A falta de cultura de gestão na advocacia pode levar os negócios a sérios problemas. Quando não há uma compreensão sobre a necessidade de um gerenciamento de escritório, falhas graves de execução podem acontecer.
Sendo assim, a advocacia se modernizou e os processos, dados e organização passaram a ser uma necessidade urgente. Escritórios que não têm visão das informações perdem muito.
Por exemplo, perdem na captação de novos clientes, no atendimento de excelência e também na produtividade das equipes.
É por isso que um gerenciamento de escritório é tão importante. Afinal, com pessoas analisando de forma criteriosa a gestão do negócio, os processos fluem de outra maneira.
Aliás, é responsabilidade de quem faz o gerenciamento de escritório atentar o seu olhar para três pilares muito importantes para o trabalho na advocacia:
- Boa prospecção;
- Alta produtividade da equipe;
- Ótima qualidade das entregas.
Em resumo, esses são os três pontos que não podem ser negligenciados por um gerenciamento de escritório de advocacia. Nós vamos detalhá-los no decorrer desse texto.
Além disso, prepare-se para descobrir como uma boa gestão também interfere em questões como:
- Dados relevantes para o negócio com o uso de Business Intelligence;
- Hiperespecialização e o valor dela para o posicionamento do escritório;
- Controladoria Jurídica;
- Análise financeira com o objetivo de planejar investimentos.
Continue a leitura desse post para compreender como cada um desses pontos se conecta ao gerenciamento de escritório.
O que é gerenciamento de escritório?
É possível que você já tenha ouvido a frase: se não pode medir, não pode gerenciar. Essa frase é de Peter Drucker, austríaco considerado o pai da administração e da gestão moderna.
Essa frase é especialmente importante para qualquer tipo de negócio. Na advocacia não é diferente.
E quando começamos a falar em gerenciamento de escritório, não podemos desvincular da necessidade de ter informações. Sem dados fica praticamente impossível tomar decisões.
É por isso que, se você quer ser um escritório liderança, precisa ter pessoas focadas na gestão. Esses profissionais serão os responsáveis por uma visão 360º de tudo o que acontece no negócio.
Prospecção de clientes
Por exemplo, vamos pensar na prospecção dos clientes. Hoje você tem uma visão sobre quanto custa para captar um cliente? Quão eficiente esse processo é na sua realidade?
Uma visão de dados de gerenciamento de escritório precisa ter esses dados para argumentar investimentos.
E isso se conecta diretamente ao que mencionamos no início deste texto, quando falamos em boa prospecção.
Cuidar de todas as etapas de captação por meio de marketing jurídico até o fechamento de contrato é essencial. Desde que essa seja a melhor estratégia para o seu escritório de advocacia.
É fundamental que o gerenciamento de escritório leve em conta que o canal de aquisição de clientes deve ser de baixo custo e alta eficiência.
E, nesse sentido, vale desde o uso dos canais digitais para a prospecção até o off-line. Se o presencial ainda funciona para a realidade do seu escritório, mantenha-o ativo.
O importante é que o custo seja baixo para que isso não interfira no fluxo de caixa geral do negócio.
E para ter essas informações e começar a medir os investimentos, quem faz a gestão precisa ter acesso a todos os dados.
É nesse cenário que a tecnologia torna-se aliada dos gestores. E entram em cena as técnicas de Business Intelligence, ou inteligência de dados, em português.
Por meio da organização, detalhamento e análise dos dados, gestores de escritórios podem tomar as decisões que precisam para situações como:
- Identificar públicos que não estão sendo atingidos;
- Implementar estratégias de marketing mais eficientes;
- Verificar a possibilidade de novos serviços ou áreas promissoras.
Esses três pontos estão mais conectados às questões de prospecção de clientes. Porém, as técnicas de Business Intelligence se estendem para todo gerenciamento de escritório.
Aliás, é possível atuar com dados, inclusive quando falamos de produtividade das equipes e excelência no atendimento.
Como organizar processos no escritório?
Outro pilar muito importante do gerenciamento de escritório está relacionado à alta produtividade. Ou seja, a capacidade do negócio de atender mais clientes com menos recursos.
Gestores precisam se preocupar com isso, afinal, é a produtividade e a entrega da equipe que determinam o sucesso dos clientes.
