A Controladoria Jurídica se tornou fundamental para os escritórios de advocacia se destacarem no mercado e sobreviverem às mudanças tecnológicas. Ela é essencial na gestão do negócio e ganhou notoriedade principalmente com o advento da advocacia 4.0!
Sendo assim, nessa nova era do Direito, a gestão de um escritório precisa ser acompanhada por métodos atualizados que contribuam para uma organização eficiente de atividades. Além disso, deve ter como objetivo melhores resultados e identificando os gargalos das operações internas do escritório.
Pensando nisso, a ADVBOX preparou este conteúdo para ajudar você a compreender melhor o papel da Controladoria Jurídica e como ela pode contribuir para melhorar a organização e o desempenho do seu escritório.
Qual a importância da digitalização do escritório?
A digitalização do trabalho jurídico modificou muito a rotina e o dia a dia na advocacia.
O controle e tratamento de dados, a utilização de ferramentas digitais e a automação de tarefas tornaram a Controladoria Jurídica uma peça-chave para otimizar o trabalho dos advogados.
Para implementar a Controladoria Jurídica é necessário um estudo aprofundado e um planejamento prévio. Por isso, é imprescindível que haja uma criteriosa análise de todas as operações internas do seu escritório.
O que é a Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica é um setor estratégico que, como o nome já sugere, possui funções de controle e organização das atividades que estão relacionadas a um escritório de advocacia.
Esse controle segue uma padronização e parametrização que todos os setores do escritório devem seguir para que não haja dúvidas ou conflitos de informações.
Para isso, a controladoria estabelece fluxos de trabalho, procedimentos e parâmetros que devem ser seguidos por toda a equipe, garantindo maior organização e previsibilidade na execução das atividades jurídicas.
Entre suas responsabilidades estão tarefas como a contratação de correspondentes, organização e digitalização de documentos, acompanhamento de prazos processuais e análise do desempenho da equipe.
Além disso, a Controladoria Jurídica também auxilia na definição e no monitoramento de metas e prazos operacionais, contribuindo para a melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados pelo escritório e para a redução de riscos relacionados a erros ou atrasos.
Outro papel importante da controladoria é acompanhar indicadores de desempenho e apresentar dados estratégicos aos gestores do escritório. Dessa forma, é possível avaliar se as metas estão sendo alcançadas, quanto tempo as atividades estão levando para serem concluídas e se os investimentos realizados estão trazendo os resultados esperados.
Para organizar e analisar essas informações de forma eficiente, é comum utilizar ferramentas de Business Intelligence (BI), que transformam os dados do escritório em indicadores claros de desempenho, auxiliando a controladoria na tomada de decisões e na gestão da operação jurídica.
Quais tarefas são próprias da Controladoria Jurídica de um escritório?
De forma geral, a Controladoria Jurídica é responsável pelas atividades de back office do escritório. Essas tarefas são aquelas indispensáveis, mas que não necessariamente se relacionam com o ato de advogar.
O setor é responsável por otimizar os processos internos do escritório que auxiliam na produção jurídica e melhoram os resultados finais da atuação do advogado. Esse setor atua dando suporte aos advogados e outros departamentos do escritório.
O dia a dia dos profissionais de controladoria costuma se restringir a realização de procedimentos administrativos e operacionais ligados à gestão de processos, acompanhamento de prazos, organização de documentos, distribuição de tarefas e controle das rotinas do escritório.
O que faz um Controller Jurídico?
O responsável pela controladoria é o controller jurídico, também conhecido como gerente de controladoria. Trata-se de um profissional responsável por organizar e supervisionar a operação jurídica do escritório.
Embora muitas vezes possua formação em Direito, inscrição na OAB e experiência como advogado, o controller precisa, acima de tudo, ter um perfil voltado para gestão, organização e liderança de equipes.
Seu papel não é atuar diretamente na condução dos processos, mas garantir que as rotinas operacionais do escritório funcionem de forma organizada, eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.
