Em um mundo digital que evolui a cada dia, as empresas que desejam se destacar precisam realizar a migração de software com frequência.
Independentemente da forma escolhida, o objetivo principal é sempre melhorar a experiência do usuário e aumentar a eficiência das operações.
No entanto, é importante lembrar que esse processo também apresenta desafios, como compatibilidade entre sistemas, custos de implementação e tempo de execução.
Por isso, é fundamental planejar e executar o processo com cuidado, utilizando as ferramentas e metodologias adequadas.
Neste guia completo, vamos apresentar os principais aspectos da migração de software jurídico, desde a análise dos dados até a validação do novo sistema.
Além disso, vamos apresentar algumas dicas e boas práticas para realizar esse processo com sucesso. Acompanhe!
O que é migração do sistema?
Migração de software é a transferência de programas ou aplicações de um ambiente computacional para outro, visando otimizar o desempenho, a segurança e a flexibilidade do software.
Essa prática pode aumentar a velocidade, reduzir os riscos e permitir a escalabilidade do software, portanto, favorecendo o crescimento e a competitividade dos negócios.
Além disso, a migração de software pode ser feita de várias formas, como por exemplo, mudar de um servidor local para a nuvem, ou de uma plataforma de nuvem pública para uma privada.
Por que as mudanças são necessárias?
A migração de software pode trazer diversos benefícios para a organização. Ao migrar para plataformas mais modernas e escaláveis, é possível aumentar significativamente a velocidade e a capacidade de resposta do software.
Além disso, ao migrar para ambientes seguros e com medidas de proteção aprimoradas, garante-se a confiabilidade e a integridade dos dados.
Outro benefício da migração de software é a facilidade de aumentar ou diminuir os recursos de acordo com as necessidades da organização, proporcionando flexibilidade e adaptabilidade.
A migração para a nuvem, por exemplo, pode reduzir significativamente os custos com infraestrutura de hardware e software, além de otimizar o uso de recursos.
Por fim, a migração facilita a integração com novas tecnologias e ferramentas, impulsionando a inovação e a competitividade da organização.
O que é migração de dados?
Migração de dados é o processo de transferir informações, como cadastros, documentos e históricos, de um sistema para outro, mantendo a integridade e a organização dessas informações no novo ambiente.
Diferente da migração de software como um todo, que pode envolver só a troca de interface ou infraestrutura, a migração de dados foca especificamente no conteúdo: o que já existia precisa continuar existindo, só que no lugar certo.
Qual é o maior desafio na migração do banco de dados?
O maior desafio na migração de banco de dados é garantir que nenhuma informação do escritório se perca ou fique corrompida durante a transferência, especialmente quando os dados têm formatos, estruturas ou volumes diferentes entre o sistema de origem e o de destino.
Para migrar software com sucesso, siga estas recomendações:
- Analise a compatibilidade: faça uma análise de compatibilidade do software com o novo ambiente e teste-o antes da migração, pois isso previne problemas de funcionamento ou qualidade;
- Escolha as ferramentas certas: opte por metodologias adequadas, eficientes, confiáveis e seguras, que se adaptem ao software, para realizar a migração de forma mais rápida, fácil e segura;
- Garanta a segurança dos dados: use ferramentas apropriadas, faça backups e criptografe os dados durante todo o processo;
- Monitore o processo: siga normas e protocolos de segurança para prevenir perdas ou violações de dados;
- Defina um cronograma realista: estabeleça um plano de contingência, o que facilita a organização e o controle da migração;
- Acompanhe o progresso e os resultados: isso ajuda a cumprir prazos, metas e expectativas, evitando atrasos, imprevistos e insatisfações;
- Proteja os dados após a migração: faça backups e validações finais, para assegurar a continuidade e a qualidade do serviço.
Vale mais a pena migrar ou começar do zero?
Uma questão que costuma surgir quando se trata de migração de software é se vale a pena migrar os dados ou se é melhor começar do zero no novo software, sem levar nenhum dado.
Essa questão não tem uma única resposta, pois depende de vários fatores. A migração dos dados é uma opção que geralmente está disponível para o seu escritório, se não de todos os dados, pelo menos da maioria deles.
Entretanto, essa opção deve ser avaliada de acordo com o que a sua equipe pretende com a migração de software. Assim sendo, é preciso considerar as razões que motivam o seu escritório a mudar de software.
Em alguns casos, pode ser que o objetivo seja aumentar a capacidade de armazenamento e processamento de dados, e nesse caso, pode ser interessante não migrar os dados e começar com dados novos.
No entanto, pode acontecer de você perder informações relevantes, que exigem a migração. Logo, é uma decisão que varia de acordo com cada pessoa e cada negócio, e que está relacionada ao planejamento da gestão do escritório.
Dessa forma, antes de tomar uma decisão, reflita bem sobre as causas que levam à troca de sistemas.
