O escritório digital e a digitalização do escritório de advocacia consistem na centralização das informações de um escritório.
Dessa forma, ao digitalizar o seu escritório, você será capaz de alcançar inúmeras vantagens de negócio. Dentre elas, estão o aumento da produtividade, da aquisição novos clientes de forma rápida e consistente e da receita mensal do escritório.
O que é um escritório digital?
Antes de explicar melhor o que é o escritório digital, é importante pontuar o que ele não é.
Sendo assim, quando falamos em escritório digital é comum que se confunda esse conceito com web service ou com escritórios online na advocacia.
Os três conceitos diferem e possuem objetivos, tarefas e práticas distintas entre si, servindo a diferentes portes de escritórios e necessidades dos seus negócios.
Abaixo, listamos as diferenças entre esses três conceitos:
1. Escritório Digital
O escritório digital passa a existir quando é feita toda a digitalização das informações que possibilitam a prestação de serviço.
Todavia, é possível que um escritório tenha as suas informações digitalizadas e continue atendendo presencialmente no balcão e limitando o atendimento à atuação local (ou seja, na região em que está localizado fisicamente).
A saber, as informações que podem ser digitalizadas são a sequência de tarefas ou fluxo de tarefas, o nível de produtividade diário, semanal e mensal, a taxa de procedência e improcedência de processos, os dados financeiros, registros de atendimento e de cadastro dos clientes, fotos de petições, contratos e outros documentos que são utilizados rotineiramente no escritório.
Pontos principais do escritório digital:
- Marketing exclusivamente digital;
- Atendimento apenas em canais online (e-mail e redes sociais);
- Negociação e fechamento de contratos online;
- Arquivo de documentos online, em uma plataforma de Advocacia Digital;
- Trabalho da equipe remoto (home office);
- Controle de pessoal focado em pontuação por tarefas;
- Gestão de parcerias online e compartilhamento de processos;
- Gestão de conhecimento digitalizado.
Dessa maneira, é possível que o escritório seja completamente gerenciável pela internet, com fácil acessibilidade e fluxo de trabalho fluente.
Isto é, o escritório digital possibilita o acesso de todas as informações do escritório de qualquer lugar com conexão à internet.
2. Escritório Online na advocacia
Os escritórios online também se valem dos benefícios trazidos por escritórios digitais e pela digitalização na advocacia. Contudo, se diferenciam do web service na medida em que são 100% virtuais. Ou seja, todas as operações acontecem no âmbito digital.
Desde o marketing até o relacionamento com os clientes e a realização e produção dos processos, gestão da equipe e relacionamento com advogados parceiros, tudo acontece no de maneira digital.
Basicamente, em um escritório online existe a possibilidade de que a colaboração de outros advogados e funcionários seja realizada eventualmente de forma remota, pois os documentos e informações dos processos estão na nuvem, e podem ser acessados de qualquer lugar.
Pontos principais:
- Atendimento presencial e online;
- Negociação e fechamento de contratos presencial;
- Arquivo de documentos online;
- Informações processuais online;
- Trabalho da equipe presencial;
- Controle de pessoal focado em horário.
Entretanto, há várias limitações para que o trabalho remoto se torne comum, especialmente na produtividade e na manutenção de um fluxo de trabalho adequado e fluente.
Enfim, nesse modelo ainda há necessidade da equipe estar presencialmente disposta, e também de haver um atendimento no balcão no escritório, pois há clientes que realizam a contratação presencialmente.
3. Web Service
Podemos comparar web service na advocacia com um “e-commerce de advogados ou escritórios”. Ou seja, consiste na prestação de serviço através da internet, englobando desde o marketing até o relacionamento com os clientes.
Desse modo, ao disponibilizar web service no seu escritório, você estará fornecendo o acesso ao seu serviço através da internet. Mas isso não significa que você realizará o trabalho totalmente pela web, como no caso do escritório digital.
Ocorre da mesma forma que uma loja de camisetas que vende através da internet mas produz no âmbito físico.
Entretanto, vale ressaltar ainda que escritórios locais ou escritórios de atuação nacional podem obter muitas vantagens e melhorar seus resultados com o web service.
Além disso, web service, via de regra, é potencializado pelo escritório digital ou digitalização de escritório de advocacia.
Quais os pontos principais do escritório digital?
Abaixo, listaremos alguns dos principais ganhos que a Advocacia Digital fornece através da implementação do modelo de Escritório Digital.
1. Acelerar o atendimento ao cliente gera mais indicações: como fazer isso centralizando as informações dele em um escritório digital?
O primeiro problema que o escritório digital soluciona é a falta de centralização das informações, já que isso resulta imediatamente na demora no atendimento ao cliente.
Ou seja, ela é uma das principais responsáveis pela redução no número recomendações (famoso “boca-a-boca”), de clientes para novos clientes. Essa queda nas recomendações pode acontecer em diversos momentos.
