Ainda que passe despercebido por quem não é da área advocatícia, os escritórios de advocacia exigem muito trabalho operacional para funcionarem de forma eficaz.
Entender as responsabilidades relacionadas a esse viés em um escritório ajuda a garantir que os processos essenciais sejam realizados corretamente.
Ou seja, o trabalho operacional em um escritório de advocacia inclui diversos aspectos. Entre eles estão a gestão de documentos, a organização de documentos eletrônicos e de arquivos de clientes e a preparação de documentos legais.
Essa última é muito importante. A saber, estamos nos referindo a contratos, acordos, relatórios, petições e outros documentos relacionados aos casos que a equipe jurídica tem sob sua responsabilidade.
Outra responsabilidade é o gerenciamento de todos os documentos. É importante que os documentos sejam armazenados de forma segura e organizada para garantir que não haja perda de informações importantes.
Com relação aos documentos eletrônicos, é preciso dizer que envolve o uso de um software jurídico. Assim, o armazenamento é realizado de forma eficaz e segura.
Isso ajuda a garantir o acesso a esses arquivos necessário e a realização com eficiência dos processos de negócios.
Além disso, o trabalho operacional em um escritório de advocacia inclui a organização de arquivos de clientes. Isso geralmente envolve a criação de diretórios para cada cliente, criação de pastas para cada caso e a organização dos arquivos por assunto.
A organização dos arquivos de clientes, juntamente com a utilização de um software jurídico, ajuda a garantir que os documentos sejam recuperados rapidamente quando necessário e que os processos de negócios sejam realizados com eficiência.
É importante entender quais são as responsabilidades relacionadas ao trabalho operacional, como a preparação de documentos legais, a organização de documentos eletrônicos, a organização de arquivos de clientes e a gestão de documentos.
O que é a gestão operacional?
É necessário que haja uma gestão pessoal bem organizada entre a equipe para que o trabalho operacional de um escritório seja bem executado.
A gestão operacional em um escritório de advocacia é fundamental que se consiga atingir todos os objetivos almejados, além de manter a qualidade esperada da produção jurídica.
Para isso, a gestão do trabalho operacional é responsável por organizar todos os processos e tarefas que envolvem o trabalho jurídico do escritório.
Algumas ações que envolvem esse modelo de gestão são o planejamento e gestão do tempo, o gerenciamento do fluxo de trabalho, a análise de casos, a preparação de documentos, o atendimento aos clientes, a gestão de custos e a gestão de processos.
Além disso, a gestão de custos é uma parte importante da gestão operacional de um escritório de advocacia.
É a partir dela que ocorre a identificação, análise e controle dos custos relacionados aos serviços e produtos oferecidos. Essas ações ocorrem a fim de manter a saúde financeira do escritório, além de garantir que a entrega dos serviços dentro do orçamento estabelecido.
Em outras palavras, a gestão do trabalho operacional é essencial para aumentar a eficiência do escritório de advocacia, uma vez que ela envolve a otimização de processos a fim de torná-los mais eficientes e reduzir o tempo gasto em cada etapa.
Qual a diferença entre administrativo e operacional?
Já ficou evidente que uma gestão do trabalho operacional eficiente é essencial para qualquer escritório de advocacia. No entanto, você sabe qual é a diferença o operacional e o administrativo?
O setor operacional é responsável por gerenciar a atividade da advocacia, entre outras tarefas. Isso inclui a realização de pesquisas, a participação em audiências e reuniões, o desenvolvimento de estratégias de defesa, a redação de documentos jurídicos, a atualização dos procedimentos internos e a realização de auditorias para garantir o cumprimento das leis.
Já o setor administrativo de um escritório de advocacia é responsável por ser o suporte geral dos advogados, o que inclui a administração de recursos, gestão de finanças e elaboração e execução de contratos.
Além disso, ele é responsável por fornecer informações sobre os processos, bem como manter os registros necessários para que os advogados possam cumprir com seus deveres.
Ambos os setores trabalham de forma conjunta, garantindo que o escritório de advocacia execute suas atividades a contento dos gestores jurídicos.
Contudo, enquanto o setor administrativo fornece o suporte necessário para que o setor operacional realize suas atividades, o setor operacional é responsável por realizar as tarefas de advocacia necessárias para que o escritório tenha êxito.
Portanto, é importante entender que o setor administrativo e o setor operacional de um escritório de advocacia devem funcionar em consonância. Somente assim o bom andamento das atividades garante que os resultados alcançados sejam cada vez melhores.
Como a controladoria pode atuar no planejamento operacional?
A controladoria jurídica pode contribuir significativamente para o planejamento do trabalho operacional de um escritório de advocacia, pois permite aos profissionais estabelecerem metas de desempenho, obter informações e analisar resultados.
A controladoria jurídica é responsável por lidar não só com os aspectos financeiros ou jurídico dos escritórios, abrangendo também questões operacionais.
Ela é responsável por garantir que o escritório esteja em conformidade com a legislação vigente e por fornecer informações sobre a saúde financeira da empresa. Além disso, esta área do escritório também é responsável por monitorar o desempenho dos colaboradores, otimizando o fluxo de trabalho da equipe.
A partir da gestão do trabalho operacional a controladoria jurídica pode ajudar um escritório de advocacia a alcançar seus objetivos de negócios. Isso pode ser alcançado através do gerenciamento através do monitoramento da sua eficiência executiva.
Por exemplo, um escritório pode usar a controladoria jurídica para controlar os custos referentes a cada processo e construir uma estratégia que tenha efeito na qualidade da produção jurídica do time de advogados.
A controladoria também monitora as atividades dos funcionários. Isso inclui sua produtividade e a quantidade estresse de cada uma, garantindo melhoria na qualidade de vida de todos os colaboradores.
Em outras palavras, a controladoria jurídica serve para ajudar o escritório de advocacia a analisar os resultados do seu trabalho operacional e definir as ações necessárias para a resolução de problemas.
Por exemplo, ela pode comparar os resultados obtidos com as metas estabelecidas e identificar quais as áreas que necessitam de melhoria.
Isso pode ajudar o escritório a identificar o que está funcionando e o que não está. Desse modo, o gestor possa tomar as decisões necessárias de maneira assertiva.
