Realizar a organização do escritório de advocacia não é uma tarefa fácil. O gestor precisa gerenciar o trabalho dos advogados, estagiários e demais colaboradores, além das contas e documentos, bem como administrar a relação com os clientes.
Além disso, é necessário garantir que tudo seja feito da forma mais eficiente possível.
Sendo assim, neste artigo vamos abordar algumas dicas e estratégias para otimizar a organização do escritório de advocacia. Boa leitura!
Como funciona a estrutura de um escritório de advocacia?
Para que o escritório possa atuar de forma eficaz, é necessário que ele tenha uma estrutura bem estabelecida.
A primeira parte da estrutura de um escritório de advocacia é a equipe de advogados. Estes são os profissionais que fornecem o conhecimento e o conselho jurídico aos clientes. Os advogados também são responsáveis por preparar os documentos necessários para o andamento das causas.
A fim de garantir o bom funcionamento e a organização do escritório de advocacia, é comum que a equipe de advogados seja liderada por um sócio-diretor. Dessa forma, esse profissional ocupa a função de gestor jurídico e é responsável por supervisionar todas as operações do escritório.
A equipe do escritório conta não apenas com os advogados, como também com outros profissionais, como: advogados associados, estagiários, colaboradores administrativos e assistentes jurídicos.
Estes profissionais auxiliam os advogados na preparação dos casos e ajudam na organização do escritório de advocacia, a fim de otimizar a sua produção jurídica.
Ademais, os escritórios também podem contratar serviços de terceiros, como contadores, consultores financeiros e especialistas em Direito. Assim, os advogados contam com um auxílio mais robusto para a análise dos casos e a tomada de decisões.
Por fim, os escritórios de advocacia costumam ter uma equipe de marketing e publicidade que é responsável por divulgar os serviços do escritório e atrair novos clientes.
Desse modo, o escritório também é capaz de manter um relacionamento saudável com os clientes existentes e promover a sua própria marca.
Confira a seguir alguns aspectos que devem ser levados em conta pelos gestores para garantir que sua equipe seja capaz de alcançar um nível elevado de atuação.
1. Gestão de documentos
Os documentos são uma parte importante de qualquer escritório de advocacia. É fundamental ter um sistema para armazenar, organizar e, quando necessário, recuperar os documentos.
Uma boa solução para isso é fazer uso de um software jurídico.
Esses sistemas permitem, entre diversas outras funcionalidades, acessar, editar e compartilhar documentos de forma fácil e segura.
2. Gestão de contas
O gerenciamento de contas também é crucial para a boa organização do escritório de advocacia. Afinal, é necessário monitorar os pagamentos de contas e garantir que os clientes sejam cobrados de forma oportuna.
Ainda que a gestão financeira contemple diversos outros aspectos, ter atenção a esse detalhe é um primeiro passo para garantir a estabilidade orçamentária da Banca.
3. Gestão de clientes
Gerenciar clientes de forma eficaz é outro aspecto importante para a organização do escritório de advocacia. É importante monitorar os clientes para fornecer-lhes um serviço de qualidade.
Por exemplo: não adianta ter em mãos um grande caso se a equipe não for capaz de manter a satisfação do cliente alta e adquirir a sua fidelização.
4. Gestão de equipe
Uma equipe bem organizada é essencial para o sucesso de qualquer escritório de advocacia. É importante monitorar o trabalho dos advogados, estagiários e outros membros da equipe.
Aliás, o sistema de pontuação por tarefas é uma ótima opção para monitorar o trabalho dos membros da equipe. Com ele é possível controlar o progresso dos projetos e gerenciar as tarefas de forma eficiente e sem ser invasivo.
Dessa forma, o gestor é capaz de criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo, peça chave para alavancar a produtividade do time jurídico.
Qual a rotina de um escritório de advocacia?
Para garantir a organização do escritório de advocacia é preciso compreender que a rotina de trabalho pode ser intensa, às vezes estressante e muitas vezes cheia de desafios.
Assim, após compreender os principais aspectos abordados pela gestão jurídica, também é essencial compreender a rotina e o fluxo de trabalho do escritório a fim de otimizar tanto a quantidade de produção jurídica, quanto sua qualidade.
Diferentes escritórios de advocacia podem ter diferentes abordagens no seu dia a dia. No entanto, aqui estão alguns dos aspectos principais da rotina de um escritório de advocacia:
1. Atendimento ao cliente
Um dos principais aspectos da rotina de um escritório de advocacia é o atendimento ao cliente.
Os advogados precisam se comunicar com clientes, entender seus problemas legais e trabalhar com eles para desenvolver estratégias para solucionar seus problemas.
2. Pesquisa jurídica
Os advogados também passam muito tempo pesquisando leis e precedentes para garantir que suas argumentações sejam fortes e baseadas na lei.
O mercado jurídico é marcado principalmente pela inovação. Desse modo, buscar novas soluções deve ser constante e sempre incentivada pelos gestores jurídicos.
3. Redação de documentos
Ademais, a equipe jurídica passa muito tempo escrevendo documentos importantes, como contratos, petições, recursos e outros documentos necessários para a defesa de seus clientes.
Buscar formas de otimização desse processo pode ser uma ótima forma de alavancar a eficiência e a produtividade.
4. Gerenciamento de processos
Os advogados também precisam gerenciar os processos pelos quais são responsáveis, o que envolve planejar audiências, entrevistas com testemunhas, planejar estratégias, organizar documentos e mantê-los atualizados com as informações relevantes.
5. Reuniões com clientes e outros profissionais
Um último aspecto que é compartilhado na rotina de todos os escritórios de advocacia é a necessidade de contato constante com clientes, testemunhas e outros profissionais, como a promotoria.
A advocacia também depende muito do contato humano e relações interpessoais. Por isso, não se deve subestimar essa questão.
O que não pode faltar em um escritório de advocacia?
Além de uma rotina e estrutura bem elaboradas, é necessário contar com alguns elementos essenciais para garantir que a organização do escritório de advocacia seja realmente eficaz. Entretanto, quais são eles?
- Internet em alta velocidade: Isso permitirá que os advogados e parceiros acessem os bancos de dados, as leis e a literatura sobre Direito. Além disso, as mídias sociais e as ferramentas de comunicação podem ser usadas para se manter conectado com parceiros, clientes e outras partes interessadas;
- Sistema de arquivamento digital: Isso garantirá que todas as informações do escritório estejam disponíveis quando necessário, sem que precise procurar entre pilhas de papéis;
- Sistema de controle de custos: Como qualquer outro negócio, o custo é um fator importante para o sucesso de um escritório de advocacia. Por isso, é importante ter alguns sistemas de controle de custos, como softwares jurídicos, para acompanhar os gastos e garantir que o escritório esteja mantendo os custos baixos;
- Controladoria jurídica: Atualmente não é possível pensar em um escritório de advocacia otimizado sem um controladoria jurídica eficiente. Esse setor será o responsável por organizar todo o fluxo do escritório, abordando os diversos aspectos abordados nesse artigo;
- Equipe qualificada: Por fim, o escritório de advocacia deve ter uma equipe dedicada e preparada para lidar com todos os tipos de casos. Isso significa ter profissionais altamente qualificados, com experiência e conhecimento em diversas áreas do Direito.
Em outras palavras, são diversos os aspectos que devem ser levados em consideração para garantir a organização do escritório de advocacia, mas com as dicas apresentadas nesse artigo essa tarefa se torna muito simples!
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