Para fazer a gestão eficiente de escritórios de advocacia, o advogado precisa enxergá-lo como uma empresa completa. Este é um dos principais desafios de qualquer advogado.
Quando saem das faculdades de Direito, os profissionais muitas vezes estão muito mais conectados aos assuntos jurídicos e de atendimento aos clientes. Dessa forma, é comum que eles deixem de lado entendimento sobre questões administrativas.
Contudo, fazer uma gestão eficiente de escritórios de advocacia é essencial para ter sucesso no mercado e diferenciar-se da concorrência.
Inegavelmente, falhas na gestão dos escritórios podem causar perdas significativas de dinheiro e rendimentos para a empresa. Afinal, lacunas que vão desde o atendimento correto ao cliente, o cumprimento de prazos, e até mesmo um olhar atento às planilhas financeiras, podem colocar em risco a saúde do escritório como um todo.
Por isso, esse conteúdo é destinado para você que está empreendendo na área do Direito, seja há pouco ou há muito tempo.
Além disso, é muito útil para profissionais que fazem parte dos setores de gestão de escritórios de advocacia e ainda têm dúvidas sobre como aprimorar os processos.
Nesse post vamos exemplificar, de forma muito prática, 5 problemas e 5 soluções para realizar uma gestão eficiente de escritórios de advocacia.
Continue com a gente!
Como fazer a gestão de um escritório de advocacia?
Uma gestão eficiente de um escritório de advocacia começa com processos que devem ser construídos, documentados e compartilhados com toda a equipe.
No entanto, antes de iniciar a elaboração desses guias que vão orientar os times e também auxiliar no acompanhamento das metas e objetivos do escritório para saber se eles estão sendo alcançados, é importante conhecer bem quais os problemas de gestão que estão presentes.
Uma boa técnica para encontrar os desafios e estabelecer as prioridades é aplicar no planejamento estratégico do escritório a metodologia SWOT. A sigla, muito conhecida na área da administração, quer dizer:
- Strengths (Forças);
- Weaknesses (Fraquezas);
- Opportunities (Oportunidades);
- Threats (Ameaças).
Você pode saber mais sobre como aplicar as técnicas SWOT lendo este conteúdo publicado no blog da ADVBOX.
Ao utilizar dessa metodologia, você e sua equipe vão ter mais clareza sobre quais as oportunidades, fraquezas, ameaças e forças do escritório. É fundamental que essa análise seja feita da maneira mais franca possível e com informações reais.
Por isso, agora vamos exemplificar com problemas e soluções que podem auxiliar em uma visão mais ampla da importância de uma gestão eficiente de escritórios de advocacia.
Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?
1. Problema: falta de visão sobre a área financeira
Esse é um dos problemas mais comuns dentre os que afetam as equipes jurídica e impedem uma gestão eficiente de escritórios de advocacia.
A empresa pode estar em risco quando não há uma visão completa sobre como está a área financeira, quais os gastos rotineiros, quanto se gasta com folha de pagamento e manutenção da empresa, além dos honorários e das contas a receber.
E é fundamental que esse controle seja constante e em tempo real. E, por mais que pareça “básico”, muitos advogados têm dificuldades em acompanhar o fluxo financeiro, seja por falta de conhecimento na área ou por não contar com as ferramentas certas.
A solução:
Escritórios de advocacia que contam com tecnologia para uma gestão eficiente da área financeira têm acesso muito mais fácil aos dados que precisam para o controle dos rendimentos. Clientes ADVBOX, por exemplo, fazem o acompanhamento em tempo real dos dados de caixa da empresa.
A ADVBOX oferece dashboards totalmente personalizáveis que são entregues em planilhas de fácil compreensão, o que auxilia em tomadas de decisão mais assertivas.
Além disso, com o uso da tecnologia, os dados financeiros do escritório permanecem salvos em um ambiente totalmente seguro que pode ser acessado pela gestão de qualquer lugar do mundo.
Outro benefício de contar com uma ferramenta de gestão eficiente de escritórios de advocacia está na praticidade de enviar boletos e fazer a cobrança de clientes. Na ADVBOX é possível gerar os documentos de forma facilitada e enviá-los por e-mail ou fazendo a impressão.
2. Problema: falhas na comunicação com clientes
O motor de qualquer empresa jurídica está na carteira de clientes. Não conhecê-los o suficiente ou, ainda, não ter uma comunicação assertiva com eles pode se tornar um risco ao longo do tempo e dificultar a gestão eficiente de escritórios de advocacia.
Sabemos que, muitas vezes, as informações que os advogados repassam podem ser complexas e com uma linguagem muito técnica.
Não estar próximo dos clientes pode ser determinante para que eles procurem outro escritório em uma futura demanda. E, com um mercado tão competitivo, perder clientes não é uma opção.