Verifique se há dados que são indispensáveis para a transferência, se eles podem ser descartados ou se podem ser guardados em outro lugar.
Como é a migração para a ADVBOX
Se você decidiu migrar, a ADVBOX estrutura esse processo de forma diferente conforme o plano contratado, com níveis de acompanhamento distintos:
- Plano Essencial: migração 100% automática, via captura pública nos tribunais, sem reunião com o cliente;
- Banca Jurídica e Banca Max: migração via tribunais (Expressa), com uma fonte só sem personalização (Simples), ou com múltiplas fontes e alto nível de personalização (Super Personalizada);
- Plano Elite: processo mais consultivo, com analista de migração dedicado, reuniões de diagnóstico e validação, e dois fluxos possíveis: corte único (Pocket) ou migração em etapas (Normal).
Em qualquer plano, os dados migrados seguem quatro categorias: clientes, processos, agenda e financeiro, vindos de tribunais, sistemas jurídicos anteriores, planilhas ou o Gerid, no caso de escritórios previdenciários.
Se você quer entender esse processo em detalhe, veja nosso guia completo: Migrar para a ADVBOX.
Quando é a hora certa de trocar de sistema jurídico?
Não existe um momento perfeito universal, mas alguns sinais indicam que a troca deixou de ser opcional e passou a ser necessária:
- O sistema atual não acompanha o crescimento do escritório, seja em volume de processos, número de usuários ou complexidade da operação.
- Falta integração entre áreas: processos, financeiro e atendimento continuam funcionando separados, mesmo com um software contratado.
- O suporte do fornecedor é lento ou inexistente, deixando o escritório sem resposta em momentos críticos.
- A equipe já criou soluções paralelas, como planilhas ou anotações fora do sistema, para compensar o que o software não entrega.
- O custo do sistema atual não é mais compatível com o valor que ele entrega, ou o escritório encontrou uma alternativa com mais funcionalidade pelo mesmo investimento.
Se dois ou mais desses sinais fazem parte da rotina do escritório, vale considerar a migração antes que os problemas se acumulem ainda mais, tornando a transição mais trabalhosa do que precisaria ser.
Vale a pena migrar para a ADVBOX?
Além de um processo de migração estruturado por plano, migrar para a ADVBOX dá acesso a um ecossistema que vai além da gestão processual básica:
- Inteligência artificial própria: Donna, copiloto jurídico que responde perguntas sobre a operação, e Justin-e, que trata intimações automaticamente com precisão declarada de 99,9%;
- Financeiro nativo completo: com controladoria, DRE e integração com Asaas, complementado pelo Honorários Pay para conciliação bancária, split de pagamento e emissão de nota fiscal;
- Automação sem código: o Flowter executa fluxos de trabalho inteiros a partir de gatilhos configurados pelo próprio escritório;
- Garantias formais sobre a entrega do serviço: indenização por intimação não entregue no prazo e seguro de até R$200 mil por dano material decorrente de falha da plataforma;
- Ecossistema de produtos complementares: LawX para produção de petições por IA, RH Cloud para gestão de pessoas, Previdia para escritórios previdenciários, e Assina Oficial para assinatura eletrônica com validade jurídica.
Migrando de outro sistema jurídico, dá para trocar sem perder dados?
Sim. Independentemente do sistema jurídico que o escritório usa atualmente, seja Astrea, Projuris, ou qualquer outro, a migração de dados é possível através da extração das informações do sistema anterior, seguida de tratamento e importação para o novo ambiente.
O processo normalmente envolve acesso ao sistema anterior (login e senha ou backup exportado), extração de clientes, processos, agenda e financeiro, e um tratamento cuidadoso dos dados para garantir que fiquem organizados no novo sistema, e não apenas copiados sem estrutura.
Quanto mais organizado estiver o sistema de origem, mais simples tende a ser a migração. Sistemas com dados dispersos, sem padronização ou com muita personalização exigem mais atenção durante o processo, mas isso não impede a migração, apenas define o nível de cuidado necessário.
Conclusão
Migrar de software não precisa ser um processo arriscado, desde que seja planejado com cuidado, considerando compatibilidade, segurança dos dados e o suporte necessário durante a transição.
Mais do que uma decisão técnica, a migração envolve pessoas: equipes que precisam ser treinadas, rotinas que precisam se adaptar, e um período de ajuste que faz parte natural de qualquer troca de sistema.
Por isso, escolher um fornecedor que ofereça suporte durante esse processo faz tanta diferença quanto a tecnologia em si.
Se o seu escritório está considerando migrar para um sistema jurídico mais completo, a ADVBOX estrutura esse processo de acordo com o plano contratado, com acompanhamento adequado à complexidade dos seus dados.
Conheça a ADVBOX e veja como migrar sem abrir mão da organização que seu escritório já construiu.
