A estrutura de escritório de advocacia está entre as decisões estratégicas que um profissional deve considerar ao entrar no mercado ou em um momento de reorganização do negócio.
E aqui não estamos falando de estrutura física, mas sim, da gestão e maneira como o negócio vai se posicionar com relação aos clientes, fornecedores, equipe interna e de forma global, no mercado.
Um planejamento do negócio é essencial para determinar qual a estrutura de escritório ideal para o modelo de atendimento que você pretende ter.
De maneira geral, podemos afirmar que há uma tendência com relação à estrutura de escritório voltada para o incentivo à autogestão dos advogados.
Mas, o que isso significa na prática? Podemos destacar que, ao contar com uma estrutura voltada para o incentivo à autonomia dos profissionais, o seu escritório se volta para uma importante tendência de mercado.
Quando falamos em escritórios com esse conceito, há uma maior possibilidade de reter advogados que estejam mais conectados às tendências atuais de gestão e, consequentemente, correspondendo às expectativas de um novo perfil de clientes.
Vamos entender juntos como se pode aplicar a estrutura de escritório voltada para a autogestão de acordo com a sua realidade?
Continue a leitura deste conteúdo!
Estrutura de escritório: o que muda na prática?
Desde a pandemia, em 2020, modelos de trabalho que incentivam a liberdade e autogestão ganharam ainda mais força quando se fala em estrutura de escritório.
A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar do mundo e expandir também os limites geográficos dos clientes é um grande incentivo à reorganização de processos.
Muitos escritórios estão aproveitando esse momento do mercado para fazer novas priorizações com relação às suas metas e, consequentemente, aos objetivos do negócio como um todo.
Aliás, é por isso que é importante enfatizar que esses modelos de estrutura de escritório não eliminam acompanhamentos e metas que se deve cumprir.
O que muda aqui é a forma como se entende a autonomia em um escritório e as estratégias que se deve criar para o alcance das metas.
Essas determinações devem ficar muito claras para as lideranças de um escritório de advocacia e repassadas de maneira efetiva para todo o time.
E mesmo que você trabalhe sozinho, ou sozinha, a sua estrutura precisa considerar processos claros com relação ao atendimento, gestão e resolução das demandas e atividades.
É essencial que se tenha clareza sobre o que deve se priorizar, independentemente do tamanho da estrutura de escritório que você atua.
Dar autonomia para a equipe e deixar de lado conceitos muito hierarquizados no atendimento pode ser estratégico.
É claro que isso vai depender muito do modelo de negócio definido para o escritório.
Porém, como já falamos no início deste texto, optar pelo incentivo à autonomia das equipes é uma importante estratégia para reter talentos.
Como estruturar um escritório?
De maneira prática, a estrutura de escritório de advocacia que está voltada para a autogestão precisa contar com tecnologia para funcionar de maneira integrada.
Considere que, se há a possibilidade de contar com profissionais em vários lugares diferentes, é essencial ter um ambiente único em que todas as informações estejam concentradas.
Aliás, essa questão vale, inclusive, com equipes que ainda atuam de maneira totalmente presencial. Afinal, o acompanhamento das tarefas de um escritório deve acontecer de forma organizada.
Por exemplo, na advocacia os prazos são muito importantes. E, por isso, não se pode correr o risco de perder uma visualização completa sobre o que deve ser entregue para garantir o bom andamento dos processos. E, como consequência, o sucesso com os clientes.
Para que esse acompanhamento aconteça de maneira eficiente, é importante ter uma metodologia que guie as equipes.
Clientes que contam com a tecnologia da ADVBOX em suas rotinas usufruem de uma metodologia exclusiva, a Taskscore.
Por meio dela, todas as tarefas que movimentam a estrutura do escritório são colocadas no sistema. E, para determinar a importância da realização de cada uma, de define uma pontuação.
Quanto mais importante, mais estratégica e necessitando de um profissional qualificado para resolver a atividade, mais pontos.
Por outro lado, tarefas mais simples e que tomam menos tempo recebem uma pontuação menor.
