Toda pessoa que deseja conquistar os seus objetivos precisa estar atenta à sua produtividade pessoal. Até porque, quem não busca analisar o seu desempenho nas diversas esferas da vida, corre grande risco de não conseguir os resultados que pretende.
Atualmente, existem diversos aplicativos e métodos que permitem gerenciar o tempo, bem como medir os níveis de produtividade de um indivíduo ou equipe. Dessa maneira, é possível se organizar para conseguir fazer tudo o que precisa em menos tempo.
Nesse artigo, você aprenderá mais sobre a importância da produtividade pessoal e verá 7 dicas para aumentá-la. Acompanhe!
O que é produtividade pessoal?
De antemão, é preciso explicar o que significa produtividade, visto que o conceito é mal interpretado por alguns. O termo significa ter a capacidade de produzir, fazer ou criar mais em menos tempo.
Embora muitos associam com o aumento da capacidade de produção, a produtividade não tem a ver somente com a quantidade, mas também com a qualidade do que se faz. Ou seja, ser produtivo é fazer mais em menos tempo sem abrir mão de um trabalho bem feito.
Diante disso, a produtividade pessoal é a aptidão de conseguir gerenciar o tempo com inteligência para realizar tudo o que precisa em um determinado período de tempo.
Assim, o indivíduo consegue manter-se organizado em relação às suas obrigações e compromissos, tanto na esfera profissional quanto na individual e faz sobrar tempo para adiantar afazeres ou descansar.
O que não é produtividade pessoal?
Além de entender o conceito, é preciso ter clareza também do que não é produtividade pessoal. Na prática, é muito comum ter interpretações equivocadas sobre o que seria uma pessoa produtiva.
Veja abaixo o que definitivamente não é produtividade pessoal.
“Produtividade pessoal é fazer mais do que o necessário”
Esse talvez seja um dos grandes mitos sobre produtividade pessoal. Ao contrário do que muitos imaginam, ser produtivo não é fazer mais do que o necessário ou previsto na agenda.
Quem trabalha demais corre risco de ficar esgotado, perder o foco e realizar um trabalho de pouca qualidade. Ser produtivo não tem relação com trabalhar demais, mas sim com saber priorizar e focar somente naquilo que realmente é importante para atingir os resultados almejados.
Em outras palavras, ser produtivo tem mais a ver com ter determinação e clareza de objetivos, e não com fazer tudo que julga ser importante. Dessa forma, é possível ter noção do que deve ter a sua atenção e do que apenas toma o seu tempo.
“Produtividade é trabalhar mais horas”
Outro dos maiores mitos sobre a produtividade pessoal é acreditar que, para ser produtivo, é preciso dedicar mais horas ao trabalho ou atividade que se faz.
Conforme mencionado, o conceito tem relação com a capacidade de produzir mais em menos tempo. Logo, uma pessoa com bom desempenho consegue aumentar a sua capacidade de fazer o que precisa sem precisar se dedicar mais horas a isso.
Trabalhar mais horas do que se planeja demonstra falta de organização e principalmente, ausência de definição de prioridades. Além disso, isso pode apenas causar estresse e cansaço físico e mental.
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Por que a produtividade é importante?
A produtividade é fundamental para garantir que as pessoas consigam realizar tudo o que precisam e desejam sem abrir mão do seu bem-estar e saúde física e mental.
Quando uma pessoa não se preocupa com a sua produtividade pessoal, ela pode ter diversos prejuízos, tanto na vida pessoal quanto na vida profissional.
No trabalho, por exemplo, o baixo desempenho pode impedir que a equipe ou escritório alcance as metas que estabeleceu. Na vida pessoal, por outro lado, ela pode não realizar os seus sonhos e alcançar os seus objetivos de vida.
Diante disso, a produtividade pessoal é importante justamente para garantir que as pessoas consigam apresentar um bom desempenho no trabalho e serem reconhecidas por isso, deixando-as ainda mais motivadas.
Por outro lado, na esfera pessoal, contribui para que elas realizem as suas metas de vida, deixando-as mais predeterminadas a continuarem em busca de todos os seus sonhos.
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Quais são os vilões da produtividade pessoal?
