Você sabia que enviar documentos pelo celular agiliza a rotina de trabalho do seu escritório? Otimizar a sua gestão de tempo é essencial para fazer com que os advogados tenham seu dia a dia mais produtivo.
Entretanto, poucos conhecem estratégias que fazem com que seja possível poupar tempo e tornar o dia mais produtivo. Por isso, em nosso artigo, você vai entender como enviar documentos pelo celular, além de outras técnicas, podem te ajudar nessa tarefa.
Venha conferir!
Por que enviar documentos pelo celular?
Enviar documentos pelo celular ajuda o seu escritório de advocacia a poupar tempo durante a rotina de trabalho. O envio, por exemplo, torna desnecessário fazer com que você ou o seu cliente tenha que se locomover para ter acesso aos papéis.
Por esse motivo, o envio de documentos pelo celular está diretamente ligado com o aumento de produtividade na advocacia. Como sabemos, lidamos com um número grande de contratos todos os dias, já que faz parte da rotina do advogado.
Logo, é essencial ter mais agilidade no momento de enviar ou obter os documentos que serão necessários no processo. Sendo assim, o envio desses contratos por meio de um smartphone, por exemplo, agiliza o trabalho das duas partes.
Pode-se fazer o processo de enviar documentos dessa forma de maneira simples, desde que se tenha as ferramentas certas ao seu lado. São várias as alternativas no mercado, e você pode indicar algumas delas para os clientes, para facilitar o procedimento.
Por quais ferramentas posso escanear os documentos?
Se você quer ter documentos pelo celular, existem alguns aplicativos que facilitam a realização desse procedimento. Você pode fazer indicações para os seus clientes, para garantir que eles também tenham a mesma praticidade.
De toda forma, abaixo você vai conhecer algumas opções interessantes para sugerir e adotar no seu escritório. Confira!
- Google Drive;
- CamScanner;
- Simple Scan.
1. Google Drive
Uma ferramenta que você pode indicar para seus clientes escanear documentos é o Google Drive. Poucos sabem disso, porém, o aplicativo já conta com uma função de digitalizar documentos incluída, o que facilita o trabalho de ambas as partes.
Para isso, basta clicar no ícone de “+”, no canto da tela, o que já te oferece a opção de digitalizar. Depois, basta que o cliente tire a foto e te faça o envio, tendo a mesma qualidade de scanner que uma impressora, o que ajuda bastante.
De toda forma, o Google Drive também permite que os documentos sejam compartilhados diretamente da plataforma para o seu escritório. Além disso, já vem instalado em todos os dispositivos Android, logo, pode ser uma alternativa mais acessível.
2. CamScanner
O CamScanner é um dos aplicativos mais conhecidos quando falamos de escanear documentos pelo celular. Por meio dessa ferramenta, é possível contar com documentos bastante nítidos, além de outras funcionalidades interessantes.
É possível, por exemplo, editar textos de documentos que foram escaneados, além de tirar furos de páginas, para melhor legibilidade. Contudo, em sua versão gratuita, é necessário ter que lidar com uma marca d’água, o que pode ser incômodo.
Para garantir que isso não irá aparecer, seria necessário solicitar que o cliente faça uma assinatura mensal. Esse ponto pode acabar sendo um problema para muitos deles, porém, não custa fazer a sugestão para contar com uma boa ferramenta ao seu lado.
3. Simple Scan
Com proposta de ser mais simples do que os outros, o Simple Scan é uma boa alternativa para indicar aos seus clientes ou para usar no escritório. Contudo, apesar da simplicidade, ele conta com excelentes funcionalidades para facilitar o processo de escanear.
Isso porque, permite que seja possível proteger os arquivos escaneados com uma senha, para aumentar a segurança. Para quem está lidando com documentos confidenciais, ter uma camada a mais de proteção nunca é demais.
Além disso, é possível fazer o upload de arquivos diretamente para a nuvem, o que também ajuda na proteção e facilita o acesso. O único problema aqui é que esse aplicativo está disponível apenas para dispositivos com Android instalado.
Como o escritório pode poupar tempo no dia a dia?
Para poupar tempo do escritório no dia a dia, é recomendado contar com um software jurídico ao seu lado. O sistema ADVBOX é uma excelente alternativa para esse caso, já que permite que seu escritório de advocacia tenha maior produtividade em geral.
