Se você sente que, mesmo tendo diversas demandas na rotina, os seus dias parecem curtos e pouco produtivos, saiba que isso pode ser uma má administração do tempo e a solução é descobrir como gerenciar o tempo de forma produtiva.
Afinal, produtividade e gerenciamento de tempo são essenciais para um trabalho de qualidade. Por isso, separamos 5 dicas de como gerenciar o tempo de forma produtiva.
Existem diversas formas de administrar bem o seu tempo disponível e, assim, melhorar a produtividade, seja no trabalho ou em outras áreas.
Sendo assim, é muito importante que os escritórios adquiram boas práticas para manter as rotinas produtivas e organizadas, porque só assim terão resultados positivos.
Nesse artigo, além de dicas para gerenciar o tempo de forma produtiva, você também aprenderá sobre produtividade e gestão de tempo. Aproveite a leitura!
O que é gestão de tempo e produtividade?
Em primeiro lugar, é necessário entender ambos os conceitos.
Apesar de serem bem parecidos, eles não são a mesma coisa. Entender o que são e a forma como eles coexistem tornará mais fácil saber como colocar em prática.
Veja abaixo as diferenças:
1. O que é produtividade?
Começando pela produtividade.
No dicionário, a produtividade é definida como uma característica ou condição do que é produtivo; a capacidade de produzir. Mas, de que forma isso é aplicado em um ambiente de trabalho?
A produtividade nada mais é do que um trabalho produzido de forma qualitativa, que soma eficiência e tempo. Dessa forma, quanto menos tempo uma atividade levar para chegar ao seu resultado, mais produtivo é o sistema.
2. O que é gestão de tempo
Já a gestão de tempo consiste em um processo de prioridade e organização de tarefas. Dessa forma, é feito um planejamento com o objetivo de executar as atividades melhorando o aproveitamento do tempo investido nelas.
Esse tipo de prática possibilita que os profissionais obtenham resultados positivos e alcancem seus objetivos no prazo.
Qual a importância da gestão do tempo para a produtividade?
Agora que você já entendeu os conceitos de produtividade e gestão de tempo, é hora de entender a sua importância.
A produtividade é importante em todas as áreas da vida, tanto no trabalho quanto em outras tarefas.
Sem ela, o ser humano vai estar apenas fazendo tarefas no modo automático, sem nenhum ganho profissional ou pessoal. E, é claro, só é possível ser produtivo tendo uma boa gestão de tempo.
Ou seja, a gestão de tempo permite ser mais produtivo, contribuindo na definição das prioridades e organização das tarefas.
No cotidiano do trabalho, a relação entre esses dois fatores é essencial para a entrega de um resultado de qualidade. Sendo assim, as duas andam juntas, porque além de garantir que os prazos sejam cumpridos, possibilita também melhor qualidade de vida dos trabalhadores.
Como fazer um bom gerenciamento de tempo?
Apesar de entender a importância da gestão de tempo e produtividade, muitos ainda têm dificuldade de colocar em prática, seja por falta de costume ou por não saber por onde começar.
Pensando nisso, trouxemos dicas de como melhorar a gestão de tempo, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos:
1. Planeje e estabeleça prazos
A rotina em um escritório possui diversas demandas, cada uma com uma prioridade diferente.
Muitas vezes, diante dessa quantidade de entregas, é fácil se sentir perdido e, até mesmo, fazer as coisas de qualquer jeito apenas para entregar (ou, pelo menos, tentar) entregar na data correta.
Sendo assim, é preciso organizar as tarefas, definir as prioridades e estabelecer os prazos.
2. Tenha foco
Agora que os prazos e prioridades estão definidos, é necessário ter foco! E, mais uma vez, esta não é uma tarefa tão fácil quanto parece.
Seja no escritório ou no home office, as distrações são muitas. Uma espiadinha nas notificações do celular, por exemplo, é um perigo. Cuidado para não dispersar e gastar mais tempo.
Momentos de descontração são importantes – inclusive para a saúde mental – porém, em excesso podem prejudicar. Imponha limites e busque formas de se manter concentrado.
