ADVBOX inova para trazer mais resultados para escritórios!

A ADVBOX está sempre inovando para atender às necessidades dos clientes, trazendo resultados para o seu escritório.

A evolução das novas tecnologias faz com que as mudanças aconteçam com cada vez mais frequência. Por isso, preparamos uma série de funcionalidades para deixar a sua experiência na ADVBOX cada vez mais intuitiva, ágil e segura.

Entre as funcionalidades que o software jurídico da ADVBOX conta: Business Intelligence, Pontuação por Tarefas, disparo de SMS ou E-mail no histórico da ADVBOX, envio de notificação para o gestor ao excluir uma tarefa e melhorias e atualizações nos servidores, para que os seus comandos sejam respondidos com ainda mais agilidade, entre outras.

Muita coisa mudou nos últimos anos, e por isso, decidimos inovar para que os nossos usuários possam contar com o que há de mais avançado na tecnologia, para melhorar os resultados do escritório.

Vamos explicar cada atualização para que os leitores desfrutem ao máximo das novidades feitas especialmente para melhorar a sua experiência no software.

Mais informação – Menu Pessoas

O Menu Pessoas conta com novos campos para que os dados fiquem o mais completos possíveis.

Os clientes podem acrescentar no cadastro: NOME DA MÃE, PIS, CTPS E CID.

Mais Segurança – Menu Processos

O Menu Processos mostra o disparo de SMS e E-mail no histórico.

Dessa forma, o advogado sempre sabe o que foi ou não enviado. Assim, fica mais fácil ter o controle do escritório, independente de onde estiver!

Ainda falando em SMS, essa ferramenta inclui a parte contrária envolvida, para evitar qualquer equívoco na hora de informar o cliente.

Outra funcionalidade que o sistema ADVBOX conta é o acréscimo do campo ‘Honorários’ no Menu Processos. Sendo assim, fica mais fácil de fazer o controle das finanças do escritório.

Para os gestores, há ainda uma outra inovação, agora é possível desfazer a alteração da fase do processo. O que agiliza muito a rotina, e faz o advogado ganhar tempo! Também já é possível cumprir, editar, responder e remover a tarefa dentro do histórico do processo.

Não perca mais prazos – Menu Painel

Pensando no maior ‘temor’ dos advogados que é a perda de prazo, o Menu Painel mostra a data do término de um compromisso, e quando informado, controla o vencimento deixando a data em vermelho.

No Menu Painel tem outra novidade que é o acréscimo de um botão para responder a tarefa. Isso faz com que a informação fique centralizada e todos se entendam.

Quando uma tarefa é respondida fora da ADVBOX pode haver confusão. Dessa forma, é mais fácil o entendimento de ambas as partes.

Mais facilidade – Menu Agenda

No Menu Agenda é possível visualizar o compromisso por data ou prazo fatal. Assim, fica mais fácil organizar a sua rotina, e evita a perda de prazos.

Mais Organização – Menu Financeiro

O Menu Financeiro mostra todos os lançamentos pela data de vencimento, facilitando a visualização e organização das suas cobranças.

O Menu conta com uma padronização para mostrar todos os registros pelo vencimento.

Além disso, possui o campo “Competência” para os novos lançamentos.

Tudo isso para que você consiga ter um maior controle das finanças do escritório.

Mais Controle – Tarefas

O Menu Tarefas conta com uma interface que deixa totalmente intuitiva a atribuição de tarefas.

Ademais, o Menu foi possibilitar ao gestor saber se uma tarefa foi excluída. Sempre que alguém excluir uma tarefa o gestor recebe uma notificação. Dessa forma, fica fácil de saber tudo o que está acontecendo no escritório, mesmo quando você não estiver presente.

Mais inovação

Para garantir que os usuários tenham a melhor experiência possível a ADVBOX não para de inovar.

Você consegue fazer tudo que já fazia, só que ainda mais rápido e com menos chances de ter qualquer tipo de problema.

A ADVBOX evolui com a mesma velocidade que o mercado exige e vamos seguir trazendo inovações para que o seu escritório esteja sempre um passo à frente. E para que você consiga sempre alcançar os melhores resultados.

