Ter um gestão de estratégia de escritório é fundamental para que qualquer escritório de advocacia seja capaz de alcançar seus objetivos. Gestores não podem se dar ao luxo de ir lidando com as demandas conforme elas surgem.
Em outras palavras, é preciso se adiantar aos possíveis entraves e problemas. E a melhor forma de fazer isso é traçando uma rota a ser trilhada pelo escritório rumo à meta estabelecidas anteriormente.
Isto é para chegar em algum lugar é preciso saber para onde se quer ir, do contrário apenas se andará em círculos.
Ainda que construir uma plano estratégico para a gestão do escritório possa parecer muito complexo, é possível começá-lo com algumas dicas simples.
Nesse artigo vamos desvendar os segredos para uma excelente gestão de estratégia de escritório. Assim, qualquer gestor será capaz de atingir ótimos resultados em muito pouco tem.
Boa leitura!
O que é gestão de escritório de advocacia?
A gestão do escritório de advocacia nada mais é que um conjunto organizacional elaborado para garantir a viabilidade e melhorar a visibilidade do escritório no concorrido mercado jurídico.
Desse modo, podemos entender que a gestão de estratégia de escritório de advocacia é a elaboração de um plano estratégico de ações que irão cumprir essa função.
Quando um gestor conhece a realidade do próprio escritório e tem claro quais os objetivos estabelecidos é fácil reconhecer os obstáculos a serem vencidos. Ou seja, com as informações corretas é possível direcionar a atuação da equipe estrategicamente.
Pense dessa forma: O escritório está em uma ponta e os objetivos na outra, o papel do gestor é é direcionar o escritório através desse trajeto que liga as duas pontas. Contudo, esse caminho não é uma reta, ele é repleto de curvas.
O gestor que realiza uma gestão de estratégia de escritório de advocacia consegue ver essas curvas antes mesmo delas chegarem e preparar sua equipe adequadamente. Dessa maneira, o escritório consegue chegar rapidamente ao ponto final do trajeto.
Nesse contexto, é fundamental que os gestores dos escritórios que prestam serviços jurídicos sejam capazes de construir uma gestão estruturada e eficaz.
O objetivo por trás dessa tarefa é, mais do que manter e assegurar um bom funcionamento, permitir e planejar o crescimento e a melhoria dos resultados do escritório.
Uma boa gestão de estratégia de escritório, então, visa integrar processos e otimizar tarefas para evoluir o seu desempenho geral. Assim como, também agrega valor e mantém o escritório em ascensão, mesmo em um mercado com uma concorrência cada vez mais acirrada.
Como fazer gestão de escritório de advocacia?
Podem existir diversas respostas para essa pergunta a depender de variáveis como área de atuação e tamanho da equipe jurídica ou da carteira de clientes. Entretanto, existem algumas dicas que pode ser consideradas universais.
Da mesma forma que existem discrepâncias entre um escritório e outro, também existem muitas similaridades. Ou seja, essa 7 dicas podem ser consideradas o segredo para uma gestão de estratégia de escritório eficaz.
A partir delas o gestor é capaz de identificar singularidades do seu escritório e ir adaptando essa estratégia conforme suas necessidades.
Confira a seguir!
1. Estruturação de um fluxo de caixa
Todo gestor deve ser capaz de visualizar as receitas e as despesas do escritório de forma clara e simples. Isto é, essas informações precisam estar organizadas e serem acessíveis rapidamente quando necessário.
2. Vedação na mistura das finanças
É fundamental ter contas bancárias distintas!
É comum ver advogados que utilizam uma mesma conta bancária tanto para o escritório quanto para suas despesas pessoais, mas esse é um dos maiores erros que pode ser cometidos por um gestor.
Uma vez que, como mostrado no tópico anterior, o fluxo e caixa deve ser de fácil compreensão, misturar finanças profissionais e pessoais é contraproducente. De fato, essa é uma atitude que inviabiliza totalmente o primeiro segredo.
3. Saiba precificar de maneira correta
Valorizar o próprio esforço é a chave. A fim de atrair mais clientes é comum ver advogados, principalmente iniciantes, cobrando muito pouco pelos serviços prestados. Contudo, isso inviabiliza, a longo prazo, o crescimento do escritório.
Afinal, de nada adianta uma carteira de clientes volumosa se isso não se converte e ganhos reais. Antes de mais nada, é preciso valorizar todo o tempo gasto na sua formação profissional e o tempo gasto em cada ação.
Estude bem os casos que chegam até o seu escritório e analise como seus concorrentes realizam sua precificação para conseguir cobrar valores adequados e que permitirão um crescimento gradual com o passar do tempo.
4. Invista tempo no seu planejamento
Antes de mais nada, lembre-se: estamos falando aqui de gestão de estratégia de escritório. Ou seja, todas as ações executadas devem ser analisadas antes para validar sua viabilidade.
