Se você chegou a esse post não há dúvidas de que o seu escritório vem enfrentando uma série de problemas com a produtividade da equipe.
Infelizmente a improdutividade é um mal que as organizações e empresas podem vir a enfrentar. Este problema pode ser em toda a companhia, ou apenas em alguns setores.
No entanto, o maior problema em relação a isto é: a improdutividade se torna um circulo vicioso dentro da empresa.
Assim sendo, é responsabilidade do gestor do escritório tomar as medidas necessárias para combater a improdutividade. Pois a falta de atenção a essa questão faz com o circulo vicioso da improdutividade se torne uma bola de neve.
O que irá comprometer o resultado de todas as áreas do seu escritório.
Todo gestor de escritório que deseja se destacar no mercado, precisa adotar e analisar os indicadores de performance. Por isso, neste post iremos falar sobre:
- Quais são as etapas do ciclo vicioso da improdutividade;
- Quais impactos a improdutividade causa no escritório;
- Qual é a melhor alternativa para o ciclo de improdutividade no seu escritório.
As 6 etapas do círculo vicioso da improdutividade:
Quando o gestor não conhece a raiz do problema, solucionar o ciclo vicioso da improdutividade é uma atividade complexa.
Uma vez que de nada adianta solucionar apenas uma dificuldade que faz parte do circulo vicioso da improdutividade. Pois, o que originou ainda não foi resolvido.
Por isso, para entender melhor sobre o círculo vicioso da improdutividade, precisamos entender como ele ocorre e quais são as etapas.
Apenas deste modo as soluções para a improdutividade do seu escritório serão de fato eficientes.
Logo, as etapas do ciclo vicioso da improdutividade são:
1º A igualdade salarial
O ciclo se inicia onde aparentemente todos os colaboradores recebem um salário igual, ou muito parecido. Não há cobranças pelas entregas e pelas tarefas cumpridas.
Nesse modelo de remuneração, os que produzem menos recebem igual aos que produzem mais.
2º Desequilíbrio
Nessa etapa do ciclo, aqueles que produzem menos, percebem que ganham mais por cada tarefa realizada do que aquele outro colaborador que produz mais.
Como exemplo, podemos citar uma história fictícia de um escritório que possui 5 advogados na equipe. Todos esses colaboradores recebem salários iguais.
João é o advogado que produz menos e recebe R$2.500. Marcos e Luiz são os dois advogados mais produtivos da equipe e que também recebem R$2.500.
Com a rotina do escritório e observando o ritmo dos demais colegas, João percebe que recebe mais pelo seu trabalho do que Marcos e Luiz. Pois, mesmo produzindo menos, o salário dos três é igual.
E isso é um problema!
Dessa forma, João não se esforça para produzir mais, pois os gestores não conseguem ter as métricas necessárias para avaliar a produtividade da equipe.
Pois, de certa forma, ele está sendo beneficiado nessa situação.
3º Desaceleração
A terceira etapa do circulo vicioso da improdutividade leva esse nome, pois é o momento em que colaboradores com alta produtividade percebem que estão trabalhando mais do que os que produzem menos.
Voltando para a nossa história, Marcos e Luiz também passam a observar o ritmo de trabalho dos demais colegas de trabalho.
E então percebem que estão trabalhando muito mais do que João. Porém, eles estão ganhando a mesma coisa.
Logo, Marcos e Luiz notam que eles recebem menos pelo seu trabalho do que o João. Assim, sem qualquer recompensa ou um mero reconhecimento pela alta produtividade.
Então, ambos colaboradores começam a desacelerar o ritmo de trabalho. Pois percebem que estão sendo prejudicados e sobrecarregados pela baixa produtividade de João.
4º Nivelamento por baixo
Esta etapa do circulo vicioso da improdutividade pede atenção.
Porque, esse é o momento em que os outros colaboradores do escritório se pautam pela produtividade do menos produtivo para dar o ritmo à sua rotina de trabalho.
Sendo assim, além de Marcos e Luiz terem percebido que João está produzindo menos.
Os outros dois advogados da equipe, que possuíam uma produtividade média, percebem que houve o desaceleramento no ritmo de trabalho de todo o escritório.
E então, o ritmo de trabalho de todos da equipe se nivelam pela produtividade do menos produtivo.
5º Impacto negativo
Sem a análise dos indicadores de performance, é apenas nesta etapa que os gestores percebem um dos efeitos do circulo vicioso da improdutividade: os resultados da equipe caíram.
Pois, o trabalho começou a se acumular.
Para melhorar os resultados do escritório, a gestão contrata novos funcionários. Uma iniciativa, que apenas aumenta o gasto da folha de pagamento.
6º Adaptação
Nessa fase, com os novos funcionários já contratados, os resultados da equipe seguem baixos.
Pois, o que houve na verdade foi uma adaptação dos novos funcionários à rotina de trabalho dos colaboradores mais antigos.
E assim, o ciclo da improdutividade é alimentado.