Qual é o melhor Software Jurídico?

Por isso, a ADVBOX preparou algumas dicas e critérios para você tomar a decisão certa e não se arrepender da plataforma que adquirir.

1. Layout atualizado e amigável;
2. Opte por ter mais que as funcionalidades comuns;
3. Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?
4. Quais as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?
5. Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias;
6. Selecione 3 sistemas para escritórios para realizar o teste;
7. Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado;
8. Faça bem feito o test drive;
9. Home Office: Entenda o que é necessário ter no sistema de gestão para viabilizar;
10. Tudo deve ser centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente;
11. Evolução no controle financeiro;
12. Controle de produtividade por pontuação por tarefas;
13. Software de Gestão Gratuito x Software de Gestão Pago;
14. Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas;
15. Automações para escritórios de advocacia;
16. Treinamento e suporte ao novo Sistema de Gestão.

1. Layout atualizado e amigável

O layout do sistema de gestão para o seu escritório deve ser agradável, permitindo agilidade para acessar todos os dados e informações. Dessa forma, você deve gostar e se identificar com ele.

Além disso, atualmente o layout fala muito sobre um sistema e sobre o sua equipe de desenvolvimento. O usuário mais atento percebe quando está acessando um software estilo anos 90 ou algum software mais atualizado.

Seguimos diretrizes internacionais de design, com critérios que exigem ser visualmente limpos e usualmente eficientes, constando todas as informações necessárias acessíveis em 3 cliques, sem poluir o layout.

Todavia, nem todos os softwares jurídicos seguem estas diretrizes.

Layout anos 90

Em realidade, ainda existe mais de um sistema de gestão com layout totalmente “retrô”, isso mesmo, anos 90.

Em geral, estas empresas atendem escritórios convencionais, com sistema offline, ligado em rede interna do escritório. Ademais, possuem um público altamente conservador que reclama muito com qualquer mudança, engessando inovações.

Há empresas líderes no mercado jurídico que resolveram começar um novo sistema do zero na última década, pois desistiu de inovar no antigo.

Para você visualizar melhor ao que estou me referindo, segue alguns exemplos:

Estilo anos 90, época que os sistemas de gestão para escritórios de advocacia se popularizaram, continuando ativos no mercado brasileiro com aparência do Windows 1995.

São muito utilizados em escritórios conservadores e tradicionais, em geral fechados para a implantação de novas tecnologias. Aprecie:

É importante que a experiência com o software jurídico seja agradável, leve e fácil para o gosto do usuário.

Para isto, a ferramenta que você usar precisa ter uma aparência limpa, com elementos de fácil identificação, onde seja possível executar qualquer tipo de atividade com poucos cliques.

Com um software jurídico super completo, você precisará de tempo de adaptação e até treinamento para dominá-lo. Contudo, ao menos as funções básicas precisam ser simples e de rápido aprendizado.

Porém, gosto é gosto…

Estilo é estilo…

E o estilo anos 2000 também marcou os softwares jurídicos. Notamos algumas evoluções no visual dos softwares para advogados dos anos 2000 e otimizações em seus layouts. Percebe as diferenças?

Agora você já conhece os estilos de layout de sistemas de gestão para escritórios existentes no mercado. Portanto, defina o seu estilo e procure no google pelo nome do sistema + a palavra “telas”.

Assim você poderá conferir se faz o seu gosto antes mesmo de abrir o período de teste.

2. Opte por ter mais que as funcionalidades comuns para um software jurídico

Escolhido o estilo de layout? Então vamos tratar das funcionalidades do software jurídico ideal para gestão do seu escritório.

A grande maioria dos sistemas de gestão para advogados possui funções básicas de forma padrão. Qualquer empresa sem o mínimo de conhecimento sobre as necessidades do dia a dia do advogado pode criar um sistema como este.

Este é o motivo de existirem mais de 100 sistemas no mercado atualmente.