Por causa de atitudes como agir com a intuição muitos gestores levam seus escritórios a situações lamentáveis. A fim de alcançar os melhores resultados possíveis, é necessário que o gestor compreenda muito bem o impacto de cada ação e avalie muito bem seus riscos.
5. Procure um bom contador
Um bom gestor precisa não só conhecer seus pontos fortes como também seus pontos fracos. Dessa forma, podemos dizer que o gestor capaz de realizar uma gestão de estratégia de escritório é aquele que compreende em quais aspectos precisa de auxílio.
A gestão financeira é provavelmente uma das questões mais delicadas em qualquer escritório de advocacia. Assim, contar com um profissional capacitado é essencial.
6. Mantenha a qualidade do serviço conforme o crescimento do escritório
Uma gestão de estratégia de escritório precisa ser capaz de prever a capacidade de produção jurídica do escritório. Isto é, assumir uma grande número de causas sem uma equipe capacitado, em técnica e quantidade, para isso é um tiro no pé.
Como já dito mais de uma vez nesse artigo, o crescimento deve ser planejado. Escritórios que crescem sem planejamento e perdem a qualidade da sua atuação tendem e ver esse crescimento se desfazer em pouco tempo.
7. Tenha controle sobre o que acontece no escritório
É função do gestor saber tudo que acontece internamente ao seu escritório. Além disso, uma banca de sucesso é capaz de ter uma circulação de informações transparente e eficiente. Todos os colaboradores precisam se manter informado ao que concerne a cada um.
A melhor maneira de alcançar isso é com o uso da tecnologia. Já existem disponíveis hoje no mercado diversas opções de softwares elaborados para cumprir as necessidades de um escritório de advocacia.
Cabe salientar que a ADVBOX traz todas as funcionalidades necessárias para que o seu escritório ingresse rapidamente em um mundo facilitado pela tecnologia jurídica, uma realidade em que tudo está conectado em alta velocidade!
Quem pode ser gestor jurídico?
O gestor jurídico não precisa ser necessariamente um advogado.
Em virtude das atribuições desse cargo ele pode muito bem ser executado por um administrador, contador, algum profissional da área do marketing, entre outras profissões, desde que ele tenha conhecimento jurídico suficiente para sustentar sua atuação.
Dada as especificidades referentes ao mercado jurídico é fundamental que profissional, independente da sua área de proveniência, conheça o fluxo de trabalho de um escritório e os meandros jurídicos.
Como o objetivo de um escritório de advocacia é prover serviços de qualidade a fim de auxiliar os clientes a alcançarem o seus objetivos de forma legal e eficaz, esse conhecimento técnico jurídico é fundamental.
É nesse sentido que, no atual mercado jurídico, a advocacia híbrida, aquela que funciona tanto presencialmente quanto online, tem ganhado muito destaque no mundo jurídico.
Isso se dá principalmente porque a advocacia tradicional, mais engessada, vem perdendo espaço para uma atuação jurídica otimizada, muito mais eficiente e munida de todas as funcionalidades que a tecnologia jurídica pode oferecer.
Esse movimento de atualização tecnológica da advocacia ganho ímpeto principalmente depois da pandemia de coronavírus, dadas as condições impostas por essa realidade.
Assim, é correto afirmar que, para o bom exercício dessa nova advocacia, também conhecida como Advocacia 4.0, o investimento tecnológico é a palavra de ordem.
O que é tecnologia jurídica?
A tecnologia jurídica é o conjunto de estratégias e ferramentas digitais que visam otimizar a produção jurídica em seus diversos campos. Tendências que são observadas em diversos setores da sociedade, como a Inteligência Artificial, também estão sendo amplamente utilizadas no mercado jurídico.
Para criar uma gestão de estratégia de escritório as ferramentas utilizadas são tão imprescindíveis quanto a própria execução das metas estabelecidas.
Desse modo, sabendo que na vida de um advogado o tempo é muito raro e valioso, o uso de software para advogados é uma ótima forma de trazer mais eficiência para o dia a dia profissional dos operadores do Direito.
Uma das principais vantagens trazidas por esse tipo de tecnologia é a possibilidade de advogar de maneira integrada ao Poder Judiciário.
Utilizando a ADVBOX, por exemplo, você terá a orientação de especialistas em gestão e tecnologia jurídica durante todo o processo de implantação do seu escritório virtual.
As funcionalidades e a integração trazidas pela ADVBOX permitem que seu escritório observe um rápido aumento de produtividade nas diversas esferas do poder judiciário, como:
- Justiça Federal;
- Tribunais de Justiça Estadual;
- Justiça do Trabalho;
- Justiça Eleitoral;
- Justiça Militar.
