Comunicação Multilateral no Escritório

Vídeo descritivo do episódio sobre a Comunicação Multilateral no Escritório, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

A comunicação é muito mais fácil em equipes de até 8 pessoas. A informação flui, os colaboradores são acessíveis e a interrupção é eventual.

Com uma equipe de mais de 8 pessoas é preciso organizar a comunicação. Todavia, como escolher um sistema de comunicação adequado sem conhecê-lo?

O que é comunicação no trabalho?

É por falta dessa escolha que escritórios de advocacia ficam estagnados em 8 pessoas na equipe.

A Comunicação Operacional é a do dia a dia, vinculada a rotina de trabalho. Além disso, 80% corresponde a atribuição e cumprimento de tarefas, o restante é divisão de responsabilidades, troca de saberes, conhecimento e aferição de resultados.

Quais são os 3 tipos de comunicação?

Sendo assim, existem 3 tipos de Comunicação Operacional interna:

Comunicação Hierárquica ou Vertical;
Comunicação Setorizada;
Comunicação Multilateral.

Muitos advogados e lideranças acreditam que delegar é atribuir tarefas aos seus subordinados e conferir a entrega. No entanto, isso não é delegar, mas sim exercer o monopólio da responsabilidade.

Essa é a Comunicação Hierárquica ou Top Down. Só há uma linha de comunicação, do superior ao inferior, e os subordinados não tem acesso a essas informações.

Esse tipo de centralização de poder gera 7 problemas dentro de uma empresa:

A decisão invisível – ninguém sabe como e quando é tomada;
Assuntos pendentes – tarefas demais são iniciadas, mas nem todas são concluídas;
Paralisia da Coordenação – nada pode ser feito sem aprovação de um superior;
Ineficiência no atendimento – demora para o cliente obter retorno quando precisa;
Pseudoproblemas – pequenos problemas são exageradamente engrandecidos;
Prazos negativos – os prazos engolem a qualidade das tarefas;
Domínio do input – só uma ou outra pessoa diz o que fazer e exclui a proatividade.

Sendo assim, se você vive isso no seu trabalho, abra sua mente com esse artigo. Mas se você não é o gestor, indique para ele descobrir que há outras possibilidades dentro de um escritório.

O segundo modelo é a Comunicação Setorizada, a qual já é um avanço.

Qual a importância de delegar tarefas?

Delegar é transferir responsabilidades organizadamente. Nesse sentido, a setorização é muito importante.

Criar um setor por escrito e escrever seus papéis é o primeiro passo. Isso é delegar!

Abra mão do monopólio da responsabilidade. Coloque as pessoas de confiança em cada fase do processo e confie que irão fazer o melhor possível.

Em um escritório de advocacia todos são adultos, não é preciso cuidar tudo o que todos colaboradores fazem como se fossem bebês.

À vista disso, setorize sua equipe por fases processuais e entregue poder aos líderes. Estes certamente irão dar conta da responsabilidade e o que não der, troque e insista até seu escritório encontrar o time ideal.

No modelo de comunicação setorizado, a informação ainda é vertical e fica restrita as pessoas daquele setor.

O que é Comunicação Multilateral?

O terceiro modelo é o da Comunicação Multilateral.

A base da Comunicação Multilateral é: toda informação disponível para todos. As informações dos casos são utilizadas por todos membros da equipe no presente e no futuro.

Por exemplo: se Amanda envia uma tarefa para Gustavo porque estão trabalhando juntos em um Recurso de Apelação e essa tarefa fica pendente, ela não interessa só aos dois, mas a toda equipe do escritório. Caso o cliente ligue para o escritório e Bianca o atenda e a informação de que a Apelação está em andamento esteja acessível, mesmo que Gustavo e Amanda estejam ausentes, será possível informar ao cliente que a Apelação está em andamento.

Nesse ponto é preciso permitir que todos atribuam tarefas para todos, inclusive para si mesmos, permitindo maior autonomia aos colaboradores da equipe.

Se você paga gratificação por tarefas feitas ou pontuação por tarefas, dê um voto de confiança. Mesmo que haja alguém duplicando tarefas para tirar vantagem, seu escritório irá ter muito mais benefícios, e essa pessoa irá ser descoberta rapidamente.

Como aumentar a produtividade no dia a dia?

A Comunicação Multilateral aproxima a equipe e gera eficiência de várias formas, como o aumento da produtividade. Ademais, ela incentiva a autonomia e a proatividade na resolução dos problemas, eliminando conflitos e acabando com pseudo problemas gerados pela informação restrita.

Com a aceleração do fluxo de informação sobra tempo para a realização das tarefas, o que permite aumentar a sua qualidade e mesmo com mais qualidade, os prazos são cumpridos mais cedo, reduzindo o tempo de conclusão dos casos.

O que é Comunicação Assíncrona?

A Comunicação Multilateral é por natureza assíncrona e reduz praticamente a zero as interrupções na rotina, eliminando boa parte do trabalho ocioso e da improdutividade.

Se você não trabalha com flagrante delito e prisão, nem com emergências médicas ou algo que torne a atuação do advogado uma questão de vida ou morte, a Comunicação Multilateral é um ganho absurdo de qualidade de vida para toda equipe, pois o imediatismo é um gatilho para a ansiedade.

Até mesmo os clientes aprendem a receber resposta de forma assíncrona.

Além disso, a Comunicação Multilateral, além de ser útil para todos, é aproveitada no futuro, gerando um banco de dados fiel e gigante, e resolvendo vários problemas impensáveis ao longo do tempo, fazendo a equipe dar valor ao registro da comunicação interna.

Por fim, a Comunicação Multilateral permite que com tecnologia de Big Data e Business Intelligence o gestor consiga visualizar a qualidade e a produtividade da sua equipe, tornando a geração de informação ascendente (do time para a direção), eficiente e em tempo real.

Optar por uma Comunicação Operacional aberta e Multilateral é um exercício de crescimento pessoal e desapego do advogado, bem como um exercício de democracia com os colegas de trabalho.