Automação de práticas jurídicas: o que é, como funciona e quando usar?

Automação de práticas jurídicas já é uma realidade nos escritórios de advocacia ao redor do Brasil. 

Inclusive, ela tem revolucionado a forma como os advogados trabalham, trazendo benefícios significativos para a gestão, como maior produtividade e diminuição do retrabalho. 

Além disso, a automação também pode contribuir para o controle de qualidade dos serviços do escritório.

Mas afinal, o que é automação jurídica e como ela pode otimizar o dia a dia da prática jurídica para os profissionais do Direito? Continue a leitura e confira!

O que é automação jurídica?

Automação jurídica faz referência ao uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas e burocráticas que consomem tempo e recursos valiosos dos escritórios. 

Através de softwares especializados, é possível automatizar processos como a gestão de documentos, controle de prazos, envio de notificações e até mesmo a análise de contratos. 

Dessa forma, isso permite que os advogados se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado, como o desenvolvimento de casos e o atendimento aos clientes.

O que são práticas jurídicas?

Práticas jurídicas abrangem todas as atividades realizadas no âmbito do Direito para atender às necessidades legais dos clientes. Isso inclui desde o atendimento e a consulta inicial, passando pela elaboração de documentos e petições, até a representação em audiências e tribunais. 

Além disso, a gestão eficiente das práticas jurídicas é fundamental para o sucesso de um escritório de advocacia, como se fosse uma engrenagem que faz tudo funcionar – e a automação de práticas jurídicas se apresenta como uma ferramenta indispensável para atingir esse objetivo com economia de recursos.

Nessas horas, o uso de um bom software de gestão faz toda a diferença, principalmente quando seus benefícios e vantagens quase não deixam margem para pensarmos em outra alternativa. Modéstia à parte, é o dizem do nosso software ADVBOX. 

Quais são os softwares jurídicos mais utilizados?

A verdade é que existem diversos softwares jurídicos no mercado. Muitos ajudam a automatizar as práticas jurídicas, mas o software ADVBOX se destaca entre eles como uma ferramenta que permite a integração completa e extremamente segura do escritório.

Essa integração poupa tempo e evita retrabalho, uma vez que você pode realizar praticamente todas as tarefas dentro do mesmo software, sem precisar alternar a todo momento entre as janelas de navegação, evitando também a ocorrência de erros. 

Nesse contexto, dentre os softwares jurídicos mais utilizados, encontramos funcionalidades comuns e muito requisitadas, todas estas que se encontram integradas no software ADVBOX, tais como:

1. Gestão de processos

Um processo começa quando o potencial cliente tem o primeiro contato com o escritório, já na fase de atendimento – e termina na fase de arquivamento, em que informações importantes do cliente e de seus familiares devem ser armazenadas com organização e cuidado.

Dessa forma, a gestão de processos envolve o acompanhamento e controle de todas as etapas de um processo judicial. 

Nesse contexto, o software jurídico permite que os escritórios organizem os casos, atribuam responsabilidades, monitorem prazos, registrem atividades, gerenciem documentos relacionados aos processos, e acompanhem o andamento de cada ação judicial.

Entenda os benefícios:

• A gestão de processos ajuda a otimizar todos os recursos do escritório, garantindo o bom andamento das tarefas – e maior eficácia e harmonia no trabalho entre os setores;
• Ela dá ao gestor uma visão 360º do escritório, permitindo-lhe visualizar onde está a maior demanda de trabalho e organizar melhor sua equipe para não desperdiçar talentos, nem sobrecarregar os profissionais;
• Inclusive, ela permite ter uma visão de qual valor de honorários advocatícios irá entrar no escritório e quantos contratos chegarão ao fim, para o gestor poder ter uma noção de provisionamento;
• Nesse sentido, no contexto da gestão de processos, a automação de práticas jurídicas torna possível aumentar a eficiência e a eficácia do negócio jurídico, contribuindo para maior produtividade e previsibilidade no escritório.

2. Gestão de contratos

A gestão de contratos diz respeito ao controle e à administração eficiente dos contratos celebrados pelo escritório. 

Nesse sentido, o software jurídico pode ser usado para gerenciar contratos com clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios, uma vez que a gestão de contratos é função fundamental para qualquer escritório jurídico.

Inclusive, ele permite armazenar contratos de forma organizada, definir alertas para renovações e vencimentos, gerenciar cláusulas padrão, automatizar o processo de criação e revisão de contratos, além de facilitar a busca e recuperação de informações contratuais relevantes.

Alguns dos benefícios são:

• Mitigação de riscos legais, financeiros e reputacionais significativos, uma vez que as cláusulas contratuais podem ser complexas e abrangentes – e devem ser monitoradas;
• Maior simplicidade e controle para a gestão, o que viabiliza o aumento da eficiência do escritório;
• Nesse contexto, além de aumentar a transparência, a automação de práticas jurídicas na gestão de contratos ajuda a economizar tempo e dinheiro do seu negócio jurídico.

