Os escritórios de advocacia precisam ter conhecimento sobre a importância da produtividade para melhorar o desempenho dos funcionários e obter bons resultados. Sem ela, dificilmente um negócio consegue alcançar os seus objetivos.
Cada vez mais, as pessoas buscam melhorar a gestão de tempo e fazer mais em pouco tempo. Entretanto, o que se vê na prática em muitas empresas é que o conceito é mal interpretado, visto que muitos não sabem exatamente o que é ser produtivo.
Nesse artigo, você aprenderá sobre a importância da produtividade, o que é ser uma pessoa produtiva e o que não se encaixa nesse conceito. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!
O que é produtividade?
Produtividade, de modo simples, pode significar a capacidade de fazer mais coisas durante um determinado período, como o horário de trabalho. Contudo, não se resume apenas à quantidade de atividades feitas, visto que a qualidade do trabalho também é importante.
Isso significa que ser produtivo tem a ver com a habilidade de fazer muito mais com os recursos disponíveis, no tempo programado sem abrir mão da qualidade, eficiência e consistência. Além disso, a pessoa produtiva também tem a capacidade de priorizar o que realmente importa, em vez de dar atenção apenas ao que é urgente.
Quando um indivíduo inclui a produtividade em sua rotina, ele consegue otimizar o seu tempo para focar a sua atenção e esforços no que é essencial, sem perder tempo com distrações, procrastinações e atividades desnecessárias.
Assim, é possível obter mais resultados no trabalho e fazer sobrar espaço na agenda para outras funções.
Os gestores e líderes percebem a importância da produtividade quando os seus colaboradores alcançam resultados em menos tempo e com mais facilidade, trabalhando de maneira inteligente e tirando o melhor proveito do tempo deles.
É por isso que esse aspecto é muito valorizado, visto que os profissionais produtivos são estratégicos em qualquer negócio por causa do valor que geram.
Qual é a importância da produtividade?
Primeiramente, a produtividade é essencial para garantir eficiência na realização de tarefas e otimização de processos internos. Desse modo, as demandas são realizadas com qualidade, em maior quantidade e em menos tempo, o que traz grande impacto positivo no alcance das metas e objetivos do escritório.
Contudo, a importância da produtividade não se resume apenas a isso. Um escritório de advocacia produtivo consegue otimizar a utilização de seus recursos, inclusive financeiros. Dessa forma, é possível economizar e usar o dinheiro de forma mais inteligente, evitando-se, assim, perdas e um melhor controle das contas.
O resultado disso é uma diminuição das despesas e dos custos para realizar os trabalhos necessários.
Outro impacto que ocorre em escritórios altamente produtivos é a capacidade de se diferenciar no mercado, tornando-se mais competitivo e posicionando-se com destaque, garantindo a atração de clientes e principalmente, bons profissionais, o que diminui a rotatividade.
Por fim, outro ponto sobre a importância da produtividade é em relação ao bem-estar dos colaboradores. Isso porque eles se sentem mais úteis e reconhecidos por seus esforços, o que aumenta ainda mais a motivação e o comprometimento com as metas do negócio.
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O que não pode ser considerado produtividade?
Além de entender a importância da produtividade e o que ela significa, é fundamental também ter noção do que não se enquadra nesse conceito.
Infelizmente, é comum encontrar interpretações equivocadas sobre o termo em diversas organizações. Por exemplo, existe a crença de que ser produtivo é estar sempre ocupado ou então, trabalhando por mais horas no dia.
Entretanto, estar ocupado ou trabalhar mais horas não significa que o colaborador está sendo produtivo, visto que ele não necessariamente está realizando as atividades com consistência e qualidade.
Além disso, a produtividade não tem relação com o ato de ser multitarefa, ou seja, realizar várias atividades ao mesmo tempo. Embora muitos líderes de equipe incentivem o multitasking, como também é conhecido, na prática os colaboradores ficam sem conseguir priorizar o necessário para trazer os resultados esperados.
Ser multitarefa apenas tira o foco das pessoas do que realmente importa e principalmente, desgasta e prejudica a energia delas. Logo, deve ser evitada.
Logo, focar em uma atividade de cada vez é melhor e traz mais resultados. Trabalhar em várias tarefas diferentes faz com que o trabalhador demore para conseguir se atentar e focar na nova atividade.
