Imagine que o seu escritório conta com uma área específica que pode auxiliar desde a liderança a tomar decisões até conectar todos os outros setores. Em resumo, essas são algumas das funções da controladoria.
Contar com um setor estratégico como esse pode ser determinante para que as metas que foram planejadas pela alta liderança sejam cumpridas.
Além do mais, a visão de um controller, o profissional responsável por fazer o acompanhamento direto de todas as funções da controladoria, pode facilitar a tomada de decisões.
Muitos escritórios de advocacia ainda não contam com esse setor instituído em seus processos de trabalho. E se isso ainda não aconteceu no seu negócio, talvez esse seja o momento de abrir os olhos para a controladoria.
Nesse post vamos destacar quais as funções da controladoria e de que maneira essa área vai levar eficiência e aumento de recursos para o escritório.
Qual a parte mais importante das funções da controladoria jurídica?
A atuação da controladoria jurídica é estratégica. Um escritório que não conta com as funções da controladoria bem alinhadas corre sérios riscos de tornar-se ineficiente.
Alguns dos problemas mais comuns que podem aparecer em um negócio jurídico que não tenha a visão e o suporte da controladoria são:
- Excesso de reclamação dos clientes e a consequente perda de clientes;
- Perda de prazos;
- Falta de processos estruturados que terminam com correria para a entrega de demandas importantes;
- Decisões tomadas sem o suporte de dados concretos;
- Falta de comunicação entre as áreas que gera retrabalho.
Você identificou algum desses pontos na rotina de trabalho do seu escritório? Se a resposta for positiva, é muito provável que você precise considerar implantar a controladoria ou reorganizá-la.
Isso porque, entre as principais funções da controladoria, está conectar todas as áreas do escritório de advocacia.
É por isso que, no organograma do negócio, a controladoria deve ser um setor transversal a todas as outras áreas.
Afinal, o grande objetivo é que a controladoria torne-se um importante suporte para:
- Reportar às lideranças como está o andamento do escritório e se as metas estão sendo cumpridas;
- Auxiliar a equipe jurídica na revisão de peças, evitando erros ou omissões;
- Avaliar com o time de atendimento onde estão possíveis falhas e estabelecer processos para corrigi-las;
- Analisar com o time financeiro como estão as questões relacionadas aos honorários;
- Identificar erros em processos, encontrar padrões e evitar que eles voltem a acontecer.
Para que todo esse controle aconteça, a equipe da controladoria precisa ter acesso a todas as áreas e possa circular de maneira efetiva, garantindo a comunicação e, também, uma boa atuação com todos os funcionários do escritório.
Quais tarefas são próprias da controladoria jurídica de um escritório?
Como mencionamos anteriormente, está entre as funções da controladoria atuar de maneira transversal, enxergando o que acontece em todo o escritório.
Porém, imagine fazer esse trabalho de maneira analógica. Buscando todos os relatórios em planilhas preenchidas uma a uma.
Como fazer, por exemplo, as atividades de definição do que é mais importante para cada integrante do time jurídico? Enxergar o todo a partir de listas criadas de forma manual pode ser muito contraproducente.
Como você deve imaginar, além de ser muito mais trabalhoso, as chances de relatórios e estratégias realizadas de forma manual podem incorrer em erros graves de avaliação.
Portanto, é imprescindível para o sucesso das funções da controladoria o suporte de um software jurídico.
Somente com o auxílio da tecnologia que o controller poderá entregar um trabalho de excelência para a liderança, beneficiando todo o escritório.
Por isso que, entre as tarefas da equipe que atua na controladoria, precisa estar enfatizada a necessidade do controller fazer a administração do software jurídico.
Esse profissional deve ter habilidades para fazer a gestão da tecnologia, mantendo a atualização do sistema e orientando a equipe para respeitar os processos estabelecidos.
Acompanhamento da produtividade
Quando falamos na conexão das funções da controladoria com os times jurídico, financeiro e de atendimento do escritório, também destacamos a relevância de acompanhar a produtividade.
Esse é um indicador importantíssimo para escritórios de advocacia. Afinal, a baixa produtividade de uma equipe pode representar problemas graves na entrega para os clientes.
Da mesma forma, times que estão sobrecarregados podem perder prazos e emitir peças processuais com erros.
É por isso que o controller jurídico tem, entre as suas funções, uma visualização completa sobre como está a entrega de demandas para todas as pessoas da equipe.
