atuais no nosso escritório.
O que é gestão de escritório de advocacia?
“Se você não pode medir, não pode gerenciar.”
Essa frase é de Peter Druker, o expoente da Administração Contemporânea e líder da Escola Neo Clássica.
Ou seja, a gestão do escritório de advocacia corresponde a administração, organização e acompanhamento das atividades do negócio, além dos resultados, finanças, clientes e equipe.
Desse modo, sem entender os ciclos dos seus produtos e serviços e a demanda das pessoas por ele, não poderá gerenciar o seu escritório.
Todavia, se quiser registrar e acompanhar tudo, não terá tempo suficiente pra fazer isso nem que leve a vida inteira.
Por isso, é preciso selecionar as principais métricas do negócio e acompanhar permanentemente.
Além disso, sem uma boa gestão que o escritório não traz retorno financeiro e não oferece um serviço de excelência aos seus clientes, deixando-os insatisfeitos e com uma imagem ruim do serviço.
Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?
Portanto, a divisão de setores de um escritório vai depender das áreas do Direito com os quais os donos e sócios pretendem atuar.
Isto é, os advogados devem atuar nas áreas que são especialistas, proporcionando qualidade e sucesso nas demandas.
Além disso, existem outros setores que não dizem respeito ao aspecto jurídico, mas são essenciais para o funcionamento e desenvolvimento do negócio, sendo alguns deles: setor comercial, controladoria jurídica, financeiro, RH, marketing, entre outros.
Como gerenciar um escritório de advocacia?
A advocacia está se modernizando pela era digital que vivemos.
Desse modo, atualmente, o advogado lida com novas práticas no gerenciamento de escritórios de advocacia remoto.
Além disso, existem ferramentas tecnológicas para auxílio no dia-a-dia, como os softwares jurídicos, novos modelos menos hierárquicos são adotados no negócio, como a gestão horizontal.
Além do mais, diante dos avanços tecnológicos, o home office virou uma realidade, a qual foi intensificada com a pandemia do Covid-19.
Ter um gerenciamento de escritórios de advocacia remoto de qualidade é essencial para o sucesso, proporcionando mais renda para o negócio e, além disso, uma melhor qualidade de vida aos colaboradores, que ficam motivados e engajados realizando suas tarefas diariamente.
Em suma, um escritório de advocacia deve ser visto como empresa. Portanto, ele deve ser organizado como tal, estipulando processos e jornadas internas bem definidas e integradas.
Entretanto, promover a estrutura e organização do modo como atividades irão se desenvolver pode se tornar uma tarefa mais árdua do que as próprias demandas judiciais.
Como trabalhar remotamente como advogado?
Você sabe por onde começar a ter um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto?
A princípio, é importante compreender em qual perfil de escritório o seu se encaixa: intimista e personalizado ou ágil e barato?
Além disso, é fundamental estabelecer qual será a sua área de atuação, bem como a forma que será projetada a jornada do cliente e a gestão de tarefas do escritório.
Dessa forma, reunimos algumas metodologias e práticas que o gestor não deve abrir mão para realizar uma boa gestão, sendo elas:
1. Aspectos chave para um escritório de sucesso
Existem três pontos que o gestor jurídico deve colocar a sua energia: boa prospecção, alta produtividade e ótima qualidade.
A boa prospecção precisa cuidar de canais de aquisição de clientes com baixo custo, focando no canal com mais eficiência para o escritório.
Entretanto, também se refere também a conseguir os melhores clientes. Por “melhores clientes”, entenda aqueles que estão mais adequados aquele tipo de ação que o seu escritório faz melhor.
A alta produtividade se refere ao volume de trabalho que a equipe é capaz de atender, se relacionando com diversos fatores como: motivação da equipe; reconhecimento e recompensa pelo alto desempenho; treinamento de ingresso e atualização; estrutura de tecnologia que a equipe possui à disposição; ausência de períodos de trabalho ociosos e de interrupções desnecessárias, entre outros.
Por fim, a ótima qualidade. A qualidade se relaciona com dois aspectos: o aspecto técnico-jurídico e aspecto operacional.
O aspecto técnico jurídico corresponde à alta qualificação dos advogados para atuar na argumentação e defesa dos clientes com conhecimento jurídico refinado e atualizado.
Por outro lado, o aspecto operacional diz respeito à Controladoria Jurídica, a qual iremos falar posteriormente, que é o setor do escritório responsável pela operação diária.
2. Modelo horizontal de gerenciamento de escritório de advocacia remoto
A maioria dos escritórios ainda possui um modelo hierárquico, de gestão vertical, que concentra todas as decisões do negócio nos sócios e gestores.
Contudo, esse modelo caracteriza inúmeras desvantagens para a advocacia nos dias de hoje.
