O trabalho e suas relações têm mudado muito nas últimas décadas. Com o avanço da tecnologia, a maneira como os negócios e seus funcionários realizam atividades sofreu alterações importantes. E para os advogados não é diferente, com o home office na advocacia.
A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo cresceu junto com as ferramentas tecnológicas. Por exemplo, muitos órgãos judiciais agora disponibilizam consultas on-line e em tempo real de processos.
Além deles, o crescimento do uso de softwares de gestão, logística e administração para escritórios tem permitido que o home office na advocacia aconteça de maneira segura.
Esses são apenas dois pontos que permitem às lideranças de escritórios de advocacia o trabalho além das paredes dos escritórios físicos.
No entanto, existem alguns desafios quando o assunto gira em torno do clima organizacional e da manutenção das experiências com o time. Talvez você esteja se perguntando:
- Como implantar de fato o home office na advocacia?
- Quais os cuidados a serem tomados e quais os benefícios que o trabalho remoto oferece para o escritório?
Continue lendo esse conteúdo da ADVBOX para compreender, na prática, como deve ser feita a implantação do home office na advocacia.
Home office na advocacia e a ligação com a produtividade
É fato que as possibilidades de home office na advocacia oferecem ganhos e desafios para as lideranças dos escritórios. Afinal, desde que o trabalho remoto tornou-se realidade, muitas mudanças aconteceram nas concepções de empregados e gestores.
Por exemplo, passou-se a falar muito mais a respeito da produção por tarefas e da produtividade propriamente dita.
Com essa visão de entrega de demandas, a cobrança exacerbada no controle de horários e na pressão em cima da equipe são revistas e, em alguns casos, deixadas de lado.
A partir de um sistema que acompanha os colaboradores a partir de sua produtividade e determina o que é prioridade, fica muito mais fácil saber se o escritório está mais próximo de alcançar seus objetivos e metas.
Por exemplo, pesquisas em universidades e experiências em negócios de diferentes países derrubam a crença da ociosidade entre aqueles que oferecem o home office como possibilidade.
Aliás, apenas reduzindo tempo e energia com deslocamento até o trabalho já se contribui – e muito – com a produtividade.
Além disso, advogados em home office ganham com a possibilidade de trabalhar no silêncio de casa, evitando distrações e ambientes agitados.
Tais condições de trabalho na advocacia home office aumentam diretamente a produção individual e, consequentemente, coletiva.
Como trabalhar em casa como advogado?
Talvez você esteja se perguntando de que maneira, na prática, deve ser implementado o home office na advocacia. A resposta é: depende do modelo que se encaixar melhor para a realidade de cada negócio jurídico.
Existe a opção de oferecer o home office integral. Neste caso, o escritório pode – ou não – manter uma sede física que vai receber os advogados somente se eles desejarem.
A contratação já determina que o trabalho acontece a partir das casas de cada pessoa, sem a obrigação de comparecer à sede.
No entanto, para muitos gestores de escritórios essa não é a melhor opção. Afinal, com ela há uma redução significativa do contato presencial entre lideranças e liderados.
Por outro lado, para muitos escritórios essa é uma vantagem competitiva. Isso porque é possível contratar advogados que estejam atuando a partir de qualquer lugar.
Imagine que você pode ter um especialista em determinada área que não está, necessariamente, na mesma cidade que a sede do escritório.
Formato híbrido
Mas, além do home office integral, também se popularizou o modelo de gestão híbrido. Com ele, os advogados podem mesclar entre o trabalho na sede com os benefícios de trabalhar de casa.
As vantagens deste formato de home office na advocacia são:
- Existem todos os benefícios do home office, como o aumento de produção, otimização do tempo e melhoria na qualidade de vida dos funcionários;
- A sede física do escritório continua recebendo pessoas para trabalhar. Dessa maneira, não se compromete as interações e experiências entre as pessoas no ambiente de trabalho.
- É possível determinar dias para que toda a equipe trabalhe a partir da sede do escritório ou, ainda, deixar para que cada advogado escolha um ou dois dias da semana para atuar presencialmente.
A implementação de um modelo híbrido consiste em selecionar as tarefas possíveis de se realizar a distância e que exigem mais aprofundamento individual.
Petições iniciais, contestações, recursos e outras peças processuais são algumas das tarefas que podem ser realizadas durante o home office entre os advogados.
A realização desses serviços em casa libera tempo para focar em problemas mais estruturais do dia a dia de trabalho.
O ensino jurídico, reuniões e treinamento da equipe, por exemplo, podem ser feitos com mais tempo e atenção.
Prevenção ao trabalho em excesso
É possível que você esteja se questionando a respeito da efetividade do home office na advocacia.
Porém, contrariando a crença de que o trabalho remoto abre espaço para a ociosidade, relatos de negócios com atuação mundial, como é o caso do Trello, apontam que o home office pode ser motivador para trabalho em excesso.
Esse ponto deve ser considerado como atenção para gestores de negócios da advocacia. Afinal, há pesquisas que apontam para um aumento de uma síndrome chamada FOMO (em inglês, Fear of Missing Out). Ou ainda, em português, o medo ou sensação de estar perdendo algo importante.
