Existe uma estreita relação entre produtividade e gestão do tempo. Este último, quando não é bem utilizado, pode prejudicar o desempenho em diversos aspectos da vida e principalmente, impedir que metas e planos sejam realizados.
Felizmente, é possível encontrar diversas maneiras de se manter produtivo e conseguir utilizar muito bem as horas que temos disponíveis para as diversas atividades do dia.
Nesse artigo, você aprenderá sobre produtividade e gestão do tempo, bem como entenderá a relação entre ambos. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!
O que é produtividade e gestão do tempo?
Primeiramente, é preciso entender que os dois conceitos, embora se relacionem, são completamente distintos. Veja abaixo no que consiste cada um.
Produtividade
Produtividade é a capacidade de fazer ou produzir mais em um menor período de tempo. Contudo, não tem apenas relação com o aumento da quantidade da produção, mas com a manutenção da qualidade dela.
Dessa forma, uma pessoa produtiva é aquela que consegue fazer mais tarefas em menos tempo, sem prejudicar a qualidade do seu serviço.
Além disso, é importante esclarecer o que não se enquadra no conceito de produtividade. Trabalhar mais horas ou fazer mais tarefas que o necessário não demonstra que uma pessoa apresenta um bom desempenho. Pelo contrário, pode significar excesso de trabalho e falta de prioridades.
Ao contrário do que muitos imaginam, o trabalhador produtivo não precisa trabalhar mais horas, visto que consegue realizar tudo o que precisa no tempo determinado para as suas atividades. Outrossim, ele não faz tudo o que poderia, mas sim apenas o que é importante para alcançar os seus objetivos.
Gestão do tempo
A gestão do tempo, por outro lado, é um processo de priorização e organização de tarefas, envolvendo, também, as etapas de planejamento e execução, visando um melhor aproveitamento do tempo investido nelas. Isso resulta em maior produtividade e eficiência.
O conceito também pode ser resumido como a capacidade de gerenciar e utilizar bem o tempo.
Em organizações, independente do porte ou mercado de atuação, a gestão do tempo é muito utilizada para identificar o custo de atividades e processos para eliminar desperdícios. Ademais, os gestores podem implementá-la para garantir maior eficiência e agilidade nas entregas, o que aumenta a capacidade de produção das equipes.
Embora o conceito seja abordado com um olhar para o mundo corporativo, ele é fundamental e deve ser aplicado também na vida pessoal. Isso porque, gerenciar o tempo em relação ao trabalho e outras atividades do dia a dia permite que a pessoa consiga realizar tudo o que planeja e tenha mais tempo para descanso e família, por exemplo.
Qual é a importância da produtividade e gestão do tempo?
Produtividade e gestão do tempo são fundamentais para todo ser humano, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.
Enquanto a produtividade garante que o trabalhador consiga trazer mais resultados para o negócio e se mantenha focado para alcançar as metas e objetivos do escritório, a gestão do tempo permite que ele se mantenha organizado, não desperdice o seu tempo com o que não importa e foque no que é realmente importante.
Trabalhadores mais produtivos e que sabem realizar o gerenciamento do tempo com eficiência, por alcançarem as suas metas, são reconhecidos pelo escritório. Como resultado, eles se mantém mais motivados, trabalham com propósito e sempre buscam melhorar a sua performance.
Na vida pessoal, uma pessoa que gerencia bem o tempo consegue realizar as suas tarefas com destreza, identificar o que é prioridade para si e o que apenas toma o seu tempo. Assim, ele é mais produtivo no seu dia a dia e chega mais perto dos seus objetivos.
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Qual é a relação entre produtividade e gestão do tempo?
O tempo é o bem mais valioso que uma pessoa possui. Dessa forma, é preciso utilizá-lo com sabedoria, visto que quanto mais o desperdiçamos, mais longe ficamos de nossos objetivos e metas.
Ademais, é ele que rodeia tudo o que fazemos. Isso significa que toda atividade, bem como o trabalho, é medido em horas, minutos e segundos.
Para conseguir realizar tudo o que desejamos na vida pessoal, bem como entregar todas as tarefas no prazo e bater as metas individuais e coletivas, é fundamental realizar um gerenciamento de tempo que permita que consigamos fazer tudo no prazo estabelecido, sem prejudicar a qualidade.
