A análise de custos de escritório é uma das tarefas gerenciais mais importantes que os advogados devem dar atenção. Afinal de contas, ela é essencial para garantir a saúde financeira do negócio, bem como mantê-la organizada.
Com uma análise completa desse aspecto, é possível verificar se o dinheiro da empresa está sendo utilizado de forma eficiente, se as receitas estão satisfatórias e se existe necessidade de cortar gastos, por exemplo.
Quer aprender a fazer a análise de custos do escritório de advocacia? Então acompanhe a leitura e veja como implementá-la na prática!
O que é a análise de custos do escritório?
A análise de custos pode ser considerada como o ato de gerenciar e fazer uma análise minuciosa dos gastos da companhia de modo a contribuir para um crescimento saudável de um negócio.
Quanto melhor for o controle financeiro do seu escritório de advocacia, melhor será a tomada de decisão. Na prática, muitos advogados, por não entenderem de finanças, podem deixar essa parte de lado. Contudo, ela é fundamental para manter o escritório funcionando conforme o desejado.
Com a análise de custos, torna-se possível avaliar todos os custos e despesas da empresa e verificar se ela está aplicando seus recursos de forma eficiente ou se existe a necessidade de realizar cortes de gastos.
Em uma companhia, existem 4 tipos de gastos que devem ser verificados. São eles:
- Custos fixos: não variam conforme a produtividade do escritório, como aluguel e folha de pagamento;
- Custos variáveis: variam conforme a produtividade, como os impostos cobrados conforme o faturamento, por exemplo;
- Despesas fixas: pode ser incluídas como exemplo o IPTU, serviços de limpeza, dentre outros;
- Despesas variáveis: variam conforme o resultado dos colaboradores, como o aumento na remuneração conforme o advogado traz mais clientes ou abre mais processos, por exemplo.
Na prática, os custos e despesas fixas acabam sendo mais simples de analisar pelo fato de apresentarem sempre (ou quase sempre) os mesmos valores. Contudo, a análise se torna mais complexa conforme a verificação dos gastos variáveis.
Em um escritório de advocacia, tais despesas e custos variáveis existem. Felizmente, analisá-los não precisa ser complicado. Você saberá como fazer isso mais a frente nesse artigo.
Aproveite e confira o vídeo abaixo com regras básicas para o controle financeiro do escritório!
Para que serve a análise de custos de escritório?
A análise de custos do escritório é fundamental para entender os gastos da empresa. Isso porque ela mostra a real situação da companhia em relação ao uso dos seus recursos financeiros.
Quando esse estudo é feito com a devida atenção, o gestor consegue encontrar maneiras de melhorar a utilização do dinheiro do escritório. Ademais, ele consegue fazer projeções, planejar investimentos e fazer cortes de gastos supérfluos e desnecessários, além de evitar abusos em certos aspectos.
Para garantir uma boa saúde financeira do empreendimento, não basta olhar apenas para o faturamento ou volume de processos judiciais. É fundamental também entender os custos dos processos internos e da operação.
Isso porque, caso os custos estejam altos em relação ao faturamento, a receita do escritório se torna insuficiente para cobrir os gastos e gerar lucro. Por esse motivo, tudo deve ser verificado.
Cumpre ressaltar que a análise de custos do escritório é importante para orientar a precificação mais adequada dos honorários advocatícios, que é a remuneração que os advogados recebem pelos serviços prestados.
Considerar apenas a tabela da OAB sem entender seus custos pode ser um grande erro e deixar o negócio no prejuízo. Logo, é fundamental analisar os custos do escritório no momento de definir os honorários.
Por fim, ela contribui para analisar os serviços ou áreas jurídicas mais procurados pelo público. Em um estudo completo, torna-se possível identificar o que traz mais lucro e o que não traz retorno.
Assim, é possível organizar a equipe para que eles foquem no que realmente vale a pena e não percam tempo com o que mal dá lucro. Desse modo, a produtividade deles pode melhorar, bem como o desempenho financeiro da advocacia.
Quais são os tipos de análise de custos?
Para realizar a análise de custos do escritório, podem ser utilizados três métodos que os profissionais de contabilidade usam muito: por absorção, direto ou variável e baseado em atividade. Veja abaixo um pouco sobre cada um!