Existem diversos vilões que impedem que uma pessoa seja produtiva, seja no trabalho ou em atividades pessoais. Inclusive, é fundamental identificá-los o quanto antes para evitar que se tornem hábitos ruins e prejudiquem a sua performance.
Veja abaixo alguns dos maiores erros que prejudicam a produtividade pessoal!
Procrastinação
Quem nunca procrastinou, que atire a primeira pedra. Embora seja muito comum, esse é um dos maiores causadores da falta de produtividade.
Deixar as atividades para fazer em outro momento pode resultar em acúmulo de tarefas, excesso de trabalho e desorganização. Tudo isso leva a um mau desempenho e pode deixar as pessoas cansadas.
Multitarefas
Em muitas companhias, é muito comum encontrar colaboradores multitarefas. Inclusive, todo mundo possivelmente tem um conhecido que realiza diversas atividades ao mesmo tempo, tanto no ambiente doméstico quanto no profissional.
Ao contrário do que muitos imaginam, o multitasking, como também é chamado, apenas prejudica o foco e a concentração. Além de prejudicar a qualidade do serviço, evita que a pessoa consiga ser produtiva. O segredo para ter uma boa performance é focar em uma atividade de cada vez.
Excesso de trabalho
O excesso de trabalho é outro problema para a produtividade pessoal. Isso porque, uma pessoa com muito trabalho, dificilmente consegue entregar tudo no prazo. Além disso, esse acúmulo de tarefas ou funções causa ansiedade, estresse e contribui para a desorganização.
Esse perigo pode ocorrer por causa da procrastinação, processos demorados e complicados e pela falta de prioridades, por exemplo.
Ausência de prioridades
Da mesma forma que o acúmulo e excesso de trabalho prejudica uma pessoa de ter um bom desempenho, a ausência da clareza de prioridades também impede uma pessoa de ser produtiva.
Saber priorizar, tanto no trabalho quanto na vida pessoal, é fundamental para garantir organização e foco para alcançar metas e objetivos.
Quando uma pessoa não tem prioridades, ela não sabe o que deve fazer para conseguir trazer os resultados que pretende na sua vida e para o escritório.
Além disso, quando não sabemos o que de fato é importante para os nossos objetivos, sempre terá alguém definindo isso para nós. Isso não é bom, visto que, assim, viveremos em prol do que os outros acreditam que é prioridade para o que desejamos.
Desorganização
Similarmente à ausência de prioridades, a desorganização é um dos grandes problemas para o bom desempenho das pessoas em diversos aspectos da vida.
A produtividade tem relação direta com a definição de prioridades e organização. Desse modo, é importante manter a ordem nas tarefas e compromissos diários, bem como organizá-los por grau de urgência e relevância.
Dessa forma, é possível garantir a realização do que mais importa, evitar esquecimentos e melhorar a organização do tempo.
Barulhos e interrupções
Seja no escritório ou no home office, as pessoas acabam sofrendo interrupções ou se distraindo com barulhos.
Os maiores causadores de interrupções podem ser, por exemplo: redes sociais, telefone ou interfone, notificações no celular, dentre outros. No home office, vizinhos, familiares ou barulhos externos também podem prejudicar a concentração.
Por isso, o ideal é evitar acessar redes sociais e deixar o seu celular fora do seu alcance durante a realização das tarefas. Da mesma forma, tente trabalhar em um ambiente organizado, calmo e que não seja barulhento para manter o foco no trabalho.
Falta de gestão do tempo
A falta de gestão do tempo para realizar as atividades também prejudica a produtividade pessoal. O gerenciamento de tempo é importante em diversos aspectos, seja para realizar tarefas no trabalho ou para organizar as atividades pessoais, como estudos, compromissos, exercícios e hobby, por exemplo.
Sendo assim, é fundamental cuidar dos horários e averiguar quanto tempo se utiliza em cada atividade do dia a dia para evitar trabalhar mais horas que o esperado, bem como perder tempo com questões irrelevantes.
Retrabalho
O retrabalho ocorre, na maioria das vezes, por desorganização, ausência de prioridades ou má execução das tarefas, ocasionada, por exemplo, pelo multitasking. Trata-se de um grande problema que pode trazer desmotivação e prejudicar o andamento das demais atividades do dia.