Dessa forma, a gestão de tempo permite que a pessoa seja mais produtiva, visto que contribui para organizar os seus afazeres e definir prioridades.
Em suma, produtividade e gestão do tempo se relacionam porque a primeira depende totalmente da segunda, pois só é possível ser produtivo quando controlamos o nosso tempo e fazemos o que precisamos no período determinado para a realização das tarefas.
Quais são os benefícios da produtividade e gestão do tempo?
Ao se atentar em relação à produtividade e gestão do tempo, o escritório verá uma melhora em diversos aspectos. Os colaboradores, por outro lado, também terão benefícios. Veja abaixo alguns dos principais!
Aumenta a motivação
Trabalhadores produtivos e que gerenciam bem o seu tempo conseguem entregar tudo o que pretendem no prazo previsto ou até com certa antecedência. Por isso, apresentam bom desempenho e são reconhecidos por isso.
Logo, a motivação para trabalhar aumenta, o que é benéfico para o escritório, que terá colaboradores em constante evolução.
Melhora a organização
Quando se implementa estratégias de produtividade e gestão do tempo, uma das primeiras melhorias que se enxerga é a organização. Em outras palavras, os colaboradores conseguem manter a agenda organizada e o trabalho em equipe melhora.
Da mesma forma, os setores do escritório também conseguem deixar tarefas e processos em ordem, o que impede problemas com retrabalho, atrasos e esquecimentos.
Ajuda a bater metas com eficiência
Ao mesmo tempo em que a produtividade e gestão do tempo contribuem para a organização do escritório e dos colaboradores, eles também permitem que as equipes consigam bater as metas com eficiência.
Quanto mais organizados e produtivos forem, maiores as chances de alcançarem as metas antes do previsto e apresentarem resultados ainda maiores do que o esperado.
Contribui para esclarecer os objetivos
Conforme visto anteriormente, produtividade e gestão do tempo não se relacionam com trabalhar mais horas ou fazer tudo o que poderia. Pelo contrário, tem muito mais a ver com a definição de prioridades e esclarecimento de objetivos.
Quando todos os membros da equipe entendem os objetivos do escritório, possuem clareza de suas metas e compreendem quais são as suas prioridades, mais motivados conseguem ficar e maiores são as chances de conseguirem apresentar o desempenho esperado pelo gestor.
Deixa o escritório mais competitivo
Ao passo que os colaboradores ficam mais organizados e conseguem produzir mais, o escritório atinge índices interessantes e se manter forte no mercado. Dessa forma, a competitividade aumenta, fazendo com que o escritório fortaleça a sua imagem perante a concorrência.
Contribui para reduzir desperdícios
Por fim, vale a pena citar outro benefício de se investir em produtividade e gestão do tempo. Embora pareça óbvio, o ganho de tempo contribui para que os colaboradores possam descansar mais, ter mais tempo livre para fazer outras atividades e até adiantar tarefas.
Em relação aos custos, o escritório consegue evitar desperdícios em tarefas e processos, visto que conseguem identificar excessos ou procedimentos burocráticos e caros, por exemplo.
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Como lidar com imprevistos?
Nos escritórios de advocacia, por mais eficiente que os processos e os colaboradores sejam, é normal ter imprevistos.
Quando a equipe não apresenta um bom desempenho e os processos são burocráticos, por exemplo, um simples imprevisto pode causar ainda mais atrasos, prejudicando o trabalho de todos.
Contudo, em escritórios que se importam com a produtividade e gestão do tempo das pessoas, os imprevistos não geram transtornos complicados a ponto de prejudicar o negócio.
Por isso, a melhor maneira de lidar com afazeres ou compromissos que não estavam previstos é justamente manter a organização da agenda e das tarefas. Dessa forma, se algo acontecer, o colaborador terá tempo para conseguir corrigir ou realizar o que precisa.
Uma maneira de lidar com imprevistos é justamente deixando um pouco de tempo livre entre os afazeres ou perto do final de seu expediente. Assim, se precisar realizar alguma atividade fora da agenda, o trabalhador poderá realizá-la nesses períodos.
Como melhorar a produtividade e gestão do tempo?
Existem diversas maneiras de melhorar a produtividade e gestão do tempo no seu escritório, mesmo que você atue somente com equipes remotas. Veja abaixo algumas sugestões que podem ajudar!
Invista em uma boa comunicação
A falta de comunicação é um problema grave que resulta em diversos prejuízos para os escritórios. Além de contribuir para intrigas, mal entendidos e injustiças, piora o desempenho dos colaboradores, causa descontentamento e resulta em retrabalho e atrasos.
Por isso, é papel do gestor garantir que a sua comunicação seja clara e que todos entendam o que ele diz. Outra maneira de deixá-la eficiente é garantir que os membros se comuniquem por um único canal.
Se a falta de comunicação é um problema no seu escritório, confira no vídeo abaixo o que fazer para resolvê-lo:
Diminua distrações
Para garantir o foco nas atividades e manter um bom desempenho, os colaboradores podem adotar medidas que contribuem para que eles não percam a concentração e desperdicem o tempo.
Algumas das mais comuns são: trabalhar sem o celular por perto, sair das redes sociais, dentre outros aspectos.
Contudo, o próprio escritório precisa garantir que não está distraindo os seus trabalhadores. Por exemplo, trabalhar com diversos softwares e ferramentas, além de poder causar distrações, podem tornar os processos mais demorados e comprometer a organização deles.
Diante disso, certifique se o seu escritório não possui processos, atividades ou ferramentas que apenas distraem os trabalhadores.
Você pode fazer tudo, mas escolha apenas o que é importante
Uma das principais características de pessoas com baixa produtividade é a crença de que tudo importa. Dessa maneira, elas acabam realizando tudo o que acreditam que devem fazer.
Mesmo que você tenha a capacidade de realizar todas as tarefas que julga serem necessárias, isso apenas lhe trará cansaço e excesso de trabalho.
Por isso, realize apenas o que é importante para conseguir realizar os seus objetivos e atingir as metas. Lembre-se que para conseguir alcançar o que queremos, dificilmente precisamos trabalhar em excesso, apenas realizar o que importa.
Delegue
Outra maneira de garantir um bom desempenho é delegar as tarefas que não precisam ser feitas por você. Diante disso, analise os seus afazeres e identifique os que são importantes, os que somente você pode fazer, os urgentes e os que pode delegar para outra pessoa.
Isso possibilita que você se mantenha organizado em relação ao seu tempo e suas tarefas, aumentando ainda mais a sua produtividade.
Estabeleça metas
Não tem como garantir uma boa produtividade e gestão do tempo sem a definição de metas. Isso porque elas são fundamentais para guiar os colaboradores na direção que o escritório deseja.
Em outras palavras, as metas funcionam como uma bússola e ajudam os trabalhadores a entender o que se espera deles.
Sem metas claras, dificilmente o escritório consegue motivá-los, tampouco medir o desempenho deles.
Portanto, estabeleça metas individuais e coletivas, bem como de curto, médio e longo prazo. Assim, todos trabalham focados para atingir os resultados esperados.
O que impede você de ser produtivo e gerenciar bem o seu tempo?
Existem diversas atitudes que impedem uma boa produtividade e gestão do tempo. Dentre elas, as mais comuns são:
- Ser multitarefa;
- Não ter clareza das metas;
- Desorganização em relação ao tempo, a agenda e do local de trabalho;
- Insatisfação com o trabalho;
- Falta de planejamento para atingir metas e realizar tarefas;
- Falta de processos bem estruturados, etc.
Em suma, a falta de produtividade e o mau gerenciamento de tempo geralmente ocorrem por falta de organização e clareza, seja das metas, das tarefas, dos processos ou das próprias prioridades.
O ideal é que o gestor aja imediatamente para mudar o cenário caso perceba que algumas dessas atitudes estão presentes na sua equipe.
Para concluir, produtividade e gestão do tempo estão intimamente relacionados. É fundamental que o seu escritório se atente sobre isso e busque maneiras de melhorar o desempenho dos seus colaboradores.
Além disso, é importante verificar processos e questões internas e externas que podem comprometer a performance das equipes e do próprio negócio e assim, realizar as mudanças necessárias para garantir força e competitividade no mercado.
Continue aprendendo com os artigos do blog da ADVBOX e veja as contribuições do minimalismo no trabalho para a produtividade no escritório!
