Assim como outras empresas, o escritório de advocacia também necessita de gestão completa e organizada, com uma visão abrangente de todas as áreas.
O setor de RH, o financeiro, o marketing, bem como outras frentes precisam de uma coordenação e de um cuidado maior. Por isso, a tecnologia em gestão de serviços jurídicos é tão importante.
Nesse sentido, temos assistido o surgimento e a evolução da tecnologia em gestão de serviços jurídicos para fornecer um arsenal de ferramentas a advogados em seus escritórios.
Assim, novas possibilidades e soluções são desenhadas para otimizar o trabalho no dia a dia e garantir maior rentabilidade.
Por isso, é importante entender até onde vai a aplicação da tecnologia na gestão de um escritório e como isso ocorre de fato. Fugindo dos mitos e clichês sobre o assunto, se tem uma visão mais consistente e clara.
Vamos comentar mais sobre isso a seguir!
O que é gestão de escritório de advocacia?
Já não usamos mais a forma verbal no futuro para falar da tecnologia no Direito.
Hoje, é tempo de usar o tempo presente, pois estamos vendo cada vez mais as soluções tecnológicas sendo aplicadas para melhorar resultados e garantir o crescimento dos escritórios.
Uma das frentes é justamente a automação. Se o trabalho manual, com a advocacia artesanal e a gestão de arquivos físicos sempre foram uma marca do setor, a digitalização surge com uma disrupção trazendo novas ideias e possibilidades.
É possível digitalizar os arquivos para ter um acesso otimizado, mais rápido e fácil. Da mesma forma, é viável auxiliar na gestão dos processos para escalar o trabalho e permitir um aumento incrível de produtividade.
Assim, coordenam-se grandes equipes de advogados e atender a mais processos.
Outro ponto de atenção é a gestão e análise de dados. O Direito e a advocacia não ficaram imunes à revolução que as novas tecnologias têm causado com relação ao gerenciamento de dados para auxiliar nas tomadas de decisão.
Inteligência artificial, reconhecimento de padrões, cálculos estatísticos profundos, machine learning, clusterização, análise preditiva: são muitas palavras-chave que fazem parte do dia a dia dos escritórios.
Nesse sentido, o impacto é uma gestão mais visível, com um controle maior de todos os processos. É possível tomar melhores decisões para ganhar mais casos também.
Sem contar o uso de dados para fortalecer o marketing e a captação de novos clientes, algo que ajuda a escalar os negócios.
É importante nos ater a alguns tópicos apenas para não se estender demais, pois a otimização da gestão de serviços jurídicos rende muitas e muitas discussões. Neste conteúdo, nosso foco é prático nas soluções mais comuns.
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
Agora, vamos falar especificamente sobre cada uma das soluções de tecnologia em gestão de serviços jurídicos e seus benefícios diretos.
1. Business Intelligence (BI)
O Business Intelligence é um software de gestão e coleta de dados para transformá-los em insights ricos e preciosos.
Ele basicamente coleta dados por meio de tecnologias de extração, transformação e carregamento (como o ETL) e tenta organizar os dados de uma forma fácil de visualizar.
Assim, permite personalizar a forma de enxergar os dados do escritório. Cada usuário consegue visualizar indicadores, gerar gráficos, gerenciar filtros para ver exatamente o que precisa e responder a perguntas sobre o negócio de forma ágil.
Além disso, o BI também serve para cruzar dados ou gráficos e possibilitar a identificação de causas para um entendimento mais profundo sobre os eventos. Assim, se estudam situações específicas, como um aumento no número de processos ou de casos ganhos.
A grande vantagem desse conceito é que ele abarca toda a gestão do escritório e pode estar onipresente:
- Financeiro;
- Marketing;
- RH;
- Gestão de processos;
- Gestão do trabalho dos colaboradores;
- Controle da produtividade.
2. Jurimetria
A jurimetria compreende uma empolgante área em que o Direito e a Estatística se encontram. Assim, cálculos estatísticos ajudam a entender padrões para tentar prever resultados ou possíveis conclusões sobre os processos, por exemplo.
É uma forma de metrificar as ações da advocacia em busca de maior precisão — uma precisão matemática, por assim dizer.
3. Customer Relationship Management (CRM)
O Customer Relationship Management (CRM) é uma tecnologia de controle da relação com os clientes, desde um estágio inicial a momentos mais avançados na captação.