Por isso, parece monótono procurar as diferenças entre os softwares jurídicos. Mas a ADVBOX preparou alguns diferenciais para você:

• Controladoria Jurídica Digital;
• Financeiro Automatizado;
• CRM;
• Agenda e tarefas;
• Business Intelligence;
• Leitura de intimações de todos os tribunais do Brasil;
• Automatizações em 5 diferentes subsistemas de gestão;
• Compartilhamento de processos para parcerias;
• Arquivo de documentos na nuvem;
• Delegação de tarefas e controle de prazos;
• Relatórios gerenciais.

Bom, essas são as funcionalidades é o que qualquer software jurídico para a advocacia precisa ter.

É até engraçado citar estas funções, pois é óbvio que o sistema deve ter. Aliás, se parar por ai você já deve descartar, pois um software precisa te oferecer muito mais do que isso.

3. Quais são as funcionalidades e diferenciais importantes então?

Vamos tratar de escritórios de advocacia que atendem pessoas físicas. Áreas como Direito Trabalhista, Cível, Previdenciário, Consumidor, Família e Sucessões, Bancário, e todas as demais em que se atende a população em geral.

Também entram aqui os escritórios que atendem micro e pequenas empresas.

Importante ter automação de atendimento aos clientes, especialmente por email e sms, pois é uma função que fideliza e dá segurança aos clientes, também otimizando o tempo do advogado e seus colaboradores.

É importante poder emitir cobranças no cartão de crédito ou boletos, parcelando ou não, para reduzir seu tempo gasto em cobranças.

A automatização de petições e gestão de conhecimento é um ativo que está sendo gerido também dentro dos softwares. Melhor ainda se puder digitar as petições por voz, ato que reduziria as incidências de ler nos advogados.

Integração com aplicativos de agendas de celular, como Google Agenda, Apple Calendar, etc.

A distribuição automática de intimações é bastante relevante para escritórios que possuem acima de 250 processos, pois agilizam muito o planejamento semanal e controle de prazos.

Estas são funcionalidades que já estão presente em pelo menos 20% dos softwares jurídicos do mercado brasileiro. Portanto, assinar um sistema que não tenha estas funções, é estar ultrapassado.

4. E as funcionalidades diferenciais para o mundo do Direito Corporativo?

Já para os escritórios que atendem departamentos jurídicos de grandes empresas, é preciso valorizar algumas outras questões, entre as quais listamos as seguintes:

• Análise gerencial de contencioso de massa;
• Inteligência Artificial na leitura de intimações;
• Gerenciamento de  conhecimento, através da gestão de modelos de petições coletivo;
• Sistema financeiro com centro de custos e conciliação bancária;
• Vinculação de casos a contratos de honorários por homem-hora;
• Usuários ilimitados para manutenção do registro de tarefas, mesmo depois de rescisão de contrato de trabalho.

Estas são funcionalidades aplicáveis a grandes escritórios com mais de 3000 processos ativos, que atuam com contencioso de massa. Apesar de serem altamente relevantes e facilitadores do trabalho, aumentam demais o custo da mensalidade.

No caso de escritórios com menos de 3000 processos, as funcionalidades como Inteligência Artificial, sistema de centro de custos e conciliação bancária, se tornam sem sentido e servem apenas para elevar o gasto do escritório com a tecnologia.

5. Descarte softwares jurídicos ultrapassados e descomprometidos com novas melhorias

Outro ponto importante, é descartar os sistemas jurídicos que pararam de evoluir e inovar. Como já dito anteriormente, a ADVBOX não para de inovar.

Em geral, se você visualizar o layout já poderá ter alguma noção disto, mas também é possível verificar pela lista de funcionalidades do sistema.

Caso nessas funcionalidades não constem as novidades que citamos no ponto acima, ou algumas outras que sua pesquisa poderá trazer, se trata de um um software jurídico desatualizado.

As lawtechs (empresas de softwares jurídicos) estão evoluindo muito de 2017 em diante e muitas novas funções podem surgir a cada mês. Dessa forma, pense no que faz mais sentido para o seu escritório.

Em geral, os sistemas são feitos com foco maior para escritórios que atuam a favor de pessoas físicas ou que atuam a favor de grandes empresas e corporações. Identifique esta característica para decidir o melhor software jurídico para o seu escritório, inclusive porque as melhorias futuras com certeza seguirão a mesma linha.