Dentro da estrutura do escritório, a Controladoria Jurídica normalmente se conecta mais diretamente com a gestão administrativa e estratégica, e não com a hierarquia técnica dos advogados responsáveis pelos casos.
Isso significa que o controller não atua subordinado aos advogados do contencioso ou consultivo, mas trabalha de forma integrada com todos os setores do escritório, coordenando fluxos de trabalho e garantindo que as atividades sejam executadas conforme os padrões definidos.
Por isso é importante ficar demonstrado perante todo o escritório que a controladoria não é burocratização, mas sim um canal para descomplicar a troca e levantamento de informações.
Para que serve a Controladoria Jurídica?
A controladoria deve atuar como suporte ao setor técnico, ela se dedica a realizar atividades administrativas, dessa forma proporciona o maior desenvolvimento de trabalhos, como a elaboração de petições e atendimento ao cliente.
Sendo assim, quando um escritório tem o setor de controladoria exercendo essas atividades administrativas, o advogado técnico pode finalmente se dedicar ao estudo de casos.
Mas, mais do que prestar auxílio técnico, a controladoria aprimora o tempo das rotinas jurídicas, acompanha e faz análise completa de resultados.
Aliás, segundo Samantha Albini, autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia”, o plus da controladoria é essa análise de resultados da produção jurídica.
O que corresponde à Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica corresponde ao setor responsável por organizar, acompanhar e controlar as atividades operacionais de um escritório de advocacia.
Sua função é estruturar os fluxos de trabalho do escritório, garantindo que tarefas sejam executadas corretamente, dentro dos prazos e seguindo padrões definidos de qualidade.
Entenda abaixo para que serve a controladoria na sua advocacia:
1. Organização do escritório
Uma das utilidades da Controladoria Jurídica é conservar o escritório organizado, adotando padrões para as atividades realizadas e mantendo todos os colaboradores focados em suas atividades.
Além disso, como participa da gestão da operação do escritório, a controladoria consegue identificar falhas nos processos internos e propor ajustes para melhorar o desempenho da equipe e a eficiência das atividades.
O setor de controladoria serve também para definir metas para as equipes, monitorar a produtividade dos funcionários e realizar ajustes sempre visando o melhor para o escritório e seus envolvidos.
2. Realização de tarefas essenciais
Os advogados costumam ter uma rotina intensa, com diversas responsabilidades técnicas relacionadas aos casos que acompanham. No entanto, existem várias atividades operacionais que também são fundamentais para o funcionamento do escritório.
Entre elas estão:
- Acompanhamento processual;
- Emissão de guias de pagamento;
- Controle de prazos;
- Lançamento e armazenamento de dados e documentos;
- Agendamento de atividades;
- Contratação de correspondentes;
- Realização de protocolos, eletrônica ou fisicamente;
- Adoção de bases de parametrização e uniformização para que todos os procedimentos se mantenham conformes;
- Determinar detalhar os resultados das atividades por meio de relatórios.
- Reconhecer e corrigir gargalos;
- Definir metas de crescimento mais realistas;
- Acompanhar a produtividade das tarefas;
- Ajustar honorários;
- Dentre outras que podem ser citadas.
Essas atividades podem consumir uma parte significativa do tempo dos advogados. Quando são centralizadas na Controladoria Jurídica, tornam-se mais organizadas e eficientes.
3. O Controller e o Software Jurídico
O software jurídico tornou-se uma ferramenta fundamental na gestão de um escritório de advocacia. Uma plataforma completa permite centralizar informações, organizar tarefas, acompanhar prazos e manter o controle das atividades realizadas pela equipe.
Quando a Controladoria Jurídica atua integrada a um software de gestão, o gestor passa a ter uma visão clara da operação do escritório. Isso permite acompanhar a produtividade da equipe, verificar atividades futuras, identificar tarefas em atraso e tomar decisões com base em dados atualizados.
Com o apoio da tecnologia, a controladoria consegue organizar melhor as rotinas do escritório, reduzir falhas operacionais e aumentar a eficiência da equipe.