Fazer essa divisão das demandas do escritório auxilia na visualização completa sobre o que precisa ser feito.
Cada advogado e as lideranças do time têm a visualização completa das atividades. Isso estimula a autogestão entre os times.
Afinal, quando cada profissional sabe o que precisa ser entregue e qual o prazo, fica mais fácil compreender o que é determinante para o escritório.
Quais os setores de um escritório?
A estrutura de escritório de advocacia que privilegia a autonomia dos seus profissionais permite que os setores estejam muito mais interligados.
Como mencionamos anteriormente, ao visualizar de forma global as tarefas, cada advogado entende o que está sendo feito.
E o melhor, os pontos que são determinados para a entrega de cada tarefa podem ser utilizados para premiar e incentivar os profissionais.
A partir do alcance de uma quantidade de pontos é possível oferecer ao advogado folgas, incentivos para cursos, atividades de aprimoramento ou outros benefícios.
Esse tipo de ação é determinante para o estímulo à produtividade da equipe. Afinal, por meio das recompensas, há um comprometimento ainda maior com as entregas.
Aliás, outro grande benefício de permitir a autonomia dos times por meio de uma gestão integrada das tarefas de todos os setores da estrutura do escritório está no acompanhamento por meio das lideranças.
Na prática isso significa que líderes poderão entender o que está acontecendo em cada um dos processos. Isso sem a necessidade de solicitar informações de forma pessoal para cada advogado.
Ou seja, ainda mais rapidez para que as lideranças compreendam o andamento das entregas e, sem a necessidade de atuar de forma muito invasiva.
Com essa metodologia, os líderes do escritório podem buscar os advogados somente em casos específicos que precisam ser resolvidos de maneira pontual.
Reflexos da autonomia na estrutura de escritório
Ao determinar que a estrutura de escritório de advocacia terá como base a autonomia para os advogados, o reflexo também acontece no atendimento aos clientes.
Em resumo, quando um escritório de advocacia conta com o suporte de um software que é capaz de fazer a gestão das atividades, a percepção dos clientes com relação ao atendimento muda.
1. Produtividade da equipe
Isso está diretamente conectado à produtividade da equipe. Afinal, times que estão mais organizados e, consequentemente, mais atentos a cada etapa dos processos, reportam essas informações com qualidade aos clientes.
Escritórios que têm os serviços da ADVBOX, por exemplo, podem automatizar o envio de informações sobre o andamento dos processos para seus clientes.
Essa etapa é essencial para a comunicação direta e transparente e, acima de tudo, otimiza – e muito – o tempo despendido com o atendimento aos clientes.
Dessa maneira os advogados podem otimizar seu tempo, mantendo reuniões apenas para momentos em que os encontros com o cliente são determinantes para o andamento do processo.
2. Atendimento ao cliente
É importante destacar ainda que, ao utilizar a tecnologia, cada etapa do atendimento ao cliente dentro da estrutura de escritório de advocacia fica registrada em segurança.
Na ADVBOX toda a documentação dos processos é digitalizada e pode ser acessada a partir de qualquer lugar. Esse também é um recurso que garante uma importante autonomia para os advogados.
Afinal, qualquer consulta ou alteração na estratégia do processo pode ser consultada de maneira rápida, em uma única ferramenta.
E, quando falamos acima sobre integração de todos os setores da estrutura de escritório, isso também se aplica.
3. Setor financeiro
Por exemplo, quando o setor financeiro do escritório está conectado ao mesmo sistema que todos os advogados, fica muito mais fácil compreender quais as ações mais lucrativas, se há contas a receber, despesas extras que devem ser pagas.
Todo o controle, autonomia e visão da estrutura de escritório se conectam a partir da tecnologia. É por isso que os negócios que querem atrair mais clientes e reter seus talentos precisam buscar um software pensado exclusivamente para o setor.
Afinal, com uma tecnologia planejada e atualizada de acordo com as necessidades da advocacia, torna-se muito mais efetivo atingir metas e cumprir os objetivos destacados para o negócio.
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