Por exemplo, quando o cliente vai até o escritório buscar informações sobre o seu caso ou processo e se depara com uma busca interminável por essas informações, desorganização de pastas, falta de clareza sobre quem está trabalhando no processo, atendente precisando ligar para o advogado para saber o que fazer, etc.
A percepção do cliente de que o escritório está desorganizado causa muita insatisfação.
Além de centralizar as informações, o advogado também pode colocar em prática outras melhorias inovadoras no atendimento. Uma delas é a automação de relacionamento com clientes presente em plataformas de advocacia digital.
Com ela, você pode programar mensagens automáticas para seus clientes para notificá-los do andamento de seus processos. Isso diminui muito a quantidade de atendimentos após o fechamento de contrato.
2. Ter mais tempo para conquistar novos processos, diminuir a sobrecarga e surpreender seus clientes, gerando mais indicações
Outro problema muito comum em escritórios de advocacia é o atendimento reativo. Afinal, quase todos os advogados já ouviram a frase “como está o meu processo, doutor?“, não é mesmo?
Essa frase não é apenas algo comum entre todos os escritórios, mas também um sintoma de que o atendimento realizado depende de uma iniciativa do cliente de chegar até o escritório, e não o contrário.
Outro sintoma muito comum desse modelo de atendimento é o número de ligações cada vez maior de clientes para o escritório. Já que existe um grande tempo dedicado pelo advogado para conversar no telefone com eles explicando o que está acontecendo isso se torna prejudicial para a produtividade.
Sem mencionar os clientes que aparecem de surpresa no escritório em momentos em que não há disponibilidade para realizar o atendimento.
A digitalização das informações do escritório possibilita um atendimento ativo em que o escritório vai até o cliente com as informações que ele precisa.
Ou seja, são enviadas mensagens automáticas com informações para o cliente sobre o seu caso ou processo, reduzindo significativamente o número de ligações e a insatisfação dos clientes.
Com o atendimento dessa forma, ele perceberá que está sendo lembrado, bem atendido e valorizado mesmo depois da assinatura do contrato e do acerto de honorários.
Em contrapartida, sem que o escritório tenha as informações digitalizadas é inviável a prestação de atendimento ativo automatizado.
Isso porque seria necessário que o advogado entrasse em contato com cada cliente a cada nova movimentação processual para explicar o que está acontecendo.
3. Escolhendo e conquistando clientes novos, melhores e mais rentáveis com facilidade
Já imaginou poder escolher os seus clientes?
É através da obtenção de métricas e análise desses dados que se possibilita aos escritórios de advocacia, de qualquer tamanho, a seleção exata do seu público-alvo.
Além disso, também orienta a conquista de clientes e a especialização do advogado para casos mais rentáveis. Em outras palavras, a análise de métricas possibilita uma série de ganhos estratégicos para expandir o sucesso do escritório e obter mais resultados.
Desse modo, com a utilização das ferramentas adequadas, a obtenção de métricas e análise para elaboração de um planejamento estratégico se torna fácil.
Gráficos criados por softwares de advocacia digital, de forma automática, podem ser entregues todos os dias, ou então mensalmente, para os advogados, preenchendo as lacunas de formação em gestão que as universidades brasileiras apresentam.
4. Organização do trabalho para aumentar a produtividade
É através da análise de métricas que os procedimentos internos podem ser melhorados, reduzindo a quantidade de erros operacionais e, consequentemente, aumentando os índices de procedência e ganho nos casos atendido.
Isto é, melhorar procedimentos internos significa dizer que todas as tarefas realizadas dentro do escritório são feitas da melhor maneira possível.
Isso quer dizer que são realizadas com a maior efetividade e com registro de todos os problemas e imprevistos que podem acontecer no dia-a-dia do escritório.
Para isso é preciso ter um sistema que possibilite ao gestor visualizar de forma clara, precisa e objetiva as tarefas realizadas por cada colaborador.
Cumprindo justamente com essa função, a ADVBOX possui o Sistema Taskscore, uma ferramenta que está sendo utilizada por escritórios de advocacia de todo o Brasil.
Com o Taskscore o gestor só precisa de um clique para analisar as métricas do escritório, saber o que cada um está produzindo e resolver problemas de forma rápida e eficiente.
Acesse o artigo Taskscore: Alta produtividade na advocacia para saber mais sobre o sistema Taskscore.
5. Obtenção de métricas, análise de performance e aumento na produtividade
É através do registro de procedimentos internos (as tarefas realizadas dentro do escritório) que se possibilita o aumento na produtividade da equipe através do uso de um escritório digital.
No momento em que todas as tarefas são registradas na plataforma, o gestor terá em mãos os dados de produtividade individuais.