Quais são as funcionalidades da Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica exerce diversas funções importantes para garantir a organização e o bom funcionamento de um escritório de advocacia. Entre as principais funcionalidades, destacam-se:
- Controle de prazos judiciais e administrativos;
- Análise e acompanhamento de dados operacionais do escritório;
- Gestão e distribuição de tarefas entre os colaboradores;
- Acompanhamento da produtividade da equipe;
- Elaboração de relatórios de desempenho e resultados;
- Padronização de procedimentos internos.
Destacado esses aspectos, percebe-se que a Controladoria Jurídica só acrescenta na gestão do escritório quando atrelada a um excelente software jurídico.
Afinal, através dele, é possível que o responsável pelo controle realize uma administração completa do escritório, podendo orientar e lembrar os profissionais sobre seus protocolos, responsabilidades e prazos.
Mesmo que a ferramenta seja avançada, a utilização dela pode ser mais eficiente quando há um profissional qualificado realizando o manuseio e o seu suporte técnico.
O controller jurídico é o que gerencia e utiliza o software. Inclusive, esse profissional é contratado em muitos escritórios para ser o responsável pelo programa.
O software, além de auxiliar o escritório a crescer, melhora o trabalho da controladoria que o utiliza para aprimorar a eficiência do trabalho e os resultados da empresa.
Qual é a parte mais importante da Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica pode ser entendida como um guia para a organização e o funcionamento do escritório de advocacia.
Além de otimizar o tempo da equipe e estruturar as rotinas do escritório, uma de suas funções mais importantes é prevenir riscos operacionais.
Ao acompanhar a gestão das atividades e dos processos internos, a controladoria consegue identificar falhas, inconsistências e possíveis erros antes que eles se tornem problemas maiores para o escritório.
Por exemplo, já imaginou o estrago que seria se o seu escritório perdesse dados da empresa e dos clientes?
A controladoria pode evitar falhas operacionais como o vazamento de dados, a perda de prazos e informações, assim como o descontrole processual, problemas financeiros, dentre outras questões.
Sendo assim, além de uma atuação ativa na gestão e organização, a controladoria também exerce funções preventivas.
Como a Controladoria Jurídica Digital pode aumentar a qualidade do seu escritório?
A Controladoria Jurídica digital vem do processo de transformação que exige uma nova abordagem sobre o tema.
Até aqui você compreendeu que esse setor estratégico é capaz de transformar o escritório em uma empresa organizada, com alta competitividade no mercado e com funcionários altamente produtivos.
Esse trabalho se torna ainda mais eficiente com a utilização de ferramentas completas e que estejam atualizadas com as melhores tecnologias do mercado.
O software jurídico ADVBOX nasceu com o propósito de criar as condições materiais para o funcionamento de escritórios digitais em escala.
Com o apoio da tecnologia, a controladoria passa a atuar de forma mais estratégica, ajudando o escritório a alcançar maior organização, eficiência operacional e qualidade na prestação dos serviços jurídicos.
Como implantar a Controladoria Jurídica no escritório?
Implantar a Controladoria Jurídica é um salto de qualidade inigualável, seja sua instalação em escritórios de advocacia com equipes pequenas, de cinco ou mais pessoas, ou a transição da CJ tradicional para a CJ Digital em escritórios com milhares de colaboradores.
Diferença entre CJ tradicional x CJ digital
A principal diferença entre a Controladoria Jurídica tradicional e a Controladoria Jurídica digital está no uso da tecnologia para organizar e acompanhar a operação do escritório.
No modelo tradicional, a controladoria costuma depender de controles manuais, planilhas e processos burocráticos, muitas vezes ligados a uma rotina presencial e baseada em documentos físicos.
Já a Controladoria Jurídica Digital utiliza sistemas de gestão, automação de tarefas e organização de dados para acompanhar a rotina do escritório em tempo real.
Esse modelo permite estruturar melhor o controle de prazos, a distribuição de tarefas, o acompanhamento da produtividade da equipe e a análise dos resultados do escritório.
Além disso, a digitalização da controladoria contribui para melhorar a comunicação entre os membros da equipe, aumentar a segurança das informações e tornar os processos internos mais eficientes.
