Os profissionais da advocacia estão cada vez mais interagindo com os ambientes virtuais. Com isso, a busca por uma gestão digital do escritório tem sido a chave para encontrar novas oportunidades de serviços jurídicos, atraindo mais clientes e conquistando autoridade.
Desse modo, para obter melhores resultados é fundamental o investimento em tecnologias de ponta, como em ferramentas capazes de facilitar a organização de processos e informações.
Para você entender tudo sobre gestão digital do escritório, preparamos o conteúdo a seguir com as principais informações sobre o tema. Assim, entenda como desenvolver essa gestão e os benefícios mais claros dessa iniciativa.
O que é gestão digital do escritório?
De modo geral, a gestão digital do escritório está diretamente relacionada à tecnologia. Com isso, ferramentas que auxiliam na otimização do trabalho diário, além da organização de processos, dados e, consequentemente, melhora a eficiência das operações do escritório.
A gestão digital envolve acima de tudo a interação entre os diferentes setores, aproximando equipes e diminuindo ruídos de comunicação. Desse modo, tem como principal objetivo a automação de tarefas, criando fácil acesso a diferentes informações.
Vale destacar que a gestão digital pode ser desenvolvida em diferentes áreas do escritório, como gestão de documentos, comunicação interna, gerenciamento financeiro, de produção e principalmente, no marketing jurídico.
Portanto, é um investimento que tende a favorecer o crescimento do escritório como um todo, facilitando a organização de diferentes equipes, proporcionando serviços jurídicos mais assertivos e melhores resultados.
Quais os benefícios de uma gestão digital do escritório?
Certamente um dos principais benefícios da gestão digital é o aumento da produtividade dentro do escritório. Afinal, os profissionais passam a ter um acesso mais rápido a dados, facilitando a comunicação, reduzindo o tempo gasto para execução de cada etapa.
Além disso, uma gestão de qualidade de maneira permite uma redução de custos, seja pela diminuição de gastos com espaço físico ou até mesmo a dependência de papel. Outro benefício é a flexibilização do trabalho, através dos acessos remotos.
Com isso, é possível que os profissionais envolvidos no escritório possam realizar suas funções em qualquer lugar. Em paralelo a isso, o escritório passa a ser mais atrativo para os melhores talentos, criando possibilidades de crescimento mútuo.
Através das plataformas de comunicação e gestão, a comunicação clara, rápida e eficiente ajuda a melhorar a interação e colaboração entre os profissionais do escritório. Sendo assim, um benefício que tende a impactar na melhoria do engajamento e ambiente de trabalho.
Por fim, outro importante benefício de optar por uma gestão digital de escritório é proporcionar uma maior segurança de dados, utilizando recursos capazes de armazenar e proteger informações confidenciais.
Como fazer gestão digital do escritório?
Agora que você já sabe o que é e as vantagens de implementar uma gestão digital do escritório, vamos conhecer os passos necessários para sua realização. Confira a seguir o passo a passo ideal para o sucesso dessa nova empreitada:
- Entenda as necessidades;
- Desenvolva um planejamento;
- Escolha as ferramentas certas;
- Invista em capacitação e treinamento;
- Automatize processos;
- Monitore os resultados.
1. Entenda as necessidades
O primeiro passo para o desenvolvimento de uma gestão digital é estudar o que o seu escritório precisa. Por isso, identifique pontos a serem melhorados em diferentes áreas. Para isso, faça uma análise dos processos atuais, encontrando as tarefas que mais necessitam de tempo para execução.
Para o sucesso dessa primeira etapa é muito importante o contato direto com diferentes colaboradores do escritório. Afinal, eles terão a maior capacidade de apresentar demandas que necessitam de automação e melhorias.
Logo, procure realizar reuniões com líderes de equipes e outros profissionais, deixando eles livres para apresentarem sugestões e realizarem questionamentos. Desse modo, os colaboradores podem se sentir ainda mais valorizados e parte pertencente ao funcionamento de sucesso do escritório.
2. Desenvolva um planejamento
Após entender as necessidades do seu escritório é hora de criar um planejamento para implementação. Com isso, estabeleça as primeiras equipes que terão acesso às novas tecnologias, determinando prazos e objetivos para auxiliar no desenvolvimento da iniciativa.
Essa estratégia é muito importante para criar um direcionamento para todos os envolvidos e facilitar o entendimento sobre as novas diretrizes. Além disso, o planejamento ajuda a entender as possibilidades de investimento, criando uma lista de prioridades que proporcione obter o sucesso desejado.
3. Escolha as ferramentas certas
Agora que você já tem um planejamento com metas em mãos, chegou a hora de escolher as ferramentas ideais para o sucesso da gestão digital. Por isso, escolha sistemas que sejam fáceis de serem compreendidos mas que principalmente facilitem o trabalho diário.
Para isso, o sistema Taskscore é excelente. Afinal, o software jurídico tem a capacidade de oferecer uma visão ampla sobre todos os processos do escritório, apresentando o desempenho de todos os profissionais, facilitando a análise de desempenho e organização.
4. Invista em capacitação e treinamento
Nenhuma gestão, seja digital ou não, funciona sem a colaboração e entendimento dos profissionais envolvidos. Portanto, um dos passos principais de implantação do sistema é o investimento em políticas de capacitação e treinamento constante.
Com isso, crie conteúdos, palestras, reuniões e workshops capazes de apresentar as ferramentas, mostrando muito além de como é o funcionamento, mas também as vantagens do seu uso.
Essa iniciativa será fundamental para atrair e engajar os colaboradores para o sucesso da gestão. Afinal, todos desejam ferramentas que sejam capazes de facilitar o trabalho, criando um ambiente mais saudável e produtivo.
5. Automatize processos
A quinta etapa da gestão digital do escritório é onde você pode começar a implementar as ferramentas e automatizar os processos. Com isso, com todos os profissionais alinhados e os objetivos traçados, comece a incluir o software em paralelo às tarefas tradicionais.
Essa troca de trabalho progressiva será fundamental para que durante o período de transição a qualidade dos serviços oferecidos não sejam afetados. Além disso, é fundamental para o bom fluxo de organização, diminuindo riscos de ruído de comunicação, erros e perda de informações.
6. Monitore resultados
Por fim, o último passo para colocar em prática a gestão digital é desenvolver o acompanhamento regular dos resultados obtidos, principalmente nos primeiros meses de implementação.
Com isso, é possível analisar em tempo real a eficiência dos processos desenvolvidos, garantindo a produtividade do escritório. A partir do estudo constante também fica mais fácil encontrar pontos de melhorias que só são encontrados na prática, além de entender quais equipes, profissionais ou fases que estão apresentando maior dificuldade de adaptação.
Portanto, a gestão digital do escritório é um processo contínuo. No qual são feitos ajustes constantes, sempre buscando se adaptar às oportunidades e identificando gargalos que afetam a eficiência de todo o processo.
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