É um sistema que centraliza o atendimento e a comunicação, de modo a garantir uma visão mais completa da jornada dos clientes para identificar como agradá-los.
O CRM fornece o pipeline de gestão dos clientes para otimizar o relacionamento e personalizar a abordagem de comunicação.
Dessa forma, é possível conhecer cada um, entender suas demandas e necessidades e saber como o escritório pode atuar para ganhar aquele cliente.
Isso significa maior produtividade e sucesso na captação de novas pessoas e, consequentemente, destaque no mercado.
4. Relatórios gerenciais
A criação de relatórios de gestão se torna mais fácil quando se tem o apoio de soluções de tecnologia em gestão de serviços jurídicos.
É possível gerar relatórios claros e completos para todas as áreas a fim de controlar melhor os resultados, a produtividade e a influência em casos ganhos e em processos finalizados.
Ou seja, os relatórios possibilitam cruzar as áreas para uma visão mais inteligente e coordenada do escritório, algo que gera melhores decisões e facilita o controle.
5. Software de gestão
Os softwares de gestão, em geral, são grandes suítes tecnológicas que trazem todas as funcionalidades que mencionamos e muito mais.
A ideia é concentrar todas as necessidades em termos de inovação para facilitar o trabalho da equipe no escritório, garantir maior rentabilidade, mais casos ganhos e uma gestão otimizada dos processos.
Dessa forma, é possível gerar valor para os clientes e se destacar no mercado, além de ter uma máquina eficiente para captar novos clientes.
O software de gestão possui áreas dedicadas a BI, à jurimetria, à gestão de relatórios, à gestão de processos e ao controle do relacionamento com os clientes.
Tudo fica mais fácil por conta da automação, da centralização e da possibilidade de mobilidade, com acesso descentralizado em vários dispositivos.
Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?
Para garantir uma implementação bem-sucedida da tecnologia em seu escritório, siga as nossas dicas a seguir.
1. Desenvolva a cultura
É óbvio que a adaptação da tecnologia não passa somente pelo uso de novas ferramentas e contratação de software.
É preciso desenvolver a cultura do escritório para abrir a mente de todos para as inovações. Isso inclui a possibilidade de conciliação com os softwares, treinamento e educação de todos e mudança na visão para aproveitar o melhor dos sistemas.
A automação, por exemplo, deve começar como uma mudança de mindset. Para foco em segurança, precisão e eficiência jurídica, em vez da burocracia. Nesse sentido, a equipe deve priorizar ações e processos fáceis, em que as máquinas oferecem apoio necessário.
2. Cuide da gestão dos dados pensando em ética
Claro que não podemos falar em implantação de tecnologia em gestão de serviços jurídicos sem mencionar o controle dos dados pessoais.
Se falamos em dados pessoais, é preciso mencionar compliance com leis urgentes e importantes, como a Lei Geral de Proteção de Dados.
Ou seja, é preciso organizar a gestão desses dados para atender aos princípios de finalidade, necessidade e gestão do ciclo de vida. Tudo isso para evitar problemas de segurança envolvendo esses dados, o que pode trazer impactos negativos para o escritório.
3. Entenda o que realmente é necessário em um software jurídico
Claro que estamos falando aqui de uma categoria mais abrangente (tecnologia para auxiliar na gestão de serviços jurídicos), que, por acaso, se materializa em um software jurídico.
Por isso, é fundamental entender quais funcionalidades são realmente importantes quando pensamos em contratar um software como esses.
Mesmo considerando o que já falamos neste conteúdo, pode ser necessário filtrar o que realmente importa para a sua equipe e para o seu contexto.
Ao menos, é uma forma de otimizar os investimentos, contratando exatamente aquilo que será útil para resolver seus problemas a curto e longo prazo.
O software jurídico ideal é aquele pensado especificamente para o setor jurídico, não apenas uma adaptação simples de softwares de prateleira.
É aquele que foca em gestão de intimações, controle de honorários, controle financeiro, visualização de andamento dos processos e mais.
O sistema jurídico da ADVBOX, por exemplo, encapsula diversas soluções para uma gestão global e completa de seu escritório. Assim, é possível:
- Aumentar a produtividade;
- Aumentar o número de casos ganhos;
- Gerenciar melhor o tempo dos processos;
- Captar mais clientes;
- Revolucionar a gestão dos honorários.
Tudo isso de forma simples e efetiva.
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