Por meio de um sistema de gestão jurídica, é possível centralizar informações, acompanhar atividades e garantir que todas as rotinas do escritório sejam executadas de forma organizada e padronizada.
Controladoria e Pontuação por Tarefas: sincronia e complementaridade
Ao compreender o funcionamento da Controladoria Jurídica e do sistema de pontuação por tarefas, é possível perceber que ambos possuem objetivos complementares e atuam em sintonia para melhorar a gestão do escritório.
A Controladoria Jurídica tem como foco a organização, supervisão e controle das rotinas operacionais do escritório, garantindo que as atividades sejam executadas com qualidade, dentro dos prazos estabelecidos e seguindo padrões definidos.
Dessa forma, a controladoria assegura à gestão do escritório que os processos internos estão sendo conduzidos de maneira estruturada, reduzindo falhas operacionais e garantindo maior previsibilidade na entrega dos serviços jurídicos.
O Taskscore: Alta produtividade na advocacia sistema de pontuação por tarefas desenvolvido para a advocacia, atua diretamente na mensuração da produtividade da equipe. Por meio dele, é possível acompanhar o desempenho dos colaboradores em tempo real, estabelecendo metas claras de produção e permitindo uma gestão mais objetiva das atividades realizadas.
Enquanto a Controladoria Jurídica organiza e supervisiona os fluxos de trabalho, o Taskscore mede e acompanha a produtividade da equipe. Juntos, esses dois sistemas contribuem para uma gestão mais eficiente, combinando controle operacional e monitoramento de desempenho, fatores essenciais para o crescimento estruturado de um escritório de advocacia.
O que constitui a metodologia da Controladoria Jurídica?
O objetivo central da Controladoria Jurídica Digital é garantir o controle de qualidade do trabalho jurídico por meio de uma gestão orientada por dados.
Esse modelo estabelece uma separação entre as atividades operacionais e as atividades técnico-jurídicas, permitindo que os advogados se concentrem na análise jurídica dos casos enquanto a controladoria organiza e supervisiona a operação do escritório.
Dentro dessa metodologia, a Controladoria Jurídica Digital atua principalmente em três frentes:
- Gestão de dados e informações do escritório;
- Operação de retaguarda (back office) com alto nível de organização;
- Estruturação de uma gestão baseada em dados, que permita acompanhar produtividade, prazos e resultados.
Para que esses objetivos sejam alcançados, alguns papéis funcionais costumam ser definidos dentro da controladoria.
Administrador do software
Responsável pela gestão do sistema jurídico utilizado pelo escritório, incluindo o controle de acessos, a organização das informações registradas no software e o acompanhamento correto do fluxo de dados na plataforma.
Também pode acompanhar indicadores de produtividade, como o sistema de pontuação por tarefas, garantindo que as informações estejam sendo registradas corretamente.
Suporte operacional (intimações e controle de prazos)
Responsável por acompanhar intimações, prazos processuais e movimentações dos processos.
Esse profissional oferece suporte à equipe jurídica em todas as atividades operacionais que não envolvem diretamente a análise técnica do caso, garantindo que prazos sejam cumpridos e que as informações processuais estejam atualizadas.
Analista de dados e resultados
Responsável por organizar e analisar os dados do escritório, elaborando relatórios de desempenho, produtividade e resultados.
Essas informações ajudam os gestores a compreender melhor a operação do escritório e a tomar decisões estratégicas com base em dados.
Controle de qualidade
Responsável por acompanhar a qualidade do trabalho jurídico realizado pelo escritório.
Esse papel envolve a revisão de peças processuais importantes (de forma integral ou por amostragem), a análise de processos perdidos e a identificação de padrões de erros ou falhas operacionais.
Além disso, também contribui para garantir que os prazos sejam acompanhados corretamente antes do prazo fatal.
Dependendo do tamanho do escritório, esses quatro papéis podem ser exercidos por uma única pessoa ou distribuídos entre diferentes profissionais, de forma a equilibrar o volume de trabalho e acompanhar adequadamente o número de processos do escritório.
