Aprender a distribuir as atividades do seu escritório de advocacia não está entre as tarefas mais fáceis. Dependendo do seu perfil profissional, talvez seja mais simples ou desafiador repassar para outros integrantes do time as ações que precisam ser feitas.
Mas acredite: na carreira jurídica é fundamental aprender técnicas de delegação de tarefas.
Sendo assim, ao compreender a importância de delegar as atividades, você evita problemas sérios que podem levar aos excessos no trabalho, como a síndrome de Burnout.
Fazer uma gestão do tempo com qualidade é a chave do sucesso para evitar rotinas estafantes que são o primeiro passo para o início da síndrome.
Mas de forma prática, você sabe o que é a delegação de tarefas? Basicamente trata-se de permitir que outros profissionais que trabalham no escritório possam desempenhar atividades – de forma completa ou divididas em sub-tarefas – que antes eram feitas somente por você.
Sim, essa divisão pode gerar insegurança.
Mas nesse post vamos te dar insights importantes para que a delegação de tarefas aconteça de forma tranquila e tenha como resultado uma equipe muito mais integrada e alcançando o sucesso como time.
Qual a importância da delegação de tarefas?
Além de evitar a sobrecarga de uma única pessoa – que pode ser você ou outro integrante do time jurídico – a delegação de tarefas aumenta o engajamento do escritório.
Isso acontece porque ao compartilhar uma ação que antes era exclusiva de alguém, você permite que a resolução daquela atividade aconteça a partir de um novo olhar. Experiências jurídicas de pessoas diferentes no escritório podem ser muito ricas na hora de resolver alguma questão.
Por isso, incentive que a delegação de tarefas aconteça de forma natural no escritório e acompanhe os resultados desse trabalho realizado em conjunto. Aproveite ainda para pedir que as pessoas envolvidas em determinada tarefa possam compartilhar feedbacks e aprendizados.
Como delegar uma função?
Quando chegar o momento de delegar uma tarefa ou uma função no seu escritório de advocacia, você deve se preparar com antecedência. Observe as pessoas que formam o seu time e entenda o perfil de cada uma delas.
Saiba que muitas vezes aquele profissional pode não ter a habilidade necessária para desenvolver uma atividade específica. Porém, lembre-se que na delegação de tarefas também existe a etapa de aprendizagem e desenvolvimento da capacidade de resolver a demanda.
Por isso, gestores e líderes quando vão delegar uma função precisam estar conscientes que precisarão praticar o desapego.
É natural ter apreensão ao entregar a atividade para outra pessoa, mas coloque a etapa de delegação dentro de um plano e respeite cada etapa.
Você vai precisar de um planejamento: comece por uma atividade mais simples e evolua alguns degraus durante o processo. Acredite, ao planejar a distribuição das ações, você e seu time vão ganhar tempo e o aprendizado será muito mais tranquilo para seus liderados.
Duas vantagens e dois riscos da delegação de tarefas
Se você fez um planejamento para a delegação de tarefas, já deu um primeiro passo importante. Mas aqui também cabem alguns alertas para que a experiência de compartilhar atividades não seja traumática para a sua equipe jurídica.
Um dos principais problemas que podem aparecer em uma delegação de tarefas é a falta de comunicação. Por isso, recomendamos que você documente cada etapa: como ela vai acontecer, quais os resultados esperados, as metas e objetivos.
Comunique de forma clara para a pessoa que será a nova responsável pela execução da demanda. Tire as dúvidas e mostre-se disponível para trocas.
Outro risco da delegação de tarefas está na expectativa da liderança que está repassando a atividade para outra pessoa.
É claro que você vai desejar que a tarefa seja concluída corretamente. Porém, esse outro profissional poderá ter meios diferentes dos seus para chegar ao resultado.
Por isso, tente não comparar como você faria em relação ao que a pessoa está fazendo. Isso vai ajudar no desapego da função e também a não ter frustrações pelo caminho.
Agora que apresentamos dois riscos sobre a delegação de tarefas, também vamos compartilhar dois – dos muitos benefícios – que você terá ao colocar em prática a divisão de atividades.
- Economia de tempo: seu escritório vai ganhar muito ao dividir as atividades de uma mesma demanda macro com mais pessoas. Afinal, quanto mais profissionais dedicados para que essa entrega aconteça, mais rápido ela estará concluída;
- Melhora do clima organizacional: transforme o espírito de time do seu escritório ao dividir as funções. As pessoas sentirão que para que determinada atividade seja concluída com sucesso, o trabalho de cada um é importante. Evitando a sobrecarga de uma única pessoa você compartilha o trabalho e também as conquistas. Pode acreditar que todos ficarão muito mais empolgados em ver uma causa ganha quando cada um fez a sua parte para aquela vitória.
A metodologia perfeita para a delegação de tarefas
Até agora você compreendeu a importância da delegação de tarefas, seus riscos e benefícios para o clima organizacional do escritório. Mas talvez tenham ficado algumas dúvidas sobre como colocar a delegação de tarefas na prática.
A metodologia de taskscore pode ser decisiva para que a delegação de tarefas seja um sucesso na sua empresa.
Ao contrário de métodos que fazem a gestão somente por atividade concluída, com a taskscore líderes podem determinar pontuações específicas para cada entrega.
Por exemplo, você pode subdividir uma tarefa macro, que até então estava sob sua responsabilidade, em várias demandas menores e distribuir entre o time. Essas informações são colocadas no software jurídico e cada atividade tem pontos específicos.
Ao concluir a ação, o advogado que realizou a tarefa recebe os pontos que podem ser convertidos em benefícios como, por exemplo, a realização de um curso, a possibilidade de tirar uma folga ou flexibilizar o horário de trabalho.
E tudo isso só acontece com a ajuda da tecnologia.
Além de tornar fácil a visualização das atividades que foram completadas, o líder do escritório pode acompanhar como está a demanda de cada advogado sem ser invasivo de forma exagerada.
O sistema de Taskscore está disponível para clientes ADVBOX. Para conhecer mais e aplicar na prática em seu escritório, faça o teste gratuito de 7 dias da ferramenta.