A solução:
Para manter um relacionamento com clientes de forma direta que mostre pra eles o quanto o escritório está dedicado em acompanhar cada caso também é preciso de uma ajuda da tecnologia.
Afinal, realizar um follow up de rotina com cada cliente de maneira manual exige muito tempo da equipe.
Por isso, escritórios que contam com um software jurídico, como é o caso da ADVBOX, podem automatizar o envio de mensagens sempre que acontecer uma movimentação no processo.
Os advogados poupam tempo de reuniões e os clientes recebem os dados que precisam diretamente nos seus celulares ou computadores.
Além disso, ao conhecer bem seus clientes e entender quais suas principais dúvidas, você pode estabelecer uma estratégia de educação e informação para essas pessoas.
Com a ajuda da segmentação de um software jurídico é possível, por exemplo, criar conteúdos específicos em uma newsletter para cada um dos grupos que são atendidos pela equipe jurídica.
Manter uma comunicação contínua com os clientes garante que seu escritório seja lembrado e, com isso, aumentam as chances de você ser procurado novamente pelos clientes sempre que precisarem do auxílio de um advogado.
3. Problema: Gargalo na produtividade que fazem você perder dinheiro
Um único processo que começa a ser atendido pode ser dividido em inúmeras tarefas e exigir definições em diferentes níveis.
Quando falta uma gestão eficiente de escritórios de advocacia com relação à produtividade dos times, muitas vezes acontecem problemas graves, como a perda de prazos, a falta de acompanhamento mais próximo e até uma estratégia equivocada na hora de elaborar uma defesa.
Gestores de escritórios que não conseguem visualizar entregas e medir produtividade podem fazer com que a empresa perca dinheiro e, na pior das hipóteses, perca clientes ou permaneça com clientes insatisfeitos com os serviços.
Solução:
Mais uma vez a tecnologia entra em cena quando o assunto é acompanhar a produtividade das equipes de advogados. Clientes ADVBOX contam com a metodologia Taskscore que divide as tarefas do escritório de acordo com pontuações diferentes.
Ao completar as atividades, os profissionais recebem pontos que podem ser convertidos em benefícios. Por outro lado, gestores têm uma visão global de entregas, sabem se prazos estão sendo cumpridos e se as melhores estratégias estão sendo tomadas. Tudo isso sem precisar ser invasivo na cobrança dos times.
Você pode ler mais sobre a gestão de equipes jurídicas acessando o eBook exclusivo da ADVBOX.
4. Problema: Falta de organização ou processos definidos
A cena de mesas de advogados tomadas por papeladas por todos os cantos tornou-se muito comum em filmes e séries sobre o mundo jurídico. Contudo, o que funciona muito bem na ficção pode se tornar um risco na realidade.
O excesso de papelada além de ir contra ao que se defende sobre os cuidados com o meio ambiente ainda incorre em um risco para clientes, advogados e, consequentemente à gestão eficiente de escritórios de advocacia. Os papéis podem se perder e, com eles, prazos e informações importantes.
A falta de organização dos documentos de um escritório de advocacia e, com ela, o pouco engajamento em processos bem definidos podem representar um risco.
A solução:
Digitalizar os documentos e armazená-los em nuvem é a solução para o problema relatado acima.
Ao contar com um software jurídico que tenha em seu DNA as metodologias e conceitos da área do Direito, advogados e líderes conseguem fazer uma gestão eficiente de escritórios de advocacia quando o assunto é organização.
A ADVBOX oferece recursos de digitalização que vão manter os documentos dos clientes em ambiente seguro e de fácil rastreabilidade. Ganha-se tempo, produtividade e eficiência. Além de ser um diferencial competitivo com relação aos concorrentes e garantir confiabilidade aos clientes.
5. Problema: Não ter uma visão global do que acontece no escritório
Os quatro problemas que mencionamos acima convergem em uma barreira ainda maior: a falta de visão global sobre o que acontece no escritório.
Quando a gestão não consegue determinar como está a saúde financeira, como é feito o atendimento aos clientes e a organização do escritório, tudo caminha para um risco muito alto de desandar.
O mercado jurídico está cada vez mais competitivo e não é estratégico ficar para trás quando o assunto é controle de processos, organização e atendimento.
A solução:
E, para isso, a solução está sempre conectada às novas tecnologias oferecidas pensando exclusivamente na produtividade e aumento de rentabilidade de escritórios.
Advogados que têm os recursos da ADVBOX à sua disposição já deram um importante passo à frente na dispute do mercado.
Se o seu escritório ainda está buscando um software jurídico para realizar a gestão eficiente, faça o teste gratuito da ADVBOX e comprove os benefícios na prática.