Isso porque além de ser um modelo rígido, fazendo com que os colaboradores tenham receio de acesso aos sócios e gestores, estes também desenvolvem uma certa preocupação em delegar tarefas a equipe, tendo um dia-a-dia extremamente pesado.
Além do mais, nesse modelo de negócio a equipe não possui autonomia e não participa de decisões importantes, ficando desmotivada e menos engajada por tais aspectos.
Atualmente muitos escritórios já adotaram a gestão horizontal, não possuindo hierarquia e relação de poder, mas sim uma estrutura distribuída em círculos que são autogeridos e colaboradores com mais autonomia e responsabilidade.
Cada círculo possui sempre dois líderes: um líder de operação e outro focado nas pessoas e suas necessidades. Sendo assim, nessas posições de liderança há revezamento e não há remuneração maior para exercer esses papéis.
As decisões são tomadas não por consenso, como em algumas empresas, mas por consentimento. Isto é: se não há uma objeção fundamentada para uma decisão, ela é aprovada.
Ademais, os treinamentos iniciais para novos e de reciclagem para antigos são feitos de forma compartilhada, bem como as contratações e demissões de qualquer colaborador do círculo.
Atualmente, escritórios que estão ligados à importância de um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto já estão migrando para este modelo horizontal, buscando favorecer o crescimento e o desenvolvimento do negócio, e por conseguinte evitando a saída de colaboradores valiosos.
3. Aplique metodologias e procedimentos
Delegar tarefas tarefas pode parecer algo simples. Todavia, se torna uma tarefa difícil se for feita por gestores de modelo vertical, acostumados a não confiarem nos seus colaboradores e optando por sempre estarem a par de tudo.
Adam Smith já demonstrou que a divisão do trabalho é absurdamente mais produtiva que o trabalho individual. Posto isso, a linha de produção também se aplica ao trabalho intelectual em escritórios de advocacia.
Evoluir do trabalho solitário, individualizado e lento para um um trabalho em equipe eficiente tem 2 requisitos:
- A equipe esteja baseada no mesmo sistema de produtividade e distribuição de tarefas;
- A comunicação seja padronizada e eficaz.
Adotar um método coletivo de distribuição de tarefas associado à comunicação padronizada é o segredo do sucesso do negócio.
Nós da ADVBOX acreditamos muito no Sistema de Pontuação por Tarefas, pois reúne a eficiência do checklist, a precisão da comunicação padronizada do sistema processualizado.
4. Invista no gerenciamento de escritório de advocacia remoto
A modalidade home office deixou de ser uma tendência, se transformando em uma necessidade nas profissões. Com a advocacia não foi diferente.
Ela já avançava de forma eficaz, contudo, com a pandemia do Covid-19 migrar para a modalidade remota foi inevitável, trazendo desafios para gestores acostumados à advocacia artesanal, onde só a presença física faz a equipe ser produtiva.
No entanto, existem ferramentas que permitem que você leve o seu escritório literalmente “no bolso”. A advocacia é uma profissão, em sua maior parte, de produção intelectual. Ou seja, o advogado precisa produzir.
Não importa se as petições estão sendo feitas atrás de no escritório ou no jardim de sua casa de praia. O importante é que as petições sejam feitas dentro dos prazos processuais.
E é exatamente nesse ponto que a ADVBOX pode auxiliar estes profissionais através do Sistema de Pontuação por Tarefas, sendo perfeitamente possível levar o escritório para qualquer lugar.
Prazos, históricos processuais, documentos digitalizados, informações dos clientes, entre outros, são acessíveis de qualquer lugar e de modo que o gestor possa acompanhar relatórios de produtividade de todos os colaboradores com apenas alguns cliques.
Dessa maneira, as rotinas do escritório são previamente planejadas no sistema, possibilitando que os colaboradores saibam exatamente o que fazer e não fiquem dependendo de ordens ou e-mails para realizarem suas tarefas.
Usando a ferramenta certa e com qualidade, fica mais simples organizar as atividades e monitorar a execução por cada um da equipe, mesmo à distância.
5. Invista na gestão de pessoas
Colaboradores sobrecarregados, desmotivados, alta rotatividade no escritório e baixa produtividade são alguns dos problemas que um baixo gerenciamento de escritórios de advocacia remoto causa.
Para garantir bons resultados para o seu negócio, o gestor deve criar práticas para manter a equipe produtiva, engajada e em busca de ótimos resultados.
Dar feedbacks positivos e negativos, realizar treinamentos constantes, ter reuniões mensais para organizar o sprint seguinte, investir em um plano de carreira, são algumas das disposições que devem ser acrescentadas ao gerenciamento de escritórios de advocacia remoto.