Por absorção
A análise de custos por absorção considera que cada serviço oferecido deve absorver uma parte dos custos diretos e indiretos do escritório.
Essa alternativa pode considerar os custos relacionados aos serviços, como despesas provenientes de deslocamentos, por exemplo. Ademais, essa análise realiza o rateio de outros gastos com os serviços, como os impostos.
Dessa forma, chega-se ao preço unitário total dos serviços, considerando todos os custos para manter o escritório.
Esse tipo de análise pode ser interessante para medir a produtividade nos custos dos serviços. Nesse sentido, quanto maior for a produção, menor pode ser o custo dos serviços prestados, o que pode aumentar o lucro do escritório.
Direto ou variável
Esse método considera apenas os custos variáveis do negócio. Trata-se de um método bastante simples e objetivo. Basicamente, é preciso reunir os custos que variam conforme o volume de vendas.
Com o custeio variável, torna-se possível calcular a margem de contribuição de cada serviço e compreender o quanto cada um deles contribuiu com as despesas da empresa. Esse método pode fazer mais sentido para empresas que fabricam produtos.
Baseado em atividade
Esse método determina que os gastos do negócio são gerados pelas atividades desempenhadas. Assim, o objetivo dele é rastrear os custos de cada atividade feita no escritório para averiguar como elas influenciam na obtenção de receita.
Em um escritório de advocacia, para prestar os serviços jurídicos, podem ser realizadas atividades como: atendimento inicial, formalização do contrato, entrada da ação no poder judiciário, dentre outras.
Cada uma dessas etapas pode gerar custos específicos. Esse método permite identificar os gastos que estão relacionados a cada atividade.
Quais são as vantagens de realizar a análise de custos do escritório?
Realizar a análise de custos do escritório traz diversas vantagens para a empresa e a equipe. Você pode ter percebido isso no decorrer da leitura. No entanto, vale a pena reforçar alguns benefícios dela. Veja abaixo!
Melhora a saúde financeira do escritório
A análise de custos do escritório contribui para entender a saúde financeira do negócio. Isso é importante para implementar melhorias, otimizar os custos e fazer com que o dinheiro da empresa seja melhor utilizado.
Ajuda na tomada de decisão
Tomar decisões baseadas em dados e na situação real da empresa é fundamental para implementar melhorias que realmente tragam benefícios para o escritório.
Reduz custos
A análise de custos do escritório é benéfica também para encontrar desperdícios de dinheiro. Assim, é possível realizar cortes de gastos ou diminuí-los, dependendo do caso.
Isso porque ela ajuda a entender os custos dos processos internos, contribuindo para que o gestor tenha uma visão ampla deles e realize mudanças para torná-los mais baratos e eficientes.
Nesse momento, é preciso verificar também os processos que podem ser automatizados, pois isso contribui para a redução de custos.
Melhora a produtividade
Por entender como funcionam os processos internos e implementar melhorias, a equipe acaba ganhando em produtividade. Assim, os funcionários podem focar no que realmente importa.
Ademais, a automatização de processos e tarefas não serve apenas para reduzir custos, tendo impacto direto na produtividade dos colaboradores, que podem melhorar a utilização do tempo.
Veja também:
- Tecnologia na advocacia: quais os benefícios e a importância dela na profissão do advogado?
- Como a inteligência de negócios se tornou uma aliada nos escritórios de advocacia?
Como fazer a análise de custos do escritório?
Realizar a análise de custos do escritório não precisa ser complicado. O primeiro passo é escolher um dos métodos comentados no artigo (por absorção, direto ou variável ou baseado em atividade).
Independente do método escolhido, é preciso identificar e separar os quatro tipos de gastos comentados anteriormente (custos fixos, custos variáveis, despesas fixas e despesas variáveis).
Para escritórios de advocacia, talvez o método de custeio por absorção seja o mais simples, mas isso não impede que os outros sejam utilizados. Nesse tipo de análise, é preciso determinar um critério para ratear os custos fixos entre os serviços ou honorários, como o tempo e o valor por hora do profissional, dentre outros aspectos.
No método de custeio variável, os custos variáveis devem ser isolados e é preciso calcular o custo unitário de cada serviço. Conforme comentado, ele faz mais sentido para empresas que produzem produtos, mas também pode ser aplicado em companhias que prestam serviços.
