O dia a dia atual de advogados está muito conectado às ferramentas de comunicação à distância que existem.
Entre elas, o acesso ao e-mail está entre os meios mais utilizados pelos profissionais para manter o contato com clientes, fornecedores e equipe.
Entretanto, deixar de lado um gerenciamento de e-mail adequado pode levar a problemas sérios quando pensamos em produtividade e gestão de tempo.
Certamente o e-mail é uma ferramenta essencial para manter a comunicação com as pessoas de maneira organizada e assertiva.
Afinal, por mais que recursos como o WhatsApp e outros meios de comunicação do tipo sejam práticos, o e-mail permite mais segurança, além de se tornar um meio mais profissional para continuar a comunicação com os clientes.
Em recursos de chat, como é o caso do WhatsApp, muitas informações se perdem e pode ser complexo recuperá-las.
Quando é feito um gerenciamento de e-mail de forma adequada, essa ferramenta se torna uma importante aliada para organizar dados, ativar lembretes para respostas.
Você pode, até mesmo, aplicar conceitos de marketing jurídico com os clientes por meio de uma newsletter.
Se bateu a curiosidade para descobrir como ter mais produtividade e aproveitar as práticas de gerenciamento de e-mail para um dia a dia ainda melhor na advocacia, continue lendo esse texto.
Por que é importante fazer o gerenciamento de e-mail?
Você deve abrir a sua caixa de e-mail algumas vezes por dia, certo?
É indiscutível o quanto a ferramenta é importante, porém, sem um gerenciamento adequado, o uso do e-mail pode se tornar um vilão, causando estresse e reduzindo a produtividade.
De acordo com um estudo da Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, o excesso de e-mails pode causar riscos psíquicos para colaboradores de empresas.
A pesquisa comprovou que 90% das pessoas acreditam que o fluxo de informações que administram é excessivo e há uma saturação no manejo dos dados.
Ao mesmo tempo que esse alerta é feito sobre os riscos da falta de um gerenciamento de e-mail adequado.
Outro dado também é importante ser destacado: somente em 2021, mais de 4 bilhões de pessoas em todo o mundo usaram de alguma maneira uma conta de e-mail.
E a previsão é que até 2024 esse número chegue a 4,48 bilhões de pessoas. Isso mostra a relevância da ferramenta, afinal, nenhuma plataforma de redes sociais tem um alcance como o e-mail apresenta.
O alerta que fica depois de compreender esses dados é que o mau uso do e-mail pode ocasionar baixa produtividade e sobrecarga informacional, perda de informações importantes e de oportunidades de negócio.
Ou, até mesmo, distúrbios psicológicos-comportamentais, como o FOMO e a apneia por e-mail.
O que é um gerenciador de E-mail?
Como comentamos no início deste texto, quando não se realiza um gerenciamento de e-mail, o estresse aumenta e a produtividade cai.
Isso acontece porque, assim como outras ferramentas, o e-mail também é uma forma de interrupção e distração no trabalho.
De acordo com um estudo, nós levamos cerca de 25 minutos para recuperar a concentração após uma interrupção. Além disso, após o boom dos smartphones, um profissional consegue trabalhar em um escritório durante 3 minutos sem ter interrupções.
Com base nesses dados, imagine o quanto você pode estar perdendo tempo de trabalho acumulando todas essas pequenas distrações todos os dias?
Para começar a ser mais produtivo e ter um gerenciamento de e-mail eficiente, o primeiro passo é organizar a sua caixa de e-mails.
Com essa tarefa simples você vai ter um controle maior do tipo de mensagem que você recebe e saberá identificar quais são as atividades que estão pendentes.
Com esse recurso inicial você perderá menos tempo procurando o que precisa e terá mais tempo para se dedicar para outras atividades, com muito mais concentração.
Mas essa foi só uma dica inicial! Vamos aos 3 insights que vão te fazer acelerar a produtividade no escritório de advocacia.
1. Emails não lidos primeiro
O gerenciamento de e-mail inicia com a priorização das mensagens. Uma forma muito efetiva de se priorizar é fazendo a separação de mensagens pendentes de mensagens já respondidas.
Alguns serviços oferecem essa opção, como é o caso do Gmail, em que você pode visualizar no topo da caixa de entrada as mensagens que ainda não foram lidas.
2. Livre sua caixa dos spams
Quem nunca recebeu um e-mail de empresa que nunca ouviu falar é, no mínimo, um profissional sortudo. Quanto mais antigo é o e-mail utilizado, maior é o volume de propagandas indesejadas.
Nesses casos, algumas ferramentas como o Unroll.me podem auxiliar no descadastramento em massa de listas indesejadas.
3. Utilize um gerenciador de email mobile
Nos celulares a sincronização dos aplicativos de e-mails com os servidores pode ser lenta. Muitas vezes pode demorar dias para atualizar novos e-mails.
Além disso, realizar o gerenciamento de e-mails de diferentes serviços (Gmail, Hotmail, e-mail corporativo) também pode ser um impeditivo de produtividade.
Assim, gerenciadores podem ser aplicativos bastante úteis. Nós já testamos o INBOX, que traz agilidade na leitura, resposta e descarte de mensagens, além de uma atualização mais rápida no recebimento de mensagens.
Mas lembre-se que ter os e-mails no seu celular pode ser muito importante e garantir a produtividade, já que você pode acessá-los de qualquer lugar, porém, esse também pode ser um gatilho para aumentar sua ansiedade.
Checar e-mails durante o fim de semana, nas folgas do trabalho ou momentos de descanso pode se transformar num problema. Faça o gerenciamento de e-mail de maneira consciente e não extrapole seus limites.
Dica bônus 1: Filtro de notificação para prazos fatais
Essa é uma dica que aplicamos aqui na ADVBOX e é essencial para quem quer fazer o gerenciamento de e-mail.
Nossas tarefas configuradas com prazo fatal dentro do sistema são enviadas para nossos e-mails com um assunto padrão. “Você tem uma tarefa com prazo fatal previsto para amanhã”, o que possibilita a criação de um filtro.
Quem utiliza um endereço pessoal na conta ADVBOX, por exemplo, pode criar uma pasta “ADVBOX” e filtrar as mensagens com esse assunto.
E assim conferir elas nos dias úteis com mais rapidez, sem que elas se misturem com outros tipos de e-mails.
Você pode começar a aplicar essa estratégia de organização do seu e-mail hoje mesmo.
Para isso, basta fazer o teste gratuito de 7 dias da ADVBOX e tornar seu dia a dia muito mais produtivo com essa e outras funcionalidades do nosso software jurídico.
Dica bônus 2: Use o e-mail como estratégia para conectar clientes e futuros clientes
Agora que você descobriu como ser mais produtivo deixando a sua caixa de e-mail organizada, chegou a hora da nossa segunda dica bônus desse conteúdo.
Que tal usar o seu e-mail como uma ferramenta para manter contato com clientes e futuros clientes a partir da educação sobre temas jurídicos?
Utilizar o e-mail para uma newsletter tem sido um recurso estratégico para advogados que querem oferecer conteúdos para seu público-alvo.
Nesse sentido, contar com uma ferramenta de software jurídico também é essencial.
A partir dos recursos da ADVBOX, por exemplo, você pode entender o perfil da sua base de clientes e utilizar essas informações para construir conteúdos que serão assertivos quando entregues para as pessoas.
Por isso, lembre-se de incluir uma newsletter no seu planejamento de marketing jurídico e esteja ainda mais próximo dos seus possíveis clientes.