De toda forma, abaixo vamos apresentar algumas funcionalidades que você precisa ter em um software jurídico. Dessa maneira, você escolhe o melhor para o seu caso, e garante que terá uma rotina mais produtiva para a sua equipe. Confira!
- Integração;
- Agenda aberta;
- Gestão de tempo;
- Transparência.
1. Integração
Uma das formas de se poupar tempo do escritório em sua rotina, é através da promoção da integração dos sistemas utilizados. Dessa forma, pode-se fazer automaticamente diversos processos comuns da rotina advocatícia, aumentando a produtividade.
O software jurídico ADVBOX, por exemplo, permite que você advogue integrado ao Poder Judiciário. Dessa maneira, é possível trabalhar com mais agilidade, facilitando o exercício do seu trabalho nas seguintes esferas:
- Justiça Eleitoral;
- Justiça Federal;
- Justiça Militar;
- Tribunais de Justiça Estadual.
Como você pode ver, contar com um bom software jurídico pode facilitar o seu trabalho em diferentes frentes. Com mais produtividade, a tendência é que o seu escritório se destaque no mercado, logo, facilita também na sua prospecção de clientes.
2. Agenda aberta
Outra funcionalidade do sistema ADVBOX é a de agenda aberta para que a secretária organize os compromissos do escritório. Porém, o grande diferencial aqui é que isso se estende também aos seus sócios, facilitando o seu trabalho.
Por meio do sistema, é possível que se agende compromissos integrados ao Google, Apple ou ainda ao Outlook. Tudo isso torna possível que você tenha mais organização do escritório, o que ajuda a otimizar a sua gestão de tempo de maneira geral.
Todas as reuniões, julgamentos e audiências ficam visíveis para que os responsáveis façam uma conferência mais ágil. Toda essa organização, vale lembrar, se aplica aos sócios e aos advogados, o que ajuda a tornar a rotina mais produtiva.
De maneira geral, podemos dizer que o agendamento de compromissos de maneira integrada com outras ferramentas é vantajoso. Contar com a possibilidade de ter a agenda de todos organizadas em uma única plataforma agiliza diversos procedimentos.
3. Gestão de tempo
Para quem quer poupar tempo e ter uma rotina mais otimizada, o sistema ADVBOX é um poderoso aliado. Isso porque ele torna possível ter informações automatizadas e atualizadas em tempo real, para facilitar o trabalho da equipe.
Mesmo antes do advogado logar no sistema, se houver uma atualização, todos vão ter acesso a ela. Tudo isso de maneira automatizada, já que o sistema se atualiza sozinho, o que garante maior confiabilidade aos dados apresentados.
As intimações judiciais, por exemplo, se atualizam no mesmo instante, para garantir um acompanhamento mais próximo. Logo, muito tempo é poupado, e o seu escritório ganha tempo para dar mais atenção àquilo que precisa de mais serviço.
De toda forma, a gestão de tempo na advocacia é essencial para um escritório que quer se destacar no mercado. Contar com processos ágeis afeta positivamente na produtividade dos advogados, logo, acaba sendo benéfico para o time como um todo.
4. Transparência
Por último, vamos falar sobre a importância de uma ferramenta transparente para te ajudar a poupar tempo. Enviar documentos pelo celular não vai adiantar se o seu escritório conta com dificuldades para ter um bom fluxo de trabalho (workflow).
Logo, é essencial ter um software jurídico como o ADVBOX, que acelera o seu workflow por meio de um sistema de pontuação. A cada tarefa realizada, o sistema é atualizado automaticamente, o que ajuda a acompanhar a produtividade da equipe.
O sistema, chamado de taskscore ADVBOX, ajuda seus advogados a terem acesso facilitado às metas a serem atingidas. Dessa forma, prazos são respeitados, e o incentivo a mais para ter um colaborador engajado, é praticamente automático.
Além disso, a ferramenta torna possível visualizar o histórico de tarefas, trazendo mais segurança para o processo. Tudo é registrado de forma que torne os dados transparentes para toda a equipe, evitando ruídos de comunicação.
Mais conhecimento para você!
Por aqui estamos sempre abordando assuntos quentes e relevantes para os profissionais do Direito. Confira outros textos que também podem te interessar:
