Os escritórios de advocacia que trabalham com dados precisam conhecer o conceito de analytics. Ter informações relevantes para uma atuação estratégica é a chave para conseguir bons resultados no negócio.
Existem diversas maneiras de trabalhar com dados. Diante de tantas possibilidades, é comum que as pessoas tenham dúvidas sobre qual é o melhor método a ser aplicado.
Nesse artigo, você aprenderá o conceito de analytics, entenderá o que se trata e assim, saberá distinguir os diversos termos utilizados no universo das análises de dados. Tenha uma ótima leitura!
O que é analytics?
Analytics é termo que se refere ao uso aplicado de dados, bem como análises e raciocínio sistêmico para seguir em processos de tomada de decisões. Trata-se de um conceito que pode ser aplicado em negócios dos mais variados ramos e setores do mercado.
O analytics é um ramo do business intelligence (BI). Em português, o termo significa inteligência analítica. O campo é abrangente e multidimensional, utilizando-se de técnicas matemáticas, estatísticas, machine learning e modelagem preditiva, dentre outros, para encontrar padrões e interpretar dados.
Qual é a importância do analytics?
A análise de dados tem contribuído para a produção de conhecimento por vários anos e em diversos setores. Por meio desses estudos, foi possível entender questões sociais, conhecer populações, encontrar soluções para problemas variados e até conseguir respostas para estudos e pesquisas acadêmicas, por exemplo.
Em cada uma dessas situações, o cenário exigiu uma resposta a uma pergunta que ainda não havia sido respondida. Quem pesquisa e precisa de respostas concretas sabe que o instinto e as suposições não são suficientes. Por isso, é preciso analisar os dados que já existem para poder encontrar correlações e padrões.
Confiar na intuição ou em crenças pode levar a respostas nada seguras. Ao se embasar em dados, é possível encontrar respostas concretas e que realmente demonstrem soluções viáveis para o que se deseja.
Dessa forma, é possível encontrar respostas para questionamentos como:
- O que aconteceu?
- Como aconteceu?
- Por que isso ocorreu?
- O que está acontecendo agora?
- O que pode ocorrer no futuro?
O analytics, então, pode ser utilizado em diversas situações. Companhias de diversos setores do mercado também passaram a utilizá-lo para encontrar soluções que realmente façam a diferença nos seus negócios.
Embora a inteligência analítica não dependa de tecnologia, atualmente é fundamental contar com ela para conseguir resultados promissores. Hoje em dia, com computadores e softwares eficientes, a oportunidade para o uso do analytics é ainda mais abundante.
Desse modo, companhias podem utilizar o conceito para os mais diversos fins, como: desenvolvimento de novos medicamentos, encontrando maneiras mais eficientes de fornecer serviços, prevenindo empresas de fraudes, dentre diversas outras questões que são importantes para as empresas de modo geral.
Quais são os tipos de métodos analíticos?
Existem 4 tipos de métodos analíticos: análise descritiva, preditiva, prescritiva e diagnóstica. Veja abaixo para que serve cada um deles.
Análise descritiva
A análise descritiva parte dos resultados que o seu negócio possui. Logo, é uma análise que se baseia em fatos. Pode ser utilizada para criar e implementar novas estratégias e avaliar possíveis investimentos.
Análise preditiva
A análise de dados preditiva se baseia em previsões de cenários futuros, considerando os padrões demonstrados pelos dados que o seu negócio possui.
Por ser uma análise que se baseia em previsões, não é possível prever com certeza o que pode acontecer. Entretanto, ela pode ser muito útil para compreender o que pode ocorrer caso uma determinada situação surgir.
Por exemplo, imagine que o seu escritório deseja investir mais em marketing jurídico e publicidade. Com a análise preditiva, não é possível descobrir se isso trará um bom retorno financeiro ou não.
Contudo, você pode verificar o que pode acontecer se novas estratégias forem implementadas, tomando como base situações anteriores similares. Em outras palavras, o objetivo da análise preditiva é avaliar tendências e probabilidades.
Análise prescritiva
A análise prescritiva ocorre após a análise preditiva. Nela, você pode encontrar situações com grandes probabilidades de ocorrer e assim, identificar uma solução por meio de uma prescrição.
Trata-se de uma análise sempre condicionada a previsões. Sendo assim, os modelos analíticos são sempre realizados com apoio de tecnologias e ferramentas que ajudam a pensar em sugestões, baseando-se em padrões, percepções de objetivos e fatores influenciadores.
Análise diagnóstica
O último tipo de analytics é a análise diagnóstica. O seu foco é em situações que já aconteceram. O objetivo, então, é encontrar relações de causa e efeito para entender o que ocorreu. Trata-se de um processo que se baseia em probabilidades.
Em quais áreas o analytics pode ser aplicado em um escritório de advocacia?
O uso de analytics em um escritório de advocacia pode ser aplicado na gestão de processos e clientes, na produtividade dos advogados, na precificação dos serviços e outras áreas, trazendo uma série de benefícios. Confira algumas delas a seguir:
Gerenciamento de processos
O uso de analytics pode auxiliar na análise de performance, assim, avaliar o tempo médio para a conclusão de diferentes tipos de processos, identificando gargalos e melhorando a eficiência.
Além disso, é possível utilizar dados históricos para prever os resultados de casos semelhantes, auxiliando na estratégia de abordagem.
Gestão de clientes
Outra funcionalidade é a análise de satisfação, a partir da coleta e análise de feedbacks de clientes para identificar áreas de melhoria e aumentar a retenção. Em paralelo, também pode ajudar a identificar diferentes perfis de clientes e personalizar a comunicação e serviços oferecidos com base nessas segmentações, auxiliando no gerenciamento do relacionamento com o cliente.
Produtividade dos advogados
O analytics também é importante para o monitoramento de desempenho, analisando a carga de trabalho e a eficiência dos advogados, permitindo calcular a produtividade no escritório e fazer ajustes na alocação de recursos. Assim como entender padrões de trabalho e resultados para promover melhores práticas e estratégias de trabalho.
Precificação de serviços
Vale destacar também a necessidade de uma eficiente análise de competitividade do mercado. Desse modo, o analytics é capaz de avaliar preços de serviços similares em outras empresas para ajustar a estratégia de precificação.
A partir dessas informações é possível utilizar dados de serviços passados e resultados para criar modelos de precificação de honorários advocatícios mais eficazes.
Gerenciamento de riscos
Analisar dados de casos anteriores para identificar riscos potenciais em novos casos e desenvolver estratégias para mitigá-los. Essa possibilidade é importante para auxiliar no compliance e conformidade das legislações. Assim, monitorar a conformidade com regulamentos e normas através da análise de dados, ajudando a evitar litígios e penalidades.
Marketing jurídico
Por fim, a utilização de dados possibilita avaliar a eficácia das campanhas de marketing, identificando quais estratégias geram mais leads e conversões. Assim como analisar dados demográficos e comportamentais para direcionar campanhas mais efetivas e personalizadas.
Como o analytics pode beneficiar os escritórios de advocacia?
Ao integrar analytics de maneira eficaz, um escritório de advocacia pode obter uma visão mais clara de suas operações, tomar decisões mais informadas e melhorar tanto a eficiência interna quanto a satisfação dos clientes. Confira alguns dos principais benefícios abaixo.
Otimização de processos
Essas ferramentas possibilitam a automatização de tarefas e análise de fluxos de trabalho. Desse modo, torna-se possível identificar gargalos e áreas de ineficiência nos processos internos, como prazos de processos judiciais, alocação de advogados e andamento de casos, permitindo ajustes que melhoram a eficiência operacional.
Tomada de decisões mais estratégicas
A análise de dados históricos e preditivos pode fornecer informações detalhadas que embasam decisões estratégicas, como investimentos em áreas de atuação ou abordagem em casos jurídicos.
Melhor gestão de tempo e recursos
O analytics ajuda a determinar quais advogados ou equipes estão sobrecarregados e quais estão subutilizados. Com isso, permite uma melhor distribuição de trabalho e maximização do tempo.
Aumento da produtividade
Além disso, ferramentas de analytics podem monitorar o desempenho individual dos advogados, ajudando a identificar áreas de melhora e propor treinamentos ou mudanças na rotina para maximizar a produtividade.
Melhoria da qualidade do atendimento ao cliente
Vale destacar também que ao analisar dados de clientes e processos anteriores, o escritório pode prever demandas e melhorar a personalização do atendimento, aumentando a satisfação do cliente.
Geração de insights estratégicos
A análise de dados permite a identificação de padrões, como áreas jurídicas em crescimento ou clientes em potencial, ajudando o escritório a planejar com mais eficiência e focar em oportunidades estratégicas.
Redução de custos
Com processos otimizados, uma melhor gestão do tempo e a eliminação de tarefas repetitivas, o escritório pode reduzir custos operacionais. Além disso, o analytics pode apontar onde há gastos desnecessários.
Gerenciamento de riscos
A análise de dados pode ajudar a prever o resultado de casos com base em históricos semelhantes. Isso permite que o escritório gerencie melhor os riscos e evite situações prejudiciais.
Criação de relatórios personalizados
Com o uso de analytics é possível gerar relatórios personalizados que forneçam informações detalhadas para clientes ou para os próprios gestores. Sendo assim, facilitando a visualização do progresso de casos, a performance do escritório e a tomada de decisões.
Como conseguir bons resultados com o analytics?
Para utilizar o analytics e ter bons resultados, o seu escritório precisa saber qual é o método analítico ideal para a situação específica. O primeiro passo é saber dos seus objetivos. Entenda o que você precisa saber e onde deseja chegar para, então, reunir o que é necessário para encontrar a solução para o que procura.
Sendo assim, primeiro tenha em mente o problema que deseja resolver ou quais respostas você procura. Pense, por exemplo, em quais setores do escritório precisam de melhorias, quais decisões precisam ser tomadas, o objetivo da análise, dentre outros aspectos. Inclusive, você pode querer encontrar respostas para questionamentos como os abaixo:
- Quanto devemos cobrar por um determinado serviço?
- Onde devemos abrir uma filial do escritório? É viável?
- Por que estamos perdendo clientes em uma determinada área?
As perguntas podem ser variadas. Com os dados certos e os modelos analíticos adequados, é possível encontrar as respostas que precisa para as perguntas que realizou. Com a ajuda de tecnologias e softwares, obter informações se tornou ainda mais rápido e eficiente.
Como implementar o analytics em um escritório de advocacia?
Implementar o analytics em um escritório de advocacia envolve um processo estruturado para garantir que os dados sejam coletados, analisados e usados de forma eficiente. Confira abaixo um passo a passo para tornar essa implementação mais assertiva.
Definir objetivos claros
Primeiramente, antes de iniciar a implementação, é fundamental definir o que o escritório deseja alcançar com o uso de analytics, como melhorar a eficiência de processos, aumentar a satisfação dos clientes, ou prever resultados de casos.
Assim, decida em quais áreas o analytics trará mais impacto, como a produtividade dos advogados ou a precificação de serviços.
Identificar fontes de dados
Posteriormente, identifique todas as fontes de dados que o escritório pode usar, como sistemas de gerenciamento de processos, CRM de clientes, tempo de trabalho dos advogados, resultados de casos e até feedback de clientes.
Além dos dados internos, considere usar fontes externas, como jurisprudência e bases de dados públicas, para análises mais completas.
Coletar e organizar dados
Estabeleça métodos consistentes para coletar os dados, garantindo que sejam organizados de maneira eficiente e acessível. Outra iniciativa importante é garantir que os dados sejam precisos e consistentes, eliminando duplicações ou entradas erradas, para evitar problemas nas análises futuras.
Escolher as ferramentas adequadas
Escolha as ferramentas de software mais adequadas às necessidades do escritório. Algumas opções podem incluir ferramentas de Business Intelligence (como Power BI ou Tableau), softwares específicos para a área jurídica (como ERP jurídico), ou até plataformas de automação que incluem funções de análise de dados.
Em paralelo, assegure-se de que essas ferramentas se integrem bem com os sistemas já existentes no escritório, como o sistema de gestão de processos (legal case management).
Treinar a equipe
Para que o analytics seja eficaz, os advogados e a equipe administrativa precisam ser treinados para usar as ferramentas de coleta e análise de dados. Por isso, promova uma cultura no escritório onde as decisões baseadas em dados sejam valorizadas, como na abordagem data-driven, para que todos entendam a importância de utilizar as informações disponíveis.
Criar dashboards personalizados
Crie dashboards personalizados para diferentes níveis da organização, desde relatórios de performance dos advogados até dados de satisfação dos clientes, com métricas relevantes e fáceis de interpretar.
Além disso, certifique-se de que os dashboards sejam dinâmicos e permitam uma análise detalhada, permitindo ajustes em tempo real, se necessário.
Monitorar o desempenho regularmente
Por fim, estabeleça uma rotina de monitoramento para avaliar o desempenho dos processos e a efetividade das estratégias baseadas em analytics. Com base nas informações geradas faça ajustes nas operações, garantindo que os objetivos definidos inicialmente estejam sendo alcançados e identificando novas oportunidades de melhoria.
Quais são os desafios na implementação do analytics em escritórios de advocacia?
A implementação de analytics em escritórios de advocacia pode enfrentar vários desafios como resistência à mudança, formação especializada e proteção de dados, que devem ser cuidadosamente gerenciados para garantir o sucesso da iniciativa. Confira os desafios em detalhes abaixo.
Resistência à mudança
Escritórios de advocacia, por natureza, tendem a ser mais conservadores e podem não estar acostumados a trabalhar com decisões baseadas em dados. Com isso, alguns advogados podem resistir à adoção de novas ferramentas e práticas, preferindo métodos tradicionais.
Por isso, a aceitação de novas tecnologias exige uma mudança na cultura organizacional, para que todos compreendam os benefícios do analytics e estejam dispostos a adotá-lo.
Necessidade de formação especializada
A equipe jurídica e administrativa pode não ter familiaridade com o uso de ferramentas analíticas ou a interpretação de dados, exigindo investimento em treinamento e capacitação.
Além disso, a equipe pode precisar de tempo para se adaptar às novas ferramentas e metodologias, o que pode impactar a produtividade no curto prazo.
Proteção de dados sensíveis
Outro ponto de atenção é que escritórios de advocacia lidam com informações altamente confidenciais, o que torna a proteção de dados um desafio complexo. A implementação de analytics deve estar em conformidade com legislações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil e o GDPR na Europa.
Desse modo, garantir que os dados sejam armazenados, processados e analisados de maneira segura é essencial para evitar vazamentos ou acessos não autorizados.
Integração de sistemas existentes
Muitos escritórios de advocacia utilizam sistemas antigos ou desconectados, o que pode dificultar a integração de novas ferramentas de analytics. Fazer essas ferramentas funcionarem de maneira coesa com sistemas de gestão de casos, CRM ou outros softwares jurídicos pode ser desafiador.
Com isso, a integração pode exigir investimentos em tecnologia e, possivelmente, a contratação de especialistas em TI para garantir que todos os sistemas conversem entre si de maneira eficaz.
Conclusão
A implementação de analytics em escritórios de advocacia oferece uma transformação significativa na forma como as operações jurídicas são conduzidas. Ao adotar uma abordagem orientada por dados, o escritório pode otimizar processos, aumentar a produtividade, melhorar o atendimento ao cliente e tomar decisões mais estratégicas.
No entanto, essa transição não está isenta de desafios, como a resistência à mudança, a necessidade de formação especializada, a proteção de dados sensíveis e a integração de sistemas existentes.
Superar esses obstáculos exige uma combinação de planejamento estratégico, capacitação contínua e a adoção de soluções tecnológicas adequadas. Com objetivos claros e uma gestão eficaz, os benefícios do analytics podem ser plenamente aproveitados, transformando o escritório em um ambiente mais eficiente e competitivo no cenário jurídico atual.
Para entender melhor como implementar soluções de analytics no seu escritório de advocacia e explorar ferramentas que podem facilitar essa transição, conheça o software da ADVBOX. Acesse nosso site e descubra como podemos ajudar a otimizar suas operações!