Por fim, vale mencionar que controlar as horas trabalhadas ou ficar a todo instante verificando se o trabalhador está produzindo (infelizmente, muito comum no home office) também não garante aumento na produtividade. Pelo contrário, apenas prejudica, deixando-os desconfortáveis.
Controlar as horas trabalhadas não resulta em um melhor desempenho. O ideal é focar em outras variáveis, como a entrega de tarefas. Sobre isso, leia o artigo abaixo:
Quais são as vantagens da produtividade?
As pessoas conseguem compreender melhor a importância da produtividade quando enxergam as vantagens dela para o trabalho, vida pessoal e para o negócio como um todo. Existem diversos benefícios que o seu escritório pode perceber quando dá a devida atenção à produtividade das equipes. Veja alguns abaixo!
Melhora o uso dos recursos financeiros
Um escritório de advocacia produtivo consegue utilizar melhor os seus recursos financeiros. Isto é, consegue evitar desperdícios e destinar o dinheiro no que realmente importa.
O motivo é que, quando se é produtivo, o gestor consegue ter clareza do que precisa de melhorias e no que ele deve investir o dinheiro para melhorar ainda mais os resultados.
Deixa os trabalhadores mais motivados
Trabalhadores com rotinas produtivas terminam o expediente com a sensação de dever cumprido, o que melhora o sentimento de bem-estar nas companhias. Isso é muito importante, visto que as pessoas não gostam de se sentir inutilizadas, tampouco terem a sensação de que não produziram nada.
Quando se alia a produtividade com programas de premiações e reconhecimento, esses colaboradores se sentirão ainda mais motivados. Ainda, pessoas motivadas são mais felizes, o que impede que saiam do escritório em busca de um lugar melhor para trabalhar.
Possibilita alcançar os resultados com eficiência
Ao entender a importância da produtividade e dar o devido valor a ela, o seu escritório consegue implementar melhorias para que a equipe consiga alcançar os resultados com mais eficiência. Inclusive, não é incomum empresas produtivas alcançarem as suas metas antes do prazo ou até passarem muito dos objetivos pretendidos.
Aumenta a competitividade do escritório
Companhias produtivas, independente do mercado em que atuam, conseguem se posicionar melhor no mercado e melhorar a competitividade. Isso é excelente para destacarem-se perante os concorrentes.
Melhora a relação com o cliente
Quando uma organização é improdutiva, o cliente percebe. Isso porque ela transparece a desorganização, o atraso nas tarefas e a falta de expertise em diversos aspectos. Por outro lado, uma companhia produtiva tende a atender os seus clientes e oferecer o que eles precisam de forma eficiente.
Isso melhora o relacionamento com o cliente e principalmente, contribui para que ele indique para conhecidos e familiares, aumentando o boca a boca.
Quais são os fatores que influenciam na produtividade?
Existem diversos fatores que influenciam positivamente e negativamente na produtividade. Veja abaixo alguns dos aspectos que prejudicam esse fator para evitá-los!
Ausência de reconhecimento
Ao entender a importância da produtividade, é preciso ter em mente que ela deve ser incentivada e controlada para que os trabalhadores continuem trazendo bons resultados.
Para isso, é fundamental que eles sejam reconhecidos pelos seus esforços. Sem isso, dificilmente conseguem se manter produtivos. Uma maneira muito utilizada para mantê-los sempre ativos e motivados é recorrer a programas de incentivos e premiações, seja dando aumento salarial, incentivos financeiros ou prêmios como viagens, por exemplo.
Falta de feedbacks
Os feedbacks são fundamentais para que os trabalhadores entendam como está a performance deles. Desse modo, é fundamental que os líderes de equipe passem tanto os aspectos negativos quanto os positivos do trabalho de cada um dos membros.
Os feedbacks positivos servem para ressaltar o que está trazendo resultados e reconhecer o esforço do trabalhador. Os negativos, por outro lado, devem demonstrar o que precisa de melhorias.
Sem esse retorno, os trabalhadores não têm ciência do que precisam melhorar para trazer ainda mais resultados para o escritório.
Carência de tecnologias eficientes
Infelizmente, é comum encontrar profissionais e escritórios que ainda insistem em uma advocacia artesanal e analógica. Isso apenas impede que os colaboradores sejam produtivos e que o escritório alcance as suas metas.
Ademais, insistir nessa atitude pode apenas fazer com que o negócio perca produtividade e seja engolido pelo mercado altamente competitivo.
A tecnologia é aliada da produtividade. Inclusive, ela foi criada e é aprimorada constantemente justamente para fazer com que as companhias produzam mais.