Por isso, é essencial manter a organização e ter clareza de suas funções para evitar ter que refazer o que já se terminou.
A improdutividade ocorre por diversos problemas. Aqui, você viu apenas alguns deles. O ideal é percebê-los o quanto antes para evitar prejuízos maiores e assim, remediá-los imediatamente.
Logo, se ver algum desses sinais, fique alerta. Para saber como eliminar a improdutividade das suas equipes jurídicas, veja o vídeo abaixo em que o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, dá dicas para lidar com isso!
O que fazer para aumentar a produtividade? Veja 7 possibilidades!
Existem diversas maneiras de aumentar a produtividade pessoal. Veja abaixo 7 possibilidades que podem melhorar o seu desempenho, tanto no trabalho quanto em diversos outros momentos da sua vida!
1. Defina prioridades
Tanto no trabalho quanto na vida pessoal, é importante definir prioridades. Isso significa que você deve aprender a dizer “não” para muitas atividades ou favores de colegas de equipe, por exemplo.
Ter prioridades permite que você utilize a sua energia e tempo no que é importante e não se desgaste com o que não é relevante.
No início, pode ser difícil entender o que é valioso e o que deve ser eliminado da sua rotina e obrigações diárias. Contudo, é fundamental sempre seguir os seus objetivos e propósito para identificar o que é essencial.
Além de melhorar a sua produtividade pessoal, você se sentirá mais tranquilo, visto que entenderá que não precisa fazer tudo o que imaginava para manter o seu trabalho com qualidade.
2.Planeje a sua semana com antecedência
Para evitar desorganização e esquecimentos, adote o hábito de organizar a sua semana com antecedência. Dessa forma, você evita ter dias com muito trabalho e outros com poucas tarefas para fazer, o que traz equilíbrio para o seu dia a dia. Além disso, organize as suas tarefas por grau de prioridade e risque o que não importa.
3. Use a tecnologia ao seu favor
Existem diversos aplicativos que permitem medir e melhorar a produtividade pessoal. Utilize-os a seu favor para manter-se organizado em relação a compromissos e tarefas pessoais e no trabalho.
Alguns dos programas mais utilizados para isso são: Trello, Google Agenda, Google Tarefas, HabitNow, dentre outros.
4. Crie metas diárias
Da mesma forma que utilizar aplicativos e planejar a semana com antecedência contribui para aumentar a produtividade pessoal, criar metas também. Além de ajudar a entender o seu desempenho, isso auxilia no aumento da motivação.
Sendo assim, estabeleça metas de curto prazo (diárias e semanais) e de longo prazo (trimestrais ou semestrais, por exemplo).
5.Faça pausas
Realizar pausas e descansar é tão importante quanto manter o foco no momento de realizar as suas atividades. Ninguém consegue manter a concentração por um longo período de tempo. Ou seja, é normal que a produtividade pessoal caia após um determinado período.
Logo, é fundamental realizar pausas durante o trabalho para recuperar as energias e ajudar o cérebro a se concentrar novamente nas próximas tarefas.
6. Use técnicas de produtividade
Existem diversas técnicas de produtividade pessoal que você pode utilizar para organizar a sua agenda, gerenciar melhor o seu tempo e definir prioridades.
Algumas das mais conhecidas são: Matriz Eisenhower, Don’t break the chain, Pomodoro, dentre outras. Cada uma tem um método específico. Dessa forma, procure saber sobre cada uma delas para escolher aquela que mais lhe agrada.
7. Menos é mais
Por fim, outra dica para aumentar a sua produtividade pessoal é ser minimalista em todos os sentidos. Entenda que não é possível “abraçar o mundo” e que escolher fazer tudo o que deseja não lhe ajudará a se sentir realizado. Pelo contrário, isso só gerará estresse, ansiedade e frustração.
Logo, aplique o conceito de minimalismo nas diversas esferas da vida e entenda que a chave para conseguir alcançar os seus objetivos é ter foco somente no que importa.
Em conclusão, você percebeu que é fundamental se atentar à sua produtividade pessoal. Nesse artigo, você viu diversas dicas para conseguir manter-se produtivo e organizado. Portanto, utilize o que aprendeu aqui para conseguir obter bons resultados em diversos aspectos da sua vida!
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