Muitos advogados não imaginam que é totalmente possível montar um escritório digital simples para efetuar as suas tarefas e atender clientes com maestria. Graças à tecnologia, diversos profissionais podem atuar de forma remota com poucos recursos sem perder a eficiência.
Atualmente, nenhum advogado precisa se prender a uma estrutura física para ser reconhecido e conseguir criar o seu nome no mercado. Essa nova fase da advocacia é tão democrática e benéfica que muitos que já atuam assim sequer pensam em montar um escritório físico.
Nesse artigo, você saberá as vantagens da advocacia digital e terá informações para criar o seu escritório digital de maneira simples e enxuta. Aproveite a leitura e se beneficie dessa nova realidade!
O que é um escritório digital?
Para entender, é preciso falar primeiro do escritório físico. Quem possui uma estrutura física sabe que montá-la e mantê-la exige muitos investimentos. Geralmente, é preciso comprar equipamentos, móveis, adquirir certos serviços e pagar contas, como luz, IPTU, internet, dentre outras.
Afinal de contas, os colaboradores do escritório precisam ter uma boa estrutura à sua disposição para exercer as suas funções com qualidade.
O problema de qualquer negócio físico é justamente o custo financeiro que ele exige para manter-se. Tanto o investimento inicial quanto as despesas recorrentes, sejam elas com limpeza, segurança, aluguel, energia, reformas no local e mudança de móveis e equipamentos, costumam impactar consideravelmente o orçamento de uma empresa.
Além de demandar gastos que podem ser exorbitantes, um negócio físico, por si só, pode oferecer poucas oportunidades de ganhos e crescimento, principalmente no momento atual.
Diante disso, diversas empresas de diferentes áreas do conhecimento, apostaram na tecnologia para se tornarem digitais. Desse modo, conseguiram diminuir custos, ganharam agilidade e melhoraram o desempenho de seus funcionários.
Na advocacia, isso não foi diferente. Essa digitalização se fortaleceu com a pandemia provocada pelo Covid-19, mas já estava acontecendo antes. A partir desse evento, quem não tinha se digitalizado ficou no prejuízo ou teve que aderir a essa nova realidade às pressas.
O escritório digital, então, funciona da mesma forma que um escritório físico. Ele possui suas equipes trabalhando em seus respectivos setores, tem estrutura para atender os clientes de forma remota e oferecer os serviços totalmente à distância.
Entretanto, ele não dispõe de uma estrutura física, no qual os funcionários devem comparecer para exercer as suas funções, por exemplo. Mesmo assim, ele consegue ser tão ou até mais eficiente que o físico, visto que pode proporcionar diversas possibilidades de ganhos e crescimento.
Por que é importante ter um escritório digital?
Infelizmente, ainda é possível encontrar muitos advogados que não enxergam a necessidade de um escritório virtual. Inclusive, muitos deles são jovens, que não se informaram sobre essa possibilidade e permanecem com a crença de que é preciso ter um escritório físico e esperar os clientes da cidade comparecerem no local para serem atendidos.
Dessa maneira, é difícil prosperar, principalmente se você está há pouco tempo no mercado. Atender de forma presencial, além de lhe gerar gastos com uma estrutura física, não lhe dará possibilidades de conseguir mais clientes. Ao atuar dessa maneira, você está perdendo dinheiro.
O escritório digital é essencial principalmente para expandir as suas possibilidades. Dessa maneira, você pode ter contato com pessoas de qualquer lugar do país e até do exterior. Isso lhe permitirá aumentar seus ganhos e lhe dará mais liberdade profissional, além de ser menos custoso.
Lembre-se que a sociedade está cada vez mais digitalizada. É obrigatório que os advogados se atualizem e acompanhem essas mudanças. Ou seja, se as pessoas estão adquirindo mais produtos e serviços pela internet do que de forma presencial, você precisa estar na internet.
Tenha em mente que as pessoas utilizam a internet para procurar por um produto ou serviço que resolva a sua dor ou as leve ao prazer. Durante uma pesquisa sobre algum tema que é da sua área de atuação, o internauta pode encontrar algum conteúdo seu ou clicar em um anúncio para conversar diretamente com você.
Em outras palavras, se você não tem um escritório digital, está fadado ao fracasso e perdendo clientes para os seus concorrentes que estão na internet.
Quais são as vantagens de ter um escritório digital?
Existem diversas vantagens em adotar o escritório digital. Veja abaixo algumas considerações importantes.
Diminuição de custos
A primeira, obviamente, é justamente a redução dos custos, visto que um escritório digital é muito mais econômico do que um físico. Este último costuma ter muitos gastos que podem ser eliminados se o advogado decide atuar de forma totalmente remota.
Possibilidade maiores de ganhos
Além das despesas diminuirem drasticamente pela retirada da estrutura física, o que por si já pode melhorar o caixa do escritório, as suas possibilidades de ganhos aumentam porque você pode atingir mais pessoas.
Isso porque, ao digitalizar a sua advocacia, ela pode ganhar visibilidade e ficar disponível para pessoas de qualquer lugar do país ou do exterior. Logo, você pode ter contato com muito mais pessoas, o que pode aumentar a sua carteira de clientes.
Melhora a qualidade de vida
Trabalhar de forma remota, seja em home office ou como nômade, melhora a qualidade de vida dos seus funcionários. Imagine o quanto eles perdem no trânsito no momento da ida e da volta para casa, dentre outras questões negativas de um trabalho presencial.
Se analisar a rotina de um trabalhador nessas condições, é possível verificar diversos aspectos que são negativos para a sua saúde e bem-estar.
Proporciona liberdade
Por fim, a liberdade proporcionada pelo escritório digital pode ser uma das vantagens que nenhum profissional que atua de forma remota deseja abrir mão.
Quando a sua equipe aplica os princípios da autogestão, ela pode ter liberdade de horário e até trabalhar de onde desejar, seja em casa ou em cidades diferentes. Inclusive, a autogestão é fundamental para ter bons resultados na advocacia. Veja abaixo um vídeo sobre o tema!
Posso deixar o escritório físico e apenas manter o digital?
Muitos devem se perguntar se é preciso abrir mão do escritório físico para ficar apenas com o digital. Para alguns, foram anos de trabalho para conseguir finalmente deixar a estrutura do local do jeito que sempre sonhou.
Tenha em mente que você não precisa abandonar o seu escritório físico! Ele pode permanecer funcionando, com a sua equipe atuando presencialmente, se assim desejarem. Contudo, é fundamental ter o escritório digital como um complemento para escalar os ganhos.
Na prática, existem sim advocacias que ainda conseguem ter clientes atuando somente de forma tradicional. Entretanto, ao analisá-las, é possível constatar que elas se mantêm por indicações e possuem uma carteira de clientes extensa por estarem muito tempo no mercado, em grande parte dos casos. Mesmo nessas situações, escalar o escritório é difícil.
Por outro lado, é possível ter apenas o escritório digital. Muitos profissionais deixaram suas estruturas físicas para atuarem somente no virtual, pois perceberam que as possibilidades de escalar os ganhos e adquirir mais contratos eram maiores dessa forma.
Inclusive, advogados em início de carreira podem começar pelo digital, mesmo que futuramente queiram criar um escritório físico. A principal vantagem está justamente no baixo custo, permitindo que consiga se destacar e atrair clientes mesmo em um mercado competitivo.
Em suma, o advogado atualizado não pode ter apenas um escritório físico. No entanto, é possível advogar apenas de forma remota, se assim desejar.
Como montar um escritório digital simples?
Não tem segredo para montar um escritório digital simples. Basicamente, você precisa de 3 bases para iniciar. São elas: um bom computador para trabalhar, uma internet de qualidade e um celular para se comunicar com os clientes.
Achou que era algo mais complexo? Não. É preciso somente isso. Obviamente, você precisará de algumas ferramentas para tornar o seu trabalho eficiente. Felizmente, todas elas são onlines. Algumas são gratuitas e outras de baixo custo.
Se o seu intuito é criar um escritório em casa e montar uma estrutura física em algum cômodo, o ideal seria investir em uma boa mesa de trabalho e uma cadeira confortável, além de outros móveis e objetos que possam ser úteis.
No blog da ADVBOX, você encontra artigos que podem lhe auxiliar a montar um escritório em casa para que você trabalhe com conforto e eficiência. Veja alguns abaixo:
- Escritório em casa: guia completo para criar o seu!
- Organização do escritório: 10 dicas simples para deixá-lo em ordem!
Embora o home office seja amplamente adorado por muitos, é possível trabalhar em qualquer lugar do mundo como advogado, inclusive como nômade digital. Isso porque praticamente todas as funções do profissional podem ser exercidas de forma 100% remota.
Logo, um celular, um computador e acesso a internet já bastam para você poder trabalhar. Contudo, as ferramentas que precisa adotar para tornar o seu dia a dia mais eficiente também devem ser lembradas. Entenda sobre isso no próximo tópico.
Quais ferramentas são necessárias para o escritório online?
É impossível trabalhar de forma produtiva sem aderir a algumas ferramentas. Elas lhe auxiliarão a tornar o seu trabalho mais eficiente e lhe ajudará a se manter em ordem. Veja abaixo quais delas você deve adotar no dia a dia para conseguir trabalhar de forma remota.
Sistema de armazenamento na nuvem
Documentos de clientes, contratos, dentre outros, precisam ser armazenados de forma segura em algum local. Os sistemas de armazenamento em nuvem são eficientes para isso. Os mais conhecidos são: Google Drive e Dropbox.
As vantagens deles é que você pode acessar o que está armazenado na nuvem em diversos aparelhos. Caso trabalhe em equipe, todos que têm acesso ao Drive do escritório podem obter o que precisam em poucos cliques.
Evite armazenar documentos na memória do computador. Além do risco de perdê-los, a grande quantidade de arquivos pode deixar o seu aparelho lento.
Ferramentas online de criação de documentos
Outra necessidade que você terá é a de obter uma ferramenta online de criação de documentos. Os mais utilizados são os da Google e o da Microsoft.
Se você tem um e-mail do Gmail, por exemplo, já terá acesso ao Google Drive, bem como poderá utilizar as ferramentas de criação de documentos, como o Google Doc, Google Planilhas, dentre outros.
Plataformas de assinatura digital
Quem trabalha de forma remota não tem como exigir que o cliente compareça a algum lugar para assinar contratos. Por isso, é essencial investir em alguma plataforma de assinaturas digitais, como a DocuSign ou a Zapsign, por exemplo.
Com essas plataformas, tanto você quanto o seu cliente podem assinar documentos pelo computador ou celular de forma rápida e simples.
Plataforma de pagamentos
Uma plataforma de pagamentos é excelente para receber seus honorários, principalmente os advindos de consultas e serviços consultivos e extrajudiciais. A vantagem delas é que você pode oferecer diversos tipos de pagamentos, como: pix, boletos e parcelamentos no cartão.
Elas proporcionam facilidade e oferecem opções de pagamentos facilitadas, o que pode tornar a venda do seu serviço mais fácil. Algumas das mais conhecidas são: Asaas, Cobre Fácil, Conta Azul, dentre outras.
Softwares diversos
Existem softwares que foram criados especificamente para facilitar o trabalho de alguns profissionais. Por exemplo, na área previdenciária, muitos advogados utilizam softwares de cálculos previdenciários para facilitar a entrega do seu trabalho no dia a dia.
Esses sistemas podem contribuir para a otimização do tempo e na organização do escritório como um todo.
Além dessas ferramentas específicas para cada área, é altamente aconselhável que você invista em um software jurídico, como o ADVBOX, para manter o seu trabalho organizado. Caso trabalhe em equipe, essa ferramenta é a ideal para gerenciá-las, analisar a produtividade de todos e manter toda a documentação organizada.
Aplicativos para o atendimento
Além do contato por e-mail ou telefone, busque oferecer meios alternativos e mais rápidos de contato, como o Telegram e o WhatsApp. Muitas pessoas utilizam esses aplicativos para adquirir produtos e serviços e se relacionarem com diversos negócios. Por isso, considere em obter um número para o seu escritório e atender quem aparece por esse meio.
Site
O site é a porta de entrada do seu escritório virtual para os usuários. Por isso, é essencial investir em um que seja profissional e responsivo. Além do site, procure criar um blog para entregar alguns conteúdos educativos e tornar o seu público mais consciente das demandas que possui.
Considere o site uma obrigação. Ademais, é possível aumentar a presença do escritório digital na internet utilizando as redes sociais. Inclusive, elas são muito eficientes para atrair clientes, se souber implementar uma estratégia inteligente.
Além das redes, realizar anúncios por meio do Google Ads e Facebook/Instagram Ads também é uma boa maneira de atrair clientes e aumentar a exposição da sua marca.
Existem outras ferramentas que podem auxiliar o seu escritório a ser eficiente. Aqui foram citadas apenas algumas para você iniciar com qualidade.
O que é essencial saber para manter um escritório digital?
Um escritório digital, mesmo que não tenha uma estrutura física, demanda esforço e seriedade, assim como as advocacias tradicionais.
Logo, é essencial implementar uma gestão eficiente, cuidar das finanças, manter os processos de atendimento de clientes e vendas funcionando e principalmente, implementar estratégias de marketing jurídico para atrair pessoas interessadas nos seus serviços.
O trabalho é o mesmo, com a exceção de que não é preciso cuidar de um local físico. Por isso, busque sempre aprimorar os seus conhecimentos nessas áreas para melhorar o seu escritório e ter sucesso com ele.
Ter um escritório digital simples é possível graças aos avanços tecnológicos e a mudança de mentalidade da sociedade, que utiliza cada vez mais o ambiente online para pesquisar produtos e serviços. Por isso, todo advogado deve se atualizar e planejar o seu e assim, melhorar seus ganhos e se realizar profissionalmente.
E se você gostou desse artigo, confira agora tudo sobre marketing jurídico e aprenda a implementá-lo para atrair clientes no seu escritório virtual!