3. Controle de prazos

Essencial para evitar falhas e perdas processuais, o controle de prazos em um software jurídico permite que o escritório configure alertas e lembretes automáticos para não perder prazos e eventos processuais importantes. 

Dessa forma, isso ajuda na organização e na prevenção de atrasos que podem comprometer o trabalho jurídico.

E isso ainda não é tudo:

• As tarefas e os compromissos de um escritório jurídico são inúmeros. Por isso, o controle de prazos contribui para o bom funcionamento das operações;
• Assim, os benefícios, aqui, também se referem à eficiência, à qualidade e à entrega dentro do tempo estabelecido, para que um eventual atraso não prejudique o andamento de outras tarefas e atividades simultâneas e traga prejuízos;
• Porém, as vantagens não se restringem a isso. Há objetivos diferentes na realização de determinadas tarefas; então, o controle de prazos não traz apenas organização, mas também planejamento, categorização (priorização) de atividades, alocação de recursos e identificação de lacunas nas rotinas de trabalho;
• Nesse contexto, a automação de práticas jurídicas no controle de prazos traz vantagens de peso e, ainda, permite acompanhar o progresso desse gerenciamento; 
• Ao acompanhar o progresso do controle de prazos, você pode avaliar com precisão o desempenho do projeto e as oportunidades de melhoria, mantendo seu escritório na rota da gestão de qualidade.

4. Preenchimento automático de documentos

A funcionalidade de preenchimento automático de documentos permite que o escritório crie modelos de documentos jurídicos padrão (como petições, procurações, contratos).

Nesse sentido, os documentos são elaborados com campos predefinidos e automaticamente preenchidos com informações específicas de cada caso ou cliente. 

Isso não apenas economiza tempo e reduz erros na elaboração de documentos repetitivos.

As vantagens vão além – e são de peso:

• As tarefas complexas exigem maior tempo e atenção. E é possível priorizar esse tipo de tarefa ao preencher automaticamente os documentos jurídicos;
• O preenchimento automático do software ADVBOX viabiliza a automação de práticas jurídicas e permite que todos os modelos de documentos fiquem arquivados no próprio sistema;
• Assim, com uma busca, você encontra o modelo desejado e preenche todos os dados automaticamente;
• E esse banco de documentos reduz o tempo que toda a equipe gasta com as tarefas, maximizando a produtividade do seu escritório.

5. Automação de tarefas

Com o software jurídico, você pode realizar atividades rotineiras de forma automatizada, como agendamento de compromissos, envio de lembretes, geração de relatórios automáticos, atualização de status de processos, etc. 

Assim, a automação de tarefas libera os profissionais para se concentrarem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

E isso ainda vai além:

• Já que muitas tarefas de um negócio jurídico podem demandar muito tempo e atenção aos detalhes, ao automatizar tarefas, a equipe reduz erros, ganha tempo e eficiência – e economiza recursos;
• A automação simplifica e otimiza processos repetitivos e rotineiros, permitindo que os profissionais direcionem suas habilidades e conhecimentos para as tarefas realmente desafiadoras, o que gera um ganho para os profissionais e para a produtividade do escritório;
• Isso resulta na melhor utilização dos recursos – e todo o processo contribui para que ocorram: Redução de custos e melhoria na experiência do cliente.

6. Controle financeiro

Esta funcionalidade permite o gerenciamento eficiente das finanças do escritório.

Isso inclui faturamento, controle de pagamentos recebidos e a pagar, emissão de boletos, gestão de honorários e despesas, acompanhamento de fluxo de caixa, entre outros. 

Nesse sentido, um bom software jurídico integra essas informações com os dados dos processos e contratos para você ter uma visão completa da saúde financeira do escritório.

Confira os benefícios em maiores detalhes:

• Melhora a organização, permitindo o acompanhamento eficiente do fluxo de caixa, diretamente ligado à sobrevivência do negócio jurídico;
• Otimiza o controle de despesas e ajuda a cumprir as obrigações fiscais, uma vez que permite registrar, organizar e monitorar todas as transações financeiras do escritório;
• Contribui para o planejamento estratégico, já que oferece recursos de geração de relatórios financeiros detalhados – o que facilita as análises e a tomada de decisões baseadas em dados reais.
  

7. Business Intelligence:

Business Intelligence (BI) no contexto jurídico refere-se à capacidade do software de analisar dados e informações coletadas ao longo das operações do escritório para oferecer insights estratégicos. 

Isso inclui a geração de relatórios personalizados, análises de desempenho, entre outros aspectos que podem guiar decisões estratégicas para o crescimento e aprimoramento do escritório.

O BI contribui para a melhoria do seu negócio jurídico em diversos aspectos:

• Ao aplicá-lo, seu escritório poderá verificar os dados atuais que possui e, também, um histórico, permitindo acompanhar o desempenho do seu negócio, os problemas em determinados setores – e embasar a decisão que você deseja tomar nesse sentido;
• A inteligência de dados pode fornecer insights de desempenho dos escritórios concorrentes, o que pode auxiliar a criar comparativos e realizar ações para se destacar, ao encontrar um diferencial;
• Inclusive, o BI ajuda a identificar as tendências de mercado, contribuindo para prever ações que podem ser tomadas no futuro – o que também pode contribuir para aumentar o lucro e atrair mais clientes;
• Em suma, os dados podem ser usados para melhorar diversos setores do escritório, além de analisar o comportamento dos clientes e dos concorrentes – e identificar oportunidades para aumentar o lucro.