Um escritório com uma equipe alinhada, em sintonia, produtiva e motivada, além de colaborar para melhores resultados, evita a perda de clientes e uma má impressão do serviço.
Em suma, a equipe de colaboradores é um dos principais ativos de qualquer negócio e por isso a gestão de pessoas não deve ser ignorada, mas sim receber atenção especial.
6. Descomplique a gestão financeira
Com a complexidade e competitividade do mercado atual, todos os setores de uma empresa precisam receber o devido cuidado, principalmente as questões financeiras, que são as que manterão a saúde do funcionamento do escritório.
Traçar uma estratégia financeira eficiente é fundamental para o sucesso dos negócios. E na hora de fazer esse planejamento é importante ter alguns cuidados.
O ideal é, como em qualquer setor de trabalho, que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras, inclusive conseguindo visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.
Mesmo cercado de bons profissionais capacitados e com todas as informações sob controle, é importante que o advogado, como dono do escritório, também entenda pelo menos um pouco do assunto.
Se realmente não domina a área, busque conhecimento!
É importante saber alguns conceitos técnicos básicos como fluxo de caixa, lucro, etc., para assim poder avaliar o que está sendo planejado, monitorar as atividades e até mesmo cobrar resultados.
Uma solução incrível para isto é usar uma plataforma que facilite tal gestão com um menu financeiro eficaz. É um meio de simplificar um setor que é complexo. Além disso, a compreensão visual inspira estratégias e novas ideias.
Sendo assim, podemos citar alguns passos importantes para melhorar a gestão financeira do seu escritório, como:
- Faça todos os lançamentos;
- Mantenha as informações organizadas e alinhadas com alvarás, RPVs e Precatórios;
- Analise os relatórios importantes;
- Planeje com base no dinheiro que tem e evite dívidas constantes.
Atualmente, um bom software jurídico auxilia no dia-a-dia do sistema financeiro não apenas no controle do fluxo de caixa, mas também na tomada de decisões, tendo em vista que gera relatórios financeiros que orientam a ação do gestor.
7. Invista na gestão de tempo para ter mais produtividade
“Dinheiro e poder se recupera, o tempo não.” (Napoleão Bonaparte)
É inegável que a posse de maior valor de qualquer ser humano é o tempo. Esse é o único investimento que não pode ser recuperado.
O primeiro passo para ter mais tempo livre na agenda através da gestão de tempo na advocacia é digitalizar o seu escritório. É com a digitalização que você poderá transformar seu fluxo de trabalho em algo muito mais ágil.
Ademais, falando de relacionamento com o cliente, este pode ser muitas vezes cuidado pelo CRM. Com este foco no cliente e com técnicas de automação, seu atendimento ficará mais ágil, eficaz e satisfatório, otimizando o tempo do advogado nas tarefas de rotina e economizando horas para focar em tarefas técnicas.
Além disso, investir na automatização do back office, como por exemplo o controle de intimações, é um ótima forma de ganhar em tempo e produtividade.
Por fim, não podemos deixar de citar a Controladoria Jurídica, a qual corresponde a um setor estratégico que possui funções de controle e organização dentro do escritório.
Em outras palavras, a controladoria cuida das atividades não automatizadas do back office, que são indispensáveis, mas que não necessariamente se relacionam com o ato de advogar.
O papel da controladoria consiste em atuar em atividades essenciais e críticas do escritório, como: contratação de correspondentes, controle dos prazos judiciais, digitalização de documentos, análise de desempenho da equipe, entre outras.
8. Utilize ferramentas de organização
Com um bom software jurídico para escritórios, a análise de métricas pode alavancar os resultados do escritório sem mais tarefas.
Sabemos que problemas de produtividade em escritórios não é novidade para os advogados. Os cursos de Direito no país não fornecem conhecimentos sobre gestão e negócios e sem um trabalho de gestão orientado por métricas, aumentam as chances de sofrer com baixa produtividade e sobrecarga no escritório.
Outro aspecto importante da gestão baseada em dados e métricas é a possibilidade de deixar a equipe sem sobrecarga de tarefas e carga horária identificando os pontos exatos na performance e otimizando diretamente a produção, o que um bom software jurídico como o da ADVBOX faz.
O que é advocacia remota?
O mercado jurídico brasileiro mudou drasticamente nos últimos anos. Os advogados se veem na necessidade de inovar nessa área com mais de um milhão de profissionais hoje.
No caminho das inovações, temos acompanhado o surgimento dos escritórios digitais e softwares para advogados como ferramentas indispensáveis para se destacar.
Sendo assim, um software jurídico corresponde a um sistema desenvolvido para atender e auxiliar um escritório de advocacia.