Os mais produtivos passam a ser super explorados e não são reconhecidos pelos seus esforços. Isso é responsável por resultar no aumento dos altos custos de pessoal.
O nosso CEO, Eduardo Koetz, explica mais sobre o circulo vicioso da improdutividade no vídeo abaixo:
Neste vídeo você entende quais são as causas do circulo viciosa da improdutividade. Bem como também descobre se a sua equipe está vivendo este fenômeno tão comum em milhões de empresas ao redor do mundo.
Impactos do círculo vicioso da improdutividade no escritório:
Os prejuízos que o circulo vicioso de improdutividade causa em um escritório vão muito além do que o aumento de gasto em sua folha de pagamento.
1. Inconsistência nos procedimentos internos do escritório:
O círculo vicioso da improdutividade traz consigo a instabilidade nos procedimentos internos do escritório.
Anteriormente, já mencionamos todas as etapas que um ciclo vicioso de improdutividade possui. Assim, na segunda etapa percebemos que João é menos produtivo e ele sabe disso.
Vimos também que no escritório os gestores não possuíam as ferramentas para medir as qualificáveis dos resultados individuais de cada colaborador da equipe.
Na verdade, os gestores deste escritório ainda nem haviam estabelecido um nível de qualidade na entrega das tarefas.
Dessa forma, os colaboradores realizavam as suas tarefas em ritmos e qualidades diferentes. Pois não havia qualquer padronização de tempo e de organização das atividades realizadas pelos colaboradores.
Neste escritório, podemos ver uma situação em que a sua rotina é interrompida por um imprevisto. Isso pois, devido a baixa produtividade, bem como a ausência de produção.
Desta forma, a qualidade de entrega e a taxa de sucesso do escritório é cada vez mais afetada de forma negativa.
Neste caso, resolver o problema da improdutividade o mais rápido possível é uma prioridade.
É importante ressaltar que, sem um padrão para a realização das tarefas, fica ainda mais difícil fazer a gestão da produtividade dos colaboradores.
2. Aumento dos custos do escritório:
É fato que, quando um escritório enfrenta problemas com o circulo vicioso da improdutividade, um dos maiores impactos é no aumento da folha de pagamento.
Este é o caso do exemplo que citamos. Pois, a solução encontrada pelos gestores do escritório foi contratar novos funcionários. O que causou um maior custo para a empresa.
Quando a produtividade está baixa, os gestores não impõem um padrão para a realização das tarefas.
E, devido a inconsistência nos procedimentos do escritório, a probabilidade de erros que causam retrabalhos sobem significativamente.
Assim, há o aumento do tempo gasto para concluir até mesmo as tarefas mais simples e rotineiras do escritório.
Além disso, a baixa produtividade aumenta os custos em situações como:
- Ao contratar novos funcionários, também existe a necessidade de comprar mais equipamentos;
- É necessário que a equipe do escritório gaste tempo com as entrevistas. Bem como com todo o trâmite necessário para a contratação do novo pessoal;
- Além de que, quando um escritório investe em novos funcionários devido a baixa produtividade da equipe, os sócios perdem a oportunidade de investir na expansão do escritório ou até mesmo na aquisição de novos clientes.
3. Falha na comunicação:
Já vimos que o circulo vicioso da improdutividade também é resultado de uma política de gestão inconsistente.
Um escritório com essa realidade, com os procedimentos internos desalinhados, dificilmente terá uma comunicação eficaz.
Logo, o circulo vicioso da improdutividade também debilita a comunicação do escritório.
Não somente a comunicação entre os colaboradores, mas também a comunicação entre o escritório-cliente é prejudicada.
A improdutividade é o reflexo de um escritório sem padronização. Assim, cada colaborador utiliza uma linguagem e métodos diferentes.
Com efeito, isso é algo que pode acontecer com muita facilidade em escritórios que não possuem um sistema de comunicação integrado.
Pois esse tipo de sistema é o responsável por possibilitar que todos os colaboradores trabalhem utilizando a mesma linguagem.
4. Insatisfação dos clientes
Quando alguém assina um contrato com um escritório de advocacia, ele deposita todas as suas expectativas de que terá o seu caso solucionado o mais rápido possível.
O cliente não espera apenas uma resolução rápida e eficiente. Pois, ele também deseja um atendimento que seja hábil e de qualidade.
No entanto, o circulo vicioso da improdutividade não permite isso.
De tal maneira, um escritório que sofre com este problema é incapaz de corresponder às expectativas dos seus clientes.
Além do mais, a improdutividade também fragiliza a qualidade das atividades que os funcionários realizam.
Logo, a taxa de sucesso do escritório diminui. Portanto, os clientes não podem ficar satisfeitos com o atendimento recebido.
Por isso, combater o ciclo vicioso da improdutividade deve ser uma medida adotada por todo gestor que preza pela satisfação dos seus clientes.
Apenas assim o escritório é capaz de manter uma boa reputação no mercado.
5. Perda de oportunidade de novos negócios
É fato que atualmente o mercado está altamente competitivo!
