Você sabe como a otimização de escritórios de advocacia ajuda o seu negócio? Melhorar processos internos é essencial para se obter resultados mais expressivos no mercado. Contudo, nem todos os gestores sabem como otimizar os seus escritórios.
Seja pela falta de estratégia, ou por não contar com as ferramentas certas, muitos advogados não conseguem atingir esse objetivo. Mas para te ajudar a lidar com isso, e otimizar o seu negócio, produzimos o artigo a seguir.
Boa leitura!
Como otimizar um escritório?
A seguir, vamos falar um pouco mais sobre como pode-se colocar em prática a otimização de escritórios de advocacia. Existem diversas dicas que podem te ajudar a otimizar procedimentos do seu negócio em diferentes frentes, para garantir o seu melhor funcionamento. Confira!
1. Trabalhe com ferramentas na nuvem
Para aplicar a otimização de escritórios de advocacia em seu negócio, uma das alternativas é usar ferramentas na nuvem. Essa tecnologia, que possibilita o acesso a diferentes plataformas, desde que se tenha internet, otimiza o tempo da sua equipe.
Isso porque, basta ter acesso a internet para conseguir visualizar tudo o que precisa para exercer seu trabalho. Dessa maneira, o seu escritório de advocacia pode contar com a mesma qualidade de atuação mesmo em um modelo home office.
Atualmente, existem softwares jurídicos que permitem que você trabalhe dessa maneira, melhorando a atuação do escritório. Entender como encontrar a melhor alternativa para o seu negócio é essencial para conseguir manter o bom nível de atuação.
De toda forma, dê preferência para alternativas que permitam que você meça a produtividade da sua equipe. Dessa maneira, é possível evitar uma queda de qualidade mesmo em modelos de trabalho híbrido, onde a supervisão é menor.
2. Melhore a comunicação entre os colaboradores
Para aplicar a otimização de escritórios de advocacia no seu negócio, é ideal melhorar a comunicação entre a equipe. Fazer com que todos tenham acesso aos dados necessários para a realização de um bom trabalho é o básico a se fazer pela sua gestão.
A comunicação multilateral no escritório é benéfica para todos, sendo também positiva para os cargos maiores. Isso porque, ao dialogar com os colaboradores, os membros da equipe se sentem parte do negócio, o que ajuda a aumentar a sua produtividade de maneira geral.
Contar com colaboradores engajados é o objetivo de todo negócio, e você pode conseguir isso ao melhorar a sua comunicação. A transparência de dados, para que todos entendam o seu real papel na empresa, é essencial para que se alcance resultados mais expressivos.
Por isso, manter acervos de documentos atualizados, dar permissão de acesso e ser acessível é essencial para a melhoria. Ser transparente com os clientes também é algo que não pode se ignorar, pois ajuda a alcançar um público ainda mais amplo.
3. Digitalize a assinatura de documentos do escritório
Uma ação simples para a otimização de escritórios de advocacia no seu negócio é digitalizar a assinatura de documentos. Muitos escritórios perdem bastante tempo enviando sua equipe para cartórios e outros órgãos apenas para assinar documentos.
Contudo, hoje tudo isso pode ser feito de maneira digital, tendo a mesma validade de uma assinatura feita presencialmente. Existem diversas ferramentas que permitem a realização desse procedimento, seja para pessoa física, ou para pessoa jurídica.
Além disso, também é importante promover a digitalização de documentos de maneira geral, para ter acesso facilitado para o seu time. Procurar documentos físicos pode ser trabalhoso, além de gastar mais tempo do que usar uma barra de pesquisa.
Além desses pontos, a digitalização dos documentos também permite melhorar o gerenciamento do seu negócio. Isso porque, tudo o que você precisa está acessível de maneira simples, para garantir maior praticidade para sua equipe.
4. Estipule metas e entenda o tempo gasto
A otimização de escritórios de advocacia necessita de metas para garantir que irá funcionar no seu negócio. É importante que se crie um objetivo a ser atingido pelo seu time, pois isso ajuda a aumentar o engajamento do colaborador, essencial para uma melhor performance.
A alta produtividade na advocacia está diretamente ligada à estipulação de metas, que ajudam a aumentar o foco do time. Porém, para que isso não acabe se tornando um problema, é preciso entender a sua capacidade de atuação.
Não adianta criar metas que não podem ser batidas pelo seu time, pois isso gerará desconforto e desestímulo com relação ao trabalho feito. Crie objetivos pequenos para garantir que todos possam progredir e se manterem motivados.
Entenda quanto tempo cada tarefa leva para ser feita, e então, monte um objetivo maior, composto de metas menores. Dessa maneira, é possível criar um cenário em que o indivíduo entende que está progredindo para atingir um objetivo maior no final.
5. Use a tecnologia para melhorar a atuação dos advogados
Por fim, usar a tecnologia é o ideal para promover a otimização de escritórios de advocacia no seu negócio. É muito importante ter as ferramentas certas ao seu lado, para tornar a rotina dos seus colaboradores mais produtiva do que em outros momentos.
Hoje, a automação de tarefas, por exemplo, é uma tendência nacional, e não apenas de negócios do ramo jurídico. Segundo pesquisas, por exemplo, 70% das empresas latinas estão investindo em soluções do tipo, para melhorar a sua atuação.
Atualmente, não se adaptar à modernidade traz prejuízo apenas para quem está lutando contra isso. Contar com processos mais rápidos, assertivos, e que tornam o seu negócio ainda mais competitivo, é o básico a ser feito de maneira geral.
Enfim, a tecnologia para escritório de advocacia é algo comum nos dias atuais, e por isso, é preciso buscar se adaptar. O processo de adaptação pode demorar de acordo com o seu grau de familiaridade com essas ferramentas, porém, ele é indispensável.
Como melhorar o escritório de advocacia?
Como vimos, a otimização de escritórios de advocacia é capaz de melhorar o seu negócio de maneira bastante significativa. É possível fazer com que diversos procedimentos sejam realizados de maneira mais rápida e assertiva, sendo positiva para o escritório.
Existem vários benefícios interessantes em otimizar o escritório de advocacia, sendo que alguns dos principais são:
- Diminui o tempo gasto em tarefas corriqueiras, o que influencia na produtividade da equipe;
- Facilita a visualização de informações importantes para o andamento de processos;
- Melhora o relacionamento com o cliente, pois torna os procedimentos mais transparentes para todas as partes;
- Reduz os custos de diversas operações, pois vários procedimentos são feitos automaticamente, sem grandes custos;
- Moderniza o seu escritório e o torna mais competitivo no mercado.
Enfim, o seu negócio pode aumentar a produtividade de maneira considerável, graças à otimização de processos. E tudo isso pode ser medido, por meio do taskscore da ADVBOX, que te permite acompanhar a produção da sua equipe de maneira mais próxima.
Conforme as tarefas são feitas, a própria ferramenta atualiza a pontuação de cada membro do seu time. Esse é o diferencial da ADVBOX, e pode ajudar a sua equipe a alcançar metas mais palpáveis, que realmente estimulem os seus colaboradores.
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