O método baseado em atividade é o mais complexo, pois exige o mapeamento de todas as atividades que compõem o processo do negócio e define os custos dos recursos de cada etapa para compreender o quanto de trabalho é aplicado em cada função.
Independente do método utilizado, em todos você consegue ter noção dos custos da companhia, podendo avaliar o desempenho financeiro do escritório com base nos gastos dele.
Como racionalizar os custos do escritório de advocacia? Veja 6 sugestões!
Os processos continuam andando, o trabalho só aumentou, mas com certeza o fluxo de recebimentos de honorários está mais lento em seu escritório. Caso contrário, sinta-se um privilegiado. Se a sua realidade é exatamente essa, e você está aí focado em cortar gastos, saiba que a solução pode estar, na verdade, em racionalizar os custos do escritório.
Pensando nisso, veja 6 sugestões para você racionalizar seus custos. Aproveite também para identificar quais ações serão cabíveis para o seu escritório e o momento certo de aplicá-las. Vamos lá?
1.Automatize o envio de informações
Automatizar o envio de informações aos clientes com a funcionalidade de enviar SMS e e-mails automaticamente, a fim de informá-los quando ocorrem andamentos processuais ajuda a otimizar o tempo e a utilização dos recursos financeiros do escritório. Isso reduz de 60 a 70% a presença dos clientes no escritório e a demanda de tempo no atendimento, liberando advogados e colaboradores para focar em outros serviços.
2.Mantenha tudo no software jurídico
Mantenha a produção jurídica, o gerenciamento de tarefas e o atendimento aos clientes no mesmo software, inclusive com a integração com o Whatsapp. Isso porque é essencial que as informações estejam em um ambiente digital onde o trabalho jurídico esteja integrado, sem informações espalhadas em vários aplicativos.
Lembre-se: 1 hora no mês de 1 advogado paga a mensalidade do melhor software jurídico disponível no mercado. Logo, vale muito a pena ter uma ferramenta completa para deixar tudo integrado.
3.Advogue em rede
Comece a advogar em rede, estabelecendo parcerias com escritórios especializados e mantendo o controle total destes processos através do sistema de compartilhamento de clientes com outros escritórios. Essa funcionalidade somente a ADVBOX possui no Brasil.
4.Realize a gestão de documentos em nuvem
Opte pela gestão de documentos na nuvem. Além de ser mais barato e eficiente que usar um pen drive, você ainda se salva de inúmeros transtornos por não possuir os documentos disponíveis em qualquer lugar a qualquer momento.
5.Implemente o sistema de pontuação por tarefas
Implementar o sistema de pontuação por tarefas contribui muito para a produtividade do escritório como um todo. Isso porque ele possibilita que o gestor visualize quem mais produz e quem está menos motivado, tudo através do acompanhamento de produtividade por pontos mais simples que existe para advocacia, que é o Taskscore.
6.Utilize o melhor software jurídico do mercado
Caso o seu escritório já seja usuário de um sistema de gestão de processos, repense em todos os benefícios que a ADVBOX proporciona e veja que com o valor que vem pagando, é possível implementar nosso software e, assim, racionalizar os custos do escritório.
DICA BÔNUS: DISSEMINE A IDEIA E CONCRETIZE O PLANO.
Você pode realizar uma análise completa e aprofundada dos custos do seu escritório, bem como aplicar todas as dicas que demos nesse post, além de elaborar um planejamento avançado de racionalização de custos. Mas o que acontece se sua equipe não estiver por dentro de tais políticas?
É fundamental disseminar a ideia. Você precisa garantir que todos os colaboradores estejam cientes daquilo que você planejou. Caso contrário, eles continuarão exercendo velhos hábitos que afundam o escritório em custos desnecessários.
Sendo assim, realizar a análise de custos do escritório é fundamental para identificar pontos que precisam ser melhorados e entender a saúde financeira do negócio.
Ademais, essa tarefa é fundamental no momento da gestão financeira para garantir que o escritório aplique de forma eficiente seus recursos financeiros. Portanto, não deixe de realizá-la para encontrar pontos que podem ser automatizados e gastos que podem ser reduzidos!
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