O seu escritório precisa investir em boas ferramentas e principalmente, em um software jurídico de qualidade para conseguir melhorar a gestão e a performance dos funcionários.
Falta de comunicação
Esse é talvez um dos problemas mais graves em organizações, senão o mais grave. A falta de comunicação prejudica o trabalho das pessoas, deteriora o clima organizacional, prejudica o bem-estar dos colaboradores e pode promover intrigas e discussões, desgastando as relações.
Para manter a produtividade no escritório, o gestor precisa se comunicar de forma clara e fazer com que todos tenham ciência dos objetivos e do que deve ser feito para alcançá-los. Caso contrário, não conseguirá ter resultados positivos e os trabalhadores não saberão o que fazer, tampouco o que o escritório deseja.
Metas inalcançáveis
O seu escritório de advocacia pode definir metas desafiadoras, desde que sejam coerentes. Metas inalcançáveis podem apenas frustrar as expectativas dos gestores e deixar os trabalhadores ansiosos e com medo. Por isso, tenha consciência da realidade do negócio e estabeleça metas possíveis.
Desorganização
A desorganização é o maior vilão da produtividade. E aqui não se enquadra apenas a falta de organização de documentos, do ambiente físico e das atividades que cada um precisa realizar. Mas principalmente, da desorganização do gestor.
Um gestor desorganizado pode apresentar atitudes como: falta de clareza de pensamentos, comunicação ruim ou inexistente, não saber exatamente onde deseja chegar, dentre outras.
Essa ausência de posicionamento e clareza demonstra imperícia, o que pode deixar os membros da equipe confusos sobre como devem agir. O resultado disso é o aumento na insatisfação dos funcionários e baixa produtividade.
Para saber como gerenciar equipes e manter a produtividade delas, veja abaixo a live do #FomedeSaber sobre este assunto!
Qual é o objetivo da produtividade?
O objetivo da produtividade é garantir que as companhias consigam produzir mais com menos recursos sem precisar aumentar o tempo de trabalho dos trabalhadores e principalmente, sem perder a eficiência e a qualidade.
Em relação às pessoas, a produtividade tem como objetivo auxiliá-las a gerenciar melhor o tempo para fazer mais atividades em menos tempo. Isso permite que elas foquem no que realmente importa para conseguir o que desejam ou precisam.
Por que controlar a produtividade no escritório de advocacia?
Ao saber da importância da produtividade, você já consegue deduzir os motivos para controlá-la no escritório de advocacia.
Isso porque ela é a chave para expandir o negócio e aumentar o faturamento. Para continuar produzindo mais e melhor, é fundamental controlar as atividades e o fluxo de trabalho dos setores.
O líder que tem controle da produtividade de sua equipe consegue identificar os aspectos que prejudicam a eficiência e os pontos positivos que podem ser aprimorados ainda mais.
Dessa forma, é possível fazer com que os colaboradores trabalhem da melhor maneira possível, realizando as suas tarefas de maneira eficiente e entregando-as até o prazo final.
Como resultado, o escritório poderá ver trabalhadores mais focados, um aumento na carteira de clientes e consequentemente, no lucro.
Como um software jurídico auxilia na produtividade do escritório?
Um software jurídico eficiente, como o ADVBOX, é fundamental para manter a produtividade dos colaboradores e realizar uma gestão eficiente do escritório como um todo.
Com ele, é possível automatizar processos que antes eram manuais e ter uma visão completa sobre diversos aspectos do escritório. Dessa forma, os setores conseguem se tornar mais ágeis e atuarem de forma estratégica, focando os seus esforços em questões que realmente façam a diferença para o crescimento constante do escritório.
Quais os pontos mais importantes da produtividade?
Existem diversos pontos importantes para garantir e manter a produtividade. Os mais importantes são: comunicação clara, cultura organizacional positiva, reconhecimento e positividade.
Ao longo desse artigo, você entendeu a importância da produtividade, as vantagens de controlá-la no escritório e os aspectos que a influenciam. Trata-se de uma variável fundamental para garantir bons resultados e eficiência na realização de tarefas e processos.
Por isso, é essencial investir em aspectos que a melhoram e principalmente, controlá-la constantemente, fazendo com que os trabalhadores se mantenham sempre produtivos.
Aproveite para aprender sobre outros temas importantes para o crescimento dos escritórios de advocacia e veja como delegar tarefas e melhorar a performance na advocacia!