O sistema pode oferecer isso de diversas maneiras, como:
- Controladoria Jurídica Digital;
- Financeiro Automatizado;
- Integração de todos os Tribunais do Brasil;
- Pontuação por Tarefas (Sistema Taskscore);
- Business Intelligence;
- Automatizações em 5 diferentes subsistemas de gestão;
- Gestão de Parcerias (Network);
- CRM com automações do atendimento;
- Otimizações para o dia-a-dia.
Essas são algumas das funcionalidades que o software jurídico da ADVBOX possui. Todavia, para conhecer todo o impacto do nosso sistema na sua advocacia, entre em contato conosco e faça o teste para você mesmo comprovar!
9. Tenha o Sistema de Pontuação por Tarefas
Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão. Além disso, imagine que esse sistema proporcione mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários, com uma gestão menos invasiva.
Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.
Com o Sistema Taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.
Esse sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.
A consequência da adoção integral deste sistema em substituição do controle de horários de entrada e saída dos funcionários e colaboradores é bastante impactante.
As principais vantagens da Pontuação por Tarefas são:
- Aumento impressionante da produtividade;
- Maior autonomia e autogestão de cada colaborador;
- Aumento da motivação;
- Flexibilidade de horários;
- Gerenciamento de escritórios de advocacia remoto adequado as leis trabalhistas;
- Aumento da receita do escritório;
- Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
- Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo.
Sendo assim, com o Sistema Taskscore (Pontuação por Tarefas), os resultados podem ser acompanhados em tempo real pelo gestor, evitando erros podem vir a comprometer o sucesso do negócio.
10. Aposte em uma solução integrada para gerenciamento de escritório de advocacia remoto
A melhor forma de fazer um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto é utilizando um software jurídico que seja completo e integrado que seja pensado para a rotina de advogados, reunindo diferentes tipos de demandas que um escritório necessita.
Com as funcionalidades oferecidas no sistema da ADVBOX, já citadas anteriormente, é possível englobar diferentes segmentos do escritório em um só lugar, unificando dados e informações e evitando que estes se percam com o tempo.
11. Aspectos do gerenciamento de escritório de advocacia remoto
Quando falamos em gerenciamento de escritórios de advocacia remoto, podemos falar nos inúmeros benefícios que essa modalidade oferece.
Alguns deles são economia de tempo, flexibilização de horários e a redução de gastos para manter a sede física do escritório, além de possibilitar que gestor e colaboradores trabalhem à distância.
Iniciando a estratégia
Como já citado anteriormente, o primeiro passo para um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto é considerar a digitalização do escritório para que a equipe e o gestor possam acessá-lo pelo computador.
Dessa forma, é possível trabalhar e acompanhar o desenvolvimento do escritório de qualquer lugar do mundo, desde que se tenha acesso à internet. Para isso, é necessário que a plataforma para advogados ofereça o recurso de gestão eletrônica de documentos (GED).
Assim, é possível armazenar dados e documentos na nuvem, tornando as pilhas de papéis do escritório em arquivos digitais. A GED dos softwares de gestão é bastante segura, pois oferece o controle do fluxo de documentos e também sua organização. Inclusive, o processo de digitalização pode ser realizado de maneira simples e sem gastos excessivos.
Como funciona o nosso gerenciamento de escritório de advocacia remoto
A advocacia é processualizada. Há uma sequência comum e repetível de entradas de novos casos que passam pelas mesmas etapas até a conclusão.
Sendo assim, realizar reuniões internas de forma semanal, chamadas de sprint semanais, são ineficazes.
Apostamos no Sistema de Pontuação por Tarefas, em metas, em relação de confiança entre equipe e em recompensas justas por produtividade. Além do mais, reuniões mensais devem ser realizadas para organizar a competência do mês seguinte e apresentar os resultados do mês anterior.
12. Qualificação profissional
A qualificação profissional dos colaboradores deve também receber atenção do gestor. Conhecimento é sempre bom.
Isto posto, treinamentos devem ser feitos de forma compartilhada, proporcionando muitas vezes novas ideias, parcerias e sugestões durante o treinamento.
É importante que todos os colaboradores estejam envolvidos e aprendendo ou retomando conteúdos que já tinham sido esquecidos, aspectos que um bom gerenciamento de escritórios de advocacia remoto possibilita.
13. Trabalhar corretamente (ética)
Por fim e não menos importante: o trabalho de gerenciamento de escritórios de advocacia remoto sempre deve ser feito da forma correta, com ética, respeito, transparência e verdade. O gestor nunca deve prometer o que não poderá cumprir.
O escritório na maioria das vezes leva o nome dos sócios e gestores consigo. Qualquer deslize pode manchar a reputação do negócio e deixar clientes insatisfeitos, passando essa ideia para as outras pessoas e vindo a prejudicar o sucesso.
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