Assim, é necessário que os procedimentos internos do escritório estejam alinhados para ele se destacar no mercado atual.
Toda a sua equipe de colaboradores deve ser qualificada e produtiva.
Se, desde o atendimento, o seu futuro cliente perceber a falta de organização e a lentidão no atendimento, ele deixará de contratar seu escritório.
Portanto, ele irá atrás dos serviços de um outro advogado.
Por isso, para que o seu escritório se diferencie dos demais concorrentes, ele deve apresentar ao cliente:
- Entregas pontuais;
- Alto padrão de qualidade;
- Inovações.
O gestor que não preza por esse pontos, coloca em risco a sobrevivência e a rentabilidade da sua banca.
Dessa forma, podemos afirmar que o circulo vicioso da improdutividade faz com que o seu escritório perca oportunidades de fazer negociações lucrativas.
Investir na produtividade do seu escritório não só contribui para um clima organizacional mais saudável, como também alavanca o faturamento do seu escritório.
Logo, neste post também falamos sobre as alternativas para o escritório driblar o circulo vicioso da improdutividade:
A melhor alternativa para resolver o ciclo vicioso da improdutividade:
Atualmente, sabemos o quanto é valioso e escasso o tempo dos advogados
Por isso, as dicas de produtividade estão sendo cada vez mais valorizadas por todos.
No entanto, infelizmente não existe uma dica milagrosa que, da noite para o dia, irá melhorar os resultados do seu escritório.
Na verdade, para combater o circulo vicioso da improdutividade, você precisará de marcadores específicos e muito bem delimitados.
Assim, somente com eles você será capaz de realizar uma análise profunda e bem criteriosa sobre a improdutividade no seu escritório!
Pois, sem os marcadores bem estruturados, será praticamente impossível compreender qual a raiz do problema de improdutividade do seu escritório.
Com efeito, a boa gestão deve ser baseada em dados e parâmetros. Isso para que a análise de melhorias consiga identificar com exatidão quais são as falhas na gestão.
Pois, sem os dados, um gestor pode notar que os resultados do seu escritório estão ruins e são insatisfatórios.
No entanto, ele não será capaz de obter a compreensão dos verdadeiros motivos que estão prejudicando os ganhos do seu escritório.
Dito isso, para combater o circulo vicioso da improdutividade do seu escritório, você deve contar com ferramentas que te auxilie e forneçam, de forma clara, quais são os pontos que precisam de atenção.
Antes de falarmos sobre a melhor ferramenta do mercado, precisamos lembrar que ao ser mais criteriosos na gestão da produtividade da sua equipe, alguns colaboradores podem se demonstrar infelizes.
Logo, é gerado uma certa tensão no clima organizacional do escritório.
Porém, é preciso que o gestor entenda que os resultados, que não irão demorar a vir, irão compensar esse incômodo.
Pois, aos poucos, os indicadores de produtividade serão parte da rotina de todos os parceiros do escritório.
Task Score: o melhor método para acabar com o circulo vicioso da improdutividade
Quando falamos em metrificar a produtividade da equipe, pode ser que a primeira coisa que vem a sua mente é o sistema de TimeSheet, que é o controle de horas de produção.
Pois, esse é um método utilizado por muitos advogados. Tanto dentro, quanto advogados de fora do Brasil
Porém, na atualidade, sabe-se que esse modelo de gestão de produtividade é falho.
Isso porque medir as horas trabalhadas não é a mesma coisa que medir a produtividade dos colaboradores.
Logo, o maior problema do TimeSheet é que ele se baseia nas horas de trabalho.
Assim, esse método não é capaz de garantir a assertividade para avaliar o esforço dos colaboradores necessário para realizar uma tarefa.
Além do que, a metrificação por horas é um método altamente burocrático. Com efeito, ele também provoca muitas dúvidas nos colaboradores parceiros.
A verdade é que o gestor não precisa saber quantas horas uma tarefa demorou para ser feita.
Pois, a análise de produtividade dos funcionários deve ser avaliada através das entregas individuais e coletivas das atividades realizadas.
Por isso, o TaskScore, o sistema de pontuação por tarefa, é o melhor e mais eficiente método de avaliação de produtividade da equipe.
O TaskScore, é um sistema que garante o controle e visualização das entregas de cada colaborador da equipe.
Portanto, ele é capaz de proporcionar alta produtividade de todos os parceiros.
Pois, o funcionário saberá o que a gestão do escritório espera das suas entregas e performance.
Além disso, quando o escritório utiliza um software de gestão de produtividade com alta qualidade, há uma maior transparência na relação entre os gestores e os colaboradores.
Deste modo, pode ser adotado, até mesmo, uma maior flexibilização de horários para todos da equipe. Uma vez que, o que realmente importa são as entregas das atividades realizadas.
Logo, a adoção de um sistema de pontuação por tarefas combate o circulo vicioso da improdutividade. Inclusive, essa prática também irá aumentar a qualidade de vida dos colaboradores.
Portanto, os funcionários da empresa irão trabalhar com muito mais satisfação.
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