3. Mantenha a comunicação com a equipe
Pode não parecer, mas a comunicação é muito importante no processo de produtividade. Isso porque uma comunicação de qualidade garante um bom trabalho em equipe, com alta produtividade que impacta diretamente nos resultados do escritório.
A melhor forma de fazer isso é por meio da Comunicação Multilateral, ou seja, toda informação disponível para todos. As informações dos casos são utilizadas por todos os membros da equipe no presente e no futuro.
Ela aproxima a equipe, acelera o fluxo de informação e gera maior eficiência das mais diversas formas, como, é claro, o aumento da produtividade.
4. Conheça os limites
Saber dizer “não” é essencial, principalmente a si mesmo.
Na ansiedade de querer fazer tudo o mais rápido possível, muitas vezes os funcionários acabam extrapolando seus limites. Esta prática é extremamente perigosa e contrária à produtividade.
Nesse caso, é importante que o gestor observe e aja imediatamente caso perceba atitudes desse tipo na equipe.
Produtividade e gestão do tempo estão intimamente relacionados.
Portanto, é fundamental que os gestores se atentem sobre isso e busque maneiras de melhorar o desempenho dos colaboradores.
Observe: até onde o corpo e sua mente conseguem ir? Além de priorizar as pausas e intervalos quando necessário.
5. Aplique a Matriz de Eisenhower
Uma forma de priorizar suas tarefas e prazos, é aplicando a Matriz de Eisenhower. Esta é uma técnica de produtividade criada por Dwight Eisenhower, presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961.
O objetivo desta ferramenta é priorizar tarefas e orientar processos de tomada de decisão. O método usa dois critérios básicos para categorizar as atividades: urgência e importância.
Sendo assim, é possível focar no que realmente é importante, realizar uma gestão de tempo eficiente e melhorar a produtividade.
O que causa a falta de produtividade?
A rotina dos advogados é bastante agitada. São diversos processos administrativos e jurídicos, que demandam muita atenção e responsabilidade em sua execução.
Se atuam sozinhos ou em equipes, é preciso realizar uma boa gestão de tarefas e tempo. Afinal, demorar para responder aos clientes, perder prazos e ser negligente no aspecto financeiro trará prejuízos não só para eles, como também para as empresas.
Como já foi dito anteriormente neste artigo, a produtividade e a gestão do tempo andam juntos. Ou seja, uma das principais vilãs da rotina produtiva em um escritório de advocacia é a má gestão do tempo.
Portanto, fica claro que a falta de gestão do tempo prejudica o trabalhador, diminuindo a sua produtividade e, assim, prejudica sua saúde física e mental.
Como gerenciar o tempo para aumentar a produtividade?
Diante de todos os motivos listados acima, é de extrema importância que os escritórios de advocacia adotem um sistema que garanta a produtividade de sócios e empregados.
Afinal, quando tratamos da produção de serviço jurídico, a produtividade e a entrega de tarefas são as questões que mais importam.
Na ADVBOX, os clientes contam com o Taskscore – Pontuação por Tarefas para gestão da produtividade – um sistema de gestão de tarefas, que garante uma visão global de gestão de tempo na advocacia.
Ele gera uma melhor produtividade no dia a dia das equipes de advogados.
Este modelo leva em consideração as atividades realizadas pelos colaboradores, a gestão por tarefas e permite que os gestores deem atenção ao trabalho feito.
Dessa forma, é possível ter uma visão completa de todas as tarefas que precisam ser executadas, com prazos e pontuação de acordo com a prioridade.
Como aliar gestão do tempo e a tua produtividade?
Neste artigo, você pôde conferir como o gerenciamento de tempo é essencial para a produtividade dos colaboradores. A má gestão do tempo pode gerar desorganização, atraso nas entregas, falta de motivação e péssimos resultados para o trabalhador e para a empresa.
Por isso, é importante que o gestor se comprometa e auxilie suas equipes a buscarem maneiras de gerenciamento de tempo.
Portanto, ao fazer a gestão de tempo de trabalho, os colaboradores poderão visualizar e organizar melhor as tarefas, trabalhar de forma mais dinâmica.
Assim, serão mais produtivos e motivados. Não deixe de aplicar o que aprendeu nesse post e comece a ter um melhor desempenho da sua equipe!
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