Ou seja, poderá verificar quem está sobrecarregado, ou ainda, quem não assume tantas responsabilidades na equipe.
Entretanto, mesmo para advogados que trabalham individualmente, analisar as métricas de performance no escritório impacta positivamente a produtividade. Isso porque permite que o advogado compreenda quais são as suas dificuldades.
Assim, fica muito claro quais as tarefas que levam mais tempo para serem realizadas e quais possuem maior destreza.
Além disso, o mapeamento das tarefas que são realizadas auxilia na definição de foco e urgência de atividades e aponta quais são as áreas que necessitam de maior estudo ou treinamento. Contudo, é preciso uma ferramenta eficiente para colocar todas essas ideias em prática!
6. Redução de custos: o uso do Home Office de forma inteligente
O home office como estratégia de redução de custo em escritório de advocacia é válido para escritórios de diferentes portes.
No caso do advogado que trabalha sozinho há uma redução nos gastos de deslocamento até a sede. Assim há custos apenas no caso em que for necessário o atendimento presencial a clientes.
Para escritórios que contam com colaboradores, sejam de médio ou grande porte, o home office também contribui para redução de custos.
Ele possibilita que seja construída uma sede mais enxuta e que trará menos despesas de manutenção, defasagem de equipamento, contas de luz, água e internet.
Além disso, contribuirá para redução nos gastos de vale-transporte e custos rescisórios. A retenção de talentos é maior com o home office, pois existe a satisfação dos colaboradores em trabalhar de forma remota.
Não precisar se deslocar e poder administrar tarefas pessoais e profissionais de acordo com a necessidade acrescenta muito na qualidade de vida.
7. Aumentando de motivação e a produtividade com o uso do Home Office
Como já comentamos, o home office possibilita o aumento na qualidade de vida. Tanto do advogado que trabalha sozinho quanto de equipes maiores em escritórios de advocacia.
Isso se deve principalmente à falta de percepção sobre a importância de estar presente fisicamente no escritório de advocacia. Ao acessar as informações necessárias pelo computador o advogado pode fazer isso de onde quer que esteja.
Isso também facilita a organização da agenda do profissional ao longo da semana para cumprir suas demandas profissionais e pessoais.
Se um colaborador do advogado precisa entregar o número X de petições ao longo da semana, o que impede ele de realizar essas tarefas à noite, ou no final do dia, e tirar a tarde para organizar questões de sua vida pessoal?
Além disso, há a questão da energia, motivação, disposição e inspiração para realização do trabalho.
Muitas vezes nos encontramos indispostos para trabalhar no horário comercial e altamente produtivos no final do dia. Mas, infelizmente, no final do dia normalmente estamos presos no trânsito no trajeto para casa.
8. Multiplicando o alcance a clientes em potencial para escritórios no interior ou cidades pequenas
Nas últimas décadas, houve um aumento do acesso ao ensino superior e o Direito é uma das graduações mais procuradas. O Brasil já atingiu a marca de mais de um milhão de advogados em exercício. Competir nas cidades grandes se torna inviável para diversos profissionais devido aos altos custos e questões pessoais.
Por isso, quebrar as barreiras geográficas e adotar o atendimento à distância de clientes são estratégias que solucionam dificuldades de abertura de novos escritórios.
Facilita também no atendimento de clientes que se mudaram e na recomendações de clientes em outras cidades. Sem falar nos brasileiros que moram em outros países ou então estrangeiros que possuem questões em andamento no Brasil.
Enfim, uma série de situações que exigem a quebra de barreiras físicas é agraciada com os recursos digitais. E o atendimento à distância proporcionado pelo escritório digital mantém a alta qualidade de atendimento.
Uma das maiores vantagens é o fortalecimento da relação advogado/cliente mesmo com a maior rapidez dos atendimentos.
9. Gerenciando o escritório quando há necessidade de se ausentar sem prejudicar o negócio
Outra vantagem possibilitada pelo escritório digital e que está relacionada à quebra das barreiras geográficas na advocacia é a necessidade que alguns advogados possuem em se ausentar do escritório físico sem abandoná-lo.
Isso significa que, através do escritório digital, é possível realizar viagens ou se ausentar. Ou seja, diante de imprevistos, o advogado não deixará o trabalho urgente e necessário para trás.
Isso acontece porque com o Taskscore o advogado tem a tranquilidade de saber o que cada colaborador do escritório está desenvolvendo durante sua ausência.
Dessa forma, o escritório poderá continuar com as atividades, o relacionamento com cliente será mantido e, caso haja alguma necessidade urgente de interferência do advogado no escritório, poderá fazer isso remotamente.
Imagine você estar na praia dos seus sonhos e saber exatamente o que está acontecendo no seu escritório.
A Advocacia Digital também significa isso: ter qualidade de vida e continuar crescendo profissionalmente.
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