E para que essa função aconteça de uma forma eficiente, a tecnologia é o suporte necessário. Os clientes da ADVBOX, por exemplo, contam com o recurso da metodologia Taskscore.
Com a ferramenta, todas as tarefas do escritório são colocadas no sistema e divididas para cada um dos profissionais da equipe.
Porém, mais do que simplesmente fazer uma divisão de tarefas, a controladoria pode determinar pontuações para cada uma das atividades.
Essa ação é fundamental. Afinal, a partir dela todos têm uma visualização efetiva sobre o que é prioridade. Dessa maneira as chances de perder prazos caem drasticamente.
Automatização dos relatórios
Em paralelo à divisão das tarefas, as funções da controladoria também passam por verificar a sobrecarga dos times e reportar essas questões para a diretoria.
E o trabalho do controller torna-se muito mais fácil quando esse profissional pode, por exemplo, verificar em um único sistema o que cada uma das pessoas está fazendo.
Além disso, é possível emitir relatórios de produtividade que se cruzam com outros dados colocados no software jurídico.
Todas essas informações, quando compiladas em um mesmo relatório, permitem uma tomada de decisão muito mais ágil.
Afinal, imagine que o controller precisasse investigar, um a um, como está a situação dos processos com cada advogado. Ou ainda, verificar de maneira manual questões relacionadas a prazos.
Tudo isso levaria muito mais tempo e desperdiçaria a realização de um trabalho estratégico.
Aliás, é importante destacar que um dos problemas mais comuns em escritórios de advocacia está ligado à perda de prazos. Cerca de 20% dos processos perdidos no Brasil acontecem por essa razão.
Ainda seguindo essa lógica, estatísticas comprovam que cerca de 35% dos processos no Brasil são perdidos por causa da falta de provas simples.
Ou seja, porque houve falha na revisão. Esses dois problemas são resolvidos em sua totalidade com as funções da controladoria realizadas de maneira adequada no escritório.
Quanto ganha um controller jurídico?
Agora que você já conhece as funções da controladoria e entende a importância desse setor, vamos explicar um pouco mais sobre os profissionais que formam essa área.
Como citamos durante o texto, a figura do controller jurídico é essencial para que a gestão da controladoria aconteça de maneira efetiva. Esse profissional é muito estratégico e precisa ter habilidades muito específicas.
O controller pode ser um profissional da área do Direito, mas também pode vir de áreas como Administração ou Contabilidade. O essencial é que essa pessoa tenha experiência em controladoria para escritórios de advocacia de ao menos dois anos.
Por ser um profissional que será responsável por aumentar a eficiência do negócio em mais de 130%, trata-se de um cargo estratégico.
No Brasil, os salários pagos às pessoas ligadas às funções da controladoria podem começar em R$ 3 mil e ultrapassar os R$ 10 mil, dependendo das demandas e responsabilidades.
É por isso que, se você está pensando em ingressar na carreira de controladoria, o mais indicado é que você esteja o tempo todo se especializando na área.
A ADVBOX, por exemplo, conta com um curso online completo para a formação de controllers.
Além de todas as habilidades técnicas que são necessárias ao cargo, também é um grande diferencial que o controller saiba lidar muito bem com pessoas.
Aliás, a boa comunicação, a organização e o pensamento estratégico e autônomo são requisitos importantes para um bom trabalho entre as funções da controladoria.
Afinal, lembre-se do quanto esse cargo exige uma visão completa sobre o que acontece no escritório.
A ADVBOX pode fazer parte das funções da controladoria do seu escritório
A ADVBOX é um software jurídico pensado exclusivamente para atender às necessidades de escritórios de advocacia.
O tempo todo o sistema passa por atualizações que têm como foco a melhoria da experiência dos clientes. O grande objetivo da ADVBOX é tornar o dia a dia dos negócios muito mais fácil e com dados eficientes.
É por isso que o software se conecta diretamente com as funções da controladoria. Por meio dele, o controller pode emitir relatórios e aproveitar os recursos de Business Intelligence (Inteligência de Negócios) para cruzar dados.
Além disso, todas as informações sobre o escritório ficam armazenadas na nuvem e a ADVBOX garante a segurança de todos os dados.
Com a possibilidade de acessar todo o sistema de qualquer lugar do mundo, o seu escritório ainda pode contratar profissionais para atuar na controladoria que estejam em diferentes cidades.
Esse fator é determinante para que o seu negócio conte com controllers estratégicos e bem qualificados que, muitas vezes, não vivem na mesma cidade da sede do escritório.
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