Quem pode ser Controller Jurídico?
Uma das vantagens da Controladoria Jurídica é que muitas de suas funções não exigem conhecimento jurídico aprofundado. Isso permite que os advogados se concentrem nas atividades técnicas da profissão, enquanto a controladoria organiza e acompanha a operação do escritório.
Por esse motivo, é comum que a equipe de controladoria seja formada por profissionais de diferentes áreas, criando uma estrutura multidisciplinar dentro do escritório.
Entre os profissionais que podem atuar na controladoria estão:
- Administradores;
- Contadores;
- Bacharéis em Direito;
- Secretários e assistentes administrativos;
- Profissionais de relações públicas;
- Profissionais de tecnologia ou programação;
- Colaboradores com formação técnica ou de nível médio.
Cada um desses profissionais pode contribuir para a organização dos processos internos, o acompanhamento das rotinas operacionais e a gestão das informações do escritório.
Os papéis dentro da controladoria podem ser acumulados por uma única pessoa ou divididos entre diferentes profissionais, dependendo do tamanho do escritório e do nível de estrutura tecnológica adotado.
Qual é a composição mais comum da Controladoria Jurídica?
A Controladoria Jurídica geralmente é formada por um controller jurídico, que atua como gestor do setor e exerce funções de liderança e coordenação das atividades.
Além do controller, o departamento pode contar com outros profissionais que auxiliam na execução das rotinas operacionais e na análise das informações do escritório. Entre as funções mais comuns estão:
- Controller Jurídico (bacharel em Direito ou advogado), responsável pela gestão da controladoria;
- Assistente de suporte técnico, que auxilia nas rotinas operacionais e no acompanhamento de prazos e tarefas;
- Analista de dados, responsável pela organização e análise de relatórios e indicadores de desempenho;
- Responsável pelo controle de qualidade, que acompanha a revisão de procedimentos e a melhoria contínua das rotinas do escritório.
Em escritórios que estão iniciando a implantação da Controladoria Jurídica e desejam começar com uma estrutura mais enxuta, é possível concentrar algumas dessas funções em menos pessoas.
Nesse caso, uma alternativa comum é organizar a controladoria da seguinte forma:
- Controller Jurídico (bacharel em Direito ou profissional de administração);
- Assistente de suporte técnico, responsável pelas atividades operacionais;
- Analista de dados e controlador de qualidade, função que pode ser exercida por um sócio ou gestor do escritório em regime parcial.
Em equipes especializadas, seja em departamentos jurídicos corporativos ou em escritórios de advocacia com maior volume de processos, pode parecer difícil inicialmente retirar um profissional da atuação jurídica para dedicar-se à controladoria.
No entanto, a experiência mostra que os ganhos em organização, produtividade e qualidade das rotinas jurídicas compensam rapidamente essa mudança.
O controller passa a assumir a responsabilidade pela organização da operação do escritório, absorvendo tarefas administrativas e operacionais que antes sobrecarregavam os advogados.
Com isso, a equipe jurídica consegue concentrar seus esforços nas atividades técnicas da advocacia, aumentando a eficiência geral do escritório e reduzindo o estresse operacional da equipe.
Qual é o perfil do Controller Jurídico?
A metodologia da Controladoria Jurídica tem inspiração em modelos organizacionais adotados inicialmente na Inglaterra e posteriormente difundidos nos Estados Unidos, especialmente com a atuação dos paralegais em escritórios de advocacia.
Com o tempo, esse modelo passou a ser adaptado à realidade da advocacia brasileira, tornando-se uma ferramenta relevante para melhorar a organização e a gestão dos escritórios.
O controller jurídico não precisa necessariamente ser advogado. Muitos profissionais de áreas como administração, contabilidade, engenharia ou tecnologia também podem desempenhar essa função com excelência.
No entanto, em muitos escritórios é comum que o controlador seja um advogado ou bacharel em Direito, especialmente quando a função envolve o acompanhamento de rotinas processuais e interação direta com a equipe jurídica.
