Saber qual é o custo dos seus processos internos no escritório de advocacia é fundamental. Afinal de contas, quem não sabe o quanto gasta de tempo e recursos financeiros nesse aspecto pode estar fadado ao fracasso.
Pouco se fala em gestão de custos e de processos em escritórios de advocacia. Apesar de esse assunto ser pouco explorado por muitos advogados, é fundamental conhecê-los.
Por isso, acompanhe a leitura, entenda o custo dos seus processos internos no escritório, veja como organizá-los e confira dicas para diminuir as despesas empresariais!
Quais são os custos de uma empresa?
Uma empresa costuma ter diversas despesas, principalmente com custos operacionais. Cada negócio pode ter gastos diferentes. Por exemplo, existem companhias que possuem despesas com matéria-prima, maquinário, produção do produto, dentre outros.
Em relação aos escritórios de advocacia, esses custos podem ser bem diferentes, visto que se trata de um negócio que presta serviços jurídicos. O custo dos seus processos internos podem estar relacionados, por exemplo, ao atendimento do cliente, organização das ações judiciais, dentre outros.
Para saber quais são os custos da empresa em relação a essa questão, é fundamental conhecer bem os processos realizados nela. Aliás, em um escritório de advocacia, isso não é diferente. Por isso, busque mapeá-los e entendê-los a fundo. Desse modo, você poderá encontrar maneiras de aprimorá-los e compreender o custo deles para a empresa.
Importante mencionar que o custo não envolve apenas o quanto se investe financeiramente para realizar os procedimentos internos. Ele também pode se relacionar com o quanto a empresa ganha com eles. Processos internos bem estruturados podem tornar uma companhia bastante produtiva, o que também influencia na lucratividade dela.
O que fazer para diminuir o custo dos processos internos no escritório de advocacia?
Em relação ao custo dos seus processos internos, existem diversas maneiras de reduzi-los. Inclusive, essa mudança trará economia para toda a empresa.
O que pode ser feito, por exemplo, é eliminar passos desnecessários em alguns procedimentos. Além de torná-los mais ágil e enxuto, pode contribuir para a produtividade dos colaboradores responsáveis.
Uniformizá-los também contribui para que todos sigam as mesmas regras, evitando desperdício de tempo e dinheiro com trabalhadores tentando resolver algo sem seguir uma determinada diretriz.
Outra boa maneira de reduzir os custos com os procedimentos na empresa é evitando gastos com estrutura física e materiais desnecessários. Busque fazer a sua equipe entender que eles devem utilizar somente o essencial para realizar suas atividades.
Por fim, é importante mencionar que certas tarefas podem ser automatizadas. Muitas atividades podem ser delegadas para a tecnologia, que as realiza com mais rapidez e evita erros.
A automatização diminui custos, melhora a produtividade, reduz erros comuns e pode eliminar despesas empresariais.
Quais são as vantagens de automatizar seus processos?
Você viu acima as vantagens de automatizar certas tarefas no escritório. Veja abaixo uma explicação mais detalhada de como isso pode ser muito vantajoso!
Aumenta a produtividade
A automatização aumenta a produtividade dos colaboradores, que não precisam ter que ficar realizando processos repetitivos. Isso é benéfico principalmente para os advogados, que podem delegar tarefas para a máquina e focar nas suas atividades principais.
Reduz a probabilidade de erros
As pessoas são suscetíveis a erros, principalmente em atividades simples e/ou repetitivas. A tecnologia surgiu para melhorar o desempenho dos profissionais. Desse modo, deve ser utilizada para isso. Além de realizar as atividades muito mais rápido, evita que falhas humanas ocorram.
Contribui para a otimização dos custos
Trabalhadores mais produtivos conseguem trabalhar melhor e, consequentemente, lucrar mais. Além disso, é muito mais benéfico financeiramente contar com a tecnologia para realizar certos procedimentos. Isso porque a agilidade e a performance dela podem ser muito melhores.
Como automatizar os processos internos?
Automatizar seus processos internos exige um planejamento eficiente, bem como um monitoramento para somente depois transferi-los para a máquina. Veja abaixo o que fazer!
Mapeie os processos
O primeiro passo é mapear e entender como são realizados os processos internos que você escolheu para verificar. É importante mapear as atividades mais importantes do escritório.
Realize esse mapeamento detalhando quem faz cada atividade, como inicia, como ele é finalizado, dentre outros. Por exemplo, um processo para guardar documentos de clientes pode ser: recebimento dos documentos digitalizados por e-mail – indexação deles nos processos – armazenamento em um local específico do computador – armazenamento no software.
Cada escritório pode ter procedimentos diferentes. Veja quais precisam de análise e que são realmente relevantes para o escritório.
Analise os custos
Além de mapear e detalhar cada parte dos procedimentos, verifique as despesas envolvidas. Veja se o custo dos seus processos estão condizentes ou se existe algo que pode ser eliminado ou reduzido.
Por exemplo, no processo de armazenamento dos documentos, será que você precisa utilizar mais de um programa para armazenamento em nuvem? Pense nisso.
Implemente as melhorias
Após o mapeamento e a análise dos custos, o passo seguinte é o de verificar o que pode ser melhorado e implementar as devidas melhorias.
Lembre-se de não fazer nada com base em suposições! Para saber o que está bom e o que precisa ser melhorado, é fundamental analisar os dados e os resultados que o escritório possui em relação a cada um dos procedimentos! Verifique se há erros, demora para realizar certos atos, dentre outras questões.
Faça o devido monitoramento
Depois de implementar as melhorias, é fundamental monitorá-las para ver se as mudanças realmente trouxeram o efeito positivo esperado. Aproveite para melhorar novamente o que precisa, caso haja procedimentos e tarefas que não estejam trazendo os resultados esperados.
Veja o que pode ser automatizado
Realizado o monitoramento, certifique-se de que os processos estão funcionando de forma eficiente e veja o que pode ser delegado para a máquina. Pense em atos simples e repetitivos que podem ser repassados para um software.
Por exemplo, ao receber os documentos dos clientes, em vez de um colaborador baixá-los e incluí-los no software, não existe outra maneira de fazer com que eles sejam automaticamente salvos?
Escolha um software eficiente
Para automatizar tarefas, é fundamental escolher um software eficiente, completo, seguro e atualizado. O software da ADVBOX utiliza tecnologias avançadas e inteligência artificial para auxiliar advogados e escritórios de advocacia.
Com ele, você pode fazer a gestão do escritório, automatizar tarefas e ter um controle total de tudo o que ocorre no negócio. Busque o melhor programa para advogados no mercado e tenha um negócio eficiente, lucrativo e escalável!
Verificar o custo dos seus processos internos é fundamental para evitar desperdícios, tanto de dinheiro quanto de tempo dos seus colaboradores. Essa verificação precisa ser acompanhada de análise dos processos para melhorá-los constantemente, o que também influencia nos gastos.
Por fim, lembre-se de automatizar tudo aquilo que for possível, pois a tecnologia é uma grande aliada na produtividade e na melhora de todo escritório de advocacia!
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