Além disso, são identificados casos de ansiedade de informação e estresse por sobrecarga para compensar o fato de não trabalhar presencialmente.
Assim, é preciso que gestores estejam atentos a esses possíveis problemas para que eles não causem um colapso nas equipes remotas. Para isso, é preciso manter o acompanhamento da produtividade, garantindo índices saudáveis de performance.
Estratégias de integração da comunicação e solicitação de tarefas deve acontecer de forma centralizada, por meio de um único canal que todos entendam e possam acompanhar.
Como advogar a distância?
Por meio de uma divisão de tarefas, em função da economia de tempo, a produção cresce sem aumento de carga horária e sem o risco de sobrecarregar algum funcionário. Dessa maneira, cria-se uma rotina cada vez mais tranquila para todos.
No entanto, para que a implementação do home office na advocacia funcione e contribua de fato para o aumento da produtividade do escritório, é necessário a digitalização de dados completa dos arquivos.
E isso só acontece com a ajuda de um sistema de gestão de tarefas integrado, organizado e eficiente. Dessa maneira a remuneração pelos serviços prestados em casa pode ser feita de forma justa e proporcional.
Como montar um escritório de advocacia virtual?
Talvez você esteja se perguntando como permitir que todas as informações do escritório estejam disponíveis para que o home office na advocacia aconteça de maneira efetiva.
Todo esse planejamento só será possível por meio da digitalização do escritório integrada a um software especializado para a área.
Neste caso, uma plataforma de gestão de escritórios pensada também para o trabalho remoto.
Assim é possível implementar no escritório a realidade home office e aproveitar todos os seus benefícios.
Além disso, um sistema de gestão auxilia na prevenção de eventuais problemas psicológicos causados pela necessidade de supercompensação dos colaboradores remotos.
A digitalização dos documentos precisa ser o primeiro passo. Afinal, somente com todas as informações reunidas em um ambiente seguro é que o home office na advocacia pode acontecer sem grandes desafios.
Softwares como a ADVBOX permitem que todos os dados, documentos e informações dos clientes estejam seguros na nuvem.
Com todas as informações em mãos, os advogados conseguem ter acesso aos processos e atuar a partir de qualquer lugar.
Além disso, gestores dos escritórios de advocacia podem acompanhar as entregas e visualizar o que está sendo realizado, em tempo real.
Essa é uma questão fundamental para quem vai acompanhar a produtividade dos advogados durante as estratégias de implementação do home office.
Aliás, como mencionamos anteriormente, a produtividade precisa ser um ponto de grande atenção durante o home office na advocacia.
Gestão por tarefas: entenda como começar
Da mesma maneira que a digitalização dos documentos precisa ser implementada nos escritórios que vão oferecer a possibilidade de home office, a organização das tarefas também deve ser prioridade.
Fazer a gestão de cada detalhe que está sendo entregue pelos advogados é essencial. Aliás, esse é um ponto importante porque está vinculado à satisfação dos clientes.
Sabe-se que um dos motivos mais recorrentes de perda de processos está vinculado a problemas com a entrega e cumprimento de prazos.
Imagine que, com a ajuda da tecnologia, é possível acompanhar de perto se todos os prazos dos processos de cada cliente estão sendo cumpridos.
A ADVBOX criou uma metodologia exclusiva, chamada Taskscore, que permite aos gestores dos escritórios de advocacia e aos advogados esse acompanhamento direto.
Cada atividade que precisa ser realizada é cadastrada no software e, além de designar a pessoa responsável, ainda recebe uma pontuação.
É a quantidade de pontos que determina a prioridade e importância da realização de cada ação. Ou seja, com isso fica visualmente muito mais fácil entender quais demandas são mais importantes e que têm prazo próximo para se realizar.
Com a organização do escritório por demandas e seus pontos, fica muito mais fácil administrar o home office na advocacia.
Afinal, todos têm a noção exata do que está acontecendo, independentemente do lugar físico onde gestores e advogados estão atuando.
O escritório home office na advocacia e a qualidade de vida
Sabemos bem como não é fácil ser advogado e como a rotina dentro do escritório pode apresentar desafios, mesmo com o home office na advocacia.
Com problemas de produtividade se repetindo no escritório, a desmotivação costuma dar as caras, inclusive para os gestores.
O ambiente de trabalho e as relações entre os colegas podem acabar ficando turbulentas.
Dessa forma, se compromete diretamente o bem estar coletivo, elemento tão decisivo para uma produtividade relevante e duradoura. E uma das soluções possíveis é o escritório home office.
Portanto, lembre-se que o trabalho remoto torna a vida pessoal e profissional dos funcionários bem mais ajustada às suas necessidades.
A sensação de imobilidade e desgaste é substituída por bons resultados, flexibilidade e possibilidade de equilibrar trabalho e vida pessoal.
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A ADVBOX fornece todos os elementos necessários para implementação do home office na advocacia.
Isso porque ele integra os setores do escritório, oferece análise de desempenho, projeção de métricas e produção em rede.
Assim, mais uma vez, a ADVBOX permite que escritórios saiam na frente aderindo às inovações do mercado de trabalho.
O seu negócio pode fazer parte dessa transformação que vem mudando a vida de milhares de pessoas na atualidade.
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