Com isso, o gestor terá todas as ferramentas necessárias para realizar um gerenciamento de tempo eficaz e aumentar a produtividade de toda a equipe jurídica. Isso porque o software permite o acesso de qualquer usuário em qualquer hora e local.
Ou seja, com o uso de sistemas adequados sua equipe jurídica é capaz de levar sua advocacia a outro patamar, sempre com o máximo de segurança e qualidade.
Entre as diversas possibilidades trazidas pela tecnologia jurídica está a da implantação da Controladoria Jurídica de modo simples e eficiente.
O que faz a controladoria jurídica?
Esse departamento tem a função de realizar o controle interno do fluxo de trabalho do escritório e garantir a qualidade da produção jurídica.
Com um software adequado às necessidades específicas da Controladoria, sua equipe terá tudo o que precisa para garantir o cumprimento perfeito de prazos processuais através de alertas automatizados para prazos fatais
No caso da ADVBOX, ela comporta de 2 a 2.000 usuários e consegue manter a excelência na organização e produção do seu time jurídico, independente do tamanho da sua banca.
Além disso, a emissão de relatórios internos ao software é controlada e está em total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Como fazer marketing digital jurídico?
Outro ponto que precisa ser analisado para uma gestão de estratégia de escritório eficiente é a aplicação de uma boa estratégia de Marketing Jurídico Digital.
Dessa forma, o gestor consegue aumentar a visibilidade e autoridade do escritório e, consequentemente, elevar sua prospecção e captação de clientes.
A verdade é que com o software adequado você terá uma grande auxílio para o gerenciamento do seu site jurídico e das suas redes sociais. Essa estratégia surte efeito não só no marketing diretamente, mas também na elevação do confiança de seus clientes.
Pensando nisso, a ADVBOX também desenvolveu um CRM jurídico, atendendo a todas as especificidades que o mercado da advocacia exige. Ou seja, esse é uma ferramenta de gerenciamento de clientes jurídicos otimizada e com tudo que um advogado necessita.
Realizar o marketing jurídico de relacionamento com essas otimizações, além de trazer grandes resultados, está em total conformidade com o código de ética da OAB e com o estatuto da advocacia.
Todo advogado sabe o quanto a iniciativa no envio de informações processuais é capaz de acalmar os clientes e garantir mais credibilidade ao escritório.
Além de evoluir em transparência e aumentar a confiança entre sócios, o gestor irá observar uma melhora na relação com seus clientes durante a cobrança de honorários.
Como avaliar o serviço de um escritório de advocacia?
A maneira mais eficaz para saber como anda a produtividade e a qualidade da produção jurídica de um escritório é através de métricas. A saber, essa é uma das tarefas essenciais de qualquer gestor jurídico.
Abaixo listamos algumas das principais métricas presentes na ADVBOX e que podem ser utilizadas em qualquer escritório para se ter uma visão global do seu funcionamento.
1. Produtividade individual
A produtividade individual é medida em um sistema inovador e muito eficiente: o sistema de pontuação por tarefas, também chamado de taskscore.
Esse sistema também é muito útil para a implementação de bonificações ao membros da equipe, um incentivo que pode ser muito útil para que a equipe alcance as metas estabelecidas.
2. Resultado de desempenho por fase processual e grupo de processos
A dashboard de processos da ADVBOX apresenta diversos gráficos relativos às metas estabelecidas. Todas essas métricas podem ser configuradas de acordo com as necessidades do escritório.
Desse modo é possível acompanhar o desenvolvimento da equipe de forma gradual ao longo do mês, bem como permite a ação imediata em caso de algum evento indesejado.
Além das estatísticas por grupos de processos há também o resultado de desempenho por fase processual. A ADVBOX já traz algumas fases padrão configuradas para melhor acompanhamento do andamento das causas, são elas:
- Atendimento;
- Consultoria e serviços;
- Administrativo ou extrajudicial;
- Judicial (instrução);
- Recursal;
- Execução e cobrança;
- Arquivamento;
- RH/Financeiro.
3. Expectativa de honorários por média e índice de deferimentos
O business intelligence entra em ação conforme o escritório alimenta o software com novos dados e valores de causas ganhas e resultados (indeferimentos e deferimentos).
Assim, ADVBOX é capaz de calcular automaticamente a média de honorários e de custos por tipo de ação ou por grupo de ação, o índice de processo ganhos por safra e o tempo médio de duração dos processos.
Isto é, o cálculo é cruzado com os tipos de ações que estão em andamento e a expectativa de quando elas serão encerradas.
Assim, esse cotejo de informações resultará na expectativa de honorários a receber e de custos ao longo de todo processo.
Essa informação é extremamente valiosa porque é com base nesses dados que você poderá realizar um planejamento realista, o qual poderá ser executado por inteiro e com enorme segurança.
Aproveite para fazer o teste gratuito da ADVBOX agora mesmo e aproveitar todos esses benefícios!
