Fórmula da Eficiência na Advocacia

Vídeo descritivo sobre a Fórmula da Eficiência na Advocacia, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que é uma advocacia especializada?

Ter um mindset de crescimento, visão empreendedora, persuasão, conectados às novas tecnologias em um ambiente positivo pode até ser importante. No entanto, se você não tiver nada disso e manter uma alta eficiência diariamente, irá crescer na advocacia e alcançar o sucesso que busca.

É claro que para ser um bom advogado é preciso dominar muito bem uma área do Direito, saber à fundo o Direito material e processual. Afinal, esse é o seu produto.

Todavia, só isso não basta.

Qual é o conceito de eficiência?

Se a eficiência sua e de sua equipe for baixa, a pobreza estará sempre com você.

Sendo assim, eficiência significa produzir o máximo de resultados com os recursos que possui. Na advocacia, isso se resume a medir qual a capacidade do trabalho de uma equipe.

Vamos descobrir como medir isso?

A métrica geral da produtividade é medida pela seguinte fórmula:

Eficiência geral = Nº processos / Nº Pessoas na equipe.

Por outro lado, a produtividade dos advogados se dá pela seguinte fórmula:

Eficiência dos Advogados = Nº processos / Nº Advogados na equipe.

Considerando que todos os casos do escritório tenham média complexidade ou que os mais complexos e mais simples se equalizem nessa média, podemos estabelecer os seguintes resultados:

Produtividade Geral:

ALTA = Maior que 200 processos por pessoa;
NORMAL = Cerca de 150 processos por pessoa;
BAIXA = Menos que 100 processos por pessoa.

Produtividade dos Advogados:

ALTA = Maior que 500 processos por advogado;
NORMAL = Cerca de 300 processos por advogado;
BAIXA = Menor que 200 processos por advogado.

Esses são números genéricos que extraímos de escritórios que atuam em prol do autor.

No caso do escritório atuar só com casos complexos de alto valor de honorários, os números de processos por pessoa e por advogado serão menores. Caso sejam mais simples com menos honorários, serão maiores.

Há grandes escritórios que trabalham com o sistema de advogado responsável pelo processo. Isto corresponde a um aglomerado de advogados que atuam separados, mas em uma organização maior, dividindo os custos.

Nesses escritórios cada um consegue verificar facilmente se atua em baixa ou alta produtividade.

O mesmo acontece para quem trabalha sozinho.

No entanto, em escritórios que trabalham em equipe e em linha de produção fica mais complexo, tendo em vista que naturalmente eles possuem maior produtividade.

Como aumentar a eficiência?

Mas afinal, como aumentar a eficiência no trabalho? Separando o tempo de trabalho útil do tempo de trabalho ocioso.

Trabalho útil é o tempo em que a mão de obra está em atividade real, isto é, no trabalho jurídico efetivo.

Trabalho ocioso é aquele pago para o trabalhador jurídico estar disponível ao escritório, mas sem desenvolver trabalho jurídico propriamente dito.

O trabalho ocioso é causado na maioria das vezes pelo gestor que não disponibiliza equipamentos e softwares mais eficientes ao negócio ou não implanta as metodologias de trabalho mais adequadas.

Exemplo real

Exemplo: Pense em um dia de trabalho no escritório. Durante o trabalho o advogado ou trabalhador jurídico está na frente do computador pronto para trabalhar. Entretanto, o computador demora 15 minutos para inicializar ou trava várias vezes durante o dia.

Ao conseguir inicializar o notebook, o colaborador precisa parar para ir ao arquivo morto buscar documentos.

Após obter os documentos e começar a escrever, cai a internet.

Ao voltar a internet, ao conseguir se concentrar e estar focado produzindo a peça complexa, a secretária interrompe para perguntar sobre uma petição protocolada no dia anterior.

Ao retornar ao caso em tela, o colega interrompe para perguntar se a petição vai ser concluída hoje.

Somente às 17 horas, quando a maioria das pessoas vai embora, o colaborador consegue focar na petição, concluindo-a às 19 horas.

Com isso, pode-se concluir que durante o dia todo o colaborador teve mais período de trabalho ocioso do que de trabalho útil.

Apesar de não ter sido culpa desse advogado ou trabalhador jurídico, ele não está preocupado, tendo em vista que o escritório paga por hora trabalhada.

Isso corresponde a um prejuízo para o escritório e não para ele. O que é justo, pois o ambiente de trabalho, o software e equipamentos, bem como as metodologias adotadas, foram estabelecidas pelo gestor.

Sendo assim, é o gestor que deve pagar por este trabalho ocioso.

O que é interrupção?

As micro interrupções no horário de trabalho são a maior causa de ineficiência dos escritórios.

Estudos provaram que após perder o foco, quem trabalha em temas complexos demora em média 14 minutos para retornar a atenção profunda de onde parou.

Parece pouco 15 minutos pela manhã, 3 minutos a tarde, entre outras situações. No entanto, somando 10 interrupções por dia, consumindo 15 minutos cada uma, por exemplo, em uma equipe jurídica com 10 pessoas, são 2 horas e meia do dia de um colaborador que se perdem diariamente.

Isto corresponde a mais de 500 horas de trabalho desperdiçadas no mês.

Em casos mais tensos, o trabalho ocioso pode chegar a ser maior que o trabalho útil.

Imagine só mais da metade do custo da folha de pagamento indo para o lixo, pagando apenas trabalho ocioso.

Como ser um advogado de sucesso?

O advogado que quer alcançar o sucesso na profissão precisa manter sua eficiência lidando com 500 processos, resolvendo rápido os casos.

Isso auxilia muito nessa média, podendo assim alcançar uma renda altíssima mesmo trabalhando sozinho.

Entretanto, um advogado eficiente em um escritório ineficiente, sem uma equipe e equipamentos produtivos, com certeza irá preferir trabalhar sozinho. Mas atenção: isso é um erro!

Quais os setores de um escritório?

O mais comum para se alcançar alto nível de produtividade é trabalhar em equipe, com o modelo de linha de produção, setorizando o escritório em prospecção, produção e execução.

Além disso, a melhor maneira de medir o trabalho útil do seu escritório é o Sistema de Pontuação por Tarefas, pois nesse sistema é eliminado o tempo de trabalho ocioso da medição e apresentada a produtividade efetiva de cada advogado ou trabalhador jurídico.

Nesse caso é fácil identificar quando alguém está com muitas interrupções e trabalho ocioso, tendo em vista que esse colaborador terá que trabalhar mais horas que os demais para alcançar a mesma pontuação.

É nesse momento que o gestor deve para e identificar problemas, resolvendo as causas.