Independentemente da formação, o controller precisa compreender bem o funcionamento do Judiciário brasileiro, as rotinas de trabalho do escritório, o perfil dos sócios e as expectativas dos clientes.
1. Características do Controller Jurídico
Sendo assim, são características essenciais para um controlador jurídico remoto:
- Conhecer a estrutura do judiciário;
- Conhecer regras operacionais de processos judiciais;
- Ter vivência em escritórios de advocacia de 2 anos em qualquer função;
- Ter vivência na área de atuação do escritório;
- Alta maturidade digital e domínio do software do escritório;
- Domínio dos sistemas de processos eletrônico (PJE, Eproc, eSAJ e PROJUDI);
- Conhecimento intermediário em Excel;
- Gostar de administração e organização.
2. Condições subjetivas do Controller Jurídico
Além das competências técnicas, o controller jurídico também precisa desenvolver algumas habilidades comportamentais importantes, como:
- Organização (prioridade total);
- Proatividade;
- Disponibilidade permanente;
- Responsabilidade por si e pela equipe;
- Autonomia e micro autogestão eficiente;
- Ser um líder servidor;
- Saber preservar os relacionamentos, obtendo colaboração geral;
- Ser detalhista, mas mantendo uma visão sistêmica;
- Ter talento para administração de pessoas e procedimentos.
Em outras palavras, o controller jurídico precisa combinar conhecimento operacional da advocacia com habilidades de gestão e organização, atuando como um facilitador das rotinas do escritório e contribuindo para melhorar a eficiência da operação jurídica.
Quais os objetivos de contratar uma Controladoria Jurídica?
Os objetivos mais comuns que levam os escritórios de advocacia a implementarem a controladoria jurídica são similares entre as diversas advocacias.
Um deles é o crescimento no estoque de processos, que gera uma demanda cada vez maior de intimações. Como consequência, exige-se um aumento no número de advogados e colaboradores, o que pode comprometer a produtividade e a lucratividade.
A distribuição equitativa de tarefas e a necessidade de um controle mais simples e automatizado das atividades exigem um sistema que metrifique em tempo real as funções de todos os colaboradores. Esse equilibro é requisito essencial para um serviço jurídico de qualidade.
Os controles de ponto tradicionais ou timesheet se mostram ineficientes e insuficientes, inclusive como base da precificação. Eles podem sobrecarregar alguns profissionais e deixá-los ociosos e frustrados, afetando a qualidade do trabalho.
Como aumentar a qualidade do serviço jurídico?
A necessidade de crescimento com qualidade e excelência no serviço prestado demanda um processo de revisão eficiente do trabalho e, ao mesmo tempo, ágil.
Além de todas estas causas, existem inúmeras outras em que a metodologia da controladoria digital é necessária. Ela se torna uma oportunidade de crescimento com controle de custos e manutenção da lucratividade. Veja alguns benefícios que ela pode proporcionar:
- Medição e equilíbrio da produtividade individual e da equipe;
- Geração contínua de informações sobre o desempenho das atividades do escritório;
- Melhoria dos processos de controle de qualidade;
- Identificação de gargalos operacionais;
- Apoio à tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, a Controladoria Jurídica se torna uma ferramenta importante para o crescimento do escritório, permitindo expandir a operação com maior controle de custos, organização das rotinas e manutenção da qualidade dos serviços jurídicos.
Conclusão
A ADVBOX desenvolveu sua metodologia de Controladoria Jurídica seguindo um princípio central: estruturar a operação do escritório sem perder o foco nas pessoas que fazem parte dela.
A controladoria jurídica digital da ADVBOX busca conectar as necessidades dos clientes com métodos de trabalho organizados e eficientes, permitindo que o escritório opere com mais previsibilidade, produtividade e qualidade.
Com processos bem estruturados e apoio da tecnologia, advogados e equipes passam a trabalhar com mais clareza nas rotinas, reduzindo erros operacionais e melhorando a qualidade de vida de todos os envolvidos inclusive do gestor.
Acesse a ADVBOX e descubra como estruturar a controladoria jurídica do seu escritório.