6. Selecione 3 sistemas de gestão para fazer o teste

Escolher 3 sistemas de gestão para fazer o teste é o ideal. Se achar muito, teste no mínimo 2 softwares jurídicos.

Sim, nós aconselhamos que os interessados no nosso sistema testem os demais por dois motivos:

• Porque confiamos muito na qualidade do nosso sistema, bem como na sua ótima usabilidade;
• Porque é melhor para nós e para o escritório interessado que escolha o melhor para o seu dia a dia. Caso contrário, a chance de cancelar é muito alta.

Teste agora o software jurídico ADVBOX e visualize todos os benefícios para seu escritório!

Estamos recebendo um grande número de escritórios todos os dias para realização de implantações. A partir disso, visamos a satisfação dos nossos clientes desde o início.

Ao final do período de testes, faça a sua reflexão sobre tudo que o software jurídico e a empresa como um todo pode agregar para seu escritório, incluindo treinamento em gestão e marketing para sua equipe.

IMPORTANTE: Filtre bem o que é real e o que é “papo de vendedor”, pois com o aumento da concorrência, vendedores podem tomar atitudes anti éticas, trazendo inverdades sobre os concorrentes, o que poderá prejudicar sua escolha. Verifique as informações que estiverem colocando a sua escolha em dúvida.

7. Faça o melhor negócio e mantenha o custo controlado

Evite assumir custos desnecessários, mas invista sem medo quando perceber boas vantagens para economia de tempo, organização e melhoria da interação com os seus clientes.

Entenda que contratar é apenas o início. Depois você precisará dedicar algumas horas das próximas semanas para engajar a equipe no novo software jurídico.

Ter uma pessoa que acompanhe seu escritório por no mínimo 30 dias é altamente relevante para não tomar todo o seu tempo e causar mais problemas do que resolver.

Uma coisa é muito importante: Muitos escritórios pensam em compartilhar usuários quando o software jurídico para o seu escritório for utilizado e cobra a mais por usuário, ou seja, 1 usuário para uma ou mais pessoas.

Se for para fazer isso, nem contrate.

Já citamos acima, mas ressalvamos o fato que se você tem uma equipe e pensa em crescer, uma questão é fundamental para o sistema: ter direito a usuários ilimitados.

Pense bem, se você quer organizar as tarefas e delegar com segurança, ao compartilhar um usuário você perde toda a possibilidade de controle e registro, para poder gerenciar e cobrar cada pessoa.

8. Faça bem feito o test drive

Após compreender isso, é muito importante que você use o período de teste, também conhecido também como trial.

Muito semelhante a um test drive de carros, o trial de um software jurídico libera para você a versão completa da plataforma durante um período específico (geralmente 7 dias) para você saber se aquele produto realmente vai ajudar a crescer e fornecer tudo o que está precisando.

Dessa forma, você se livra do risco de contratar um software jurídico e se arrepender.

Após o período de teste, você poderá tomar três diferentes decisões:

1. Contratar a plataforma;
2. Voltar ao modelo gratuito, com limitações (dependendo de cada caso, pode ser o suficiente);
3. Testar outra plataforma.

Essas são as principais questões para se fazer uma boa escolha. Mas quais funcionalidades vão, de fato, transformar sua vida e alavancar sua carreira na advocacia? É isso que trataremos a partir de agora.

9. Home Office: Entenda o que é necessário ter no software jurídico de escritório para viabilizar

A possibilidade de ter seu escritório em qualquer lugar permite a aplicação de home office integral ou parcial.

Se optar por esse caminho, você poderá trabalhar sem se prender ao horário comercial. Se você se sente mais produtivo das cinco da tarde até a meia-noite, por que começar a trabalhar às oito da manhã?

E mesmo que a aplicação não possa ser integral ou parcial, é uma ótima saída para situações emergenciais.

A escola do filho não vai funcionar nesta quarta? O carro quebrou? Uma greve está interrompendo o trânsito? Não é mais necessário perder um dia de trabalho por causa disso.

10. Tudo centralizado. Tudo digital. Advocacia onipresente.

A mais importante característica de um bom programa de gestão jurídica é a possibilidade de manter seu escritório acessível de qualquer lugar que possua acesso à internet.

Isto é, a capacidade de armazenar todas as informações dos seus clientes e processos, permitindo o fim de documentos, arquivos e pastas físicas ocupando espaço no seu escritório.

Junto a isso, é necessário que, com um login e senha próprio do usuário, você consiga ter acesso à todas essas informações de qualquer lugar do mundo, a qualquer tempo.

Consequentemente, também é importante que o software jurídico seja uma plataforma digital e online, sem necessidade de nenhum tipo de download ou instalação para funcionar em um computador específico.

Dessa forma, na ausência do seu computador ou notebook, você consegue exercer as mesmas funções em qualquer outro dispositivo que esteja ao seu dispor.

É a total independência geográfica do seu escritório. A onipresença não é um termo exagerado, uma vez que você realmente vai conseguir ter completa habilidade de trabalho em todo o planeta.

11. Evolução no controle financeiro

Um dos maiores problemas relacionados à gestão em escritórios de advocacia é a falta de cuidado com as finanças.

As faculdades e universidades de Direito, infelizmente, não abordam empreendedorismo ou a administração. É preciso tratar o escritório de advocacia com a qualidade de gestão de qualquer outra empresa.

Cuidar adequadamente de suas finanças é um diferencial que vai dar a você muita vantagem para não fazer parte deste grupo.

Portanto, opte por um sistema de gestão e Controladoria Jurídica que possua área de controle financeiro, gerenciando as cobranças de honorários por cartão de crédito e boleto (também é possível mesmo sem existir CNPJ), além do controle de custos, previsão de honorários, gráficos de lucratividade, pendências de inadimplentes, entre outros.

Quanto mais completo for esse painel, mais fácil será para você perceber como está o sucesso do seu negócio. Mais do que isso, você terá maior clareza em compreender quais atividades estão gerando mais lucro e quais não estão. Sendo assim, saberá no que deve investir para potencializar esse sucesso.

12. Controle de produtividade por pontuação por tarefas

Este é um ponto que não apenas trará maior sucesso para o seu escritório, mas também mais motivação e qualidade de vida para todos colaboradores da equipe. Além de evitar problemas em relacionamentos pessoais com colegas ou sócios.

É muito importante o uso de um software de gerenciamento que permita vários usuários (cada um ter seu login e senha) e que permita transparência entre todos os membros da equipe (ou pelo menos uma visão geral para o advogado gestor).

Dessa forma, todas as atividades serão registradas. Quem recebeu a tarefa, quem cumpriu, quem atrasou, quem produziu mais, quem produziu menos. Tudo isso estará devidamente documentado.

Isso evita a sensação de injustiça quando um colaborador trabalha muito e outro está um pouco displicente. Mais do que isso, permite que se pense em formas de identificar o problema de algum membro do time e estudar maneiras de capacitá-lo para reestabelecer a sua produtividade.

O controle de produtividade auxilia muito no mérito individual e extingue qualquer problema que cause dúvidas entre a equipe. Não há motivos para passar por falsas acusações, omissões ou conflitos no ambiente de trabalho se tudo estiver registrado.

13. Software jurídico Gratuito x Sistema de Gestão Pago

Com buscas rápidas, é bem fácil encontrar softwares jurídicos gratuitos, quanto pagos. Mas afinal, qual a real diferença entre eles?

O primeiro ponto é a centralização de funcionalidades. Hoje, você consegue executar praticamente tudo o que é necessário para gerir seu escritório sem gastar sequer R$ 1,00 para isto. Todavia, poderá ter uma incrível dor de cabeça para administrar diferentes plataformas.

Você pode, por exemplo, usar a agenda do Google para marcar compromissos, o Excel para manter a lista de clientes e processos, outro arquivo de Excel para a gestão financeira, grupos em Whatsapp ou messenger para circulação de tarefas entre sócios e colaboradores, o Trello para organizar tarefas do dia, entre outros.

O segundo ponto é a limitação de funcionalidades. Como mencionei acima, a ADVBOX jamais recomendará trabalhar com diversos softwares diferentes. Portanto, é preciso encontrar um único software que atenda pelo menos 90% das suas necessidades. E esse sistema de gestão provavelmente terá um custo de contratação.

Porém, também é muito provável que ele possua uma versão gratuita. E essa é nossa primeira grande dica: Dê preferência para softwares jurídicos que apresentem uma versão sem custos, mesmo que com suas funcionalidades limitadas.

14. Gameficação – Produtividade medida com pontuação por tarefas

É interessante optar por um software jurídico que permita pontuação por tarefas. Ou seja, para cada tarefa é aplicado um valor de pontos que seja justo e relativo à complexidade da tarefa e ao tempo de execução da mesma.

O que é mais importante? Trabalhar mais tempo ou ter mais resultado? Estabelecer como critério a pontuação e não a carga horária é um estimulo para que se trabalhe melhor, de maneira mais rápida e focando em resultados.

Esse é um conceito que virou tendência mundial no mundo dos negócios chamado gameficação. Ou seja, tornar a rotina de trabalho em uma espécie de jogo, onde é estabelecido um número mínimo de pontos por mês (ou por semana) para cada integrante.

Essa estratégia pode, inclusive, ajudar você a criar recompensas que estimulem os setores ou colaboradores do escritório. Que tal uma bonificação em dinheiro para quem superar a pontuação em 30%? Ou que tal dar um dia de folga para o colaborador com a maior pontuação da semana?

Assista o vídeo da metodologia de pontuação por tarefas utilizada pela ADVBOX que vem trazendo resultados extraordinários para centenas de escritórios em todo Brasil:

15. Automações

Outra característica importante em um sistema digital é a possibilidade de automatizar algumas atividades, como disparos automáticos de emails e SMS.

No caso de softwares jurídicos, é muito importante que essa possibilidade exista, por exemplo, para notificar seu cliente sobre movimentações de processos.

Imagine seu cliente receber uma mensagem avisando sobre o andamento da ação assim que ela ocorre, sem precisar de nenhuma intervenção sua. O seu tempo será poupado e o seu atendimento será elogiado.

Outro exemplo está relacionado às pontuações, já abordadas anteriormente. É importante que, ao marcar uma tarefa como concluída, a pontuação seja atribuída ao usuário de maneira automática.

Enfim, qualquer tarefa que não exija interpretação, raciocínio complexo ou pensamento subjetivo pode ser automatizada. Consequentemente, isso torna o trabalho mais ágil e deixa você com mais tempo livre para trabalhar em atividades que uma programação não consegue resolver.

16. Treinamento e suporte na implantação do novo software jurídico

Por fim, é necessário certificar que você não estará sozinho. Imagine o quanto será desagradável contratar um sistema de gestão para escritório de advocacia e não receber qualquer orientação sobre a sua melhor funcionalidade.

Sendo assim, o treinamento de 30 dias para implantação é fundamental, pois mais que aprender onde clicar, a equipe precisa engajar no uso.

É essencial saber que você terá treinamento e meios para dominar as funções, ajudar a resolver problemas, solucionar dúvidas e acompanhar sua evolução com o uso do sistema de gestão para escritório de advocacia.

Também é interessante que o treinamento seja atualizado e disponível a hora que você puder, 24 horas por dia, afinal, ninguém na advocacia tem tempo sobrando.

A abertura de uma chamada para ser respondido apenas por email deve resolver sua necessidade.

Opte por um atendimento que seja em tempo real, como em chats e, quando mais complexas, por videoconferências. Dessa forma, em uma conversa real, o aproveitamento do seu atendimento será muito maior e mais esclarecedor.

Qual sistema de gestão de escritório possui isso tudo?

Milhares de softwares amparam os mais variados nichos atualmente no mercado brasileiro.

Porém, a ADVBOX foi pensada para ser tudo o que o advogado sempre sonhou. A plataforma foi construída dentro de um escritório de advocacia, testada e aprimorada durante anos por advogados antes de ser lançada no mercado.

Entre em contato agora mesmo e teste a experiência que somente a ADVBOX pode dar para a sua advocacia!