Vale frisar que essas (e outras) funcionalidades aumentam a eficiência do escritório e contribuem para a melhoria da qualidade dos serviços prestados – algo que o profissional de Controladoria Jurídica entende bem. E isso garante conformidade com prazos e normas jurídicas, além de otimizar os processos administrativos e financeiros.

Controladoria Jurídica e a função do Controller jurídico

A Controladoria Jurídica ganhou notoriedade principalmente com o advento da advocacia 4.0 – e é essencial para a gestão de um escritório. 

Afinal, atualmente, a gestão precisa andar lado a lado com métodos atualizados que contribuam para uma organização eficiente das atividades da firma.  

Nesse sentido, o Controller Jurídico atua na Controladoria a fim de realizar a gestão da qualidade, o controle de documentos e prazos, a identificação dos gargalos das operações internas e o monitoramento do desempenho do escritório, entre outras atividades, visando obter melhores resultados.

Dessa forma, como ele precisa estar atento aos números, é muito importante utilizar a ferramenta Business Intelligence, uma vez que auxilia o Controller na visualização e organização dos dados do escritório, e o permite gerenciá-los e tomar melhores decisões estratégicas a partir deles.

Quem pode ser Controller Jurídico?

Geralmente, o papel de Controller Jurídico é ocupado por advogados com experiência em gestão e administração, mas também pode ser desempenhado por profissionais com formação em administração ou contabilidade, desde que possuam conhecimento profundo do setor jurídico.

Aliás, a escolha do Controller é fundamental para o sucesso de um escritório, porque ele será o responsável por otimizar recursos e melhorar a qualidade do serviço prestado aos clientes, como mencionamos. 

E, sobretudo, com a ajuda da visão dele será possível chegar a conclusões como: Chegou ou não chegou a hora de automatizar o escritório? Devo investir em automação de práticas jurídicas agora?

Como saber se chegou a hora de automatizar o escritório jurídico?

Automatizar um escritório é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios.

Nesse sentido, após avaliar alguns pontos importantes, é possível refletir sobre o momento certo para implementar a automação na firma – lembrando que esta é uma época em que a automação ainda é novidade de certa forma, ou seja, uma época propícia. Confira:

• Volume de tarefas repetitivas: Se o escritório lida com um volume significativo de tarefas repetitivas e administrativas, como preenchimento de documentos, agendamento de compromissos, controle de prazos e gestão de contratos, a automação pode economizar tempo e recursos preciosos;
• Aumento na complexidade dos casos: Caso o escritório esteja lidando com um aumento na complexidade dos casos ou maior demanda por serviços jurídicos, a automação pode ajudar a gerenciar eficientemente o aumento na carga de trabalho sem comprometer a qualidade do serviço;
• Necessidade de redução de erros: Se houver preocupações com a precisão e consistência na execução de tarefas rotineiras, como elaboração de documentos legais ou controle de prazos, a automação pode minimizar erros humanos e garantir conformidade com requisitos legais;
• Eficiência operacional e custo-benefício: A automação pode melhorar a eficiência operacional do escritório, liberando tempo para atividades estratégicas e reduzindo custos operacionais a longo prazo;
• Escalabilidade: Se o escritório está planejando expandir ou já está enfrentando desafios de escalabilidade, a automação pode facilitar a gestão de um maior volume de casos e clientes sem sobrecarregar a equipe;
• Expectativas de clientes e competitividade: Você pode avaliar se a automação é uma expectativa dos clientes atuais e potenciais, bem como se é uma estratégia necessária para manter ou aumentar a competitividade no mercado jurídico no momento atual;
• Suporte e cultura organizacional: Vale verificar se o escritório possui o suporte tecnológico necessário para implementar e manter sistemas automatizados, além de avaliar se a cultura organizacional está preparada para adotar mudanças tecnológicas e processuais.

Um escritório atento às tendências e posicionado de forma competitiva

Com a crescente demanda por eficiência e qualidade no ambiente jurídico, a automação de práticas jurídicas surge como uma resposta estratégica e necessária para os escritórios. 

Afinal, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas, como gestão de documentos, controle de prazos e análise de contratos, é possível concentrar o tempo dos profissionais em atividades mais estratégicas e de maior valor para os clientes.

Sobretudo, ao utilizar um software integrado que oferece todas as funcionalidades essenciais, como gestão de processos, controle financeiro e Business Intelligence, os donos de escritórios podem melhorar a eficiência do negócio, garantir conformidade com prazos legais e tomar decisões estratégicas embasadas.

Eles garantem a eficiência e a qualidade, acompanham as tendências da advocacia 4.0 e posicionam o escritório de forma competitiva em um mercado cada vez mais exigente e dinâmico.

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