Contar com recursos que permitam o incentivo e a recompensa pelo alto desempenho são essenciais para o andamento do escritório.
A ADVBOX, por exemplo, oferece aos seus clientes a metodologia Taskscore, que permite a designação de pontos para as tarefas dos advogados.
De acordo com as entregas, os profissionais são beneficiados com prêmios. Isso está diretamente conectado à produtividade e à alta qualidade do serviço prestado.
Além disso, quem faz o gerenciamento do escritório também precisa estar atento para que não existam entraves nos processos.
Documentar e revisar os processos e torná-los claros para toda a equipe elimina barreiras de comunicação e torna a equipe muito mais integrada.
Aliás, permitir que a equipe faça reciclagens constantes e utilize tecnologias que tornem seu dia a dia mais fácil e produtivo também torna o escritório mais eficiente.
Afinal, quanto menos tempo um time gasta em um processo, mais barato fica para o escritório. Como consequência, as entregas são melhores e os clientes ficam satisfeitos.
Hiperespecialização e o gerenciamento de escritório
Antes de abordar questões relacionadas à produtividade da equipe, é importante destacar que o gerenciamento de escritório também está conectado à área escolhida para atuar.
Uma tendência que tem chamado atenção na advocacia é a hiperespecialização. O foco, nesse caso, é a completa satisfação dos clientes que veem no escritório o ponto focal para atender suas necessidades.
Diferentemente de atender somente uma grande área, como Direito Tributário, na hiperespecialização o escritório se aprofunda nas necessidades do perfil de cliente.
Com isso, o seu escritório se torna muito mais estratégico para o público, pois considera todas as particularidades e necessidades dos clientes.
Mais uma vez, para alcançar esse nível de excelência, os dados são essenciais. Afinal, conhecer os clientes e entender suas reais necessidades é a chave do sucesso para a hiperespecialização.
Quem faz esse gerenciamento de escritório nesse nível de granularidade já sai na frente dos concorrentes em muitas etapas.
Além disso, ganha também em motivação da equipe que tem muito mais organização e clareza sobre os tipos de processos que serão atendidos pelo escritório.
Como a organização do escritório pode ajudar na qualidade?
É possível que você esteja se perguntando, depois de descobrir mais sobre os três pilares do gerenciamento do escritório, como fazer toda essa organização?
Nesse sentido, a indicação é uma tendência mundial: contar com uma controladoria jurídica. Ao designar pessoas que vão se dedicar a esse setor, você ganha uma visão estratégica de gerenciamento de escritório.
As pessoas responsáveis pela controladoria jurídica têm como foco:
- Distribuir as tarefas para os advogados;
- Realizar o controle dos prazos processuais e fatais, contratação de correspondentes;
- Preparar para audiências, testemunhas e fazer a instrução probatória determinada pelos advogados;
- Controle de custas processuais e outras atividades;
- Entre outras atividades.
Ao contar com uma controladoria jurídica, o escritório dá passos importantes com relação à organização frente aos concorrentes.
Por isso, se você ainda não estabeleceu esse sistema no seu negócio, considere realizá-lo.
Lembre que o setor de controladoria também precisa ter acesso aos dados para a tomada de decisão. É por isso que a contratação de um software jurídico é tão importante em todas as etapas que mencionamos do gerenciamento de escritório.
O que é gestão de escritório?
Em resumo, fazer o gerenciamento do escritório passa pela visualização completa de tudo o que acontece no negócio. Todas as etapas conectadas.
Nesse sentido entra o conceito de escritório digital. Nele, todas as etapas – desde a captação e prospecção dos clientes, formalização dos contratos até o atendimento e fechamento do processo acontecem de maneira digital.
De forma prática, se o cliente não quiser, ele não precisa sequer ir até a sede física da empresa para assinar o contrato. Tudo acontece online. A partir de qualquer lugar do mundo.
Essa é uma tendência que se tornou ainda mais forte desde a pandemia da Covid-19 e está exigindo ainda mais atenção de quem faz o gerenciamento de escritório.
Afinal, todo o controle acontece online e ferramentas tecnológicas tornam-se indispensáveis.
É por isso que, se você quer fazer o melhor gerenciamento de escritório com o suporte da melhor ferramenta disponível no mercado, conte com a ADVBOX.
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